招標采購與圖書館館藏缺失

程美群　何　杰

關鍵詞:圖書館;招標采購;館藏缺失;雙贏

摘 要:圖書館實行招標采購幾年來出現了很多問題,最主要是到書率降低,影響圖書館的館藏建設。圖書館與館配商之間最大的矛盾在于圖書的高折扣與高質量,高折扣壓縮了館配商的利潤空間,同時到書率及圖書質量也受到影響。圖書館與館配商必須建立雙贏的合作關系來解決此矛盾。

中圖分類號:G250文獻標識碼:A 文章編號:1003-1588(2009)03-0113-02

近幾年隨著反商業賄賂的呼聲越來越高,招投標法及政府采購法的出臺和實施,實行招標采購的圖書館越來越多。不僅高校圖書館紛紛實行招標采購,一些公共圖書館也開始嘗試招標采購。招標采購是圖書館發展的必然趨勢。

1 圖書館圖書招標采購的實踐情況

目前圖書館的招標采購方式有公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等,圖書館根據文獻資源的不同類型及特點選擇采購方式。圖書館招標采購的實踐操作過程有政府采購和學校成立招標小組兩種辦法,其中政府采購有單個學校圖書館招標和多個學校圖書館一起招標兩種,如廣州市把華農等幾家高校組織一起參加政府采購;另一種是在學校招標辦的指導下,由學校財務處、審計處、圖書館等幾個部門組成一個招標小組來實施招標采購。招標的標的也有幾種:有的以金額為標的,有的以圖書的數量為標的,還有一種是資格標。圖書館圖書招標采購有其特殊性,不是一次性就完成了采購,圖書館采購圖書是一個連續的過程,而圖書是具有時效性的,因此選擇以金額或圖書數量為標的不太適合圖書的采購特點,資格標是比較合理的。圖書館采購圖書招的是具有綜合能力的館配商。

2 高折扣與高質量的矛盾

圖書館實行圖書招標采購以來,情況并不令人十分滿意,政府采購講的是在技術、服務、質量相當的前提下,以價格較低為中標標的。但是從實際情況來看,因為文獻是一種非常特殊的商品,有別于其他采購的特點。比如:需求的多元化、采購的多途徑化、采購時間的無限化、采購過程的專業化等。圖書招標小組由學校多個部門的人員組成,圖書館的工作人員比較了解圖書的采購特點,其它部門人員對招標投標法吃得很透,但是不了解圖書的采購特點,招標小組雖然都承諾不會以折扣作為唯一標準,但其實最后中標的大部分館配商都是以高折扣取勝的。在招標采購中選擇館配商的決定權并不在圖書館,而是通過招標小組投票決定出來的。高折扣的館配商中標后各種問題就出來了,最嚴重的是根本完成不了圖書館的購書任務,影響圖書館該年度的新書入藏;其次是圖書的質量及加工服務質量問題,如到書率低,到書周期長,塞書現象時有發生。圖書加工服務也大打折扣,采訪數據不全,尤其是自編采訪數據偏重社科類圖書,編目數據質量不高,MARC字段不全,需要修改或補充。圖書館與館配商之間出現的這些問題集中體現在館配商的高折扣與圖書館要求的高質量之間的矛盾。

由于實行招標采購,館配商之間為了能夠中標出現了惡性競爭,圖書折扣一年比一年高。如西華大學圖書館2004年和2005年招標采購的圖書折扣是7.8折,而2006年招標采購的折扣就是7.5折了,圖書的價格優惠率越來越高。如此低的圖書價格嚴重影響了圖書館的館藏結構,很多工科類的專業書到不了,一些大型出版社如高等教育出版社的書大部分到不了,采訪人員催缺多次也不會來書,平均到書率一般在70%左右。如西華大學圖書館的中標館配商中國教育圖書進出口公司和安徽儒林公司,這兩家公司在2007年都被評為優秀館配商,在業界的口碑也都比較好,但近兩年到書率都呈下降的趨勢。長此以住,不敢想象圖書館最終會變成什么樣子,未到圖書大部分是館藏精華,將嚴重影響圖書館的館藏完整性。這完全背離了圖書館實行招標采購的初衷。

招標采購中“折扣”這一表象折射出的其實是圖書館采購招標存在的問題,這才是諸多問題根源之所在。圖書館的招標采購是政府采購行為,是一種集團采購。從理論上來說,政府行為的集團采購以招標的形式進行,是具有勿庸置疑的積極意義的。但是就目前圖書館實施招標采購的操作過程來說,圖書館的館藏質量、館配商提供的服務以及圖書館采購運作程序的規范性都沒有因為招標的實施而產生實質性的提高。而圖書館在實行招標采購后卻陷入了高折扣、低質量的怪圈,只要是招標就會壓低價格,壓低價格后圖書的到書率及其配套服務必然會受到影響。因此招標后圖書館應深思如何解決高折扣與圖書質量的矛盾問題,既能使圖書館的購書經費實現經濟效益最大化,又能保證圖書的到書率及服務質量,完成圖書館的館藏計劃。

3 建立雙贏的合作關系

如果長期糾纏在高折扣、低質量的問題上,將給圖書館帶來災難性的后果,甚至到最后失去了自己的館藏特色。圖書市場的折扣一年比一年高的原因是整個市場不規范,圖書館不了解館配商的價格底線,而館配商因惡性競爭互相壓價,導致中標后履行不了承諾,這樣就形成了現在圖書市場的混亂局面。高折扣壓縮了館配商的利潤空間,直接影響圖書館的到書率,進而影響圖書館的整個館藏結構。

目前,圖書館與館配商必須聯手合作來規范整個圖書市場,建立雙贏的合作關系,走上良性循環的發展道路。

3.1 圖書館方面

圖書館方面應理性看待折扣,注重質量和服務,可根據圖書的特點分開招標。既然出版社的社科和自科圖書價格不一樣,那么圖書館在招標時社科圖書一個折扣,自科圖書一個折扣,到時分類統計到書率和結算,這樣就避免了館配商多到社科書少到自科書的問題。了解館配商的價格底線,價格上必須留給館配商合理的利潤空間,這樣做的結果如下:

(1)采訪書目信息暢通。利益的驅動促使館配商提供更全面的采訪數據,因為賣得越多就賺得越多,而不會出現采訪數據重社科,輕自科的問題。目前采訪人員獲取采訪數據的主要途徑是館配商提供的“三目”數據及館配商自編數據,其它收集途徑如從網上下載數據等都極不方便,數據格式也不相符,加大了采訪人員的工作量,降低工作效率。只有書目信息全面,采訪人員才能做出更好的訂單以保證館藏的完整性。

(2)到書率提高。館配商有了合理的利潤空間,才能保證圖書的到書率。

(3)到書周期變短。預訂圖書到館周期太長會影響其使用價值,圖書館希望到書越快越好。

(4)圖書質量提高。圖書本身的質量及其學術質量提高,館配商有了合理的利潤空間,不會用盜版書充數,而一些出版數量較少而價格相對較高的的學術專著才能到書。

(5)服務質量提高。圖書的配套加工服務質量提高,編目數據完整,出錯率減少。

3.2 館配商方面

館配商方面應避免惡性競爭,應該在競爭中共同生存和提高,加強自身的服務質量建設,提供優良的圖書配套服務,體現自己的特色服務,注重信譽,招標中根據自己實力不空頭承諾。經過幾年的招標實踐,相信信譽不好的館配商在業界已被記入黑名單。

3.3 約束機制

圖書館與館配商在建立雙贏的合作關系基礎上,必須用到書率來嚴格制約館配商,到書率沒達到標準,必須給館配商相應的懲罰,如罰款或立即中止合作等。圖書館每年應對館配商進行綜合服務質量評價,對達不到圖書館要求的館配商考慮下一招標年度不予合作。

為了進一步規范館配市場,中國出版工作者協會打算聯合中國發行協會、中國圖書館學會等相關單位構建一個“聯盟”,聯合出版界、館配商和圖書館以及相關媒體共同參加。只有強勢的出版社、館配商和圖書館才有號召力和影響力,才能保證館配市場的規范過程朝著既定的方向前進。

4 結束語

招標采購對圖書館來說是一個新的嘗試,目前各圖書館的做法還沒統一,招標采購過程的規范與合法有待在實踐中完善和成熟。文獻資源建設是圖書館的核心任務,特色館藏是圖書館的生存之本,圖書館實行招標采購后必須保證圖書到書率及良好的圖書配套服務,如果因招標采購而導致圖書館的館藏缺失,破壞館藏完整性,那將是得不償失。筆者希望通過館配商、圖書館、出版社的共同努力,盡快規范圖書采購市場,使圖書采購進入一個良性循環的過程。

參考文獻:

[1] “三劍客”評說高校館購焦點[N].中國圖書商報,2006-11-14.

[2] “折扣”的背后是什么[EB/OB].[2007-06-08].http://blog.sina.com.cn/s/blog_4d5a923b010009

yc.html.