淺論檔案工作的創(chuàng)新

于思琪

創(chuàng)新是一個國家和民族進步的的靈魂,也是我們檔案事業(yè)興旺發(fā)達的不歇動力。創(chuàng)新意識它不僅影響檔案事業(yè)生存質量,也代表檔案事業(yè)發(fā)展的方向。因此,在新的形勢下,檔案工作者如何創(chuàng)新,怎樣創(chuàng)新,這就是我們必須研究解決的重要課題。

一、社會發(fā)展新形勢要求檔案工作必須實現(xiàn)創(chuàng)新

隨著經濟社會的發(fā)展,人類適應自然、改造自然活動在不斷創(chuàng)新、發(fā)展、檔案工作作為黨和國家的一項重要事業(yè),也必須根據時代和實踐的發(fā)展要求,不斷創(chuàng)新,在這樣的背景下,社會對檔案事業(yè)的傳統(tǒng)格局和傳統(tǒng)的運作方式提出了許多新的需求。

1.符合擴大檔案資料的收藏和管理范圍的需求。隨著現(xiàn)代化管理技術的廣泛運用,電子文件的大量產生,檔案室不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質檔案資料,而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案,這種趨勢已越來越明顯。

2.符合利用檔案信息的需求。現(xiàn)今提供利用的檔案,不僅有文書檔案,也有科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等,以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息,這種檔案信息需求的大潮,已經開始沖擊檔案傳統(tǒng)的服務方式。

3.從服務方式上看,除要求提供檔案原件進行摘抄外,還要求提供不同載體檔案的修復、保護、復制服務。而且這種需求巳形成較高的呼聲,在這樣的情況下,一味因循守舊,必然會被知識經濟社會淘汰。

以上這些說明,新時代要求檔案工作必須打破常規(guī),創(chuàng)新管理和服務機制。這些新情況新問題迫切需要廣大檔案工作者既要在思想上高度重視,又要在行動上主動探索,更要在實踐上積極創(chuàng)新,才能使檔案工作跟上形勢的發(fā)展,實現(xiàn)其應有的價值,發(fā)展其應有的作用。

二、檔案工作創(chuàng)新需要堅持的原則

堅持推動檔案整理原則。檔案創(chuàng)新是檔案基礎工作的組成部分,檔案整理工作則是便于檔案的保管和利用。一方面,檔案創(chuàng)新能夠反映檔案整理狀況,人們通過具體地利用檔案的活動集中反映出檔案創(chuàng)新工作和檔案整理工作的整體水平;另一方面,檔案創(chuàng)新要以檔案整理有序為基礎,把便于檢索方便利用作為確保提供檔案信息服務的前提與條件;檔案創(chuàng)新,客觀上要求檔案整理工作必須創(chuàng)新。因而檔案創(chuàng)新與檔案整理有著密切相關的內在聯(lián)系,兩者具有相互聯(lián)系的內在關系。

三、檔案工作創(chuàng)新的主要內容

1.思想觀念上要創(chuàng)新。任何工作的跨越和創(chuàng)新,都必須有一個嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導。要充分認識創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動力,檔案工作的建立、發(fā)展、壯大離不開創(chuàng)新。在當今社會,檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問題,沒有現(xiàn)成的答案,也沒有任何經驗可以借鑒,唯有解放思想,更新觀念,大膽試,大膽闖,才能在探索中前進,創(chuàng)新中發(fā)展。

2.基礎管理上要創(chuàng)新。基礎管理包括了檔案的收集,整理、鑒定、保管到開發(fā)利用,檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用,都有一整套緊密相聯(lián)的工作流程,每一程序的科學性、技術性都很強。伴隨著科學技術的發(fā)展,檔案載體包呈現(xiàn)出多樣性的趨勢。如電子計算機自動控制的電子檔案;同紙質檔案相比,具有更方便,準確、高效的優(yōu)勢,但在收集、鑒定、使用、保管、保密和安全等諸多方面,又出現(xiàn)了一些值得探索研究的新課題。如從我國機關檔案工作的實際出發(fā),為適應檔案管理現(xiàn)代化的需要,國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》,這個規(guī)則的貫徹實施,改變了機關傳統(tǒng)的檔案管理的基礎工作方式,兼顧了計算機和手工管理兩種方式,這實際上也是檔案管理手段的一種創(chuàng)新。

3.服務機制和手段要創(chuàng)新。在服務機制和手段上的創(chuàng)新;主要是服務的觀念要更新,服務的范圍和內容要創(chuàng)新,服務方式要創(chuàng)新,并且要有一定的機制作保證。

四、以管理為基礎,在應用現(xiàn)代技術上創(chuàng)新

科學技術的普及和應用已悄然地改變了人們傳統(tǒng)的思維方式和工作方式,改變了檔案管理的工作內容和整體運作規(guī)律。檔案的產生已呈現(xiàn)出多元化的趨勢,特別是光盤、磁盤和膠片檔案的出現(xiàn),其法律效力和保存價值都是紙質檔案無法替代的,傳統(tǒng)的管理方式方法以很難適應新事物的需求。因此,檔案管理就要根據不同載體和種類的差異,考慮它的有序化管理問題。一是不同載體、不同種類的檔案要分別立卷,分別保管,分類檢索;同樣內容、不同載體的檔案可立雙套卷,彼此備份說明和檢索路徑。二是紙質檔案和特殊載體檔案要依據其性能和保管期限的不同進行分庫保管,并定期對其存儲內容進行檢查鑒定。三是要建立安全的數(shù)據庫,將文件的形成、檔案的存儲、分類編目、主題詞標引和利用等工作在計算機上進行,檔案館接收檔案時,必須同時接收檔案室已建成的數(shù)據,以便減少館(室)重復。四是有條件的地區(qū)和部門要利用計算機技術和網絡系統(tǒng),建立局域網和系統(tǒng)網。五是要積極引導廣大利用者。利用電子文件和上網查檔,最大限度地減少重要檔案原件的利用率;已開放的檔案文件要全文上網提供利用,保證網上查詢質量,提高檔案工作的有效性,從真正意義上推進“文檔一體化”和數(shù)字化檔案館建設。

五、以人為本,在人才培養(yǎng)上創(chuàng)新

人是工作中最積極、最活躍的因素,只有人的素質提高了,工作才能做好。要結合新形勢、新特點、新任務培養(yǎng)創(chuàng)新型人才,首先要進行知識更新和創(chuàng)新。知識創(chuàng)新是工作創(chuàng)新的基礎,也是事業(yè)發(fā)展的動力,只有知識創(chuàng)新才能跟上時代發(fā)展的步伐。應努力培養(yǎng)一批德才兼?zhèn)?年富力強,在學術造詣、研究能力、創(chuàng)新意識、業(yè)務技能、專業(yè)知識等方面具有扎實功底的優(yōu)秀人才。通過專門學習和培養(yǎng),提高他們的創(chuàng)新能力,使其精通檔案管理、利用、保護技術、計算機管理、外語、法制宣傳等工作,使其成為一專多能、文理兼通的復合型創(chuàng)新人才。

提高檔案工作人員的創(chuàng)新精神。創(chuàng)新精神需要在工作中不斷培養(yǎng)。一是要有敬業(yè)精神。敬業(yè)愛崗是創(chuàng)新精神的基礎。檔案工作是一項既重要又寂寞的工作,需要檔案工作者有強烈的敬業(yè)精神,勤勤懇懇,默默無聞,在平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績。二是要有豐富的知識和經驗。因為知識和經驗可以使人產生廣泛的聯(lián)想,使思想靈活敏銳,進而進發(fā)出創(chuàng)新靈感的火花。一個專業(yè)工作者,如果知識貧乏、經驗不足,面對新情況、新問題熟視無睹,就很難做出準確的判斷、提出妥善的解決辦法,工作上就更談不上會有改進和創(chuàng)新。三是要有求實的科學精神。要準確地把握檔案事業(yè)發(fā)展面臨的新形勢,自身發(fā)展的新情況和所處的新環(huán)境,學習、總結一切創(chuàng)造性的先進做法和成果,用求實創(chuàng)新的精神,把握規(guī)律,勇于探索和實踐;有效地、開創(chuàng)性地開展工作。四是要培養(yǎng)獨立思考問題的習慣。善于獨立思考向題,不作思想上的懶漢,不墨守成規(guī)陋習,這是做好一切工作的重要條件;也是進行創(chuàng)新活動必要前提。五是真抓實干。創(chuàng)新不是空喊口號;而是發(fā)展檔案事業(yè)的嚴肅命題。因此,看準了問題,就要大膽試;拿準了的事情就要大膽辦,大膽干。腳踏實地,一步一個腳印,實實在在取得實際成效,才是真正的創(chuàng)新,沒有真抓實干的精神,不可能做出創(chuàng)新的業(yè)績來。

六、以激勵為手段,在機制上創(chuàng)新

機制是制約工作開展的關鍵因素,檔案工作創(chuàng)新,必須在機制上進行創(chuàng)新,要積極研究和探索新形勢下檔案工作的特點和規(guī)律,用以調動激勵檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性;建立以工作目標管理為中心的考核機制,用以評定工作質量和完成情況;建立工作規(guī)程管理機制,明確工作紀律,規(guī)范工作行為;建立工作保障機制,提供必要條件,確保任務實施;建立人才選拔、競爭上崗、提職晉級的競爭機制,確保優(yōu)秀人才脫穎而出,優(yōu)勝劣汰;建立檔案科研、教育成果、評模評先的激勵機制,對在檔案科研工作中做出突出貢獻者給予物質上的獎勵;建立人才、優(yōu)秀成果、專利技術的保護機制,創(chuàng)造尊重知識、尊重人才的氛圍,激發(fā)他們的工作熱情和創(chuàng)造性。

創(chuàng)新就是做前人沒有做過的事情,創(chuàng)新就得敢想敢做,要有“敢為天下先”的精神。檔案工作的創(chuàng)新必須以觀念創(chuàng)新為先導,以管理創(chuàng)新為基礎,以服務創(chuàng)新為主線,以機制創(chuàng)新為動力,遵循檔案工作的客觀發(fā)展規(guī)律,本著嚴謹?shù)目茖W態(tài)度、實事求是地進行。必須把解放思想與實事求是結合起來,把執(zhí)行法規(guī)、政策、規(guī)章與實際工作結合起來,做到求實務實,施之有效,行之有效。用檔案工作創(chuàng)新促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展,努力開創(chuàng)新時期檔案工作的新局面。□

(編輯/永安)