淺談文書檔案價(jià)值鑒定工作的意義與實(shí)施

習(xí)紅云

【摘 要】本文首先探討了文書檔案價(jià)值鑒定的重要性,然后就如何開(kāi)展好文書檔案價(jià)值的鑒定工作提出了相應(yīng)的意見(jiàn)和建議,包括如何掌握好檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)、影響檔案價(jià)值鑒定工作的相關(guān)因素,最后就文書檔案價(jià)值鑒定的途徑提出了具體可行的方法和步驟。

【關(guān)鍵詞】文書檔案 價(jià)值 鑒定標(biāo)準(zhǔn)

一、文書檔案價(jià)值鑒定的重要性

1.開(kāi)展文書檔案鑒定工作有利于對(duì)重點(diǎn)檔案的保管

就時(shí)間而言,現(xiàn)行機(jī)關(guān)、企事業(yè)的檔案絕大多數(shù)始于上個(gè)世紀(jì)的六、七十年代,距今已有四、五十年的時(shí)間。根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,現(xiàn)存的很多檔案或超過(guò)保管期限或已失去保存利用價(jià)值的檔案,這更顯出檔案鑒定工作的緊迫性和重要性,因此正確判定檔案價(jià)值,剔除已失去保存價(jià)值的檔案,是有助于提高檔案自身價(jià)值的重要工作。

2.開(kāi)展文書檔案鑒定工作,有利于對(duì)人、財(cái)、物的合理使用

近年來(lái),由于檔案數(shù)量劇增,導(dǎo)致庫(kù)房緊張,設(shè)備短缺,經(jīng)費(fèi)不足等問(wèn)題。通過(guò)對(duì)檔案的鑒別,有利于檔案庫(kù)房、設(shè)備人員的合理和有效利用。提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)水平,實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、如何開(kāi)展好檔案價(jià)值鑒定工作

1.要掌握好檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)

鑒定標(biāo)準(zhǔn)是鑒定工作得以順利進(jìn)行的關(guān)鍵,是鑒定檔案質(zhì)量的重要保證,檔案的價(jià)值是客觀存在的,而價(jià)值鑒定對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)帶有很強(qiáng)的主觀性。為使主觀認(rèn)識(shí)活動(dòng)最大限度地符合實(shí)際,保證鑒定工作質(zhì)量,必須建立明確的檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)主要有檔案來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)、檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、檔案的形式特征標(biāo)準(zhǔn)、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)和效益標(biāo)準(zhǔn)等。

(1)檔案的來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)。檔案的來(lái)源通常指檔案的形成者。一般情況下,形成者在社會(huì)活動(dòng)中的地位越高,其形成的檔案價(jià)值越大:首先,本單位的檔案通常需要重點(diǎn)保存,外單位的來(lái)文需要根據(jù)來(lái)文機(jī)關(guān)的地位、職能、以及與本單位的關(guān)系具體判斷其價(jià)值。其次,在本單位制成的文件中,不同的撰稿者和制發(fā)機(jī)構(gòu)也會(huì)對(duì)檔案價(jià)值產(chǎn)生不同影響,主要職能部門或人員形成的檔案往往比一般事務(wù)部門或人員形成的檔案價(jià)值相對(duì)要高。

(2)檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。社會(huì)對(duì)檔案的需求集中反映在對(duì)檔案內(nèi)容的需求上,因此,內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)是檔案堅(jiān)定的最重要的依據(jù)。鑒定時(shí)主要應(yīng)依據(jù)檔案內(nèi)容的重要性、真實(shí)性、客觀性、獨(dú)特性、時(shí)效性等因素進(jìn)行價(jià)值判斷。一方面檔案所記錄實(shí)事的重要程度越高、典型性越突出、真實(shí)性與客觀程度越高,檔案的價(jià)值越大。例如;反映本單位主要職能活動(dòng)、中心工作和基本情況的比反映非主要職能活動(dòng)、日常工作和一般情況的重要,反映典型問(wèn)題的比一般問(wèn)題的重要;另一方面檔案內(nèi)容越新穎獨(dú)特,或者越富于本單位特色,檔案的價(jià)值越大。保存這類檔案,有助于檔案室形成自己的特色,提高室藏質(zhì)量。此外,檔案內(nèi)容的時(shí)效性也會(huì)影響檔案價(jià)值的大小。因此,鑒定檔案時(shí)要具體分析每份文件的實(shí)效性對(duì)價(jià)值的影響。

(3)檔案的形式特征標(biāo)準(zhǔn)。檔案的形式特征通常是指檔案的名稱、形成的時(shí)間、載體形態(tài)和記錄方式等。這些形式特征在某種情況下會(huì)對(duì)檔案的價(jià)值產(chǎn)生一定影響。

(4)相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。相對(duì)價(jià)值是指被鑒定的檔案與其他檔案相比較而存在的價(jià)值。在一定情況下,某些檔案的保存價(jià)值可以相對(duì)提升或降低。相對(duì)價(jià)值的高低主要依據(jù)檔案群體的完整程度。因此,根據(jù)這一規(guī)律,檔案鑒定不能只著眼于檔案?jìng)€(gè)體本身,還應(yīng)綜合考慮全宗的完整程度。

(5)效益標(biāo)準(zhǔn)。近年來(lái)檔案界提出的一個(gè)新的具有實(shí)用性的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。效益標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)為鑒定檔案的價(jià)值必須考慮保管檔案的投入與利用檔案產(chǎn)品之間的比率。效益標(biāo)準(zhǔn)的提出和接受,是檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)日趨實(shí)用化的重要表現(xiàn) 。

2.影響文書檔案價(jià)值鑒定工作的因素

檔案價(jià)值鑒定是一項(xiàng)對(duì)檔案工作者要求非常高的業(yè)務(wù)工作,它要求檔案工作者不僅具有優(yōu)秀的政治素質(zhì)和道德修養(yǎng),而且具有廣博的知識(shí)面和豐富的檔案價(jià)值鑒定經(jīng)驗(yàn),檔案價(jià)值鑒定人員的心理在一定程度上直接制約著檔案價(jià)值鑒定的活動(dòng)過(guò)程。因此建立檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)體系必須立足于現(xiàn)狀,根據(jù)存在的不同問(wèn)題制定相應(yīng)的鑒定標(biāo)準(zhǔn),從而建立檔案價(jià)值鑒定過(guò)程中更加規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。

3.文書檔案價(jià)值鑒定的途徑

檔案價(jià)值鑒定的難度較大,應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際開(kāi)展檔案價(jià)值鑒定工作,不斷完善補(bǔ)充檔案價(jià)值鑒定工作中的標(biāo)準(zhǔn),做到工作有章可循,確保檔案鑒定工作的健康發(fā)展。

(1)文書檔案鑒定工作的方法

鑒定文書檔案價(jià)值的基本方法就是直接、具體地審查檔案,通常這種方法也被稱為直接鑒定法。直接鑒定法要求鑒定人員逐件逐張審查檔案材料,從文件的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面考察分析,確定其價(jià)值,而不是僅僅根據(jù)案卷目錄、案卷標(biāo)題或文件目錄、文件題名等簡(jiǎn)單判定檔案的價(jià)值。一般情況下,文件題目和案卷目錄應(yīng)該正確反映文件和案卷的內(nèi)容及成分,但有時(shí)候也會(huì)出現(xiàn)題目中文種使用不當(dāng)或組卷不合理的情況,導(dǎo)致題目和目錄不能正確提示文件或案卷的內(nèi)容和成分。若簡(jiǎn)單地根據(jù)他們?nèi)ヅ卸n案的價(jià)值,就可能發(fā)生錯(cuò)誤。為了保證鑒定工作的質(zhì)量,必須直接審查檔案材料的內(nèi)容。

(2)文書檔案鑒定工作的步驟

第一步,在文件歸檔時(shí)確定是否屬于歸檔范圍,剔除一部分沒(méi)有保存價(jià)值的文件,由機(jī)關(guān)文書處理部門或業(yè)務(wù)部門保存一、二年后銷毀。國(guó)家檔案局對(duì)歸檔文件的范圍作出了明確規(guī)定,各單位應(yīng)根據(jù)規(guī)定,結(jié)合本單位的實(shí)際情況確定具體的歸檔范圍。文書工作人員和檔案工作人員在歸檔工作中應(yīng)增強(qiáng)檔案價(jià)值意識(shí),用檔案價(jià)值鑒定的原則和方法指導(dǎo)歸檔文件的選擇。

第二步,對(duì)歸檔文件確定其保管期限,即確定檔案的“生存期”。通常的做法是各單位在每年的歸檔類目中預(yù)定每個(gè)案卷或每份文件的保管期限,正式整理時(shí)再根據(jù)文件的內(nèi)容和保存價(jià)值確定每卷或每件最終的期限。這一階段的鑒定工作主要由機(jī)關(guān)文書立卷人員具體實(shí)施。

第三步,到一定年限后對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審主要采取兩種形式:一是移交復(fù)審,即需要向檔案館移交檔案的機(jī)關(guān)在移交檔案時(shí),由本機(jī)關(guān)檔案人員和檔案館的接收人員共同對(duì)移交檔案的期限加以審查。二是到期復(fù)查,即對(duì)于定期保管的檔案在保管期滿后,重新審查這些檔案是否需要繼續(xù)保存。對(duì)于保管期滿但仍具有保存價(jià)值的檔案,要重新劃定保管期限,對(duì)于確實(shí)失去保存價(jià)值的檔案,要剔除并按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。