資產清查工作后高校固定資產管理信息系統的構建

李騰飛

摘 要:文章分析高校固定資產管理信息系統構建過程中存在的主要問題,指出高校的資產管理信息系統是行政事業單位國有資產管理信息系統建設的重要組成部分,它的構建首先必須打破行政的條塊分割,在政府已有的網絡平臺上,逐步實現互聯互通和信息共享,并且對資產管理的全過程實施動態的管理和監控,從而提高利用率和使用率,實施有效的監督和決策。

關鍵詞:資產清查 高校固定資產管理信息系統 構建

中圖分類號:G475 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)11-102-02

隨著電子政務建設的推進,高校固定資產管理信息系統在2007年全國行政事業單位資產清查后拉開了構建的序幕,但是總體上處于初級階段,以“各自為政”為主,充其量是做到了管理手段的電子化,距離“金財”工程的建設要求還有不少差距。作為“金財”工程的重要子系統,高校的固定資產管理信息系統的建設狀況在一定程度上影響著“金財”工程的建設步伐。以下就高校固定資產管理信息系統構建中存在的一些主要問題進行探討。

一、高校固定資產管理信息系統構建過程中存在的主要問題

由于行政條塊分割、機構設置不合理、系統分類標準不統一和系統設計缺乏完整性等原因,嚴重阻礙了高校固定資產管理信息系統的構建。

1.主管部門的行政條塊分割制約了信息系統的構建步伐。在現有的行政管理體制中,財政部門和教育部門都對高校固定資產工作進行管理。在實際操作過程中這兩個部門分別要求高校按其規定的標準定期上報固定資產管理信息。財政部對固定資產按十一大類進行分類、統計,教育部對固定資產按六大類進行分類、統計,雙方基本沒有考慮與對方數據的轉換和對接。盡管高校在管理手段上實現了電子化,但是工作必須接受兩個部門的管理,接受兩套分類標準,始終解決不了兩種分類數據的直接對接,互相對導等問題。

2.現有的固定資產管理系統基本上是以靜態管理為主。高校在固定資產管理中基本都實現了電子化的手段,但很多時候只停留在賬卡登記、信息錄入等靜態的管理為主。大多集中在固定資產管理、設備設施管理、物資管理等方面,著眼點還是從獨立的管理信息系統角度出發,其管理的重點集中在簡單的靜態管理,并且更多的是從財務數據的角度來進行資產、設備等管理對象的建卡建賬,然后在此基礎上提供簡單的查詢、統計、報表等功能。對于資產的投入使用、維修保養、優化配置等動態情況基本是監控不到位,不能為決策、監督部門及時提供資產的動態信息,很多時候只有通過各級上報的報表、清查的結果才能掌握到大體的情況,這樣不但制約了上級部門和領導的決策,而且造成不同程度的重復建設、資源浪費和效率下降。

3.機構設置、人員配置不合理,也成為影響資產管理信息系統構建的瓶頸。當前高校從事資產管理的機構設置各有不同,有的設立資產管理處、科,專門從事資產管理;有的納入后勤部門或財務部門管理,經常出現重此輕彼的現象。在用人機制上,多采用了適合當前發展趨勢的精簡高效的聘任制或委派制,專職的固定資產管理人員編制偏少,二級學院(系)通常不設專職資產管理員,教學儀器設備管理、維修很難與主管部門要求相一致。同時,管理人員的學歷職稱層次不高、專業技術水平低,不熟悉資產管理的業務要求,往往只限于管理軟件的簡單操作,無法及時發現存在的問題,并提出改進的措施,一定程度上制約了固定資產管理信息系統的流程優化。

4.模塊設計存在缺欠,影響了管理信息系統的完整性。現在高校使用管理軟件很多情況在模塊設計上存在缺欠。主要表現為:在流程上,偏重于資產設置及初始化流程和資產管理查詢流程,缺少資產決策分析流程;在模塊組合上,偏重于數據采集、錄入、查詢模塊的設計,缺少數據整理分析;在接入方面,基本停留于“單干”形式,很少考慮與其他政務系統對接,包括與財務管理、采購、預算編制、辦公管理等業務系統的無縫連接等,造成無論是操作使用上還是資源配置上都存在重復、浪費的現象。

二、對策建議

高校的資產管理信息系統是行政事業單位國有資產管理信息系統建設的重要組成部分,它的構建首先必須打破行政的條塊分割,在政府已有的網絡平臺上,逐步實現互聯互通和信息共享,并且對資產管理的全過程實施動態的管理和監控,從而提高利用率和使用率,實施有效的監督和決策。

1.打破行政條塊分割,逐步實現互聯互通和信息共享。打破財政部門和教育部門現有關固定資產管理的壁壘,理順管理流程,統一資產分類標準,統一管理歸口單位,逐步建立“財政部門—教育部門—高校”三級管理平臺。服從政府電子政務建設規劃,把高校的資產管理信息系統構建在已有的信息平臺上,通過WEB技術,把系統涵蓋資產管理的配置、使用、處置、收益、清查、統計、產權糾紛調整等各項管理內容,并以技術手段規范資產管理行為;實現中央與地方之間,財政部門與主管部門、行政事業單位之間的資產管理信息暢通。

2.理順機構設置,健全管理制度。高校應當理順固定資產管理的機構設置,建立專門的資產管理機構,對固定資產實行專職管理。進一步理清并明確與后勤集團、校辦產業、圖書館、各級學院(系)、信息中心、網絡中心、實訓基地等單位在固定資產管理中的職責權限,建立各部門、各單位分級分層復雜的信息化管理體系,一級對一級負責。二級學院應配備專門的固定資產管理員,并對其進行培訓和專業素質考核,使其能夠擔任信息化管理的固定資產申報、驗收、登記、保管、檢查、報告等工作,保證高校固定資產管理系統的通順流暢。健全固定資產信息化管理制度。建立高效、合理的固定資產信息化管理體系,既要有完善的宏觀管理法規制度,又要有適合學校實際情況的內部規章制度,使高校固定資產存在良好的管理機制,確保資產信息的真實性、信息披露的可比性、科學管理的有效性,合理評價固定資產適應效果與管理效率。同時,對固定資產的計劃、采購、驗收、保管、使用、維修、盤存、轉讓、報廢及殘值處理等管理工作,既要流程簡單、信息正確,又有章可循,有法可究。

3.建立全過程、高效動態的監督系統。建立高校國有資產動態監管系統,實施動態管理。首先,管理周期要從固定資產卡片管理逐步向固定資產的全過程管理轉變。對單位的各種類型、各種歸屬的資產進行全面的管理,實現資產的購置申請、領導審批、資產購置、資產入庫、資產出庫、資產使用、資產調劑、資產維修、資產報廢、資產捐贈、資產出售等全生命周期的管理。其次,管理目的要從固定資產基本管理和查詢逐步向固定資產的管理、統計、查詢分析和決策支持轉變。準確、實時掌握和控制資產的凈值、總量、使用及分布情況,及時發現閑置或浪費資產,實現資產的優化配置和合理使用,提高資產的利用率和使用率。

4.完善系統模塊,優化流程設計。固定資產管理流程一般分成三大塊:資產設置及初始化流程、資產管理查詢流程、資產決策分析流程。針對多數系統缺少或忽略決策分析流程設計,應該在充實設置、查詢功能模塊的同時,利用網絡技術,強化決策模塊,使得系統管理流程設計更加科學化。

(1)充實資產管理系統的設置和查詢功能。實現高校用戶可以通過瀏覽器訪問和合法登錄系統所在的Web服務器,然后在權限規定的范圍內,操作資產系統設置以及資產初始化相關功能,并基于這些信息進行查詢、統計等操作,滿足日常管理的需要。

(2)強化決策分析功能。一般情況下,資產決策分析流程主要由管理決策用戶完成,該類用戶可以或者代為通過瀏覽器訪問和合法登錄系統所在的Web服務器,然后在權限規定的范圍內,建立宏觀分析模型、進行數據分析,并通過展現工具獲得多種表現形式的分析結果,為做好資產的計劃、預算、申購、配置等提供及時、準確的參考。

經過幾年的建設,高校的資產管理信息系統已初具規模,盡管仍存在不少的問題,相信在電子政務建設規劃的指導下,它將會日益完善。

參考文獻:

1.翁躍成.高職院校固定資產的信息化管理.經濟師,2008(8)

2.陳煥娣,張甫香,甘朝暉.網絡環境下高校固定資產管理流程再造成.事業財會,2008(2)

(作者單位:廣東食品藥品職業學院 廣東廣州 510000)(責編:賈偉)