以服務為宗旨　做好檔案開放利用工作

聶惠俊

檔案匯集了浩瀚的知識和豐富的信息,是社會信息資源的重要組成部分。然而我國由于歷史和現實的原因,社會檔案意識普遍淡薄,檔案利用率偏低。

一、影響檔案開放利用的因素

1.檔案自身因素

(1)從性質上看:檔案信息具有本源性。檔案文件記錄和反映了各機關、單位已經發生的活動、事件。最初保存檔案只是供以后備考,檔案信息在檔案室階段主要是面向其形成者的,外部需求不大。

(2)從內容上看:檔案信息具有單一性。檔案信息的直接服務面比較窄,主要為學者、專家、教師、大學生及其他研究者,雖然通過學術利用所創造的知識成果能夠影響社會公眾,但這種間接取得卻使公眾忽視了檔案館應起的作用。

(3)從特點上看:檔案信息具有機密性,其中有很多涉及國家安全、社會秩序、個人隱私的內容。許多檔案在國家規定的一定期限內拒絕向社會公開,這顯然將利用的檔案信息人減少,成為制約檔案進一步開放利用的瓶頸。

(4)從形式上看:檔案信息具有無序性。檔案信息是社會活動最原始的記錄,具有單一性、憑證性、權威性。檔案信息來源廣泛,內容豐富,在整理、組卷方面形式多樣、主觀性比較強,對于普通人而言利用起來頗費時間。

2.檔案管理因素

(1)思想觀念落后。檔案館的歷史淵源性、檔案部門和檔案人員長時間的自我封閉,使得檔案館在社會公眾心目中成了一塊“禁地”。除了政府機關和歷史研究者,鮮有人會主動走進檔案館查閱。

(2)館藏檔案單一。由于歷史和現實的原因,檔案部門長期注重對政府機構文書的收集,缺少對于社會變遷的記錄。因此,館藏檔案更像是“政府檔案室”,存在門類單一、載體單一、內容單一等缺陷。

(3)檢索手段落后。受經濟、人才以及其他因素的制約,我國檔案檢索大都沿用簿冊式、卡片式、縮微品膠片和微機錄入檔案條目。檔案利用者須上門查閱目錄,這種柜臺式的服務嚴重影響到檔案信息的利用。

(4)檔案信息開發層次淺。受“重保存、輕利用”思想的影響,一方面館藏檔案隨著時間延伸而日益膨脹,利用方式仍停留在傳統的紙質檔案層面上;另一方面檔案鑒定工作滯后,大量無用信息與有用信息混雜在一起。

二、解決的對策

1.著力轉變四個觀念

(1)加深對檔案工作重要性的認識。檔案工作是是聯系過去、現在、未來的紐帶,是各項工作的重要組成部分。我們黨的三代領導集體,對檔案和檔案工作的重要地位和作用都作過深刻的論述。江澤民集中全黨智慧提出過“檔案工作是各項事業發展的重要基礎”的著名論斷,對檔案工作的地位作了準確的定位。

(2)樹立“跳出檔案看檔案”的意識。檔案工作要與整個社會發展接軌,改變過去為整理而整理、為保管而保管、為編研而編研的思想,把維護檔案完整與安全的責任感和提供檔案為社會服務的使命感結合起來。

(3)樹立“以人為本”的理念。我國較長一段時間把檔案收藏看成是第一位的,認為檔案利用是次要的,把提供利用的范圍限制得很小。并且有國家機構是檔案館主要用戶這樣的錯誤觀點,檔案館必須擴大接受各種載體的檔案和與群眾切身利益相關的檔案。

(4)樹立改革創新的理念。社會背景、技術手段發生了深刻的變化,而檔案工作相對封閉和滯后。檔案工作人員需要解放思想,變被動為主動,由滯后變超前,由封閉走向開放。

2.優化與豐富館藏

(1)從內容上拉近檔案與社會、檔案與公眾的距離。根據歷史和現實需要合理確定檔案收集范圍,將反映本地區經濟、政治、文化發展情況的不同門類、載體的檔案完整接收進館。有計劃地征集散失在社會上的珍貴檔案,如戶籍檔案、婚姻檔案、村務檔案、民生檔案、公證檔案、歷史重大事件檔案等。

(2)豐富檔案記錄形式。要利用現代化手段開發照片、磁帶、光盤、膠片、錄音錄像、縮微片等檔案。

3.完善檔案檢索方式

檔案館通過協作建設各種文獻數據庫,共同開發檔案信息資源,實現網上信息資源共享。逐步實現網絡聯接,提供網上目錄檢索、全文存貯和檢索、網上在線閱讀和下載、館際互借、網上預約等,為利用者提供豐富多彩的網上信息。檔案部門還可以根據利用者提出的需要,借助搜索引擎尋找、搜集各種檔案信息源,將檢索獲得的各類信息分門別類,按照一定的主題進行過濾、分解、梳理及歸納。編制與之相配套的二次文獻,通過加工、整合,形成符合特定利用者需要的、序列化的有效信息資源,這樣可以大大節省用戶的查找時間和通信費用。

4.抓好檔案宣傳工作

(1)舉辦檔案專題展覽。檔案學家威爾弗雷德?I?史密斯說過:“普及檔案材料常用的方法是舉辦展覽。”向社會開放檔案展覽可以引起公眾的興趣和新聞界的關注,增進公眾對檔案部門工作的全面了解和認識,提高檔案工作的社會認同程度。可以每年定期舉辦具有檔案特色的專題展覽,如配合政府部門舉辦建國60年大型圖片展、改革開放30周年教育成果展等。

(2)舉辦檔案科普周活動。定期組織檔案科普周,向公眾印發有關檔案館的宣傳冊、檔案館編印的報刊、雜志,播放檔案館的宣傳片,介紹檔案工作政策、法規和成就。使公眾熟悉檔案的地位和作用,認識檔案館中保管的豐富資源,增強公民的檔案意識和檔案法制觀念,提升檔案館的公眾形象。

(3)利用新聞媒體進行宣傳。以社會公眾為目標,利用電視、報刊、廣播、電影等社會媒體開展介紹檔案館藏,以及對利用效益實例等的宣傳。將音像檔案諸如圖片、影片應用于歷史節目和影片中,提高檔案的影響力。如中央檔案館利用館藏革命歷史檔案資料,制作以宣傳中國共產黨光輝歷史為題材的大型紀錄片《紅旗飄飄——中國共產黨歷史上的今天》。

(4)建好檔案館門戶網站。建立網上檔案館作為對外宣傳和利用的窗口,及時更新網站內容,為社會提供開放檔案和目錄等公益性信息服務和交流平臺。最大限度地實現檔案信息的共享,為社會提供方便、快捷、優質的檔案信息服務。

(5)舉辦檔案培訓。將檔案課程納入干部教育培訓課程,加深各級、各單位對檔案重要性的認識,進一步向社會公眾普及檔案知識。舉辦有深度、有新意的檔案工作人員在職教育培訓活動,提高其專業素質和管理水平,為檔案事業發展提供技術支持和人才保障。

三、對檔案工作未來的展望

1.檔案工作要與社會經濟發展相融合

經濟建設和社會事業發展到哪里,檔案管理工作就應該延伸到哪里,適應國民經濟和社會發展的實際需要。

2.要加強檔案法制建設、制度建設

檔案部門要認真履行檔案法賦予的職責,健全各類檔案規章制度,為檔案工作提供制度環境,實現依法治檔。面向基層群眾開展檔案法制宣傳,明確公民利用檔案的權利和范圍,提高全員的檔案法制意識和檔案執法能力。

3.檔案工作要圍繞中心,服務大局

開發檔案、開放檔案是檔案工作的重要內容。發揮檔案對經濟社會發展的貢獻力要抓好農業、農村檔案工作,為“三農”做好服務;深化社區檔案工作,為城鎮居民服務;加大私營企業檔案工作力度,規范企業管理行為;加強對“重大活動”、“重點建設工程”檔案的監督指導工作;做好小城鎮建設和拆遷檔案管理工作,挖掘城市記憶檔案,使檔案更好地為城市建設服務。

(作者單位:浙江商業職業技術學院)