行政事業單位財務信息化管理模式之探索

張擁軍

摘 要:財務信息化管理模式具有財務信息的實時性、數據資源的共享性、工作流程的可視性等特征。構建高起點、高標準、高要求的全新的財務信息化管理模式,應從以下幾個方面入手:加強精細化管理;加強預算控制、執行、分析;規范網上報銷流程;創建人性化的信息表達方式。財務信息化管理模式運行過程中應注意:建章立制;常態培訓;培養復合型財務信息化人才;進行深層次開發創新。

關鍵詞:財務信息化管理模式 精細化 預算 網上報銷

中圖分類號:F234.3 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)09-184-02

隨著信息化建設的日益發展,行政事業單位傳統的財務會計電算化管理模式效率和效益較低,提供的財務信息內涵有限,支撐和保障各單位中心工作的財務信息化建設顯得十分必要和緊迫。加快財務管理信息化建設,加速財務由記賬、算賬及提供報表等會計電算化初級階段向運用現代信息技術進行財務管理的高級階段轉變,可以達到業務處理高度智能、信息高度共享、監管預警實時主動、財務工作精細管理的目標,為各級領導的科學、高效、正確決策奠定基礎。

一、財務信息化和會計電算化兩種管理模式的對比

傳統會計電算化管理是現代財務信息化管理模式的基礎,財務信息化是依托現代信息科技對傳統會計電算化進行的創新。建設財務信息化管理平臺,實際上就是要改變以往以會計核算代替財務管理的財務理念,通過計算機網絡技術和應用軟件相互協同,對原有的會計電算化工作進行創新與探索,建立一個集預算控制、網上審批、資金結報、遠程核算、預警監管、智能分析、圖形化演示等功能于一體的財務信息化管理系統,實現主管單位和下屬單位財務管理的規范化、網絡化、一體化。具體而言,財務信息化和會計電算化兩種管理模式差別主要表現在以下幾個方面:

1.處理的信息內涵不同。會計電算化處理的信息主要指會計核算資料、會計報表等。財務信息化處理的信息不僅包括會計核算資料、會計報表等,還包括運用財務管理手段生成的如財務分析指標、網上審批、預算控制、決策流程、預警反饋、圖形顯示等各種財務信息。

2.處理的時間跨度不同。會計電算化主要是對過去的、已經發生的、客觀存在的財務狀況進行反映。財務信息化則是對整個財務活動的事前、事中、事后的全過程的“動態信息”進行處理。

3.作用不同。會計電算化反映財務活動中“量”的變化。財務信息化反映“量”的變化的同時,更多地評價財務活動的“質”,幫助決策者證實過去事項,評價和修正過去決策,為新的決策提供依據。

二、財務信息化管理模式的特征

行政事業單位財務信息化管理模式作為對傳統會計電算化管理模式的創新與探索,具有以下鮮明的特征:

1.財務信息的實時性。傳統的財務信息,是在業務發生后,經過會計核算、經歷一個較長周期而得到的,比如行政事業單位下屬單位上報的會計月報、年報等。而現在,財務活動信息被整合于一個財務信息化管理系統,并與外部系統如國庫集中支付系統、非稅收入收繳管理系統、政府采購管理系統、網上銀行系統等實時連接。這樣,一方面可直接與行政事業單位內部業務系統、財政部門、銀行等外部系統通過安全交換平臺交換信息,拓展信息渠道,豐富信息內容。另一方面,行政機關事業單位活動的每一項業務都能被立刻反映出來并被加工成為最新的財務信息,各種傳統的靜態財務報表數據被實時的財務動態數據更新。財務信息與財務活動同步,極大提高了統計數據、預算控制、監管預警等財務管理方法的實時性。

2.數據資源的共享性。數據資源共享是財務信息化管理模式的又一個重要特征。以往單機系統的獨立性使它擁有的各種軟件、硬件資源只能為其所用,而行政事業單位的財務信息化管理系統的核心軟硬件以及數據的安全交換、保存、備份均由上級部門維護,下屬單位可以跨越地域限制,只需依靠單位內網客戶端即可共享各種軟、硬件資源,改變以往不同的業務系統就必須有互不兼容的網絡、不同的專門客戶端電腦進行操作的弊端,這既提高了資源的利用率,又減少了辦公成本,使財務人員一臺電腦就可以跨平臺操作,完成不同的財務工作。

3.工作流程的可視性。財務信息管理平臺業務高度集成、統一、規范,為不同部門之間的協同工作提供暢通的溝通機制,協調和驅動了整個行政事業單位業務的開展,滿足財務管理的動態化需求。通過建造一個科學工作流引擎,來驅動跨部門的業務流程的運作,保證業務運作的流暢。每一位授權用戶均可以在任意時間登錄財務信息化管理平臺,實時查看待辦事項在整個業務流程圖中的流轉狀態,待辦事項已經經過哪幾個環節,目前在哪一個節點等待審批。目前正在開始流行電子簽章認證,財務審批將在網上進行,各種財務報告、財務單據將掃描進入財務信息系統,領導審批時可在網上隨時查看可視化的有關掃描信息,經辦人員不必找領導簽字,領導只要登錄相應的單位內部的辦公綜合運用平臺,就可以查閱和處理財務信息化管理平臺發來的待辦事項提示信息。

三、財務信息化管理模式的創新與探索

要構建一個高起點、高標準、高要求的全新的財務信息化管理模式,就需要行政事業單位對原有的傳統的會計電算化管理模式分析、解剖、梳理,并結合現代信息化的發展方向和財務管理工作的迫切需求,進行重新規劃,設計流程,穩步實施。筆者認為應從以下幾個方面入手:

1.精細化管理貫穿財務信息化建設。行政事業單位的任何一項業務活動都有其財務意義,財務保障的程度永遠無法完全滿足單位業務工作的需求,因此,必須細化財務管理內容,拓寬財務管理領域,促進財務管理水平提高,圍繞支撐和保障中心工作的目標,整合涉及財務控制的各個環節,實施精細化管理,形成步調一致的合力,確保各項任務的實現。

(1)精細化管理是一種精益求精的意識、一種科學的管理理念,精細化管理不是一場運動,而是永續漸進的過程,是自上而下積極引導和自下而上自覺響應的常態管理模式。

(2)精細化管理是一種科學的管理方法。精細化財務管理就是將有限的經費資源發揮最大效能的過程。要實現精細化管理,必須建立科學量化的標準和可操作、易執行的各種業務流程、業務規范,開發利用進行數據分析、跟蹤對比、監控預警的各種管理工具。

(3)精細化管理必須建立和完善各種內部控制制度和管理運行規則,考慮整體流程的各個銜接點、流程的配合,鼓勵進行科學與技術的創新,制定精細化指標,統計、分析、評價實施效果,實現各類資源的優化配置。

(4)實施精細化財務管理必須實現“三個轉變”,促進財務管理水平的提高,即財務工作職能從記賬核算型向精細管理型轉變;財務工作領域從事后的靜態核算向全過程、全方位的動態管理控制轉變;財務工作作風從監督、控制為主向服務、指導為主轉變。

2.順應財務管理發展方向,加強預算控制、執行、分析。社會在不斷進步,經濟在不斷發展,單位的管理也需要不斷提高才能適應快速發展的經濟,而財務管理是單位全面管理的一個重要環節,預算管理是隨著財務管理的不斷深入而出現的一種適應現代經濟發展的手段,這是管理者在新形勢下的必然選擇。

(1)抓住管理重點,完善預算控制。加強預算管理是現代財務管理的發展方向。網上報銷依賴指標,預算指標成為預算控制的重點,預算指標的分解必須科學、準確、貼近實際,預算內容必須全面、充分,預算指標的確認是一個決策過程,各單位、各部門都應該參與進來,預算情況要公開、透明,使大家對預算都心中有數,有利于預算的執行。