用好時間做對事

［美］丹·肯尼迪　譯／魯剛偉　何　偉

生活是一個布滿障礙的長途旅行,而你就是最大的障礙。

“滴答……滴答……滴答……”你是不是總覺得時間不夠用?那么,不妨看看成功人士是如何精明地利用時間的吧!只要能消除理想和行動之間的間隔,你就能夢想成真。但如果連你都不知道自己的時間值多少錢,那就別指望別人會知道。你應該成為自己的主人,而不是奴隸。

鎖定自己的時間

現在,讓我們來看看那些一貫保持工作高效人士的“絕密武器”:給自己設定不可撼動、不能失信的約定。也就是說,我們都有能信守約定的能力,我們為什么不用這種能力來完成工作呢?

就我的工作習慣而言,人們經常問到我的問題是,我是怎么寫了這么多文章的同時還做了那么多其他事情的?好的,讓我們先簡略地看看我一年中的安排吧:用30天～40天的時間為新客戶提供服務;為二十四五位客戶提供咨詢服務;出席幾個為期數天的會議;參加一些商務活動、投資活動;參加賽馬等一些娛樂活動。

此外,更重要的是,我還要編輯每月一期的會員業務通訊,為客戶寫大量的廣告文案。那么,我是怎么完成如此繁重的任務呢?

答案有兩個。首先,每天早晨起床以后的第一個小時,我都要用于寫作,基本雷打不動。無論在家里還是出門在外,無論是工作日還是周末,無論是精疲力竭還是神清氣爽,無論是才思泉涌還是靈感枯竭,我都堅持不懈。如果為客戶提供廣告文案的期限很緊,那么我會把早晨這一小時用于寫作文案。大部分時間,我早晨的第一小時用來寫書稿、教程和業務通訊。

第二,我常常提前鎖定幾個星期的時間,偶爾也會提前鎖定幾個月的時間,作為和自己預約的規定。如果我不用這種方式“鎖定時間”,那么我完成的文稿不過只有目前總量的一小部分,而且還會被緊迫的時間追趕得狼狽不堪。

簡而言之,如果你在目前翻開日歷,盡可能多地提前安排未來的時間,或者盡可能多地鎖定未來的時間,同時盡可能提前安排——那么,你留給自己無所事事、沒有任何正式安排的時間就很少了。

此外,通過將時間鎖定在重要的、更有價值的事情上,你還可以一次次地防止他人“破壞”你最富價值的工作和活動——也就是那些在你日程安排中,從排在第一位到第十位的事情。

逃避瑣事的追擊

我們需要小心戒備的時間吸血鬼是“瑣事先生”,他既不想也不能區分事情的輕重緩急。

這個“吸血鬼”的才能就是把別人“拉下馬”,他為了滿足自己的需要,可以讓你把輕重緩急、精心組織的等待處理的事務置于一邊。此外,最令人懊惱的是,他的事情往往是最不重要的瑣事。

“瑣事先生”會突然跑到你的面前,目的就是要告訴你某些事情,事無巨細,無所不包。通常情況下,他所說的都是鋼筆顏色這類的事情。

面對這類人,你需要另一把“利劍”——這個利器就是“以其人之道,還治其人之身”:

我今天忙得可開交,所以,在重要性從第一位到第十位的事情中,我今天只處理最不重要的第九位和第十位的事情,其他的事情都得等到明天再說。

你確信,你要跟我談的事情,是最不重要的第九位和第十位的事情嗎?

他會說:“不,不,但是——”之后,你必須立刻打斷他:“沒有‘但是,謝謝。好了,我們明天再談你的事情?！比缓?你趕快走出去。

他如果面露慍色,那再好不過了。他把那些瑣事留到明天再來找你的可能性只有50%。很可能,從你那里離開后,他會找其他人的脖子下口“吸血”,也許他也可能自行解決問題。但是,他不會有耐心把問題留到明天的。

讓自己“消失”

你逃避打擾、提高時間效率的重要策略就是——讓別人找不到你。當我待在辦公室的時候,人們會問我很多問題,我知道如果我不在那里,他們自己就能找到問題的答案。因此,你的選擇就是離開那里。有些企業家認為他們必須為員工做出表率。所以,他們總是第一個到辦公室,開燈,總是最后一個離開公司,關燈。很顯然,那是一個天大的錯誤。你要知道,領導力并不體現在你要比所有人都干得多上面。

頻繁的出差讓我認識到,作為領導者,我不在場的時候員工們會表現得一樣好,甚至會更好。當他們找不到我的時候,他們問題中的80%可以自行解決,而且工作絕大部分令人滿意,有些還令人大喜過望。剩下20%的問題,他們可以通過簡短的電話和郵件,快速而有效地與我溝通。所以,我在家里和辦公室都安裝了傳真機,當我繁忙的時候,就在家辦公。如有必要我會給他們打電話或者發郵件,他們也通過電話和郵件把問題告訴我。

現在,我在家里居住和工作的時間,比在任何其他地方的時間都長。我只有一個助手,可她待在辦公室——那么遠的距離根本不存在相互打擾的問題。我們每天通一次電話,通常都不超過20分鐘;每天我都只接收一次需要緊急處理的傳真件,其他的傳真、信件和需要處理的問題名錄,她會詳細地分門別類。她獨自組織、整理材料的效率和能力,要比我在她面前時強得多,而且我和她的交流也更有條理。我確信我們之間的這種交流方式,可以為我們每人每天至少節約2個小時的時間。在我看來,這2個小時就是一沓嘩嘩作響的鈔票,而且它的數額遠遠多于每周付給快遞公司的郵寄費。

我有10多位客戶如法炮制了這種策略,也都收到了很好的效果。他們也都很少光顧自己的辦公室,有人一星期也不去設在公司的辦公室,有些人甚至一個月才去一次辦公室。

我有一位首席執行官朋友,運營著一家年收入400萬-500萬美元的企業。可是他不能在家里工作,因為他有6個孩子。所以,他在城里租了一間小辦公室,每月租金200美元,辦公室處在他家和企業之間。他的辦公室里,沒有電話,也沒有傳真機,不過,他大部分時間都是在那里度過的。他和我一致認為:如果大家找不到你,那么大家就無法打擾你。

我認識的另一位企業主,他讓雇員完全斷了打擾自己的念頭,也讓自己斷了事無巨細必親力親為的念頭——不再須臾不離開辦公室,不再眼觀六路、耳聽八方。讓他大為驚喜的是,企業的運營就此變得非常順暢。

在這個階段,有幾個人因其出類拔萃的表現而得到了升遷,而幾個不能適應新運作方式的人被解雇了,結果企業的銷售和利潤大幅攀升。從此,他找到了從事發明創造的時間,找到了著手幾年來一直想做但沒有時間去做的“特殊項目”的時間。

對你而言非常重要的是,一定要實行“緊閉門戶政策”。你要讓所有人都知道——以緊閉房門的方式、以亮起紅燈的方式,或者在門外的走廊上掛一個充氣紫色蜥蜴的方式,任何方式都行——你需要一些完全不受打擾的時間。如果你只是想靜靜地在辦公室小睡一會,那就去睡吧!

有軍摘自《用對時間做對事賺大錢》,中國社會科學出版社