重大活動中的檔案收集工作

張　一

隨著改革開放步伐的不斷加快，政治、經濟、文化交往活動的日益增多，全市乃至全國每年都要舉辦一些重大活動。活動中形成的檔案資料，真實地記錄了我國經濟建設和社會發展中的重要歷程及重大歷史面貌，是珍貴的信息資源和歷史財富。為了確保重大活動檔案的齊全完整，更好的服務于我國的現代化建設及社會公眾，必須做好重大活動檔案的收集工作。

一、重大活動的特點及檔案收集的困難

1、臨時性

重大活動的組織承辦機構一般都是臨時成立的，包括領導的任命、部門的設立、工作人員的聘用。那么為了在有限的時間內圓滿完成活動的舉辦任務，大家的工作目標和精力重點都會集中在一些事務工作上，這就會在一定程度上忽略檔案工作。

2、時效性

由于重大活動的人員聘用多為借調或短期聘用，當活動結束后，大部分工作人員會馬上撤離，甚至部門會即刻撤銷，這會從時間上加大檔案收集工作的難度。

3、規模性

重大活動的工作內容、涉及領域、參與人員等都有一定的規模，致使所形成的檔案數量較大、類別繁多、載體多樣，這些都給檔案員帶來不小的挑戰。

4、保密性

一般重大活動的某些領域要保證新穎獨特的效果，有的甚至會涉及機密工作，這要求在一定時限內限制掌握涉密內容的部門和人員。如果檔案部門不在其中，就要處理好涉密檔案和檔案收集工作的矛盾。

二、結合實際、大膽創新，探尋有效的工作方法

(一)爭取領導支持，為檔案工作提供有力保障倘若能夠得到領導的重視和支持，肯定會對檔案收集工作帶來一定的便利。檔案部門要加強有關檔案工作法律法規的宣傳，讓主管領導了解檔案工作的重要性。具體可以從以下幾個方面開展：

1、將檔案工作列入領導辦公會討論內容。在重大活動中，領導層會定期召開辦公會，總結和部署階段性工作。檔案部門要爭取重要會議的“一席之地”，爭取發言權，讓各級領導了解檔案工作的重要性及其在整體工作中不可或缺的地位，使我們的工作得到認可和支持。

2、歸檔制度同其他相關制度保持內容方面的統一性。歸檔制度應同行政管理制度、文書工作制度相銜接，將歸檔制度納入上述工作管理制度，以保證其順利實施。此外還可將歸檔制度同重大活動中的計劃管理制度、標準化管理制度等聯系起來。例如在日常管理工作中，很多重大活動會采用監控報告體系，即將活動籌備中的重要工作細化，顯示階段性工作的完成情況并加以分析，便于領導對下一步工作的部署及全體工作人員對工作進展的了解。檔案部門要通過與領導的協商，與相關部門的溝通，力爭將檔案工作納入其中，顯示出各部門在階段時間內移交檔案的情況，并在移交的內容、數量、時間等方面規范化，從而確保檔案資料收集的齊全完整。

3、將檔案工作納入各部門及個人的職責范圍，與其他工作同時進行考核。在建立崗位責任制時，應將檔案移交、歸檔等工作納入各部門及個人的職責范圍，從組織上保證檔案收集的齊全完整。

(二)制訂規范性文件，使檔案工作有章可循

工欲善其事，必先利其器。在大多數人不了解檔案工作的重要性、檔案意識不強的情況下，我們要根據實際需要，制定規范性文件。

1、調查研究，建立、健全歸檔制度。歸檔制度(包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續等)是各部門及個人做好文件歸檔工作，及時、科學地移交檔案的重要依據，同時也是檔案部門取得檔案，監督、指導、檢查檔案歸檔工作的必要手段。檔案部門要以國家及專業主管機關制定的相關文件為指南，充分了解重大活動的性質、職能分工以及文件材料的產生、運轉過程，文件的種類、內容、形成特點和規律，制定具有操作性、便于執行的歸檔制度，保證歸檔文件的數量和質量。例如在歸檔范圍的編寫上，我們可以以部門為單位，從其工作職能出發，探尋工作中會產生哪些檔案文件(包括內容、載體、類別等)，再逆向思維，了解檔案形成規律，明確檔案歸檔范圍。以北京奧運會開閉幕式導演工作室為例，隨著檔案工作的深入開展，我們了解到一個創意思想會依托于創意文本、手稿、制作圖、效果圖、三維動畫等不同形式，會形成紙質、聲像、電子、照片、實物等不同類型的檔案，這些都在我們的檔案收集范圍之內。除了對創意定稿的收集，在定稿形成之前，會形成多份修改稿或有階段性、代表性的稿件，這些都見證了創意思想的萌發與創意過程的演變，同樣具有寶貴的歷史價值。

2、根據工作需要，制定有約束力的規章制度。對于移交部門人員來講，這些文件能起到引導和約束作用，在一定程度上也能增強檔案工作的重要性、權威性和專業性，這包括移交說明、工作計劃、相關通知等。另外，檔案部門還應注重宣傳、監督、檢查等工作，進一步強化規章制度的執行，從而為檔案收集工作提供有利保障。

(三)建立檔案管理網絡體系，實行崗位責任制，形成縱向聯系網

由于重大活動中成立的部門及參與人員較多，致使工作中形成的檔案資料較為分散。檔案員不可能挨個走訪工作人員進行檔案收集，而要遵循統一領導、分級管理的原則，依靠檔案管理網絡體系的建立與完善。具體可以根據組織機構的設立，以部門為單位，部門負責人負責統管該部門的檔案工作，同時選定本部門一名或兩名兼職檔案員，落實具體工作。檔案部門要明確網絡體系中每個人的工作職責，強化相關人員的檔案意識，提高兼職檔案員的素質，建立正常的工作秩序。即要加強與負責人的溝通，讓其隨時了解本部門的檔案移交情況，并使其給予該部門檔案工作的高度配合與支持；還要增加與部門兼職檔案員的聯系，對其進行業務指導和監督檢查，保證收集工作隨時跟進，發現問題及時解決。在條件允許的情況下，檔案部門可召集所有部門負責人及兼職檔案員開展專業培訓。在增強其檔案意識的同時，還要傳播專業知識，讓其了解什么是檔案、檔案的類型以及規范化整理等。

(四)依靠法律和經濟手段，確保檔案收集齊全完整

由于部門或個人的工作內容和工作角度不同，在檔案收集工作中時常會遇到分歧。這就要求檔案員要加大《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規的宣傳，營造檔案收集工作的有力環境。當分歧難以解決時，我們可對其進行法律約束和經濟制約。例如對于在重大活動中實施合同管理的部門、團隊或個人，我們可以運用相關合同條款約束其歸檔行為，明確告知其檔案所有權。對于將國家所有的檔案據為己有、拒不移交或私自銷毀的部門或個人，將根據檔案法律法規予以嚴肅處理。對于涉及到款項結算的部門或個人，我們就可以和財務部門協商，將檔案是否移交齊全完整作為款項結算的必要條件之一。

(五)制訂工作預案，明確檔案歸檔時間

重大活動的人員流動較大，甚至活動結束后人員會馬上撤離。因此，檔案部門要制訂工作預案，提前部署檔案移交工作，避免檔案流失的情況發生。檔案移交不要積累到最后，可隨著檔案的形成定期移交。例如根據監控報告顯示的各部門工作的完成情況，檔案部門可明確檔案收集的內容、類型等，有針對性地進行檔案階段性移交。對于涉密檔案，我們不能坐等到解密期，要提前了解所收集檔案的具體情況，并與移交部門或移交人簽訂移交協議(包括涉密檔案的移交時間、內容、數量等)，待解密期一到，馬上進行檔案移交。

(六)加強檔案的宣傳工作和檔案的科學管理

檔案部門應根據重大活動的具體情況，加強檔案所有權及有關法律法規的宣傳；強調檔案作用的雙重性，即檔案對形成單位的作用和檔案對社會的長遠歷史作用，從而消除領導及各部門工作人員的思想顧慮，保證檔案收集工作的順利進行。同時，檔案部門應明確認識到，對檔案的科學管理和方便利用，是對歸檔工作的最佳宣傳形式。檔案部門只有認真、科學地做好歸檔文件的整理、保管，并給予需求單位及個人以熱情的服務，才能更有效地促進重大活動中檔案收集工作的開展。