談醫院檔案管理工作現代化

馬俊英

摘要:隨著社會主義現代化各項事業的飛速發展,檔案管理現代化工作也更顯得重要而迫切。為此,首先要提高認識,更新概念;其次要搞好綜合治理;再次要加強軟硬件建設;最后是要提高管理人員的素質。

關鍵詞:實現 檔案管理 工作 現代化

檔案工作的主要任務是延長檔案壽命,開發檔案信息資源,為社會主義現代化服務。檔案是一種原生的信息資源,推進檔案信息化對于經濟和社會發展具有十分重要的意義。為此,加快檔案管理現代化的步伐是一項迫切而重要的任務。

一、提高認識

(一)要提高對檔案管理工作現代化必要性的認識

隨著科技的發展特別是以互聯網為代表的科技時代的來臨,檔案管理現狀已不適應檔案事業發展的需要。特別是政府網絡化的建立,更要求檔案管理部門加快檔案管理現代化建設步伐,以適應社會公眾對檔案信息的需求。

(二)要不斷更新觀念

一是牢固樹立服務觀念。隨著政府網絡化的建設,檔案工作者應解放思想,更新觀念,樹立對外開放的服務意識,圍繞人們對知識、信息的需求,開發檔案信息資源,積極主動地為社會和經濟建設提供真實可靠的服務。

二是不斷更新業務知識的觀念。檔案部門要根據形勢發展的要求,逐步改變傳統的檔案收集管理的模式,加強檔案的收集,建立動態的檔案信息存儲系統,面向社會提供服務。

三是增強現代化管理觀念。計算機網絡技術的發展使檔案信息的處理手段有了質的飛躍。因此,必須樹立強烈的檔案信息現代化意識,加大信息的收集、存儲、加工、傳輸諸環節的工作力度,以適應檔案現代化管理工作的需要。

二、綜合管理

(一)抓綜合管理

就是將各單位形成的各門類各中載體的檔案,作為一個整體實行統一的管理。這是有效地保護檔案,充分發揮檔案整體效益的重要措施,是檔案管理規范化、科學化、制度化的基礎。

(二)抓全程管理

主要內容有三:歸檔規范化、分類科學化、利用制度化。因此,必須建立一整套的規范,克服工作中的隨意性和盲目性。在制定規范時,一是要明確文件材料的歸檔范圍,讓有關單位做到心中有數;二是加強指導,及時反饋,避免不規范的歸檔材料產生;三是確保及時歸檔,對各類材料歸檔時間要作出具體規定。在整理分類上,要采用科學方法,將各種復雜的檔案材料進行合理的分類。

(三)加快制定統一標準

檔案管理標準化是檔案信息化建設的重要基礎。檔案信息化建設是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。在檔案信息化建設中,信息的共享和網絡的溝通更依賴于統一的標準和規范。

三、加強軟硬件建設

實現檔案管理現代化,必須要加強檔案管理工作的硬件建設。檔案部門一定要根據自身的應用目的來選擇信息處理方法,既要考慮到平臺系統建設技術的先進性與成熟性、經濟性與可擴充性、可靠性與安全性的原則,又要避免盲目地追求高新處理技術,這樣就可收到事半功倍的效果。尤其要針對檔案現代化建設中,既懂檔案又懂計算機的復合型人才非常缺乏的現狀,要加大人力培養力度,強化人才培養體制和機制,有意識地挖掘和培養技術管理干部。只有擁有了這類人才,檔案管理的現代化才有希望。

在檔案信息化建設初期,許多部門對信息化的認識匱乏,認為先進的機器設備就代表信息化的水平,從而花費大量的資金購置了各種計算機設備。但由于應用系統軟件開發嚴重滯后,幾年過去了,機器性能大打折扣,造成嚴重浪費。對于檔案信息化建設,我們應該加快建設檔案基礎平臺,包括檔案網絡建設和管理系統軟件的開發,同時建立起各類規范化、標準化的目錄數據和內容數據庫,提高檔案信息服務水平。應加快建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺,實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享。

四、提高人員素質

信息時代,以計算機多媒體技術和網絡技術為核心的現代信息技術對檔案事業的影響愈來愈大,對檔案工作管理人員的素質提出了更新、更高的要求。

由于檔案工作長期處于一種半封閉狀態,長期不變的工作模式、工作環境,使一些檔案管理工作人員觀念陳舊、思想保守、進取精神不強。相當一部分人還停留在傳統的專業知識與觀念上,其知識結構已遠遠不能適應信息時代檔案工作的要求,既不會運用現代高新技術工具,又缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識,這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。為此必須要建設一支高素質的檔案管理隊伍。主要途徑包括:

第一,重視高素質復合型人才的培養。信息時代檔案工作的特點要求檔案管理人員應該是既懂得檔案管理,又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構的高素質“通才”。這就要求檔案工作人員的素質培訓工作應該著重在提高檔案工作人員的管理能力、創新能力和對新技術的吸納、整合能力上下功夫。

第二,重視檔案工作人員的在職培訓。提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育,因此,各部門要積極組織檔案管理人員參加業務培訓和新技術學習班,提高檔案管理人員的知識結構和整體水平,并注重增強他們的檔案信息觀念和提高檔案信息服務能力。在實施教育、培訓時,要采取多形式、多層次的辦學模式,突出針對性和實用性。在培訓內容上做好需求調研,將培訓內容與實際工作相結合,針對不同崗位人員的工作職責和素質要求,制定相應的培訓方案,加大計算機知識的培訓力度,強化與圖書館學、情報學等相關學科的聯系,重視網絡知識的運用,并適當設置檔案專業的課時,傳授有關檔案工作的新知識、新技術、新技能,使檔案工作人員及時了解檔案界的研究動態、檔案工作的發展趨勢及現代信息技術在檔案工作中的運用,進一步拓展學習領域,更新知識結構。

第三,合理地配置人才,優化人才結構。要將不同專業、學歷、年齡、職稱的檔案工作人員進行科學整合,充分發揮各類人才的整體優勢,形成合理的人才結構。由此可以使不同層次的檔案工作人員互相配合、互相影響,以利于整體效能的發揮。在這一過程中,還應注意事業留人、感情留人和適當的待遇留人的問題。只有在以人為本、抓住人才的條件下,檔案管理系統的現代化才能具備堅實的基礎。

(作者單位:河北邯鄲市第二醫院)