會議記錄的審計

曹達紅

在審計實務中,除了財務數據和業務數據是審計的主要對象外,其他一些文字材料作為審計證據,同樣具有使用價值,同樣能為審計人找到切入點。被審計單位的會議記錄就是其中一種證據類型。

一、會議記錄可能提供的信息

被審計單位多數重大經濟決策事項都要通過黨組(委)會和領導班子成員會議集體研究決定,因此審閱其會議記錄(紀要),了解決策事項,查閱收發文本,跟蹤其出臺政策措施,捕捉有用信息,挖掘審計線索,是查診被審計單位重大經濟決策得失的重要輔助方法。會議記錄可能提供如下對審計有用的信息:

(一)重大投資決策的會議記錄

如對某縣長經濟責任審計,審計人員重點抽查其常務會議紀要,查看其決策過程是否民主,決策事項是否科學可行,有沒有相關的專家對此決策報告分析評價其可行性調研情況和結果,決策結果如何?結果發現有部分重大投資決策項目沒有進行科學分析論證,最后導致重復投資和投資損失浪費。

(二)資金籌集與分配的會議記錄

如對某市本級財政預算執行情況的審計,審計人員審閱有關財稅會議記錄,查看其資金籌集是否合法,是否有本地籌集對象的財力許可:資金分配是否按需分配,有沒有“撤胡椒面”、好處大家得和不經過分析論證,完全憑個人主觀想法或權力與人情分配的情況。結果發現其中之一問題是該市財政年終追加市執法局預算指標只是根據市委書記的一個電話而討論如何安排,沒有任何其他預算支出的依據。

(三)資金使用與管理的會議記錄

查看資金使用和管理是不是按照有關法律法規的規定去執行,改變資金用途是不是經過集體討論,并報請上級有關部門的審批同意;資金管理是不是從資金安全和節約成本方面考慮,是否存在人為因素而改變資金管理方式。如某縣城市低保資金,按規定應存放在縣農業銀行,按月直接發放到低保人銀行卡上,減少中間環節。但該縣財政按照縣長的意見,將款項存放在農村信用社,并由社區將款項現金發放給低保人,造成業務經辦人員取款后滯留挪用低保資金,危及低保資金運行安全。

(四)發放獎金福利,部門崗位人事調整等,這些都會形成相關的會議記錄,都可以作為審計線索。比如重要崗位的人事調整,就要考慮他的調整依據是否合理,是否有利于工作,還是為了實現有目的的個人控制等。發放資金福利是否符合廉政規定,超過廉政限額或陽光福利標準的部分是如何解決其資金來源,又是如何出賬的。

二、如何鑒別虛假會議記錄

會議記錄有兩種,一種是存檔的單位記錄,主要由辦公室主任或文秘人員記錄;一種是非存檔的私人記錄,主要散見于與會人員的記錄,而這種記錄有可能在私人專門的會議記錄小本上,也有可能在公務員考核手冊上,甚至還有可能是隨手拿過來的活頁紙上。由于單位記錄事先就準備要存檔備查,所以記錄格式比較正規,記錄內容也相對符合會議主持人的口味,細枝末節通常會省略,對主持人主持會議的意圖有時也會故意隱瞞不記。而私人記錄則不講究這些,有的只記錄自己關心的或對自己有用的內容,而有的則事無巨細,統統包納,所以這些記錄比歸檔的單位記錄更真實、更全面、更有價值,但這些證據受審計取證手段的限制很難得到。

下面簡要介紹單位虛假會議記錄的鑒別方法:

(一)完全虛假的會議記錄

完全虛假的會議記錄主要為應付檢查而臨時補記的,這里面隱藏著大量的違反財經法紀信息。這種會議記錄有兩個方法可以鑒別:

一是查看會議記錄筆跡,有的會議記錄整本是一個人的筆跡,有的也會故意給人是多人記錄、多次記錄的假象,但筆跡絕對是新的,而且整本缺少折痕,非常干凈。

二是查看會議記錄本,為應付檢查而臨時補記,其使用的記錄本有可能是最近購買的,紙質材料與當時使用的記錄本有區別。如對某縣移民建鎮資金使用管理情況審計時,審計人員查出某單位用新近在文具店購買的會議記錄本記錄兩年前就已經發生的事。

(二)部分虛假的會議記錄

部分虛假的會議記錄表現為添加會議內容,這些內容本身在會議時沒有討論,或雖然討論,但沒有通過。事后發現這么做與實際執行結果發生差異,甚至嚴重違背會議精神或有關法律法規,為了彌補這一“過失”,被審計單位就會添加會議記錄內容。

部分虛假會議記錄的鑒別,一方面要通過筆跡鑒別,因為后補的內容通常與當時記錄的筆跡不會相同,即使是同一個人記的,也因為心情環境、身體狀況,甚至天氣變化而影響筆跡;另一方面是看記錄的行文格式,正常記錄的內容都是從上而下,自左而右排列的,中間即使有空檔,也在句末段尾。而添加的內容必須插入句中,且字體可能會小一點,甚至是歪斜著排列,與整個記錄文字風格明顯不同。

(三)與事實不符的會議記錄

與事實不符的會議記錄一般表現為記錄內容含混不清,有多處涂抹、修改的痕跡。這種情況雖然不多見,但在審計實務中的確有發現,主要原因是會議記錄人當時開小差,沒聽清楚,或者是理解錯了發言人的意思,而胡亂記錄上去的。

此外,中間缺頁的會議記錄,審計人員更有理由懷疑被審計單位在有意隱瞞會議記錄的真實內容。

三、會議記錄的分析判斷

領導人自行決策的少數重要事項,一般會交給核心承辦人去組織或承辦。而核心承辦人有的是財務負責人,有的是貸款審批人,有的是項目負責人,而這些核心承辦人通常都會對所承辦的事項進行私人記錄,因此,審計人員應有針對性地找相關人員談話,要求其提供重大事項的工作記錄或會議記錄。在審閱會議記錄時,審計人員應著重以下幾個方面的分析判斷:

(一)某一項決策需要通過會議討論決定,但主持人或會上最高領導如果首先表態,后面的人雖然也會提一些看法,但最后都會表示無意見,這樣的情況都是事先就溝通好的,很有可能決策不民主。

(二)會議主持人或參加會議的最高級別的決策者一開始就點明會議主題并發表自己的意見,那么后面的人基本就沒有反對意見了,這種會議擺明是不讓別人提意見,決策極有可能不民主。

(三)如果讓與會人員先談意見或看法,會上有個別人提出了反對意見,且已記錄反對理由,審計人員就要調查他的反對理由是否合情合理,日后決策執行結果或執行階段性結果是否印證他的反對理由是正確的。

如果有人提出反對意見但沒有記錄反對的理由,這個更要搞清楚他為什么反對,而又不記錄反對的理由,是堅持原則敢于說真話,還是跟決策提議人意見不合,有意抬杠?

(四)重大決策所有與會人員都應發表意見,如果存在有個別人沒有發表意見的會議記錄,應該考慮延伸調查這些人,問他為什么不發表意見,是不是保留意見而不好說出來?

(五)應到會人數如果與實到會人數相差很大,會議記錄上又沒有說明缺席會議的原因,應該延伸審計調查會議缺席人。如本案,撇開某些人參加,目的是不想讓更多人知道決策過程和結果。

(作者單位:江西省建設廳)