新形勢下高校二級學院辦公室工作芻議

王同亮

【摘 要】本文結合筆者工作實踐,對新時期、新形勢下高校二級學院辦公室工作的主要職能進行了闡述分析,并通過研判當前高校二級學院辦公室工作中不適應科學發展要求的顯著問題,提出了提高當前辦公室工作的若干建議。【關鍵詞】高校 學院 辦公室工作隨著國家經濟體制改革的不斷深入,我國高等教育進入了前所未有的大發展時期。從1999年開始,高校擴招穩步推進,高校學生和教師數量不斷增加,教學任務、專業設置、學生管理等方面的工作均發生了很大的變化,許多高校紛紛將原系級建制改為二級學院建制,從整體管理架構上全面適應高等教育發展的要求。二級學院作為高校基層單位,是高校教學、科研、后勤管理等工作的具體化延伸,其辦公室則是各項具體事務的直接組織管理部門,處在承上啟下、協調左右、保證行政管理工作正常運轉的樞紐位置,其工作內容涵蓋教學、科研、行政、檔案、圖書設備、財務、公務接待等諸多方面。因此,高校辦公室管理水平的高低,直接影響學校教育、科研、管理工作的效率。在新形勢下,實事求是地根據二級學院的新特點,研究辦公室的管理和建設工作就顯得十分重要。一、 高校二級學院辦公室工作職能高校二級學院辦公室是一個綜合職能部門,更是一個服務機構,是學院運轉是否順暢、成效是否優良的關鍵。結合工作實際,筆者認為,辦公室的工作職能主要體現在輔助、協調、服務三個層面。1、服務職能“服務”應該是辦公室工作最顯著和最重要的職能,為領導服務,為老師服務,為學生服務,不論事大事小,不論輕重緩急,辦公室的工作時時處處皆是服務。辦公室是一個學院對內工作的樞紐,對外工作的窗口,歸根結底其服務職能是為教學科研服務,是高校教學研究、服務社會的集中體現。2、輔助職能在高校二級學院擔任領導職務的人員大多是某學科的主要學術帶頭人,他們不但要承擔大量的教學科研任務,還要負責學院行政領導工作。辦公室作為學院的“中樞”,應當做好領導的參謀和助手,為領導的決策和執行提供輔助,保證整個學院工作的正常運轉。3、協調職能“協調”在《現代漢語詞典》中的解釋為:“配合得適當”,具體到辦公室工作中,就是使涉及到學院工作的各個方面要有機結合,和諧運轉。作為基層行政單位,辦公室承擔著綜合性、整體性的協調職能。其中包括學校和學院的協調,學院領導和教職員工、學生的協調,與校內其他學院的協調,而且還包括學院與外界單位的協調等等,上下、內外、左右互通互融,對在新形勢、新時期下出現的各種問題做出快速、合適的反應,保障各項工作的順利開展。二、當前高校二級學院辦公室工作中存在的顯著問題毋庸置疑,隨著經濟的持續快速發展和社會的全面進步,特別是在高校擴大辦學規模、加快教學科研發展水平和基礎設施建設的新形勢下,高校二級學院辦公室工作面臨著新的挑戰,存在一些不適應發展要求的顯著問題。1、對辦公室工作的職能定位認識不足長期以來,雖然辦公室是作為“中樞系統”在開展工作,但是更多的是承擔一些事務性的工作,工作主動性強但創新性不夠,工作常規性強但務實性欠缺,工作繁瑣但效率不高。高校二級學院辦公室要發揮其最大功效,為領導和師生提供一流的服務,在高校改革中起到更大的作用,就必須將辦公室工作融入到社會大變革和教育大發展的氛圍之中,用科學發展觀指導具體工作實踐,用動態的眼光發現問題,用創新的思維考慮問題,用發展的舉措解決問題。2、辦公室工作人員的整體素質有待提升人才是辦公室管理中最重要的資源,時代在發展,社會在進步,辦公室人員的素質也理應與時俱進。但現實情況是,高校對辦公室人員存在“重使用,輕培訓”的傾向,辦公室人員參與學習與培訓的機會很少,在思想、業務方面與現代化高校管理需求還存在一定差距。同時,一些高校將不承擔教學、科研任務的人員安排在辦公室工作,其中有些人員文化水平不高,有的對高校行政管理了解不夠,容易出現“官本位”、工作效率低下等情況,造成辦公室工作人員的整體素質不高的情況。三、新形勢下提升高校二級學院辦公室工作水平的幾點建議二級學院辦公室在高校基層管理中起著舉足輕重的作用,積極提高二級學院辦公室工作水平刻不容緩。筆者結合工作實踐,對提升辦公室工作水平提出以下幾點建議:1、提高工作認識,強化協調服務意識提高認識觀念是行動的先導。作為高校管理的基層部門要認真分析研判當前高校辦公室工作中面臨的新形勢與新問題,明確其新的職能定位與具體業務內容,明確辦公室人員的具體職責,這就要求辦公室人員不斷學習新的管理觀念和業務內容,只有這樣才能順利完成新形勢下的新任務。在辦公室的工作中,要著重強調協調與服務職能。學院辦公室工作綜合繁雜,沒有協調意識或者協調意識淡薄都不可能保障工作正常運轉。增強協調意識,才能做到順利溝通上下、暢通聯系左右、和諧處理內外。同時,學院辦公室工作人員要明確“服務”是第一職能。要樹立以教師為本、學生為本的服務理念,讓辦公室工作從偏重于簡單照章辦事轉變為在工作中不斷創新;從單純地收發傳遞信息轉變為既收發傳遞又綜合處理信息;從憑經驗辦事轉變為實行科學化管理,徹底改變那種只當“傳達室”、“收發室”的傳統工作方式,用改革創新精神不斷提升辦公室的服務職能、服務質量與服務水平。2、規范制度建設,提升工作的科學性辦公室工作千頭萬緒,瑣碎繁雜,這就要求在制度建設上做到科學、嚴謹、有序、規范。辦公室要根據新的形勢需要制定一些新的規章制度,如《工作人員行為準則》、《財務管理規定》、《車輛管理規定》、《辦公室服務承諾》等,要在原有的各項常規工作的規章制度基礎上,結合新情況不斷進行修訂和完善。要通過規定崗位職責,實行目標管理,形成分工合理、職責明確的運轉機制,處理好分工與協作的關系,做到分時各盡其職,合時齊心協力,使各項工作都能落到實處。用規章制度和崗位職責引導各項工作流暢運轉, 有效避免閑時無所事事、忙時手忙腳亂的現象,不斷提高辦公室的整體運轉效率。3、抓好隊伍建設,強化人員素質與技能辦公室人員素質的高低,是能否做好服務工作的前提和基礎。每一位辦公室工作人員代表的都是整個辦公室乃至整個學院的形象。在注重團隊協作的同時也要注意培養好每個工作人員,要通過學習、崗前培訓和在崗培訓等,抓好隊伍建設,不斷加強工作人員的理論修養和業務素質。同時,作為辦公室工作人員,在努力工作的同時,也要注重主動學習與主動提高。首先應當加強政治理論學習,提高思想認識水平,增強服務意識,從而有效地提高辦公室的工作水平、質量和績效。其次,辦公室工作人員應當提高文化素質,只有全方位地提高文化素質,才能全面提高組織協調能力、綜合分析能力、處理突發事件的應變能力、操作現代化辦公設備的能力。第三,辦公室工作人員還必須提高業務素質,這是順利完成崗位工作任務的根本保證。4、加強信息化建設,逐步實現辦公自動化隨著信息化技術的不斷發展,信息化管理和辦公自動化成為現代高校辦公室工作的基本訴求。學院辦公室要充分認識到辦公自動化對提升學院整體形象,提高工作效率與服務水平等方面的顯著作用,擺脫長期以來基于紙質的傳統辦公方式,逐步實現向依托計算機網絡和電子數據的無紙化辦公的根本性轉變,實現辦公室工作事務的信息化、自動化、系統化、網絡化。用方便、快捷、高效的現代化辦公手段提高辦公室工作的效率,用工作實效樹立辦公室的良好形象。參考文獻:[1] 梁克東.論高校辦公室工作的六項基本原則[J] .高教論壇:2006年02期[2] 孫榮.辦公室管理[M].上海:復旦大學出版社,1999 [3] 馬金星.高校辦公室人員應具備的基本素質[J].鄭州工業大學學報:社會科學版,2000,(1) [4] 孫龍,姚成福.高校辦公室管理面臨的挑戰和對策[J].甘肅科技,2005.