論會(huì)計(jì)信息化的實(shí)施

李玉萍　高　震

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,會(huì)計(jì)處理由原來(lái)的手工處理過(guò)渡到現(xiàn)在的電算化處理;目前,會(huì)計(jì)電算化逐漸向更高級(jí)的階段——會(huì)計(jì)信息化方向發(fā)展,而實(shí)施會(huì)計(jì)信息化需要企業(yè)具有一定的條件,本文對(duì)會(huì)計(jì)信息化的實(shí)施條件和現(xiàn)狀加以分析并提出建議。

一、實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的條件

(一)內(nèi)部條件

1.完善的內(nèi)部控制制度是實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的前提條件。①會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)使得業(yè)務(wù)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作,原先應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù),現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上完成,原先應(yīng)當(dāng)由幾個(gè)部門(mén)按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng),現(xiàn)在可能集中在一個(gè)部門(mén)甚至一個(gè)人完成。因此,要保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整、保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確和可靠,企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完整就顯得更為重要,內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序比手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加廣泛、更加復(fù)雜。②信息化系統(tǒng)改變了會(huì)計(jì)憑證的形式,由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無(wú)紙化交易的推行,每—項(xiàng)交易發(fā)生時(shí),有關(guān)該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī),并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄,原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證單據(jù)被取消了,原先在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要的核對(duì)、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成了,原來(lái)書(shū)面形式的各種會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募⒂涗浶问絻?chǔ)存在磁性介質(zhì)上,因此,信息化系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有著很大的不同,控制的重點(diǎn)由對(duì)人的內(nèi)部控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、機(jī)控制為主。

2.科學(xué)管理是信息化的基礎(chǔ)。信息化的根本目的是為了提升企業(yè)的管理水平、提高效益。所以,企業(yè)信息化不只是將日常工作電腦化,而更重要的是樹(shù)立一種現(xiàn)代管理思想,掌握先進(jìn)的管理工具,從而使企業(yè)管理和決策更具有科學(xué)性。會(huì)計(jì)信息化使得財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、生產(chǎn)一體化,物流、信息流、資金流的協(xié)調(diào)—致,客觀上要求企業(yè)管理更加科學(xué),管理流程更加規(guī)范化、程序化。

3.人員是實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的保障。在網(wǎng)絡(luò)化的信息系統(tǒng)下,企業(yè)的會(huì)計(jì)人員利用計(jì)算機(jī)程序和系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)編制外部用戶(hù)所需的財(cái)務(wù)報(bào)告,更重要的是,會(huì)計(jì)人員應(yīng)善于解析和拓展系統(tǒng)輔出的信息并用于重要的決策;會(huì)計(jì)人員作為重要的信息用戶(hù),由于在數(shù)據(jù)的真實(shí)、可靠性方面具有敏感性及對(duì)內(nèi)控制度比較熟悉,將會(huì)要求其參與計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制活動(dòng)。所以在會(huì)計(jì)信息化時(shí)代,對(duì)會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)要求較高,沒(méi)有高素質(zhì)的會(huì)計(jì)人員就無(wú)法保障會(huì)計(jì)信息化的良好實(shí)施。

4.內(nèi)部信息化建設(shè)。會(huì)計(jì)信息化的核心是利用互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息資源在企業(yè)務(wù)有關(guān)利益主體之間的共享,使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)變得更加開(kāi)放,要求會(huì)計(jì)信息在空間上必須拓展其范圍,在時(shí)間上更具實(shí)時(shí)性。

(二)外部條件

1.政策引導(dǎo)。政府的主要功能是為社會(huì)、為企業(yè)創(chuàng)造一個(gè)良好的外部環(huán)境,政府必須從國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的全局出發(fā),對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)工作進(jìn)行宏觀規(guī)劃、協(xié)調(diào)和管理。通過(guò)建立相關(guān)的法律法規(guī)體系,為企業(yè)信息化建設(shè)創(chuàng)造一個(gè)良好的法律環(huán)境;通過(guò)建立和完善社會(huì)經(jīng)濟(jì)信息系統(tǒng),為企業(yè)信息化建設(shè)創(chuàng)造一個(gè)良好的社會(huì)信息環(huán)境;通過(guò)大力發(fā)展信息化教育,為企業(yè)信息化建設(shè)創(chuàng)造一個(gè)良好的社會(huì)教育環(huán)境。

2.規(guī)模化建設(shè)。信息化經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造了一個(gè)集供應(yīng)商、生產(chǎn)商、用戶(hù)和銀行、稅務(wù)等政府機(jī)構(gòu)為一體的信息化體系,客觀上要求與商務(wù)活動(dòng)有關(guān)的各方都要在網(wǎng)絡(luò)中密切聯(lián)系起來(lái),在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下完成各自的商務(wù)活動(dòng),實(shí)現(xiàn)各自的職能,真正達(dá)到會(huì)計(jì)信息的時(shí)效性要求,促進(jìn)會(huì)計(jì)信息資源的開(kāi)發(fā)和利用,降低信息的傳遞及使用成本,提高會(huì)計(jì)信息的透明度和會(huì)計(jì)服務(wù)質(zhì)量。

3.安全性。企業(yè)的會(huì)計(jì)信息大多是企業(yè)的高度機(jī)密,如何保證企業(yè)信息的安全性,是許多企業(yè)感到頭痛的問(wèn)題,目前企業(yè)引發(fā)的信息安全問(wèn)題與日俱增,所以,必須加強(qiáng)企業(yè)信息安全的防范意識(shí),建立相關(guān)的安全法規(guī),使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全、高效地運(yùn)行。另外會(huì)計(jì)軟件應(yīng)有足夠的加密技術(shù)、跟蹤檢測(cè)技術(shù),能夠進(jìn)行嚴(yán)密的權(quán)限設(shè)置以及足夠的防范措施。

二、實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的對(duì)策

(一)加強(qiáng)企業(yè)基礎(chǔ)管理,促進(jìn)管理科學(xué)化。信息化是借助現(xiàn)代信息技術(shù)、引進(jìn)現(xiàn)代管理理念,對(duì)不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求的生產(chǎn)方式、經(jīng)營(yíng)方式、組織結(jié)構(gòu)等進(jìn)行全面而深刻的變革,信息化建設(shè)要與強(qiáng)化企業(yè)的基礎(chǔ)管理相結(jié)合,信息化建設(shè)要與引進(jìn)先進(jìn)的管理理念相結(jié)合,在引進(jìn)和運(yùn)用先進(jìn)管理軟件的同時(shí),要注意從企業(yè)的實(shí)際出發(fā),消化和吸收其中的先進(jìn)管理思想和理念,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念,不能讓先進(jìn)的管理軟件遷就落后的管理方式。

(二)企業(yè)管理層高度重視信息化建設(shè)。會(huì)計(jì)信息化是一個(gè)系統(tǒng)工程,實(shí)施難度大。首先,要求人們改變思想認(rèn)識(shí),需要在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行宣傳教育,使企業(yè)全體人員認(rèn)識(shí)到實(shí)行會(huì)計(jì)信息化的必要性;其次,在統(tǒng)一認(rèn)識(shí)以后,必須對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改造,改造會(huì)涉及一部分人的切身利益;另外在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,需要各部門(mén)之間的相互配合、相互協(xié)調(diào)。所有這些都需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)會(huì)計(jì)信息化的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行組織、領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。

(三)政府職能部門(mén)積極引導(dǎo),促進(jìn)信息規(guī)模化。會(huì)計(jì)信息化與社會(huì)信息化是密不可分的關(guān)系,企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化建設(shè)依賴(lài)于政府資源的扶持、引導(dǎo)和幫助。只有在政府的協(xié)調(diào)、引導(dǎo)和支持下才能保障信息化的建設(shè),政府及有關(guān)部門(mén)應(yīng)該制定統(tǒng)一的會(huì)計(jì)信息化標(biāo)準(zhǔn),創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

(四)分階段、分步驟有計(jì)劃實(shí)施。會(huì)計(jì)信息化不可能一步到位,這是由會(huì)計(jì)工作與信息技術(shù)的特點(diǎn)決定的,首先會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)處理方法是隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化而變化的,軟件只能解決當(dāng)前存在的問(wèn)題,無(wú)法解決未來(lái)未知的問(wèn)題;其次信息技術(shù)在不斷地向前發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、系統(tǒng)軟件每過(guò)一段時(shí)間就有一次大的發(fā)展,因此,企業(yè)要從實(shí)際出發(fā),循序漸進(jìn)發(fā)展:應(yīng)從自身情況出發(fā),結(jié)合人力、財(cái)力、物力,有計(jì)劃、有步驟地實(shí)施會(huì)計(jì)信息化戰(zhàn)略。□

(編輯/丹桔)