創(chuàng)建“學(xué)習(xí)型組織”提高高校辦公室服務(wù)教學(xué)的能力

徐冬梅　王　華

【摘要】隨著我國教育教學(xué)體制改革的不斷深入,許多高校紛紛提出了從教學(xué)型向教學(xué)研究型學(xué)校“轉(zhuǎn)型”的發(fā)展方向。筆者認(rèn)為,在這種形勢下,只有將高校辦公室創(chuàng)建成“學(xué)習(xí)型組織”,才能真正提高其服務(wù)教學(xué)的能力。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室;學(xué)習(xí)型組織;服務(wù)教學(xué)

隨著國家科教興國戰(zhàn)略的確立和教育教學(xué)體制改革的不斷深入,高校的職能范圍正在不斷擴大。許多高校紛紛提出了從教學(xué)型向教學(xué)研究型學(xué)校“轉(zhuǎn)型”的發(fā)展方向。高校的 “轉(zhuǎn)型”使高校辦公室的工作日漸繁重和復(fù)雜,對辦公室工作提出了新的問題和新的挑戰(zhàn)。在這種形勢下,加強高校辦公室建設(shè),提高其服務(wù)教學(xué)的能力關(guān)鍵就在于高校辦公室“學(xué)習(xí)型組織”的創(chuàng)建。創(chuàng)建學(xué)習(xí)型高校辦公室,能夠借鑒當(dāng)代先進的管理理念,推進高校辦公室的各項工作創(chuàng)新,以提高辦公室服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)校中心的工作能力。

一、高校辦公室必須為教學(xué)服務(wù)

高等學(xué)校作為先進科學(xué)文化的集散地和創(chuàng)造源,是人才培養(yǎng)的搖籃。這決定了高校的根本任務(wù)是培養(yǎng)人才。培養(yǎng)人才的基本途徑是教學(xué),離開了教學(xué),學(xué)校就失去了存在的價值和意義。因此,教學(xué)永遠(yuǎn)是學(xué)校的工作中心。而高校辦公室作為學(xué)校的綜合管理部門,起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的樞紐作用。它的職能主要是參謀、協(xié)調(diào)和服務(wù)。無論哪種職能都要求辦公室的各項工作都要圍繞學(xué)校的中心工作——“教學(xué)”展開,為教學(xué)服務(wù)。辦公室工作必須服從和服務(wù)于教學(xué)這個中心,必須樹立為教學(xué)服務(wù)、為培養(yǎng)人才服務(wù)的理念。而事實上,由于高校辦公室工作冗雜,所以工作人員平時很少深入教學(xué),對教學(xué)一線的工作動態(tài)知之甚少。這樣辦公室就無法為領(lǐng)導(dǎo)搜集到第一手的教學(xué)信息,無法為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的參考意見,也就很難真正做到為教學(xué)服務(wù)。

二、創(chuàng)建學(xué)習(xí)型高校辦公室的必要性分析

(一)創(chuàng)建學(xué)習(xí)型高校辦公室的內(nèi)涵

學(xué)習(xí)型組織理論是當(dāng)今最前沿的兩大管理理論之一,是20世紀(jì)90年代產(chǎn)生的一種全新的管理理論。學(xué)習(xí)型組織是全體成員工作學(xué)習(xí)化、學(xué)習(xí)工作化的組織,是讓全體成員體會到工作中生命意義的組織,也是通過學(xué)習(xí)創(chuàng)造、不斷開發(fā)潛能的組織,主要包括自我超越、改善心智模式、建立共同愿景、團隊學(xué)習(xí)、系統(tǒng)思考等五項修煉。該理論對我們高校辦公室建設(shè)同樣也有指導(dǎo)作用。筆者就是要將這種先進的管理理論與高校辦公室的工作實踐緊密結(jié)合起來,并創(chuàng)造性地加以運用,以此提高其服務(wù)教學(xué)的能力。創(chuàng)建學(xué)習(xí)型高校辦公室就是要辦公室的每位成員都樹立起終身學(xué)習(xí)的意識、自覺養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣、積極投身終身學(xué)習(xí)的實踐,這樣才能形成良好的學(xué)習(xí)氛圍。并且學(xué)習(xí)必須貫穿于整個高校辦公室工作的全過程和每項工作的始終,并能正確處理好學(xué)習(xí)與工作的關(guān)系,統(tǒng)籌兼顧學(xué)習(xí)與工作的協(xié)調(diào)發(fā)展,強調(diào)邊學(xué)習(xí)邊準(zhǔn)備、邊學(xué)習(xí)邊計劃、邊學(xué)習(xí)邊實踐、邊學(xué)習(xí)邊推行。

(二)創(chuàng)建學(xué)習(xí)型高校辦公室是提高辦公室服務(wù)教學(xué)能力的關(guān)鍵之舉

當(dāng)前我國大力提倡教育創(chuàng)新。教育創(chuàng)新已成為中國高等教育發(fā)展的時代課題。如何聯(lián)系高校實際,貫徹落實新思想、新理念,是當(dāng)前積極推進教育創(chuàng)新的關(guān)鍵。而高校辦公室,是高校的綜合性管理部門,高校教育創(chuàng)新的實施與高校辦公室各項工作的開展必然是密不可分的。高校辦公室成員必須不斷加強學(xué)習(xí)與研究,努力創(chuàng)建學(xué)習(xí)型高校辦公室,才能真正成為教育創(chuàng)新的推動者,才能真正為學(xué)校的中心工作——教學(xué)服好務(wù)。

另一方面,從高校辦公室成員自身構(gòu)成來看,在高校從事行政管理工作的人員一般都是高學(xué)歷、高職稱,這就為在高校辦公室創(chuàng)建“學(xué)習(xí)型組織”奠定了知識基礎(chǔ)。而高校辦公室服務(wù)的對象,一是教師,二是學(xué)生。他們都是以學(xué)科為脈略,在各自的專業(yè)領(lǐng)域?qū)W習(xí)研究。服務(wù)對象的特殊性要求高校辦公室工作人員必須不斷學(xué)習(xí),將辦公室建成“學(xué)習(xí)型組織”才能跟上教學(xué)的步伐,跟上學(xué)校發(fā)展的節(jié)拍,最大限度的為學(xué)校服務(wù)。

三、創(chuàng)建學(xué)習(xí)型高校辦公室的主要舉措

雖然各個高校辦公室都有其特殊性,創(chuàng)建方式可以采取不同方式,但總體上都需要把握好一些關(guān)鍵環(huán)節(jié),處理好一些共性問題。只有這樣,才能保證學(xué)習(xí)型高校辦公室的健康發(fā)展。筆者認(rèn)為,創(chuàng)建學(xué)習(xí)型高校辦公室應(yīng)采取以下措施:

(一)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)換角色,帶動全員學(xué)習(xí)

學(xué)習(xí)型的高校辦公室,需要有學(xué)習(xí)型的領(lǐng)導(dǎo)。要創(chuàng)建學(xué)習(xí)型高校辦公室,首先辦公室領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變觀念,完成相應(yīng)的角色轉(zhuǎn)換。美國心理學(xué)家斯托格迪爾認(rèn)為,領(lǐng)導(dǎo)者在社交能力、首創(chuàng)精神、毅力、知道如何行事、自信、對事物的敏感和洞察力、合作性、知名度、適應(yīng)能力、表達能力等10個方面的條件在某種程度上超越了被領(lǐng)導(dǎo)者。作為學(xué)習(xí)型組織的領(lǐng)導(dǎo),其必須是設(shè)計者、服務(wù)者和表率者。只有領(lǐng)導(dǎo)帶頭推行全新的管理理念,才能有助于高校辦公室內(nèi)部創(chuàng)新環(huán)境的形成和建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)必須在學(xué)習(xí)工作中率先垂范、以身作則,以自身模范作用帶動辦公室全體成員,進而在組織中提高自身的領(lǐng)導(dǎo)力,促成學(xué)習(xí)型組織的創(chuàng)建。

(二)樹立共同目標(biāo),激發(fā)個體學(xué)習(xí)意識

要創(chuàng)建學(xué)習(xí)型高校辦公室,離不了共同目標(biāo)的激勵和引導(dǎo)。高校辦公室共同目標(biāo),是指建立在高校辦公室全體成員價值取向一致基礎(chǔ)上的能激勵個體奮發(fā)向上的愿望或理想。這個共同目標(biāo)只有清晰明確、切合實際才具有感召力。共同目標(biāo)的提出,必須充分發(fā)動群眾,廣泛集中民智。只有這樣提出的共同目標(biāo)才能被大部分辦公室成員所接受,才能能使全體成員為目標(biāo)努力奮斗,激發(fā)起他們個體的學(xué)習(xí)意識和創(chuàng)造力。

(三)加強團隊合作,發(fā)揮團體合力

學(xué)習(xí)型組織十分強調(diào)團隊學(xué)習(xí),發(fā)揮團隊的整體合力優(yōu)勢。為此學(xué)習(xí)型辦公室必須積極組織成員進行團隊的學(xué)習(xí),不但要重視個人學(xué)習(xí)和個人智力的開發(fā),更要注重全體成員的合作學(xué)習(xí)和團隊智力的開發(fā)。以形成大于、高于個體能力智慧的觀點方法,從而發(fā)揮團體合力,提高核心競爭力。

(四)集思廣益,創(chuàng)建適合高校辦公室的組織結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)的辦公室管理結(jié)構(gòu)層次過多,嚴(yán)重影響了信息傳遞、工作決策的時效性、即時性。建立學(xué)習(xí)型組織,就必須打破傳統(tǒng)的等級權(quán)利控制型的組織結(jié)構(gòu),實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)的“扁平化”,減少辦公室內(nèi)部的管理層次,充分發(fā)揮每個成員的主觀能動性,加強他們的應(yīng)變能力。但是,隨著組織結(jié)構(gòu)的“扁平化”,管理服務(wù)跨度也隨之增大,管理服務(wù)方式也必須進行相應(yīng)變革,從而使辦公室成員充分發(fā)揮主體能動性,及時發(fā)現(xiàn)、分析、解決工作中的問題,從而真正實現(xiàn)創(chuàng)造性地學(xué)習(xí)和工作。這樣才能在臨時事件、危機來臨時迅速應(yīng)變、做出安排部署,才能使高校辦公室服務(wù)教學(xué)的能力不斷加強。

【參考文獻】

[1]劉昌成.學(xué)習(xí)型組織:高校辦公室建設(shè)的新視角[J].閩江學(xué)院學(xué)報2007(2)

[2]梁克東.創(chuàng)建學(xué)習(xí)型高校辦公室初探[J].浙江師范大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版) 2005(3)