長慶石油勘探局辦公自動化（ＯＡ）系統的開發及應用

王建興

摘要:微機和網絡作為現代信息時代的產物,已漸漸滲透于各個領域,并發揮著重要作用。文章著重分析作為國家能源命脈的石油企業近年來也辦公自動化系統的開發及應用。

關鍵詞:長慶石油;辦公自動化;OA

中圖分類號:TP317.4文獻標識碼:A文章編號:1006-8937(2009)10-0061-02

長慶石油勘探局辦公自動化(OA)系統是長慶石油勘探局信息化建設規劃中的一個重點項目和示范工程,做為該項目的主要實施和負責人員,筆者從系統的建設目標、實施背景、開發過程,到測試和運行中出現的主要問題及改進措施,做出了具體的描述和總結。同時,還對系統的功能模塊和特點也做了概要介紹,最后對項目實施過程中出現的系列問題談出了自己的體會和認識。

1項目開發目標

按照“傳輸網絡化、信息資源化、決策科學化”的總體目標,為“長慶石油勘探局”各級領導、局機關辦公人員及所屬各二級單位間提供一個開放式的辦公自動化應用平臺,實現各部門之間信息資源共享,提高辦事效率,為決策管理提供科學依據,這是長慶石油勘探局開發辦公自動化(OA)系統的根本目的。為此,建成集公文流轉、公共事務管理、輔助辦公以及長慶石油勘探局與所屬二級單位間的公文及信息傳輸等為一體的綜合性辦公系統是該

局信息化建設的一個重點項目和示范工程。

2功能模塊和系統特點

2.1功能模塊

該系統是在長慶石油勘探局日常辦公模式的基礎上,結合乙方軟件開發公司歷年來在各企事業單位OA的開發、實施經驗,為長慶石油勘探局而定制開發的專用辦公自動化系統。滿足包括各機關處室在內的集公文流轉、輔助辦公、公共事務管理及決策信息等模塊,實現與所屬二級單位間的公文及信息傳輸的各項功能。

整個系統共有6個功能模塊,50個欄目(其中41個應用欄目),共110個子欄目。基本能滿足勘探局決策機關的辦公需要,歸類整理,大致可分為四種類型:

①辦公類。包括公文處理、會議管理、值班、接待、信訪、外事、保密、領導請銷假等欄目。這部分主要滿足領導機關的辦公需要。②信息類。包括局領導主頁、每日要聞、信息參考、數據瀏覽、戰略研究、法律期刊、管理制度,這類欄目主要是為局領導辦公提供必需的一些信息,供領導決策參考。③服務類。包括文件閱覽、電子刊物、電子公告、圖片管理、電子論壇、為您服務等欄目,主要是為使用者提供日常辦公和生活方面的一些公共資源,增強系統的服務功能。④系統管理類。包括系統維護、系統幫助等。主要是對整個系統的管理和維護,由系統管理員掌握和應用,同時對操作者提供一些必須的幫助。

2.2系統特點

①基于純J2EE平臺方式開發,符合勘探局全局總體規劃部署。②全面采用B/S體系結構(Browse/Server),完全免除客戶端安裝。③通過虛擬專用網(VPN),支持遠程異地辦公,使局、處兩級領導能夠在外享受OA系統的服務。④可定制出所需各類業務流程,能提供詳盡的流程跟蹤功能。⑤自動保存所有人員歷次批注記錄,能顯示修改痕跡和修改內容。⑥提供用戶待處理文件的紅、黃、綠燈自動報警功能和緊急文件首頁提示功能。⑦系統短消息(含語音)、電子郵件、手機短信三種方式的文件提醒方式。⑧可完成各類數據的動態發布,并實現與MS-WORD的無縫集成,可相互進行切換編輯,支持圖片的即貼即顯。

2.3系統構架及先進性

①系統體系構架:遵循Sun公司建議的J2EE-MVC模式,使得整個體系架構符合e時代企業應用的發展趨勢。在實際開發中大量采用Java技術,例如:Servlet,JSPJavaBean,JDBC,JavaMail,XML等技術。

②系統層次結構:基于Oracle 平臺,WEB應用服務器采用WebSphere;數據庫服務采用ORACLE 9.0。系統層次結構從底至上依次為物理設備層、操作系統層、數據庫層、應用軟件層。

③該系統采用B/S模式的先進性:該系統采用純 B/S 模式后,在安全性方面,采取了一系列web安全技術,確保純B/S方式下的操作以及數據的安全;由于完全免除客戶端安裝,減少了繁重的維護工作、提高系統易用性;在網絡暢通的前提下,支持遠程異地辦公,方便在外及時處理緊急事務;最大可能的優化流程和減少操作步驟,只要會上網,就會使用本辦公自動化系統。

④采用在線編輯文檔控件的先進性:采用基于web方式的在線文檔編輯控件后,系統具有了電子簽名(數字簽名)、在線編輯、痕跡保留、電子印章、全文批注等功能。由于控件采用標準的HTTP上傳協議,版本控制功能可以更精確的了解文件的歷史改動。

⑤可視化的工作流自定義中間件的先進性:采用可視化的工作流自定義中間件后,系統管理員可以方便、直觀地進行系統流程的編輯,減少了工作量。

⑥安全而又靈活的授權管理機制:“基于角色分配管理”的模塊控制機制。首先,將各模塊中各項權限,按各類具體人員的業務職能,歸類到對應角色(權限==>角色)。之后,將具體人員劃入所創建的角色,使之擁有該角色所對應的模塊權限(人員==>角色)。這樣做的優點是:既能夠充分滿足實際的模塊權限分配需要,也可以減輕系統管理員維護工作量。

⑦最新的IBM和Oracle相關技術支持:該系統平臺采用目前全球領先的IBM Websphere 5作為web服務器,Oracle 9i數據庫系統作為后臺數據存儲,配合現在安全性最高,性能最強的J2EE構架體系,再加上IBM和Oracle相關最新技術的支持,使整個系統成為優秀的集先進性、靈活性、易維護性、安全性、開放性、模塊化為一身的企業級知識管理信息系統。

3系統運行情況

系統自正式運行以來,每天在線用戶數穩定在50余人左右,最多時達150余人。通過運行期間甲乙雙方的努力,基本解決了系統中關鍵性和重要性的問題。如解決了系統中困擾用戶已久的系統頻繁死機、用戶身份和權限識別混亂、公文流轉編輯過程中死機等安全性和穩定性方面的問題。客戶端通過下載安裝中石油集團公司的專用文件閱讀器,實現了與集團公司網上電子文件的對接。

4結 論

4.1軟件的調研和招標工作是決定軟件質量的關鍵

需求調研是系統開發的基礎工作。OA系統的開發應用,是一種管理模式的變革,是一種工作流程的再造,其復雜性、艱巨性顯而易見,做好需求調研,使OA系統既符合現代化辦公的要求,又符合長慶石油勘探局的實際情況,至關重要。正是因為堅持從長慶石油勘探局辦公系統的實際需要出發,改造流程、設計欄目、定制界面,才使它從一誕生就有石油味,長慶魂,得到辦公人員的初步認可。

系統從2002年進入企業決策領導層的開發計劃,到2003年7月確定中標公司,然后軟件公司開發、測試,到2005年元月份正式投入使用,期間長達兩年半就可以說明,一個適合本企業的能成功應用的軟件不是一蹴而就的,其中的調研、招投標、開發、測試,直至能推廣應用,其過程是漫長的,中途遇到的阻力也是不小的。這也從一個側面告訴了領導和決策者,任何軟件項目的開發不是按理想中人為設定的時間去完成的,軟件項目有其許多不可確定和預知的因素。

4.2軟件公司開發人員的素質和實施規范標準決定了軟件的質量

在長慶石油勘探局OA的開發初期,乙方開發人員的素質和軟件實施標準規范方面也出現了一些不應有的錯誤,這也或多或少地影響了軟件的質量和進度。

例如開發人員過分依賴于用戶測試后的意見來改進程序,而沒有以軟件開發人員應有的素質在諸如軟件的易用性、可維護性、人性化設計上進行細致的自我預先測試,所以在軟件某些模塊的功能上不能達到讓用戶滿意的程度。

另外,在開發前期,軟件開發人員在對用戶測試中提出的某些問題的解決過程中往往治標不治本,往往在解決某個問題后又導致新的問題的出現,或者為了消滅某個問題,而以降低系統的功能和易用性為代價。這與乙方的部分開發人員從業時間不長,經驗不足有直接原因,但也和該公司的管理不細致和對軟件的監督不力也有很大關系。

4.3領導的重視和用戶的參與是軟件能否成功運行的關鍵

領導重視是系統成功開發的前提。信息化建設投資大,效益顯現于企業管理的變革之中,成敗之間,榮辱相伴,風險極大,沒有領導高度重視和大力支持,OA系統是不可能成功推廣應用的。從軟件開發開始,該局主管企業信息化建設局領導就經常過問和聽取軟件的開發匯報,在軟件達到試運行的條件后,多次在局務會和生產會等場合要求各級領導和部門要重視軟件的運行工作,并身先士卒,積極推廣公文的網上流轉。

各部門的積極參與和用戶的大力支持是OA系統成功運行的重要條件。最了解辦公系統的是參與辦公的人員,最能發現問題的也是參與辦公的人員。特別是在系統測試階段,需要各部門的積極參與,如果僅靠軟件開發人員是難以集思廣益的。許多業務部門的人員從一開始的不配合到系統強制使用后逐漸的熟悉和喜歡上該系統,這其中有本職工作與OA測試的矛盾,困難重重,正是有了機關各部門的大力支持,積極參與測試,發現了許多問題,才使系統得以逐步完善。

4.4系統的順利運行提高了企業的辦公效率并帶來了巨大的經濟效益

通過正式運行,該局廣大OA用戶已從中得到了益處,許多用戶已習慣于到辦公室后的第一件事就是打開電腦,進入OA系統,查看待辦文件,收發各種信息。使用OA系統后的最大好處就是實現了無紙化辦公,過去處理文件時費工費力,一個文件簽下來能讓辦事員跑斷了腿,而且在流轉過程要根據需要不停地修改,每修改一次就要重新打印紙質文件,造成了辦公費用的巨大消耗。通過OA系統的實施,則完全杜絕了過去公文流轉過程中的種種不便和浪費,現在網絡已深入到企業的各級部門,用戶在OA的“文件閱覽”欄目中可以及時了解勘探局最新的文件和動態,這種變革帶來的經濟效益是巨大的、顯而易見的。

參考文獻:

[1] 陳欣辦.公自動化系統的開發與應用[J].四川通信技術,2000,(6).

[2] 陳彥潔.邯鄲供電公司協同辦公自動化系統設計與應用[D].保定:華北電力大學,2008.