企業(yè)會計電算化管理中的內(nèi)部控制研究

顏英姿

在會計電算化中,內(nèi)部控制由人工控制變?yōu)槿撕陀嬎銠C(jī)共同控制,原有的內(nèi)部控制已無法適應(yīng)會計電算化信息系統(tǒng)的要求。可以說,任何一家實現(xiàn)電算化的企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織,不論其規(guī)模大小和業(yè)務(wù)性質(zhì),不論其采取何種會計工作組織程序,在其會計業(yè)務(wù)處理中,總是不同程度、不同方面地存在著一定的內(nèi)部控制問題。

一、當(dāng)前企業(yè)電算化管理中內(nèi)部控制存在問題

1.會計電算化人員素質(zhì)有待提高。

目前,普遍存在的較低的人員素質(zhì),使會計軟件的許多功能得不到充分利用,更談不上根據(jù)實際工作情況進(jìn)行二次開發(fā),從而使會計軟件中固有的一些內(nèi)部控制措施得不到落實。

2.通用會計軟件安全控制功能不完善。

(1)軟件安全性與保密性差。

作為財務(wù)軟件的加密,目前主要是對軟件系統(tǒng)而言,財務(wù)軟件公司只考慮自身的經(jīng)濟(jì)利益,防止盜版,但對用戶會計數(shù)據(jù)保密性、安全性涉及不多。另外,數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施,可以很方便的從外部打開修改。

(2)各核算模塊缺乏銜接致使內(nèi)部控制難度大。

總賬、固定資產(chǎn)、工資等模塊間數(shù)據(jù)不能順利地相互傳遞,以實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬、相關(guān)查詢等功能,不能做到“無縫連接”,因此也就無法充分發(fā)揮計算機(jī)在數(shù)據(jù)處理上的先進(jìn)性。由于電算化會計信息系統(tǒng)的一體化系統(tǒng)模式尚未建立,各子系統(tǒng)間會計數(shù)據(jù)不能完全實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部自動轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù),多數(shù)子系統(tǒng)仍然建立在直接使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上。這不僅增加了數(shù)據(jù)輸入的工作量,而且因為由人工核算、人工輸入等人為因素,增加了出錯機(jī)率,也加大了內(nèi)部控制的難度。

(3)已有的功能不符合內(nèi)部控制的要求。

在電算化會計信息系統(tǒng)中,存貯在磁性介質(zhì)中的會計信息有被篡改而不留下痕跡的特點。同時,商品化會計軟件設(shè)置了一些不應(yīng)有的功能,使不少必要的程序控制失效。這不僅會誤導(dǎo)會計人員的思想認(rèn)識,甚至?xí)斐梢恍┎粦?yīng)有的依賴習(xí)慣。更為嚴(yán)重的是,軟件的不規(guī)范之處還給不法之徒提供作案機(jī)會。

(4)軟件的實用性不足。

企業(yè)在選購財務(wù)軟件時缺乏前瞻性,隨著經(jīng)濟(jì)與企業(yè)的發(fā)展,原有的財務(wù)軟件在功能上已不能適應(yīng)新形勢的要求,而企業(yè)又沒有及時對原有系統(tǒng)給予改進(jìn),從而使相關(guān)的內(nèi)部控制得不到保障。

3.電算化會計基礎(chǔ)管理工作薄弱。

(1)職責(zé)分離執(zhí)行不力。

實施電算化會計后,企業(yè)財務(wù)處工作人員的職責(zé)分工仍與手工模式下相同,只是增加了系統(tǒng)維護(hù)人員崗位,沒有制定新的崗位責(zé)任制度。雖然通過設(shè)定密碼的方式實現(xiàn)了操作權(quán)限控制,但由于職責(zé)不明確,從而使越權(quán)操作成為可能。如系統(tǒng)維護(hù)人員可以隨時接觸系統(tǒng),甚至頂班操作,增加其利用對程序的了解及編程技術(shù)作案的機(jī)會。

(2)操作過程中存在風(fēng)險。

由于沒有制訂相應(yīng)的控制措施和缺少監(jiān)督,沒有嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人接觸電算化系統(tǒng),對于玩忽職守的情況,難以明確追究相應(yīng)的責(zé)任。

(3)維護(hù)過程中存在風(fēng)險。

系統(tǒng)日常維護(hù)主要解決在日常操作中計算機(jī)硬件、軟件一些簡單故障。企業(yè)在對系統(tǒng)日常維護(hù)過程中,常常是出了問題就由工作人員直接通知維護(hù)人員進(jìn)行維護(hù),沒有嚴(yán)格的申報和測試驗收制度,維護(hù)過程也不做相應(yīng)記錄。

(4)檔案保管中存在的問題。

第一是對電算化檔案重要性的認(rèn)識不到位,造成檔案管理內(nèi)容不全;第二是會計檔案沒有嚴(yán)格執(zhí)行分人分地保管,存在較大的隱患;第三是數(shù)據(jù)備份存在偏差。雖然對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,但不能堅持定期備份。如果出現(xiàn)計算機(jī)故障就可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。對數(shù)據(jù)沒有定期檢查,缺乏針對突發(fā)問題而采取的補(bǔ)救措施。另外,軟件目前只支持軟盤備份,難以克服磁盤容量小、壽命短、穩(wěn)定性差等缺陷;第四是沒有建立和執(zhí)行計算機(jī)病毒的防范管理制度,多次出現(xiàn)由于軟盤使用不當(dāng)使系統(tǒng)數(shù)據(jù)被病毒破壞的情況。

4.缺乏電算化內(nèi)部審計監(jiān)督。

內(nèi)部審計是內(nèi)部控制的重要措施。內(nèi)部審計人員應(yīng)對電算化會計系統(tǒng)的管理及控制制度進(jìn)行研究和評價,指出其薄弱環(huán)節(jié),提出改善意見,促使被審單位(部門)加強(qiáng)電算化會計系統(tǒng)的管理和控制。但是,該學(xué)院對于電算化會計系統(tǒng)缺乏有效的內(nèi)部審計監(jiān)督制度。

二、完善企業(yè)會計電算化管理內(nèi)部控制的措施

1.提高電算化會計人員素質(zhì)水平。

會計電算化內(nèi)部控制能否起到應(yīng)有的作用,很大程度上取決于會計人員的質(zhì)素。會計電算化給會計工作增添了新內(nèi)容,從各方面要求會計人員提高自身素質(zhì),更新知識結(jié)構(gòu)。

2.加強(qiáng)軟件使用與管理。

(1)建立電算化操作控制制度。

明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限,對操作密碼要嚴(yán)格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件;預(yù)防已輸入計算機(jī)的憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿;操作人員離開機(jī)房前,應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件;根據(jù)本單位實際情況,由專人保存必要的上機(jī)操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

(2)建立計算機(jī)管理制度。

保證機(jī)房設(shè)備安全和計算機(jī)正常運行是進(jìn)行電算化會計的前提條件,要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng),保持機(jī)房和設(shè)備的整潔,防止意外事故的發(fā)生;確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除;對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份;對正在使用的會計軟件進(jìn)行修改,對通過用會計軟件進(jìn)行升版和計算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作,要有一定的審批手續(xù);在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全,并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督;健全計算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時進(jìn)行排除的管理措施,保證會計數(shù)據(jù)的完整性。

3.重視會計軟件的選擇。

在電算化會計條件下,會計核算和管理的質(zhì)量取決于會計軟件質(zhì)量。因此,為了建立健全電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的內(nèi)部控制,就必須要重視會計軟件的選擇工作,要從運用、通用、安全、易用等多角度選擇軟件。

4.完善內(nèi)部控制基礎(chǔ)工作。

(1)崗位設(shè)置。

防范和杜絕經(jīng)過電算化會計軟件舞弊方式的最佳方法就是設(shè)計合理、有效的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。根據(jù)電算化會計系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求,電算化后的會計崗位分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位包括會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等;電算化會計崗位包括電算化主管、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、審核員、檔案管理員等。

(2)權(quán)限管理。

權(quán)限管理包括權(quán)限分配和用戶名/密碼管理兩個方面,前者決定相應(yīng)用戶對會計數(shù)據(jù)具有哪些操作權(quán),而后者則保證了用戶和權(quán)限的對應(yīng)關(guān)系。在分工時,應(yīng)做到相互牽制、相互制約,職權(quán)分離,有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤違法行為,從而防止出現(xiàn)舞弊和欺詐。在權(quán)限等級管理中,口令密碼必須不定期地更換,特別是電算主管必須有強(qiáng)烈的保密意識,對整個電算系統(tǒng)的安全有不可推卸的責(zé)任。只有這樣才能更好地發(fā)揮互相牽制約束的作用,才能防止非法侵入。

(3)崗位輪換制。

對設(shè)置的各個崗位,我們還應(yīng)建立權(quán)限控制制度,用密碼加以控制,防止非法操作和越權(quán)操作,防止財務(wù)機(jī)密外流,確保會計數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、可靠。密碼應(yīng)由電算化主管統(tǒng)一管理。在實施電算化會計過程中,根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要,參照對電算化會計崗位的描述設(shè)立必要的工作崗位基本會計崗位和電算會計崗位,在保證會計數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置,各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。

(4)電算化檔案管理。

電算化檔案的管理控制是指明檔案的建立、保管、使用、復(fù)制和修改應(yīng)由專人負(fù)責(zé),以全面及時反映資產(chǎn)、負(fù)債和經(jīng)營成效的動態(tài)情況。應(yīng)主要完善三類檔案:第一種是以原材料形式存在的原始數(shù)據(jù)資料。原始憑證的采集、保存、整理和傳送過程中,都應(yīng)與其處理程序及說明書相聯(lián)系歸檔入案。這些資料在歸類入檔之前必須經(jīng)審核批復(fù)并作好維修。第二種是以輔助材料形式存在的,以診斷系統(tǒng)、修改維護(hù)及擴(kuò)充系統(tǒng)功能不可缺少的技術(shù)檔案,諸如可行性研究報告,診斷、測試及修改報告,技術(shù)操作指南。第三種是以磁盤等軟件形式存在的數(shù)據(jù)文件資料,因其是隱性的信息,其保管、防改與防盜的技術(shù)性特別強(qiáng)。應(yīng)加以細(xì)心保護(hù)和嚴(yán)格控制,對磁盤的轉(zhuǎn)移、交接、使用和維修都必須建立記錄、時間、運用和有效期等內(nèi)容的檔案,并作適時檢查。

5.加強(qiáng)內(nèi)部審計監(jiān)督。

(1)強(qiáng)化內(nèi)部審計的作用。

①系統(tǒng)開發(fā)過程中需內(nèi)部審計人員參加;②對會計資料定期進(jìn)行審計;③審查結(jié)構(gòu)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性;④監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性,避免非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

(2)采用多種內(nèi)部審計方法。

①計算機(jī)外部審計法。計算機(jī)外部審計法是把計算機(jī)視為一種記賬工具,審計人員根據(jù)原始數(shù)據(jù),通過手工操作或借助于計算機(jī)進(jìn)行運算,將處理結(jié)果與計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的輸出對比,檢驗其是否正確的方法。②編程驗證法。內(nèi)部審計部門根據(jù)賬務(wù)處理的流程按照審計要求設(shè)計、編制適于本單位計算機(jī)賬務(wù)處理過程檢驗的樣本數(shù)據(jù)磁盤,審計人員只要將檢測磁盤插入財務(wù)部門使用的計算機(jī)中進(jìn)行檢測運行,并將結(jié)果打印或顯示出來,經(jīng)過分析,推斷出該計算機(jī)賬務(wù)處理程序是否準(zhǔn)確與合法。③計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)審計法。聯(lián)網(wǎng)審計法是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)行審計,這一方法在運作時需要在審計部門安裝檢測機(jī),并采用專用審計程序隨時檢測,審計人員只需通過操作本部門與財務(wù)部門相聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)便可對日、月、季及年度的各賬簿實施審計,這種方法具有不受時間限制,效率高的特點,并保證了審計的質(zhì)量。

(作者單位:漣鋼福利企業(yè)公司)