論企業全面預算管理

梁　俊

摘要:全面預算管理是一種現代企業管理模式,本文從對全面預算管理的概念及特點闡述入手,著重分析了全面預算管理的職能、作用及意義,并從預算的考評及激勵方面為企業提升全面預算管理的有效性指出一定的方向。

關鍵詞:全面預算管理 職能作用 預算考評與激勵

全面預算管理作為對現代企業成熟與發展起過重大推動作用的管理系統,是企業內部管理控制的一種主要方法。這一方法自從上個世紀20年代在美國的通用電氣、杜邦、通用汽車公司產生之后,很快就成了大型工商企業的標準作業程序。從最初的計劃、協調,發展到現在的兼具控制、激勵、評價等諸多功能的一種綜合貫徹企業經營戰略的管理工具,全面預算管理在企業內部控制中日益發揮核心作用。正如著名管理學家戴維?奧利所說,全面預算管理是為數不多的幾個能把企業的所有關鍵問題融合于一個體系之中的管理控制方法之一。

一、全面預算管理的概念及特點

全面預算是關于企業在一定時期內經營、資本、財務等各方面的總體計劃,它將企業全部經濟活動用貨幣形式表示出來。全面預算可以按其涉及的業務活動領域分為財務預算和非財務預算。其中財務預算是關于資金籌措和使用的預算;非財務預算主要是指業務預算,用于預測和規劃企業的基本經濟行為。

全面預算管理是指企業在戰略目標的指導下,對未來的經營活動和相應財務結果進行充分、全面的預測和籌劃,并通過對執行過程的監控,將實際完成情況與預算目標不斷對照和分析,從而及時指導經營活動的改善和調整,以幫助管理者更加有效地管理企業和最大程度地實現戰略目標。全面預算管理需要充分的雙向溝通以及所有相關部門的參與。

全面預算管理的特點的核心首先在于“全面”二字上,它具有全員、全額、全程的特點;其次是戰略性,要分析動態環境,包括國際、國內環境,政治、經濟、金融、法律、自然環境等;再次是機制性,預算本身是個機制化的過程,具有鮮明的程序性,需要立項、編制、審批、執行、監督、考評等,機制設立的目的是為了降低預算風險;最后是市場性,預算管理是以市場為導向,全面控制企業生產經營活動市場化的計劃管理模式。

二、全面預算管理的職能和作用

(一)全面預算的職能

全面預算具有規劃、溝通、協調、控制和激勵五個方面的職能。

規劃職能是指全面預算實施企業在資源配置的基礎上,對一定時期內的經營情況進行預計、對收支進行安排、對盈利的模式和規模進行量化管理的職能;

溝通職能是指全面預算管理可以實現企業與環境的溝通、日常經營與企業 戰略的溝通,從而促進各企業現代企業制度的建立和法人治理結構完善的職能;

協調職能是通過預算編制來達到協調企業各項職能的實現,從而達到資源的最優配置;

控制職能是指全面預算將各業務事項與經費安排捆綁在一起,使所有預算執行主體都知道自己的目標,為各企業對供、產、銷、人、財、物實行全方位的控制、評估及信息反饋提供標準;

激勵職能是指全面預算為考核評價各責任層次工作業績提供了依據,企業可根據預算執行結果實施獎勵、激勵,以確保總目標的實現。

(二)全面預算的作用

1.開展全面預算管理能夠改善企業管理決策。它為企業決策提供了科學、精確的支撐以及有力的保障,并且明確了企業各層次進行決策的權責關系,提高決策水平;

2.全面預算管理進一步落實了目標責任。它通過對企業整體經營活動的一系列量化的計劃安排,強化了各層次的權限與職責,并通過控制和考核將目標責任落到實處;

3.開展全面預算管理能夠提高企業管理水平。通過預算體制的設立可以更好地促進企業各職能部門、各工作環節的溝通與協調、優化業務活動安排與財務資源的配置,提高工作效率;

4.全面預算管理有利于提高企業經濟效益。企業通過全面預算管理在經營、投資、籌融資等業務領域的實施可以優化資源配置、提高工作效率、監測業務運行過程、規避運行風險、降低運行成本,達到提高經濟效益的目的。

三、全面預算管理意義

(一)提升戰略管理能力

戰略目標通過全面預算加以固化與量化,預算的執行與企業戰略目標的實現成為同一過程;對預算的有效監控,將確保最大程度地實現企業戰略目標。通過預算監控可以發現未能預知的機遇和挑戰,這些信息通過預算匯報體系反映到決策機構,可以幫助企業動態地調整戰略規劃,提升企業戰略管理的應變能力。

(二)有效的監控與考核手段

預算的編制過程向集團企業和子公司雙方提供了設定合理業績指標的全面信息,同時預算執行結果是業績考核的重要依據。將預算與執行情況進行對比和分析,為經營者提供了有效的監控手段。

(三)高效使用企業資源

預算計劃過程和預算指標數據直接體現了(集團公司)各子公司和各部門使用資源的效率以及對各種資源的需求,因此是調度與分配企業資源的起點。

(四)有效控制經營風險

全面預算可以初步揭示企業下一年度的經營情況,揭示潛在的風險,并預先采取相應的防范措施,從而達到規避與化解風險的目的。

四、全面預算管理的考評激勵機制

(一)全面預算管理的考評

1.全面預算管理考評的作用

預算考評機制是對企業內各級責任部門或責任中心預算執行結果進行考核和評價的機制,是管理者對執行者實行的一種有效的激勵和約束形式。預算考評具有兩個層次的含義,一是對整個預算管理系統的考評,即對企業經營業績的評價,它是完善并優化整個預算管理系統的有效措施;二是對預算執行者的考核及其業績的評價,它是實現預算約束與激勵作用的必要措施。預算考評是預算控制過程中的一部分,因為預算執行中及完成后都要適時進行考評,所以它是一種動態考評,也是一種綜合考評。預算考評在整個預算管理循環過程中是一個承上啟下的環節。預算考評的作用主要有以下幾個方面:

(1)確保目標的實現。目標確定并細化分解以后,預算目標就成為企業一切工作的核心,這種目標具有較強的約束作用。在預算執行中,管理者對預算執行情況與預算的差異適時進行確認,及時糾正企業人力、財力、物力、信息等資源管理上的浪費與執行中的偏差,為預算目標的順利實現提供可靠的保障;

(2)預算考評可以協助企業管理者及時了解企業所處的環境及發展趨勢,進而衡量企業有關的預算目標的實現程度,評估預算完成后的效益;

(3)對預算執行結果的考評,反映整個企業的經營業績,是管理者完善并優化整個預算管理系統可靠的資料依據;

(4)預算考評是對執行者業績評價的重要依據。目標的層層分解和延伸細化,使企業全員都有相應的預算目標,這種預算目標與執行中的經濟活動在時間上相一致,其經營環境和條件也基本相同,以預算目標與執行者的實際業績水平相比較,評價執行者的業績,確定責任歸屬,是比較公正、合理、客觀的,尤其是對企業人才的業績評價,具有較強的說服力;

(5)預算考評增強了管理者的成就感與組織歸屬感。預算考評具有較強的激勵作用,通過預算考評評價出了作為預算責任主體的管理者的工作業績,這是企業對管理者工作業績的認可,將工作業績與獎懲制度掛鉤,勢必增強管理者的成就感與組織歸屬感,從而更進一步激發管理者的工作能動性。

2.全面預算管理考評的原則

(1)目標原則。實施預算管理,其根本目的是要實現企業目標,在目標確定之前,管理者已經進行了科學預測,因此,在預算考評時如無特殊原因,未能實現預算目標就說明執行者未能有效地執行預算,這是實施預算管理考評的第一原則。

(2)激勵原則。人的行為是由動機引起的,而動機又產生于需要,行為科學告訴我們,激勵導致努力,努力導致成績。所以,在實施預算管理的同時,企業應設計一套與預算考評相適應的激勵制度。沒有科學的激勵制度,預算執行者就缺乏執行預算的積極性與主動性,預算考評也就失去了它的真正意義。

(3)時效原則。企業對預算的考評應適時進行,并依據獎懲制度及時兌現,只有這樣,才有助于管理上的改進,保證目標利潤的完成。本期的預算執行結果拿到下期或更長時間去考評,就失去了考評的激勵作用。

(4)例外原則。實施預算管理,企業的高層管理者只需對影響目標實現的關鍵因素進行控制,并要特別關注這些因素中的例外情況。一些影響因素并不是管理者所能控制的,如產業環境的變化、市場的變化、執行政策改變、重大意外火災害等。如果企業受到這些因素的影響,就應及時按程序修正預算,考評按修正后的預算進行。

(5)分級考評的原則。預算考評是根據企業預算管理的組織結構層次或預算目標的分解次序進行的,預算執行者是預算考評的主體對象,每一級責任單位負責對其所屬的下級責任單位進行預算考評,而本級責任單位預算的考評則由所屬上級部門來進行,也就是說預算考評應遵循分級考評的原則。

3.全面預算管理考評的層次和內容

在預算考評過程中,各個層次的責任中心應向上一級的責任中心報送責任報告。首先,最低層次的責任中心在對其工作成果進行自我分析評價的基礎上形成責任報告,報送直屬的上級責任中心;然后,由上級責任中心根據所屬各責任中心的責任報告,對各責任中心的工作成果進行分析、檢查,明確其成績,并指出其不足;該上級責任中心也要編制本責任中心的責任報告,對本身的工作成果進行自我分析評價,并向更上一級責任中心報送。通過這樣層層匯總、分析與評價,直至企業最高領導層,全面反映企業各層次責任中心的責任預算執行結果。

預算的考評是預算事中控制和事后控制的主要手段,它是一種動態的考評過程。在預算執行過程中,各級管理者對預算執行結果的隨時考評確認及考評信息的反饋,有利于最高管理者對整個預算執行進行適時控制、整體控制,也有利于最高管理者對企業的整體效益進行評價。

在預算考評的內容方面,不同的責任中心應有不同的側重點。比如,成本中心以評價責任成本預算執行結果為主;利潤中心以評價責任預算執行結果為主;投資中心則以評價資本所創的效益為主。為了全面反映各責任中心的責任預算執行結果,除了評價主要責任預算之外,也應分析、評價其他一些相關責任預算的執行。

(二)全面預算考評的激勵措施

在預算考評過程中,預算是考核的標準,獎懲制度是評價的依據。以預算目標為標準,通過實際與預算的比較和差異分析,確認其責任歸屬,并根據獎懲制度的規定,使考評結果與責任人的利益掛鉤,達到人人肩上有指標,項項指標連收入,以此激發、引導執行者今后完成預算的積極性,對于企業實現目標利潤具有積極的激勵和推動作用。激勵是多層次的,一般而言,報酬是業績函數,企業應將報酬作為激勵措施的首選,此外,諸如表揚、批評、提升、降職等激勵與約束機制也是行之有效的。綜合運用這些措施會收到更好的效果。

對于完成責任預算的責任中心應給予獎勵,完不成的則應予以處罰。獎懲的辦法可視具體情況而定,如可以采用百分制綜合獎懲的辦法,即將責任中心的各責任預算執行結果換算成分值(其中主要責任預算的分值應相對高一些),并制定加減分的計算辦法,然后綜合計算責任中心的總得分,再根據獎金與分值確定責任中心的獎金總額。也可采用直接獎懲的辦法,即規定各項責任預算應得的獎金額,并制定超額完成或未完成責任預算加獎或扣獎的計算辦法,然后根據責任中心的各項責任預算執行結果分別計算應得或應扣獎金數額,并匯總確定責任中心的獎金總額。

綜上所述,一個企業要做出一套行之有效的全面預算管理需要企業上下的通力配合,需要企業各層面對它的正確解讀。全面預算管理是一個體現人本理念的管理,它應該融入企業各個環節,以及企業文化之中。

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