煉化企業銷售及收款過程中的內部控制

白婷婷　王　婕

摘要:隨著薩奧法案在中國的正式啟動,上市企業必須建立行之有效的內部控制制度,以適應時代的要求。而銷售及收款活動作為企業生存發展的基礎,其內部控制措施則顯得尤為重要。

關鍵詞:內部控制 銷售 貨款

中圖分類號:F273文獻標識碼:A文章編號:1006-8937(2009)03-0008-01

2002年7月30日《薩班斯-奧克斯利法案》(“薩奧法案”)的頒布,標志著世界上最發達資本市場的監管者已經將內部控制體系的建立、維護、評價和報告看作是經營者的重要責任。2008年5月22日,中國財政部等五部委聯合發布了《企業內部控制基本規范》,自2009年7月1日起在上市公司范圍內施行,鼓勵非上市的中型企業執行,這標志著中國版的“薩奧法案”已正式啟動。隨著社會法制化的推進及企業競爭的加劇,企業只有建立、健全并執行行之有效的內部控制體系,才能夠獲得持續穩定的發展,做到基業長青。

企業內部控制制度,是為適應生產經營管理的需要而產生的,是現代企業內部管理制度的一個重要組成部分。只要存在企業經濟活動,就需要有相應的內部控制制度。它的作用可以體現在以下幾個方面:

①保證會計信息的真實性和準確性。健全的內部控制,可以保證會計信息的采集、歸類、記錄和匯總過程,從而真實地反映企業的生產經營活動的實際情況,并及時發現和糾正各種錯誤,從而保證會計信息的真實性和準確性。

②有效地防范企業經營風險。在企業的生產經營活動中,企業要達到生存發展的目標,就必須對各類風險進行有效的預防和控制,內部控制作為企業管理的中樞環節,是防范企業風險最為行之有效的一種手段。它通過對企業風險的有效評估,不斷加強對企業經營薄弱環節的控制,把企業的各種風險消滅在萌芽之中,是企業風險防范的一種最佳方法。

③維護財產和資源的安全完整。健全完善的內部控制能夠科學有效地監督和制約財產物資的采購、計量、驗收等各個環節,從而確保財產物資的安全完整,并能有效地糾正各種損失浪費現象。

④促進企業的有效經營。健全有效的內部控制,可以利用會計、統計、業務等各部門的制度規劃及有關報告,把企業的生產、營銷、財務等各部門及其工作結合在一起,從而使各部門密切配合,充分發揮整體的作用,以順利達到企業的經營目標。

眾所周知,當企業在產品高度同質化且市場競爭激烈的條件下,要實現其經營目標,銷售環節的關鍵作用越來越明顯。擴大市場占有率、增加銷售收入、加速貨款回收,提高資金周轉效率是使企業立于不敗之地的主要途徑。

而從企業風險分析的角度來看,挑戰、機會和風險始終是并存的事物。銷售-收款已經成為企業管理中非常復雜而且比較難控制的業務環節,其發生舞弊風險的幾率也在不斷增加。如何有效控制銷售-收款循環中的舞弊風險正成為企業內部控制管理關注的焦點。

煉化企業由于其產品與社會關系重大,而且煉化企業銷售方式與一般企業也有所不同,所以銷售及收款環節的內部控制也有其特殊性。以北方石化公司為例,由于整個集團內部下設煉化企業和地區銷售公司,所以煉化企業負責產品生產,產品中的汽油、煤油、柴油等成品油一律由銷售公司統一銷售,煉化企業內部的銷售部門負責小品種如:石蠟、芳香烴等石油產品的自銷。由于以前年度應收賬款占流動資產的比率很高,清欠難度大,嚴重影響了企業的資產周轉率。所以,按照北方石化公司所屬集團的規定,嚴格控制應收賬款余額,當期銷售不允許出現新增應收賬款。因此,北方石化公司對于自銷產品銷售實行先款后貨的預收政策。現分別加以描述。

1 銷售過程

1.1風險

①銷售發票未經有效審核。

②銷售收入確認不準確。

③財務數據和業務數據不一致。

④虛假的銷售收入(截留、隱瞞、虛報)。

1.2控制措施及流程

①營銷調運部結算中心結算崗匯總油品出庫單,打印結算單據,交財務銷售科。

②財務銷售科發票結算崗審核相關單據,開具發票及運費結算單據。

③財務銷售科科長審核銷售發票,核實相關單據(計量單、出庫單、貨款結算單等)及發票開具的項目、內容是否準確、完整。

④財務銷售科結算崗審核銷售發票,核實相關單據(計量單、出庫單、貨款結算單等),審核內容:銷售價格、銷售數量、銷售金額、貨款結算等,及發票開具的項目、內容是否準確、完整,并制作記賬憑證。

⑤營銷調運部結算中心結算崗每天編制銷售日報表,月末匯總本月銷售數量,編制銷售結算對賬單,與財務銷售科結算崗每月對商品銷售數量進行核對并在銷售結算對帳單上簽認。

⑥月末財務銷售科結算崗與集團公司其他單位就內部銷售數量、銷售金額及往來余額進行簽認,編制內部購銷簽認單和內部往來簽認單。

財務銷售科結算崗匯總本期銷售數量及金額,與營銷調運部結算崗每月對商品銷售數量進行核對并在產銷存數量核對表上簽認。

2 收款過程

2.1風險

①預收賬款余額不正確。

②預收賬款被錯誤的確認為銷售收入,或將預收款項長期掛賬不及時確認銷售收入。

2.2控制措施及流程

①客戶到指定開戶銀行預交購貨款,憑現金交款單或進賬單等憑證到財務銷售科預收崗開具貨款收到通知單。

②財務銷售科預收崗審核票據是否真實,戶名、賬戶及購貨單位名稱是否準確完整。審核無誤后簽發貨款收到通知單。

③客戶憑貨款收到通知單到營銷調運部油品銷售中心計劃管理崗位開具油品出庫單,憑出庫單到倉庫提取貨物。

④銷售科預收崗位每半年與預收客戶核對預收款項余額,并簽字確認;如有差異,查找原因并進行處理。

⑤每月末預收崗對預收賬款的余額進行分析性檢查:檢查預收帳款余額是否存在異常變動,如有借方余額,分析原因,并將相關情況報告財務處副處長。

在日常的銷售及收款工作中必須嚴格按照內部控制流程的要求進行業務處理,這樣才能保證每月銷售收入準確無虛假,當月銷售貨款全額入賬,減少資金占用,提高資產周轉效率,使財務報表的數字真實,滿足相關使用者的決策要求。