淺議供熱工程檔案資料管理

溫燕萍　王　慶

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1673-0992(2009)10-084-02

摘要：本文寫了供熱工程檔案資料的特點、分類及其在工程中的作用和管理意義，從明確各參與方責任、規范化收集整理和實行科學化管理體系、加強檔案管理人員的指導等方面提出了加強檔案資料的管理措施，從而為整個工程項目管理提供保障。

關鍵詞：供熱工程；檔案資料；管理意義；管理措施

供熱工程檔案資料是在項目實施過程中與工程進度同步形成的，是從供熱工程立項開始直到實施結束、竣工驗收為止，各階段所產生的、與供熱系統相關的各種文件、資料、設計圖紙、圖表、計算資料、試驗報告與試驗資料、工程照片、記錄照片、錄像、光盤等。供熱工程檔案資料是直接從科技領域和經濟建設市場中產生的，屬于重要的科技信息資源，做好它的收錄、管理和使用，使檔案資料達到全面、完整、規范、通用，對于供熱系統設施的順利進行和供熱設備將來的維修、改造等都有著十分重要的作用。

一、供熱工程檔案資料的特點

1.復雜性。供熱工程檔案資料的復雜性主要表現在兩個方面：

(1)形成文件材料的單位多樣性。我們知道供熱工程的實施會涉及到規劃單位、設計單位、施工單位、工程質量監理部門以及政府部門等多個單位。

(2)文件材料的來源多樣。主要有實施過程中直接形成的文件；對實施過程有直接或間接影響的法律、法規以及有關政策，政府有關部門和各級地方部門的有關規定或其他類似文件；與供熱工程有關的其他資料。

2.整體性。在一個供熱工程建設和管理的過程中形成的文件材料是成套的、不可分割的一個整體，它完整的記錄了規劃設計、建設管理的全過程。

除復雜性與整體性之外，供熱工程檔案資料還具有很強的動態性、說明性、應用性和考查性。

二、供熱工程檔案資料的分類

我們可以依據供熱工程的性質，用邏輯劃分的方法對其進行分類。在供熱工程方面，有民用建筑的供熱、工業建筑的供熱、農業建筑的供熱等。另外，由于項目形成的檔案資料很多，為了方便管理和查閱，可以對上述類目再進行細分，如民用建筑又可分為住宅建筑、辦公建筑等，工業建筑又可分為重工業建筑、輕工業建筑等。

三、供熱工程檔案資料在工程中的作用

1.供熱工程檔案資料是進行項目建設的重要參考。建筑物使用期間，極有可能會遇到對供熱設施進行改建、拆除或在其周邊進行建設的情況。這就需要我們翻閱以前的工程資料，查看與該項目有關的文件，如果檔案資料完整齊全，那么在此基礎上我們進行研究、判斷、決策，將有助于我們制定更好的新方案，達到事半功倍的效果。

2.供熱工程檔案資料是工程項目質量的全面反映。供熱工程檔案資料是一種重要的信息資源，它包括供熱系統的設計熱負荷計算、集中供熱系統及其水力計算、供熱系統水力工況分析計算和調節控制、熱水供暖系統運行調節實行量化管理的節能技術、供熱系統的各種熱源形式及主要設備、供熱管網的敷設與應力計算等方面的文件資料、計算資料、圖紙、照片等。它是解決經濟糾紛、工程供熱質量事故的重要參考依據。有了工程檔案資料，我們可以找出哪些地方做的不足，還可以分析出現問題的原因，有針對性的進行糾正，以減少損失。

3.供熱工程檔案資料能有效的提高工程項目的質量。供熱工程檔案資料真實的反映了供熱系統方面建設的全過程，在建設過程中出現的問題以及工程各方面的要求如設計要求、施工要求、設備質量要求等這些被都清楚的記載在資料中，參與方在其負責的范圍內做得好與不好，依據標準很容易被判別出來。另一方面，資料的記載也會給各參與方施加一定的壓力，這將有助于工程質量的保證與提高，具有非常重要的意義。

四、供熱工程檔案資料的有效管理措施

我們知道工程項目建設是一個動態的過程，從該項目的提出、設計、到施工、驗收，檔案一直都處于變動的狀態，直到驗收之后，才能穩定。正因為如此，檔案資料的管理才有一定的難度，為了使工程資料的管理更有效，現提出以下管理措施：

(一)明確工程項目各參與方責任。供熱工程的建設是一個多主體參加的復雜項目，涉及到許多單位，我們應明確各個單位應盡的義務與職責。

1.建設單位。建設單位作為項目的總負責方，必須向有關的規劃、設計、施工、監理等單位提供與供熱工程有關的文件和檔案，并保證這些文件和檔案的真實、準確、齊全除此之外，建設單位還應到施工現場對參與供熱工程建設的人員宣傳工程檔案資料的重要性，提高他們自覺保護資料的意識。

2.設計單位。要根據設計規范和標準提交施工圖紙和文件，每份圖紙上還應注明圖號、設計人及審核人，還應向建設單位提交整套的設計文件目錄。

3.施工單位。準確的填寫施工表格的各項內容，并保證其真實性。并且要及時的移交竣工圖及其他工程檔案資料，對其準確性要負責。

4.監理單位。監督施工單位做好各個環節的工作，對所有的文件資料都要進行認真的審查，把好質量關。可以說監理單位在供熱工程檔案資料的編制、核實過程中起著至關重要的作用。

5.檔案資料管理人員。我們知道管理人員負責全方面的工作，既包括文件的管理方針、程序、標準，又包括檔案資料系統的設計、實施等工作。此外，還要協調好項目各參與方之間的資料管理工作。

(二)對供熱工程檔案資料進行規范化收集、整理及使用。供熱工程檔案資料應隨基本建設工程的進程及時收集、及時整理，并按有關檔案資料管理的標準和規定進行立卷，使其能準確、客觀地反映供熱工程自立項起到竣工驗收結束的整個過程的真實情況。

1.供熱工程檔案資料的收集。收集資料是一個很重要的環節，收集資料要具有準確性、及時性、規范性，我們應做好各項文件資料、竣工圖紙、更改記錄等方面的收集。在收集資料時，要進行核查取舍，刪除重復的部分，如發現記錄有出入，必須找相關負責人問明情況。我們要保證工程各個階段的手續齊全。

2.供熱工程檔案資料的整理。資料的整理工作非常重要，主要包括兩方面的工作：一是對資料進行分類，二是對資料進行編目。就分類工作而言，如果按照工程項目的建設類型分，我們可以把它分為民用建筑、工業建筑、農業建筑的供熱等，如果按照供熱工程的建設過程分，我們可以把它分為設計、施工、竣工驗收等階段。采用此種方法，可以將相應的資料放在相應的位置，便于我們以后的查閱工作。就編目工作而言，我們要對各個資料進行編號、排序。在工程竣工、文件收集齊全后，以卡片的形式對工程的情況及工程進展過程加以著錄。供熱工程檔案資料的整理步驟為：收集、整理、核查、取舍、編寫、初審、終審、歸檔成卷。對于整理工程檔案資料的排序，我們最好以時間為序，即按照工程前期、工程施工期、試生產期、交付使用期和正常運營期進行排列。

3.供熱工程檔案資料的使用。在使用工程檔案資料時，我們應注意資料的保護，使用之后一定要放回原位置。并且在使用過程中，不能隨便在資料上進行涂改劃線，要保證資料的完整與準確。

(三)將供熱工程檔案資料的質量監控納入監理制度之中。監理單位不僅要對施工過程進行監督與檢查，還要對文件資料進行檢查。如果我們能把文件、檔案質量監控納入監理制度，并把文件資料作為整個建設項目質量的一部分來進行監控，就可以大大促進建設項目工程檔案質量的提高。

(四)實行科學化、信息化管理。為了使供熱工程的檔案資料能進行有序的管理，保證資料的準確性以及順利歸檔，建設單位在項目開始前就應建立合理科學的資料管理制度與措施。檔案管理部門要負責工程項目各個階段的所有檔案，并對建設項目的有關參與方如設計單位、建設單位、施工單位、監理單位所提交的文件資料進行檢查核實，對他們的工作進行監督與指導。整個管理過程是極其復雜的，無論哪一個環節出了問題，都會帶來不小的麻煩。為了提高效率和準確度，建立檔案網絡就顯得非常重要。應用網絡技術，不僅可以使過程簡單化，也可以使過程有規律可循，更重要的是管理工作會達到事半功倍的效果。

(五)加強檔案管理人員的意識與指導。供熱工程檔案資料的管理是專業性較強的工作，管理人員要有較高的意識和供熱工程方面的專業知識。針對檔案管理人員水平低的問題，檔案部門應加強對檔案人員的指導、培訓，這樣有助于了解工程的變動，掌握工程的所有文件資料，能夠確保資料收集的完整和準確。

除以上管理措施之外，我們還應大力宣傳工程檔案資料管理的重要性，提高各參與方的意識。并且，還要充分調動有關參與方的積極性，只有他們主動的對資料加以記錄、整理、提交，我們才能夠更有效的做好下面的工作。

參考文獻：

[1]鄭龍武.保證城市集中供熱系統質量的幾個關鍵問題[J].科技信息