財會電算化的發展趨勢和存在問題的防范

王 麗

摘 要:財會電算化,是電子計算機在財會工作中應用的簡稱,就是把以電子計算機為代表的現代化數據處理工具以及計算機網絡等新興理論和技術應用于會計核算和財務管理工作中,以提高財會管理水平和經濟效益,進而實現會計工作的現代化和電子商務化。然而財會電算化的發展和安全性是辯證的,黑客的侵入,病毒的感染,系統癱瘓等問題也隨之而來。這些新問題的防范和完善也是隨著財會電算化發展而變化的。

關鍵詞:電算化 電子商務 數據交換 電子銀行

中圖分類號:F230 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)11-170-01

一、財會電算化的發展趨勢

1.財會電算化向電子商務的發展。建立在網絡技術之上的電子商務廣義上指利用計算機網絡和各類電子工具進行的一切商業貿易活動。電子商務以其低成本、高效率等特征吸引著大多數企業,企業紛紛通過建立自己的網站或網絡服務公司,進行電子支付結算、電子銀行、網上業務等,以拓展商貿渠道,增加貿易機會。財會電算化就是要充分利用計算機及網絡技術,從不同的來源和渠道收集企業經營活動中所產生的會計數據、會計資料,按照經濟法規和會計制度的要求予以存儲、加工,并生成會計信息,向企業內外部各方面傳遞,以幫助信息使用者改進經營管理、加強財務決策和有效控制經濟活動。在網絡時代,為了適應電子商務發展的要求,財會電算化在實現其基本目標的基礎上,向著網絡財務、會計信息化的總趨勢發展。在發展的過程中,財會電算化逐步完善其網絡功能,(1)建立會計系統中心數據庫,增強會計數據的共享性。完善會計數據與互聯網絡的標準接口技術,實現業務數據的交換。(2)建立與開戶銀行之間網絡的寬帶連接,使企業的會計核算系統與銀行的賬戶管理形成影射,推進網上收支結算的安全性、可靠性,電子簽章的保密性。(3)建立財會電算化系統與其他業務系統之間數據交換標準,發揮電算化會計對經濟業務監督的隨時性、及時性、有效性。

2.財會電算化要向成本管理和管理會計發展。由于各不同模塊之間的數據傳遞而將整個系統連成了一個統一的整體,供應鏈上各個環節的信息高度集成,實時反映企業的運營狀況,為管理決策提供及時準確的信息,系統不僅反映貨幣計量信息,而且反映非貨幣信息;不僅強調信息的可靠性,而且強調信息的相關性和及時性。系統體現了先進的財務會計、管理會計和成本管理思想,能夠滿足信息使用者的多樣化信息需求。成本管理涉及產品成本核算、成本中心會計、訂單和項目會計、獲利能力分析、利潤中心會計以及輔助管理決策的執行信息系統。體現了先進的管理會計思想,反映了一套預測、計劃、決策、控制、分析。考核的管理模式,強調事前計劃、事中控制和事后反饋。這些計劃功能和控制功能已完全集成到整個供應鏈系統中。一方面系統通過定義與事務處理相關的會計核算科目和核算方式,使系統在處理事務的同時自動生成記賬憑證,保證了資金流與物流的同步記錄和數據的一致性。用戶可以根據資金狀況追溯所發生的相關業務活動,改變了資金信息滯后于物流信息的狀況,便于企業實行事中控制并實時作出決策;另一方面,計劃、事務處理、控制與決策功能都在整個供應鏈的業務處理流程中實現。

二、財會電算化中存在的問題

1.會計信息安全問題。電算化系統容易受黑客侵入,病毒感染而導致系統癱瘓。內部人員對原始數據的非法篡改或泄密造成會計信息虛假。

2.財務軟件使用混亂,硬件更新和軟件升級跟不上。由于財務軟件的開發未能實行統一標準。財務數據與業務不能共享,軟件兼容性差,不同軟件的數據接口、使用方法不一樣導致報表匯總,數據查詢,數據傳輸的不方便。會計軟件不能及時升級換代,軟件安全性、保密性差。

3.電算化基礎管理工作薄弱,電算化管理制度與執行脫離。為確保電算化系統正常運行和會計信息的安全、準確、合法、可靠,企業需研究制定相應的會計電算化管理方法與制度。由于基礎工作薄弱,建立在此基礎上的電算化管理有時出現有章不循,導致手工與計算機并行時間過長,增加了會計人員的工作量。

4.缺乏財會電算化專業人才。由于財會電算化涉及到財務會計和計算機兩種專業知識,在崗的會計人員雖經過計算機等級培訓,但與實際要求水平還有較大的差距。

三、財會電算化環境下的企業對策

財會電算化普及和發展給企業帶來了巨大的效率,但同時也帶來了新的問題和挑戰,因此建立一個健康良好的財會電算化系統是時代發展的趨勢。要解決其中的問題,應主要采取以下對策。

1.加強計算機硬件、軟件管理。對重要的操作日志進行記載,并進行必要的權限設置,使業務數據只有在解密的條件下才能使用,同時必須進行必要的身份認證和內容檢查,控制一些軟件的安裝,尤其是數據庫系統軟件,以防止利用數據庫系統打開賬套數據庫,進行非法處理,拒絕一切無關人員使用計算機。

2.加強基礎工作建設,建立一套完善的操作環境和軟件系統是進行財會電算化信息系統內部監控的必要手段,使其在財務管理中發揮應有的作用,還需從以下方面加強電算化管理方面的控制。

首先應制定上機操作規程,主要包括軟硬件操作規程,最后對系統操作的事件類型、用戶身份、操作時間、系統參數和狀態以及系統敏感資源進行實時監控和記錄,進行必要的權限設置,以便能夠對各種不同的權限進行用戶識別和遠程請求識別等。在經濟業務發生時,通過計算機的控制程序,對業務發生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。

其次要建立和完善一整套內部控制制度,加強預算收支和憑證審核制度。保證數據輸入的準確性。如果輸入的數據不準確,處理結果就會出現差錯,影響整個系統的正常運行。因此,系統應該對輸入的數據進行嚴格的控制,保證數據輸入的準確性。數據輸入控制要求輸入的數據應經過必要的授權,并經有關的內部控制部門檢查;同時應采用各種技術手段對輸入數據的準確性進行校驗,如平衡校驗、二次輸入校驗等。另外為了防止數據在傳輸過程中發生錯誤、丟失、泄密等事故,企業應該采用各種技術手段以保證數據在傳輸過程中的準確、安全、可靠。

3.加快財務軟件由“核算型”向“管理型”的轉化。管理型的會計軟件除了具有完善的會計業務核算功能外,還應大力加強會計數據分析預測,輔助計劃的制定和控制,支持高、中、低各管理層次的管理決策。不但可以實現或輔助實現財務會計和管理會計中的主要功能,而且可以使它們和企業的日常管理工作有機地結合在一起。解決此問題的關鍵在于盡快開發出以管理為導向的會計軟件并推廣使用,有關部門應結合企業的管理特點,制定全國統一的、具體的管理規定和標準。如考核指標體系,既要有數量指標,又要有質量指標,還要有各種綜合指標。有了可操作的管理規定和考核指標體系,財會電算化從核算型向管理型轉化才有據可依,企業的管理才能走上規范化的軌道。

4.加大對“復合型”會計電算化人才的培養力度。在吸納高校財會電算化畢業新生的同時,對電算化管理人員的培訓工作要經常性地進行,還應選拔具有一定計算機知識的會計業務骨干到高校進修計算機專業,這樣新老結合,高、中、低結合的會計電算化人才隊伍就會形成,必將推動財會電算化工作的進一步提高。

綜上所述,財會電算化在我國企業的普及,在給會計人員帶來方便快捷高效的工作方式的同時,無疑也增加了信息的安全隱患。當然,任何事物都不是完美無缺的,我們只有順應電算化發展的潮流,建立分工明確、權責落實、操作嚴格的內部控制制度并切實地加以執行,這樣才能充分發揮財會電算化系統的準確性和高效性,才能為企業的管理層提供準確及時的決策信息,從而實現企業價值最大化的目標。

參考文獻:

袁樹民,張貴珍.會計電算化[M].上海財經大學出版社,2005

(作者單位:同煤集團煤峪口礦財務科 山西大同 037041)

(責編:賈偉)