淺談房地產內部控制

梁桂軍

【摘 要】為了適應房地產開發市場公平競爭的需要,房地產開發企業必須講求和提高經濟效益,一方面要搞好規劃設計、征地拆遷、批租土地等前期工程,擇優挑選施工單位;一方面要做好財產物資的保管工作,合理使用資金,保證財產物資的安全完整,不斷減少物資消耗,節約使用資金,降低開發成本。這就需要按業務循環設計有效的內部控制程序,并注意房地產開發企業與其他企業內部控制中不同的著重點。

【關鍵詞】房地產 內部控制 企業

一、房地產開發項目的控制

由于土地是稀缺且不可替代的資源,既受經濟形勢變化的影響,也受政策形勢變化的影響,所以在房地產開發中關注國家的宏觀調控政策顯得非常重要。又由于房地產投資數額較大,建設周期長,資金周轉較慢,投資風險較大,所以房地產開發企業在開發項目立項上應建立集體審議聯簽制度,實行集體決策,并建立項目決策及實施的責任制度,且將不相容崗位分離。

首先,由企劃部在經過周密的市場調查及項目對比的基礎上對開發項目的規劃、設計進行可行性研究與分析,充分考慮房地產開發的地域性特點,準確定位消費群體。財務部、預算部、工程部等部門應當參與可行性研究工作,對項目所需的資金、預期的凈現金流量、資金的時間價值、資金的機會成本、投資收益以及投資的安全性等進行綜合分析和測算。其次是對已設立項目進行評估,比較選擇項目方案,提出對項目投資決策的建議。應注意將可行性研究分析與項目的可行性評估交由不同的部門或人員進行,以使不相容的崗位互相分離;必要時應從企業外部聘請有關專業部門進行項目評估。最后由董事會行使集體審議決策權。

二、房地產開發成本的控制

1.設備及材料采購的控制

對普通材料應按照請購與審批、采購與檢驗的程序辦理,并將不相容的崗位分離開,以相互牽制,防止舞弊,降低采購成本。對設備與大宗材料的采購應建立嚴格的請購審批制度:對預算內的采購項目應由工程部根據施工進度與工程預算提前向項目部提出采購申請;對預算外的采購項目在提起申請時還應提供有關工程設計變更及施工變更的有關批文,經批準后再由采購部門通過市場分析與尋價,確定潛在供應商。應充分考慮以往的合格供方記錄以及生產廠家是否通過IS0國際質量認證,以期從最初環節控制開發產品的質量。要在充分了解潛在供應商的信譽、供貨能力等基礎上進行公開、公平、公正的招標,且應將項目中所有涉及的要求在招標邀請文件中清楚陳述,最后由項目主管部門確定合適的供應商,并在咨詢法律顧問的基礎上正式簽定采購合同,確保雙方的合法權益。對重要的或技術性較強的采購業務還應組織專家進行論證,實行集體決策和審批。在實際操作中還應考慮重要性與成本效益性的原則,對一般材料可采用定單采購或合同訂貨的方式,對零星材料的采購可采取直接購買的方式,并應制定緊急需求的特殊采購業務的處理程序。對采購回來的普通材料由倉庫部門驗收,對技術上要求較強的材料應會同技術質檢部門驗收,對設備則應由技術質檢部門進行開箱驗收,并出具驗收證明。要建立設備與大宗材料采購驗收責任制,將采購成本在保質、保量的基礎上降為最低,以期使房地產開發產品的成本從基礎環節得到控制。

2.房地產施工成本的控制

房地產開發企業的發包工程較多,而各類工程項目所需的施工資質也不同,為使開發成本降為最低而又要保證開發產品的質量較好,應采用公開招標的方式選擇具有合格的相關施工資質且經過IS0國際質量認證的施工企業竟標;在同等條件下盡量選擇以往曾合作成功的企業,以期形成未來的戰略伙伴,以利企業將來的發展。在施工過程中發生工程變更時,應根據設計變更通知書等有關文件,配合工程監理方與施工方及時辦理工程變更簽證手續,站在誠信的角度保護各方的合法權益。還要建立竣工決算環節的控制與審計工作,未進行竣工決算審計的不得辦理竣工驗收手續。要重點審查決算依據是否完備、相關文件是否齊全、竣工清理是否完全、決算編制是否正確以及驗收人員、驗收報告的范圍、驗收的依據、驗收的程序是否符合國家有關規定和標準等,嚴格控制施工中的舞弊行為。

3.房地產開發費用的控制

房地產開發企業費用中較大的是廣告費用、借款費用和售房人員的提成費用。重大的廣告支出應實行集體審議決策制度;對普通廣告除進行總額控制、預算控制外,還應在每年末對廣告支出與社會效應進行對比分析以制定下一年的廣告預算。由于房地產開發的特殊性,幾乎無一例外的需要外部資金的支持,為此企劃部、預算部和工程部等有關部門,應配合財務制定出凈現金流入與流出的流程計劃預算,并密切注意資金預算的執行情況以保證適時準確的借貸資金,節省借款費用。對重大的費用支出應上報董事會,實行集體決策和審批制度,并建立責任追究制度。對售房提成費用應因時、因地地用預算的方式確定提成比例,以保證在費用最低的情況下調動售房人員的積極性。

4.財務的控制

財務控制的重點是凈現金流量。因為它是企業的命脈,只有在保證凈現金流量為正的情況下,才談得上投資報酬率,才談得上企業未來的發展,故此,房地產開發企業通過財務預算的方式控制其凈現金流量,以防止資金的閑置或斷裂。對預算外的重大現金流出應上報董事會,并實行集體決策。對預算內的現金流出應盡量在保證企業信譽的條件下,結合信貸資金的流入時間,采取銀行承兌匯票的方式延遲付款期,最大限度地利用資金的機會成本為企業增效。對收入則應及時入帳,以加速現金的正向流量。對財務的日常控制應嚴格遵守從企業內部控制的有關規定,實行授權審批制,并將不相容的崗位分離開,以保證企業內部控制的有效性與完整性。

三、內部審計的建立

內部審計是企業自我評價的一種活動,是強化內部控制制度的一項基本措施,也是及時發現內部控制的漏洞和薄弱環節的有力工具。因此,房地產開發企業必須發揮內部審計機構的作用。內部審計工作的職責不僅包括審核會計帳目,還包括稽查、評價內部控制制度是否完善和企業內各組織機構執行指定職能的效率,并向企業最高管理部門提出報告,從而保證企業的內部控制制度更加完善嚴密。