淺談內容管理技術在數字圖書館中的價值

吳柳燕

關鍵詞:內容管理;數字圖書館;流程;角色控制

摘 要:內容管理技術在數字圖書館建設中能夠發揮重要作用。本文重點研究了內容管理系統在數字圖書館中的應用價值、流程和關鍵技術。從數字圖書館資源更新的過程,闡述了內容管理技術的核心思想,重點介紹了基于角色權限機制的安全訪問的關鍵實施技術。

中圖分類號:G250.76文獻標識碼:B 文章編號:1003-1588(2009)05-0039-03

1 前言

隨著互聯網的飛速發展,數字圖書館的應用越來越廣泛,在西方發達國家早已經開始利用網絡構建“電子化校園”或“連線校園”,以提升辦學效率及方便學生的服務,并以更有效率的行政流程,為學生提供更廣泛的、更便捷的信息及服務。我國很多院校也開始實施上網工程,各級院校都紛紛建立了自己的網站,電子教務的內網和外網建設成為校園上網工程的熱點。目前國內校園信息化發展很快,但同時也存在著一些問題,機構調查評估表明:國內約有1/3的網站難以打開,約有1/3的網站應用價值比較低,還有相當數量的網站存在網站建設困難、信息更新不及時、服務功能不健全、發布的信息缺乏時效價值等問題。

存在以上問題的主要原因是信息更新比較困難。例如:根據工作需要增加一個欄目,首先需要專業人員來規劃欄目內容,然后再聘請美工人員來設計網站頁面,最后聘請專業人員來進行編碼,整個過程相當復雜,也非常耗時;甚至只是需要修改一下欄目的名稱,僅幾個字,也需要聘請專業人員來修改程序;整個數字圖書館網站的維護成本非常高。并且隨著數字圖書館規模的不斷擴大,需要保持信息的實時性就更困難。

為了解決上述問題,可以引入內容管理系統(CMS-Content Management System)。內容管理系統能提供一種比較簡單、方便的方式來進行專用信息網站的維護,它提供一個綜合的管理平臺和發布平臺,管理人員和業務人員能通過它提供直接的接口,直接進行網站的建立和修改;業務人員還可以通過對數字圖書館中各種類型的數字資源管理、綜合、增值和再利用,增加信息的價值。

2 數字圖書館中內容管理的作用

2.1 內容更新方式對比

數字圖書館內容發布的特點是:信息量大、資源種類龐大復雜、內容要求嚴格,圖文并茂、格式豐富,更新速度快、審查機制完善。而傳統的先制作頁面,再上傳至服務器進行發布的機制顯然不適合這種信息的更新需求,成為數字圖書館應用推廣中的瓶頸。

如何快速地管理和維護數字圖書館中的信息內容,全面提升管理水平,使復雜的過程變得簡便易行,充分地發揮數字圖書館信息的時效性,真正達到快捷、實時、準確的發布信息,將內容管理提升到一個新的高度,以滿足全校師生不斷增長的需求,已經成為一個急待解決的問題。

傳統的靜態頁面的網站的維護方式流程是:單位的業務人員(也就是內容的提供者)提出修改要求,然后網站管理人員通過編程的方式進行更新,必須要經過網管這一個環節(如圖1所示)。

為了改變這種傳統方式中對網站內容修改都需要網管人員參與,修改過程過于復雜,提出了內容管理的概念,業務人員可以通過內容管理系統直接進行頁面修改和發布(如圖2所示)。

2.2 內容管理在數字圖書館中的作用

采用內容管理系統,可以顯著減少數字圖書館內容更新所需要的環節,提高數字圖書信息管理的效率和質量。歸納起來,主要有以下幾方面的具體作用:(1)管理人員能夠方便地搭建網站、增加欄目、修改欄目的屬性或者決定發布的內容,以及方便地管理系統的信息。(2)使最新的數字圖書信息能夠得到及時發布,保證數字圖書館中的信息能夠與因特網中最新信息保持同步。(3)方便提供個性化圖書信息檢索服務。在開發個性化圖書檢索或推薦系統時,內容管理技術能夠為用戶提供個性化、經過定制的動態信息。(4)提高了數字圖書館信息管理和服務的效率。由于最新的圖書信息能夠被及時發布,因此不存在信息積累的問題,不需要專門安排時間統一對信息進行更新。(5)當數字圖書資源中有錯誤信息時,能夠得到及時的糾正,避免錯誤信息對讀者帶來嚴重的后果。(6)減少數字圖書館資源維護人數,既提高了效率,又降低了成本。

3 內容管理技術

3.1 內容管理的核心思想

內容管理技術作為一項新興的技術,在業內尚未有統一的定義。不同的單位、機構對此有不同的理解。Garter Group認為內容管理從內涵上應該包括圖書資源結構管理、網絡組織管理、圖書資源下載內容管理和數字圖書館外部網信息共享內容管理,如CRM(Customer Relationship Management)。也有研究者認為圖書內容管理應側重于給用戶定制個性化動態信息。

內容管理本質上就是采用基于網絡的協同計算和內容的索引、編碼、存檔、恢復和個性化的發布服務等先進的技術手段,將Internet的優勢和數字圖書館應用相結合。簡單地說,內容管理即管理網上需要發布的各種信息。內容管理所涉及的內容不僅僅是對文件、數據的管理,還包括資料獲取、存儲方法、訪問權限、檢索方法等方面。這些工作可以分為三個層次:即內容創建,內容管理和內容的分發(如圖3所示)。

這樣內容管理就可以定義為:協助組織和個人,借助信息技術,實現內容的創建、存儲、分享、應用、更新,并在信息資源管理、組織、推薦、瀏覽等各個方面產生價值的過程。

概括起來,內容管理的內涵是:內容管理協助組織和個人,借助信息技術,實現內容的收集、確認、批準、整理、定位、轉換、創建、存儲、分享、應用、更新,使“內容”能在正確的時間,以正確的形式傳遞到正確的地點和人,并在信息資源管理、組織和用戶使用的各個層次產生作用。

3.2 內容管理制作過程

一般來說,內容管理的生命周期分為三個階段,即內容采集、內容加工和內容發布(如圖4所示)。

整個生命周期的起點是內容采集。它包括內容及其元數據的創建和收集,可以有多種途徑和工具——文字處理、掃描、識別、通用接口等等。內容管理系統可以將多種不同來源、不同格式的內容統一進行管理。內容加工就是內容的管理和控制,其中包括對內容的查找、編輯、歸檔和備份等。為了保證內容的安全和準確,監控、測試和存取控制也包括在內容加工的周期中。在內容加工的過程中,用戶定義內容域的結構,將大量的內容組織成完整的實體以待發布。內容發布是內容管理中的重要階段,在這個階段,完整的內容資源按照用戶定義的格式輸出到不同的設備上。經歷了這三個階段,內容從最初的離散混亂狀態變成高度組織和聯系的整體。

3.2.1 內容采集

內容采集階段的功能包括內容的設計、內容的新建和轉入、元數據的建立、內容的審核、內容的轉換以及內容的存儲。

內容的設計主要指用戶對所需內容的來源、格式和發布形式進行初步的定義,對不同的來源給出不同的接口形式,對不同的發布形式也給出相應的模板。

內容的新建是采用各種工具(如字處理軟件、網頁編輯工具等)建立新的內容。內容的轉入是指對采集來的各種不同格式的內容(包括非電子化紙質文檔)經過加工處理后,轉入到內容管理系統中來。對內容的新建和轉入方面的研究工作主要包括各種不同程序插件的設計和接口的定義以實現內容的轉入。

元數據的建立就是建立內容的附加描述信息,包括語義上的描述信息和結構上的描述信息。內容的采集者一般要對元數據的建立負責。

內容的審核則是對進入網站的內容或者待發布的內容進行審查。一般來說每個內容都需要進行審核,而不同來源或者格式的內容可能需要經過不同的內容審核過程。因此,在內容審核階段集成一個工作流的概念成為目前的一個趨勢。其中的多級審批制度是今后研究的一個重點。

內容的轉換是對采集來的內容進行結果或者格式的調整。比如將RTF文檔轉換成為帶格式的HTML文檔,壓縮圖片以便更快速地進行讀取,調整數據庫記錄的格式以更新系統的使用等等。

內容的存儲主要是對各種來源的內容進行統一的管理,以便加工和查找。解決圖書資源中大量的非結構化的問題。

3.2.2 內容加工

內容加工階段的功能包括內容的修改和版本控制、檢索和分類、安全控制、測試、歸檔以及發布實體的建立。

內容的修改和版本控制除了對內容本身的修改外,修改過程還包括給內容加標注。這些標注不像元數據那么規范,只是起到注釋的作用,這在資源更新中比較有用。對內容進行修改后,就會自動產生一個相應的版本,有的內容管理系統還產生一個修改日志來跟蹤、記錄這些變化。對本功能的研究主要在版本控制方面。

檢索和分類主要對內容進行檢索和分類,是為了方便用戶進行搜索以及提高搜索的準確程度。結合元數據的應用,內容的檢索和分類是內容管理中的一個研究熱點,很多研究機構和院校都對此進行了大量的研究工作。

安全控制是控制每個內容的授權訪問對象。比如,有的用戶可以讀取,有的可以修改。數字版權管理DRM(Digital Right Management)是內容管理中的一個研究方向,安全控制是進行數字版權管理的基礎。

測試主要是對內容物理存儲的有效性、鏈接的正確性、內容發布前的樣式規格進行檢查以及對最終的內容實體進行發布前的預覽。發布前的預覽能有效的檢查出斷鏈的和樣式的錯誤,是數字圖書館內容管理的重要組成部分。

歸檔是指對過時的內容進行處理,可能是刪除、備份到其他媒體上或者存放到仍可以被查詢的位置。

內容發布就是將內容實體按照用戶定義的格式輸出到不同的媒體上,內容發布是實現內容重用和個性化定制的一個重要部分。

4 數字圖書館中內容管理關鍵技術

目前,安全訪問授權是內容管理的一項關鍵技術,實施授權最常見的方式是基于角色的訪問控制(Role-Based Access Control, RBAC)。基于角色的訪問控制是美國KIST(National Institute of Standards and Technology)提出的一種新的訪問控制技術。該技術主要研究將用戶劃分成其在組織結構體系相一致的角色,以減少授權管理的復雜性,降低管理開銷和為管理員提供一個比較好的實現復雜安全政策的環境。訪問者的權限在訪問過程中是變化的。有一組用戶集和權限集,在特定的環境里,某一用戶被分派一定的權限來訪問網絡資源:在另外一種環境里,這個用戶也可以被分派不同的權限來訪問另外的網絡資源。這種方式便于授權管理、角色劃分、職責分擔、目標分級和賦予最小特權,也是訪問控制發展的趨勢。

RBAC原理是比較容易理解的,不同于簡單的USER-RESOURCE模型,它增加了一層ROLE層, 變成了USER-ROLE-RESOURCE,賦予管理系統更多的靈活度的同時,也簡化了系統的權限管理。

5 結論

內容管理從本世紀初開始成為一個重要的應用領域,人們需要充分利用信息技術來提高競爭能力,而內容管理恰恰能夠通過對數字圖書館中各種類型的數字資源的產生、管理、增值和再利用,改善組織的運行效率和服務能力。

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