清華大學圖書館業務統計工作模式的創新與實踐

王　平　莊　玫　趙　熊

摘要業務統計歷來是圖書館管理規范化的一項重要基礎工作，統計信息是掌握圖書館各項工作情況的重要依據。統計工作中最重要的因素是統計制度、統計系統、統計指標和統計方法。該文以國外及港臺圖書館的統計工作為參照，詳細介紹了清華大學圖書館2005年起由主管館長負責嘗試在全館范圍組織開展的業務統計工作的過程、進展情況和發展方向。

關鍵詞高校圖書館統計模式i@report統計系統

業務統計歷來是圖書館管理規范化的一項基礎工作，統計信息是掌握圖書館各項工作情況的重要依據。在信息技術、多媒體技術和通訊技術在圖書館應用日益廣泛以及圖書館業務種類和業務形式不斷擴展的背景下，圖書館統計工作的重要性和工作難度同時增加。新形勢下清華大學圖書館業務統計工作的目標是在網絡環境的支持下，借助全館員工的力量最大程度地實現業務的量化統計。2005年起，由主管館長負責嘗試在全館范圍組織開展業務統計工作，確定統計制度，選擇統計系統、統計指標和統計方法，目前已取得明顯效果。采編部、流通部、參考部、系統部、辦公室等部門累計逾50多位館員利用統計系統每月填報各自業務工作量，本館已積累超過24個月的多種業務量統計數據(有效月報達500多張)。總結起來，本館的統計工作已經收到四個方面的效果：(1)建立并完善業務統計指標體系。(2)通過每月上報業務量使員工對所負責業務的進展運行情況心中有數。(3)累計了基礎業務統計數據，不僅是對以往工作狀態的最真實和完整的量化記錄，而且也是歷史數據的寶貴存檔資料。(4)基礎數據的匯總和簡單比較分析，使員工個人、業務組、部門和圖書館領導了解和把握業務的變化和發展。

通過調研，發現介紹國內外圖書館開展業務統計工作的資料非常少，清華大學圖書館開展的全面、細致、系統的業務統計工作在國內圖書館界尚屬先例，從方案選擇到具體實施，經歷不少彎路，同時也積累了一些經驗。在此將本館在業務統計工作方面的嘗試和體會撰文，與同行交流。

1清華大學圖書館業務統計工作的緣起

清華大學圖書館業務統計工作的需求源于兩方面。①學習國外和港臺圖書館統計工作的經驗。國外和港臺許多大學圖書館或圖書館聯盟很早就開始重視基礎統計工作。美國最早關于圖書館的統計數據可上溯至1907—1908年，1961—1962年起美國圖書館協會(American Library Association，ALA)每年都對外公布圖書館狀況統計數據。ALA是世界上歷史最悠久、規模最大的圖書館聯盟，始建于1876年10月6日，截止2007年8月31日，已經有64729個成員單位，成員來自美國，加拿大和其他115個國家。網站上的統計數據很全面，包括大學圖書館、公共圖書館、學校圖書館、學校圖書館媒體中心、州立圖書館、其他國家圖書館的館藏、經費開支、員工、服務活動等基本狀況數據。臺灣也非常重視圖書館的統計工作。最早的圖書館統計資料是1966年的《臺灣省各縣市公私公共圖書館概況一覽表》和《臺灣各大專院校圖書館概況一覽表》。這些統計從數量方面介紹圖書館事業的概況，為后人深入開展圖書館學研究工作奠定了良好的資料基礎。②進一步加強圖書館規范化管理。圖書館統計是圖書館規范化管理的重要方面，統計數據是圖書館各項工作的真實反映和記錄，對照統計數據幫助圖書館的管理者和工作人員及時了解圖書館各種業務的運行情況，有針對性地調整業務管理策略或工作流程。清華大學圖書館歷任領導一直重視業務統計工作，編寫圖書館年鑒，記錄機構與人員、館藏文獻、建筑與設備、讀者服務工作、信息服務基礎設施建設與運行管理、讀者教育與培訓、學術研究、對外合作與接待工作等方面的數據和情況。2000年之后，每年年初都要發布前一年度的全面介紹圖書館業務情況的圖書館概覽。但是隨著網絡技術的普及和圖書館業務的擴充，原有統計狀況逐漸顯露出一些弊端，具體為：①統計項目不全，無法全面反映業務狀況。②參與統計的人員范圍小，不利于高效率地填報數據。③統計周期長，不利于及時反映業務情況。為了改善這種情況，清華大學圖書館計劃依托網絡條件開展全館范圍內針對各個部門業務情況的統計工作。

2清華大學圖書館業務統計工作的具體目標

清華大學圖書館業務統計工作的總體目標是在網絡環境的支持下，借助全館員工的力量最大程度地實現業務的量化統計。在實施統計工作之前需要將統計目標細化，便于逐一實現。清華大學圖書館業務統計工作的具體目標為：①在全館范圍內開展業務統計工作，數據采集范圍涵蓋本館所有可以量化的業務數據。②將統計工作逐漸轉變為館員常態的工作，幫助館員形成定期采集和上報工作量的習慣。③匯總分析所收集的數據，定期在全館范圍內以網頁形式發布，為館員了解全館業務情況提供參考數據。④形成本館業務數據的歷史歸檔，并能依據歷史數據對工作的未來情況進行預測分析。

3清華大學圖書館業務統計工作的組織體系

圖書館業務統計工作是個龐大的工程，要實現業務統計工作目標，必須由專人負責監督執行，建立符合本館特點的統計制度、統計體系、統計手段和統計方法，全館館員共同努力才能順利開展并堅持長久。清華大學圖書館的業務統計工作一直由主管館長、系統管理員、部門主任、業務負責人合作進行。主管館長制定工作目標、統計制度并協調各方力量保證工作長期開展；系統管理員負責提供統計手段、統計方法并保證系統的實施；部門主任親自制定本部門統計體系，監督本部門報表及時填報并逐月發布匯總數據；業務負責人是基礎數據貢獻者，直接決定數據的質量。為了推動業務工作，館長專門組織召開館領導和部主任參加的館務擴大會，交流統計工作的必要性、進展情況和發展計劃。實踐表明，領導重視、技術創新、人員執行是圖書館業務統計工作組織體系當中相輔相成、缺一不可的三要素。

4清華大學圖書館業務統計工作的實施方法

在統計目標的指導下，規范的業務統計實施方法至少包括確立統計制度、統計手段、統計體系和統計方法四個方面。①確立統計制度，即確定統計范圍和報表利用計劃，明確填報要求、填報周期和參與人員；②確立統計手段，即在充分調研市場的統計系統之后，選擇適合本機構的統計系統；③確立統計體系，指根據統計目的選取統計指標；④確立統計方法，即根據統計目標和統計階段來確定統計方法。

在統計工作開展初期，這四個方面不能齊頭并進，需在依次進行的基礎上交叉開展。具體來說，首先確立統計制度，明確統計工作的大方向；其次確定統計手段，選擇統計系統；然后選取統計指標，制作統計表格，在全館范圍內組織填寫統計數據，在統計工作進行的過程中不斷修正和完善統計制度、統計指標和統計手段；基礎數據積累到一定量后可選擇合適的統計方法進行數據分析。

全館范圍內的統計工作涉及業務范圍廣，參與人員多，初期適合以某一部門為試點，摸索出適合本館的統計業務的模式和規律后，以點帶面在全館范圍內開展統計工作。

4.1統計制度

統計制度包含統計什么、報表如何利用、由誰統計、統計周期等方面的內容。具體講，清華大學圖書館的統計工作面向本館所有部門各種可量化的業務，統計數據可用于向學校、圖書館學會等上級單位上報，也可用于本單位業務情況的反映和比較。以月為基本數據填報周期，有些業務量與寒暑假期有關，增加1—2月合報、7—8月合報兩種填報周期，有些業務數據不易獲取，增加上半年報、全年報兩種填報周期。按業務管理和人員組織模式配套建立圖書館——部門——組——員工個人四級填報單位鏈，基礎數據由員工個人負責填報，其上層的組負責人匯總得到該組數據，更上層的部門負責人匯總得到部門數據，圖書館匯總得到全館的數據。為此相應規定幾個不同的數據處理時段。各部門月報表填報周期為上月26日至當月25日，分析表上載的時間截至當月30日，辦公室在次月5日之前將各部門的分析表上載到內部主頁的業務統計欄目中，以便全館館員瀏覽。

4.2統計手段

在網絡環境下，圖書館業務分工細致，統計工作涉及的人員多，為了更有效地開展統計工作，必須借助成熟的基于網絡的系統來協助我們開展統計工作，選擇的統計系統需要遵循易用性、智能性和靈活性三個原則。易用性是指數據表的制作、發布、填報步驟簡單，容易操作；智能性是指數據查詢、匯總和分析結果滿足需求，無須進行過多的二次開發；靈活性是指數據表易于修改，數據表結構修改后原有數據可以保留。通過細致分析，我們提出了對統計系統的具體要求：①報表設計方法簡單，報表格式可根據統計指標的變化需求而靈活更改。②報表設計和報表填報分開，由專人負責報表設計并將設計好的報表發布到網絡上，普通用戶通過網絡填報即可，無需掌握報表設計和修改方法。③通過賬號確保報表使用安全和數據保密，數據可分級填報和管理。普通用戶只能管理自己填報的數據，高級用戶可以逐級增加瀏覽、匯總、系統管理等權限。④數據填報周期可靈活設置，具體可包括年報、半年報、季度報、月報、半月報、旬報、周報、日報等形式。⑤系統具有良好的開放性，數據可以靈活轉換為excel、網頁等格式，支持二次開發時對底層數據庫中數據的直接調用。⑥數據分析功能方便靈活，統計圖表生成方法簡單。⑦數據打印輸出格式所見即所得，易于控制。⑧可進行多層次的數據備份和系統備份。

明確系統需求后，我們開始進行充分的系統調研，通過了解、試用和比較，最終選擇目前應用廣泛的i@Report通用網絡報表統計平臺作為工具平臺。通過這個系統，各業務部門、每個級次的報表業務整合到一個平臺上，真正做到“一個平臺、無限拓展”，i@Report報表服務器具有先進的技術架構，構建在強大的J2EE+WEB應用服務器平臺上，核心代碼為純Java代碼，網頁控制為JSP代碼。目前支持的WEB應用服務器有：TomCat、WebSphere、WebLogic等。報表數據存儲支持大多數流行數據庫系統，如MySQL、MS SQL Server、Oracle、sybase、DB2等。i@Report報表服務器具有良好的可靠性、穩定性。同時，采用J2EE平臺也使得i@Report具有良好的跨平臺性，目前支持的操作系統有Windows Server、Linux、Unix、Solaries、AIX等。i@Report全面采用面向對象(OOP)設計思想及基于模型的軟件設計方法。從報表格式描述到報表數據結構，系統全面采用XML技術，保證了系統具有良好的擴充性，也方便與第三方系統進行數據交換。

報表的設計、修改以及數據分析功能需要由安裝到用戶本機的客戶端軟件來完成，數據的填報、匯總以及管理員對服務器的管理通過網絡方式來完成。應用至今，系統在報表設計、修改、發布、匯總、分析、備份、打印等方面的特點和功能基本符合我館的需求。圖1是清華大學圖書館業務報表統計系統的首頁面。頁面右側的任務組信息是本系統提供的所有進行業務統計的任務組。每個任務組都是獨立的，其中包含的任務以及報表的管理互不影響，我們可隨時根據需要增加任務組。頁面左側的報表信息、統計資料、統計制度、常見問題、工作進展、月匯總表等欄目是我們為了保證系統的信息完整性和實效性自行增加的欄目，集合了我們自行設計制作的網頁，網頁的信息隨系統的變化情況及時更新。

4.3統計指標

統計指標是表明統計總體某種數量特征的概念和數值。任何一個完整的統計指標包括五個要素：指標名稱、計量單位、時間期限、空間范圍和指標數值，具有以下三個主要特點：①數量性，客觀存在的、已經實現的數值。②綜合性，說明總體現象的綜合特征的量。③具體性，是在一定時間、地點條件下具體的總體現象的量。圖書館的業務種類日益增加，不斷細化。要完整地反映業務進行情況，首先需要全面了解業務，確定哪些指標是可以量化并且有價值收集的，其次將選取的多個指標以合理的報表形式展現出來。

統計指標的選取需由多人參與并且不斷修正。清華大學統計系統中目前共有50多張表格，涉及流通閱覽、采訪編目、參考咨詢、系統維護、日常辦公等多個業務面，最熟悉業務的館員分別負責衡量各自業務量的指標選取和報表格式確定。館員將記錄有指標名稱、計量單位、統計周期、統計單位的excel表格交給系統管理員，由系統管理員利用i@report的客戶端軟件來設計表格的樣式，為報表命名、給報表分配管理權限，為了增強報表的智能性，還針對報表填報人和審核人項目設置了計算指標。完成表格設計后，將表格發布到網絡上供館員以網絡方式填報數據。完整的流通閱覽報表如圖2所示，表中包括報表名稱、報表編號、填報部門、填報人、填報時間、填報項目、填報單位和館員填報的統計數字。

4.4統計方法

統計方法包括描述性統計方法和因果性統計方法。描述性統計方法是用來概括、表述事物整體狀況以及事物間關聯、類屬關系的統計方法，具體包括求平均數、眾數、中數、方差、標準差以及進行相關性分析、聚類分析等。因果性統計方法是指進行因果推斷的方法，主要是差異的顯著性檢驗。本館的統計目前還處于初級階段，統計方法僅限于求和、求平均數等，隨著數據的累計和統計經驗的成熟，我們將根據需求開展各種形式的數據分析工作，包括針對某業務各個時間段工作情況的比較、個人業務任意時間段的匯總、某業務未來情況的預測分析等。

5清華大學圖書館業務統計工作的效果

從2005年至今，本館統計工作不斷深入開展，幾大主要部門的館員基本都利用報表系統完成日常業務的填報，不僅為本館積累了寶貴數據，同時也養

成了定期總結個人工作的好習慣。各部門填報報表的種類隨著業務類型的增加而不斷增加，系統管理員的報表管理方法逐漸科學，可以靈活進行對報表修改前原始數據的保留和設置數據自動備份計劃等。為了保證系統的信息完整性和實效性，幫助館員了解統計工作的進展情況，我們自行設計制作了報表信息(記錄各個部門報表基本信息情況和報表變化情況)、統計資料、統計制度、常見問題、工作進展、月匯總表等欄目的網頁，網頁的信息隨系統的變化情況及時更新。因利用業務統計系統瀏覽、填報和匯總數據需要身份認證，在這個系統中所有基層用戶只能瀏覽與自己負責業務有關的幾張報表，為了幫助全館同事通過數據了解圖書館讀者服務和業務管理工作的進展情況，我們在統計系統之外自行開發了圖書館部門業務匯總數據發布平臺，專門用于發布各種業務的月匯總報表，目前發布系統中已經保存了從2007年至今的400多張匯總報表。

本館通過開展統計工作，使日常業務工作中的各種量化指標得以有計劃、有步驟地調查、整理和分析。我們發現借助翔實充分的統計數字，不僅使圖書館領導可以全面準確地掌握本館各項業務和服務的運行現況、存在問題和發展趨勢，各層次管理人員和業務人員也可了解所負責業務情況進展以便改進工作。通過分析歷史數據，總結規律，作為開展各項業務工作的客觀依據，以便減少工作中的盲目性和片面性，更方便及時地向上級或有關部門提供真實的數據資料供決策時參考。

6對清華大學圖書館業務統計工作的思考

在三年的工作實踐中，我們經歷了不少彎路，尤其是在報表修改方法、報表用戶編碼以及報表名稱命名方法等方面都經歷反復修正，由此也總結出幾條經驗供同行參考：①統計工作是涉及面廣而長期細致的工作，必須由主管館長負責管理協調才能保證工作的計劃性、有效性和長久性。②統計工作面向館員負責的業務，要充分調動館員的力量進行基礎統計工作。③統計報表不可能固定不變，統計指標將隨著業務變化而不斷修改，在選擇統計系統時必須選擇通用報表而非傳統的定制報表，平臺支持的報表可以無限擴展。④選擇統計系統時要選擇有實力的產品，盡量多和公司溝通，征詢他們對于報表設計、維護和管理的意見，這個系統有些功能還不很完善，仍在不斷修改，因此遇到問題要及時與公司技術人員聯系。⑤統計工作涉及面廣，初期要以某部門為試點，以點代面開展。⑥報表名稱、填報人員的命名要采用規范設計的代碼，便于后續管理和二次開發。⑦向使用同一系統的用戶取經，是一種很有效的辦法。

7結語

以上經驗僅適用于統計工作的初級階段，即數據積累階段。擴大統計的參與范圍和提高統計分析層次是我們下一步的統計工作目標。為此，一方面我們將提供更便捷和有效的統計方法，吸引更多的部門參與統計工作，另一方面要研究數據分析方法，充分利用基礎數據挖掘規律，提高統計工作的水平。