醫院檔案信息化建設初探

于秀珍　陳春玉

醫院檔案是醫院在醫、教、研、防工作中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各門類及載體的檔案,是醫院管理工作中的憑據,是醫學科學研究的基礎,是醫院進行宣傳教育的生動資料。醫院如何適應社會主義市場經濟體制,做好新時期醫院檔案信息化管理工作,是檔案人員目前面臨的一項艱巨任務。

一、 檔案信息化工作的重要性

隨著現代信息技術的飛速發展,醫院各項工作也都加大了信息化管理力度。目前我院網絡信息化系統已普遍應用,從病人初診實名制掛號到門診、急診、病房出院結帳都已實行計算機網絡化管理,既規范又標準,為病人求診提供了便利。數字化手術室及自動導航系統也已應用于臨床手術,初步實現了系統功能與系統建設、網絡與通訊線路的協同建設,并構建了應急監控與視頻會議系統,不斷完善著醫院的信息網絡系統。信息化從根本上轉變了醫院的管理模式,這一轉變也要求醫院檔案信息化建設必然要有新思路、新想法,必然要變革傳統的管理模式才能適應全方位信息交流的客觀形勢,促進醫學的發展。因此,如何實現醫院檔案信息化建設,已成為我們檔案工作者探討的新課題。檔案信息化建設以檔案業務為核心,以計算機、網絡、信息技術為手段,以現代管理學為理念,對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務,從而實現檔案信息的數字化、檔案信息的網絡接收、傳遞、存儲和提供利用。

二、醫院檔案信息化建設現狀

1、檔案信息化工作中技術標準不一。據了解,目前衛生系統軟件使用不統一,升級版本不一,缺乏統一的軟件支持,亟需升級聯網更新,進行系統維護,特別是系統運行中出現的問題應得到及時處理。

2、檔案信息化難以滿足更多利用者對檔案信息的需求。檔案信息化呼聲高,大部分單位檔案工作只是停留在簡單的錄入、查詢和提供利用等傳統模式,檔案工作與醫院目前的信息化建設差距太大,亟需解決檔案的網絡信息共享。

3、檔案管理人員的素質影響著檔案管理水平的進一步提高。在醫院人才培養中,重視醫療技術人員素質的培養,但并沒有把檔案人員素質的提高和繼續教育納入計劃和要求。檔案工作隊伍存在著專業知識老化,知識面窄,知識結構不合理,缺少高層次的檔案專業人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統的經驗上,思想觀念和管理水平跟不上時代的發展,缺乏創新和活力。這些情況已嚴重阻礙了檔案事業的發展。

三、改善現狀,加強醫院檔案的信息化建設

1、加強檔案信息化建設中軟件和硬件的配套工作,建立相對穩定的檔案信息化管理體系,這是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作,是檔案工作向信息化邁進的必由之路,是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。因此,要加大資金投入力度,保障檔案信息化建設所需的軟、硬件配套設施齊全。同時檔案信息化建設應與醫院的網絡建設同步進行,實現資源互補。我院信息中心已在籌劃檔案網絡與醫院網絡的設密權限,嘗試以檔案室為中心將院內的相關計算機進行內部聯網。將信息建立在統一的管理平臺上,方便使用者在任何一臺計算機上查看相關資料,在實現資源共享的同時也體現了數字化檔案管理的時效性。醫院正在逐步完善檔案信息網絡系統,逐步實現辦公自動一體化的構想。

2、要把檔案信息化建設的各項工作納入科學化、規范化的軌道。檔案信息化建設要與醫院醫療管理網絡化建設一致,確保數字檔案資源的格式統一、數據規范、長期可讀,實現檔案網絡信息資源的共享。

3、組織檔案人員開展業務培訓,培養懂得網絡知識與檔案管理的復合型人才,為檔案信息化建設提供必要的人才保障。檔案人員要邊學邊實踐,不斷提高檔案信息化管理水平。首先,要掌握計算機理論知識和運用技能,使自己熟練使用各種現代化信息工具,特別是網絡傳輸工具,為更快更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。其次,檔案人員要通過深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求,并在熟悉檔案室藏基礎上,熟練快速地提供利用。

作者單位:北京市積水潭醫院