用好時(shí)間做對(duì)事

［美］丹·肯尼迪　譯／魯剛偉　何　偉

生活是一個(gè)布滿障礙的長(zhǎng)途旅行,而你就是最大的障礙。

“滴答……滴答……滴答……”你是不是總覺(jué)得時(shí)間不夠用?那么,不妨看看成功人士是如何精明地利用時(shí)間的吧!只要能消除理想和行動(dòng)之間的間隔,你就能夢(mèng)想成真。但如果連你都不知道自己的時(shí)間值多少錢(qián),那就別指望別人會(huì)知道。你應(yīng)該成為自己的主人,而不是奴隸。

鎖定自己的時(shí)間

現(xiàn)在,讓我們來(lái)看看那些一貫保持工作高效人士的“絕密武器”:給自己設(shè)定不可撼動(dòng)、不能失信的約定。也就是說(shuō),我們都有能信守約定的能力,我們?yōu)槭裁床挥眠@種能力來(lái)完成工作呢?

就我的工作習(xí)慣而言,人們經(jīng)常問(wèn)到我的問(wèn)題是,我是怎么寫(xiě)了這么多文章的同時(shí)還做了那么多其他事情的?好的,讓我們先簡(jiǎn)略地看看我一年中的安排吧:用30天～40天的時(shí)間為新客戶(hù)提供服務(wù);為二十四五位客戶(hù)提供咨詢(xún)服務(wù);出席幾個(gè)為期數(shù)天的會(huì)議;參加一些商務(wù)活動(dòng)、投資活動(dòng);參加賽馬等一些娛樂(lè)活動(dòng)。

此外,更重要的是,我還要編輯每月一期的會(huì)員業(yè)務(wù)通訊,為客戶(hù)寫(xiě)大量的廣告文案。那么,我是怎么完成如此繁重的任務(wù)呢?

答案有兩個(gè)。首先,每天早晨起床以后的第一個(gè)小時(shí),我都要用于寫(xiě)作,基本雷打不動(dòng)。無(wú)論在家里還是出門(mén)在外,無(wú)論是工作日還是周末,無(wú)論是精疲力竭還是神清氣爽,無(wú)論是才思泉涌還是靈感枯竭,我都堅(jiān)持不懈。如果為客戶(hù)提供廣告文案的期限很緊,那么我會(huì)把早晨這一小時(shí)用于寫(xiě)作文案。大部分時(shí)間,我早晨的第一小時(shí)用來(lái)寫(xiě)書(shū)稿、教程和業(yè)務(wù)通訊。

第二,我常常提前鎖定幾個(gè)星期的時(shí)間,偶爾也會(huì)提前鎖定幾個(gè)月的時(shí)間,作為和自己預(yù)約的規(guī)定。如果我不用這種方式“鎖定時(shí)間”,那么我完成的文稿不過(guò)只有目前總量的一小部分,而且還會(huì)被緊迫的時(shí)間追趕得狼狽不堪。

簡(jiǎn)而言之,如果你在目前翻開(kāi)日歷,盡可能多地提前安排未來(lái)的時(shí)間,或者盡可能多地鎖定未來(lái)的時(shí)間,同時(shí)盡可能提前安排——那么,你留給自己無(wú)所事事、沒(méi)有任何正式安排的時(shí)間就很少了。

此外,通過(guò)將時(shí)間鎖定在重要的、更有價(jià)值的事情上,你還可以一次次地防止他人“破壞”你最富價(jià)值的工作和活動(dòng)——也就是那些在你日程安排中,從排在第一位到第十位的事情。

逃避瑣事的追擊

我們需要小心戒備的時(shí)間吸血鬼是“瑣事先生”,他既不想也不能區(qū)分事情的輕重緩急。

這個(gè)“吸血鬼”的才能就是把別人“拉下馬”,他為了滿足自己的需要,可以讓你把輕重緩急、精心組織的等待處理的事務(wù)置于一邊。此外,最令人懊惱的是,他的事情往往是最不重要的瑣事。

“瑣事先生”會(huì)突然跑到你的面前,目的就是要告訴你某些事情,事無(wú)巨細(xì),無(wú)所不包。通常情況下,他所說(shuō)的都是鋼筆顏色這類(lèi)的事情。

面對(duì)這類(lèi)人,你需要另一把“利劍”——這個(gè)利器就是“以其人之道,還治其人之身”:

我今天忙得可開(kāi)交,所以,在重要性從第一位到第十位的事情中,我今天只處理最不重要的第九位和第十位的事情,其他的事情都得等到明天再說(shuō)。

你確信,你要跟我談的事情,是最不重要的第九位和第十位的事情嗎?

他會(huì)說(shuō):“不,不,但是——”之后,你必須立刻打斷他:“沒(méi)有‘但是,謝謝。好了,我們明天再談你的事情。”然后,你趕快走出去。

他如果面露慍色,那再好不過(guò)了。他把那些瑣事留到明天再來(lái)找你的可能性只有50%。很可能,從你那里離開(kāi)后,他會(huì)找其他人的脖子下口“吸血”,也許他也可能自行解決問(wèn)題。但是,他不會(huì)有耐心把問(wèn)題留到明天的。

讓自己“消失”

你逃避打擾、提高時(shí)間效率的重要策略就是——讓別人找不到你。當(dāng)我待在辦公室的時(shí)候,人們會(huì)問(wèn)我很多問(wèn)題,我知道如果我不在那里,他們自己就能找到問(wèn)題的答案。因此,你的選擇就是離開(kāi)那里。有些企業(yè)家認(rèn)為他們必須為員工做出表率。所以,他們總是第一個(gè)到辦公室,開(kāi)燈,總是最后一個(gè)離開(kāi)公司,關(guān)燈。很顯然,那是一個(gè)天大的錯(cuò)誤。你要知道,領(lǐng)導(dǎo)力并不體現(xiàn)在你要比所有人都干得多上面。

頻繁的出差讓我認(rèn)識(shí)到,作為領(lǐng)導(dǎo)者,我不在場(chǎng)的時(shí)候員工們會(huì)表現(xiàn)得一樣好,甚至?xí)谩．?dāng)他們找不到我的時(shí)候,他們問(wèn)題中的80%可以自行解決,而且工作絕大部分令人滿意,有些還令人大喜過(guò)望。剩下20%的問(wèn)題,他們可以通過(guò)簡(jiǎn)短的電話和郵件,快速而有效地與我溝通。所以,我在家里和辦公室都安裝了傳真機(jī),當(dāng)我繁忙的時(shí)候,就在家辦公。如有必要我會(huì)給他們打電話或者發(fā)郵件,他們也通過(guò)電話和郵件把問(wèn)題告訴我。

現(xiàn)在,我在家里居住和工作的時(shí)間,比在任何其他地方的時(shí)間都長(zhǎng)。我只有一個(gè)助手,可她待在辦公室——那么遠(yuǎn)的距離根本不存在相互打擾的問(wèn)題。我們每天通一次電話,通常都不超過(guò)20分鐘;每天我都只接收一次需要緊急處理的傳真件,其他的傳真、信件和需要處理的問(wèn)題名錄,她會(huì)詳細(xì)地分門(mén)別類(lèi)。她獨(dú)自組織、整理材料的效率和能力,要比我在她面前時(shí)強(qiáng)得多,而且我和她的交流也更有條理。我確信我們之間的這種交流方式,可以為我們每人每天至少節(jié)約2個(gè)小時(shí)的時(shí)間。在我看來(lái),這2個(gè)小時(shí)就是一沓嘩嘩作響的鈔票,而且它的數(shù)額遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于每周付給快遞公司的郵寄費(fèi)。

我有10多位客戶(hù)如法炮制了這種策略,也都收到了很好的效果。他們也都很少光顧自己的辦公室,有人一星期也不去設(shè)在公司的辦公室,有些人甚至一個(gè)月才去一次辦公室。

我有一位首席執(zhí)行官朋友,運(yùn)營(yíng)著一家年收入400萬(wàn)-500萬(wàn)美元的企業(yè)。可是他不能在家里工作,因?yàn)樗?個(gè)孩子。所以,他在城里租了一間小辦公室,每月租金200美元,辦公室處在他家和企業(yè)之間。他的辦公室里,沒(méi)有電話,也沒(méi)有傳真機(jī),不過(guò),他大部分時(shí)間都是在那里度過(guò)的。他和我一致認(rèn)為:如果大家找不到你,那么大家就無(wú)法打擾你。

我認(rèn)識(shí)的另一位企業(yè)主,他讓雇員完全斷了打擾自己的念頭,也讓自己斷了事無(wú)巨細(xì)必親力親為的念頭——不再須臾不離開(kāi)辦公室,不再眼觀六路、耳聽(tīng)八方。讓他大為驚喜的是,企業(yè)的運(yùn)營(yíng)就此變得非常順暢。

在這個(gè)階段,有幾個(gè)人因其出類(lèi)拔萃的表現(xiàn)而得到了升遷,而幾個(gè)不能適應(yīng)新運(yùn)作方式的人被解雇了,結(jié)果企業(yè)的銷(xiāo)售和利潤(rùn)大幅攀升。從此,他找到了從事發(fā)明創(chuàng)造的時(shí)間,找到了著手幾年來(lái)一直想做但沒(méi)有時(shí)間去做的“特殊項(xiàng)目”的時(shí)間。

對(duì)你而言非常重要的是,一定要實(shí)行“緊閉門(mén)戶(hù)政策”。你要讓所有人都知道——以緊閉房門(mén)的方式、以亮起紅燈的方式,或者在門(mén)外的走廊上掛一個(gè)充氣紫色蜥蜴的方式,任何方式都行——你需要一些完全不受打擾的時(shí)間。如果你只是想靜靜地在辦公室小睡一會(huì),那就去睡吧!

有軍摘自《用對(duì)時(shí)間做對(duì)事賺大錢(qián)》,中國(guó)社會(huì)科學(xué)出版社