淺論檔案信息化及檔案信息化建設

霍 琳

[摘要]在當前迅猛發展的信息社會下,檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“以信息化帶動工業化”的要求,到國家檔案局提出的“以檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求,檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變,檔案信息化和信息化建設勢在必行。

[關鍵詞]檔案信息化 檔案信息化建設

一、檔案信息化及檔案信息化建設的內容

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和 化;要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現檔案信息高度共享,而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的 檔案,系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

二、檔案信息化和檔案信息化建設遵循的原則

1.規范性原則。制定和實施檔案工作標準和規范,是檔案工作現代化的需要,是提高工作質量和效率的需要。實現館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進館,但不管是通過館(室)藏檔案數字化還是接收電子文件,都應該堅持規范性原則,制定相應的標準、規范和法規,如:字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統介質檔案數字化,數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化,避免出現各自為政,互不兼容,重復建設等現象發生。

2.安全性原則。隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入,網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此,我們必須加強網絡安全技術的研究與開發,采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取:物理安全策略;訪問控制策略(如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制等);信息加密策略;網絡安全管理策略等。

3.效益性原則。由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程,需要投入相當的人力、物力、財力,因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據自身的能力,根據館(室)藏基礎,分析用戶需求,研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”,主題要與社會利用“熱點”相結合,把重要的,利用率較高的檔案進行數字化,把那些利用率較高且利用后能產生較大 效益和社會效益的檔案數字化,可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化,否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館(室)藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化,提供獨具優勢的服務。因為從某種意義上說,特色就是優勢,特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時,要以用戶的需求為導向,做到按“需”數字化。

檔案信息化建設需要遵循以下原則。

1.文檔一體化,是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中,與辦公自動化融為一體,同步進行。同時,也要求檔案人員積極介入此項工作中,提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

2.歸檔雙軌制,是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用,但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計,在較長的時期內,紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求,電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

三、檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路,是深化檔案社會化服務的必然要求

1.前瞻性。檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館,將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和 機網絡的傳輸,實現檔案信息的合理配置與開發利用,最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行,是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入,都需要高昂的費用。因此,在信息化實施過程中,作為企業內部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下,一定要審時度勢,深入調查, 論證,努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性,將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位,保證軟硬件資源的可繼承性,使其既能適應當前信息業的特點和要求,還能符合今后發展和應用的趨勢,盡可能避免資源的浪費。

2.協作性。檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設,在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館(室)來說,獨立完成這些項目存在相當大的難度,這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此,只有堅持協作的原則,加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合,主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。

3.實用性。檔案信息化建設不僅在量,更在于質,在檔案信息化建設中,檔案館應堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數字化處理,更應有選擇地對館藏檔案進行全文數字化,在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務滿足社會需求,使自己的信息具備“惟一性”,從而讓利用者面對龐大的信息體系,而選擇點擊你的網址;根據利用者的需求,將館藏信息資源加工成系統的、專題的、有序的信息,有機地將它們連接成一個整體,為利用者提供優質、高效的服務。

4.人才儲備。由于 檔案信息內容的數字化,文檔處理的一體化,電子檔案保存的技術化,開發利用形式的多樣化,使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法,這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了,才能使檔案信息化建設符合正確的方向,才能滿足社會發展對檔案工作的需求。