理性認識學校管理制度

劉 雄 張 引

學校為了組織和管理各項行政工作,提高管理的有效性,依據國家各類法律、法規,按照一定程序制定一系列的規章制度。但不少學校管理者過于強調規章制度的積極作用,甚至完全依賴這些規章制度,這往往使管理的有效性大打折扣。學校管理者應該理性看待規章制度在學校管理中的功能,既看到規章制度在學校管理中的正功能,也應看到其在學校管理中的負功能。

規章制度概述

規章制度對于任何組織而言都非常重要,這也是管理學者關注的焦點之一,被稱為“組織管理之父”的韋伯(Max Weber)認為:所有的現代組織,包括學校,都屬于具備以下五個特征的理性科層制組織。

1.專門化。在科層制組織中,作業是根據工作類型和目的進行劃分的,具有明確的職責范圍。各個成員將接受組織分配的活動任務,并按分工原則專精于自己崗位職責的工作。

2.等級制。在科層制組織中,每個人的權威與責任都有明確的規定。這些職位按等級制的原則依次排列。部屬必須接受主管的命令與監督,上下級之間的職權關系嚴格按等級劃定。

3.規則化。在科層制組織中,組織運行,包括成員間的活動與關系都受規則限制。也就是說,每位成員都了解自己所必須履行的崗位職責及組織運作的規范。

4.非人格化。在科層制組織中,官員不得濫用其職權,個人的情緒不得影響組織的理性決策;公事與私事之間具有明確的界限;組織成員都按嚴格的法令和規章對待工作和業務交往,確保組織目標的實施。

5.技術化。在科層制組織中,組織成員憑自己的專業所長、技術能力獲得工作機會,享受工資報酬。組織按成員的技術資格授予其某個職位,并根據成員的工作成績與資歷條件決定其晉升與加薪與否。

在規則化方面,韋伯認為每一個組織中都有一個規章制度系統,這個規章制度系統由專門制定的系列準則組成,管理行為實質上是把這些準則適用到每一個具體的事件中。規章制度系統規定了科層組織中每一個職位的權利和義務,并且有助于實現科層組織中的合作行為,在人事發生變動的情況下,該系統確保了操作的連續性,也確保了組織成員行為的一致性和穩定性。規章制度對于維護整個組織穩定具有非常重要的意義。

學校規章制度與學校管理

學校規章制度是為了實現學校教育教學目標,保證教育教學工作有序地進行,要求師生員工共同遵守的行為準則。學校規章制度對維系學校管理、規范學校師生員工的行為等方面有著極其重要的作用。

作為現代社會中的學校,由于其自身的特定社會使命,使得學校不同于社會上的其他組織。但是,作為一個組織,學校卻具備了韋伯科層組織的某些特征,當然,不同層次、類型和規模的學校,其具備的韋伯科層組織色彩有很大的不同,我們可以把韋伯科層組織五個特征按程度“高→低”來進行描述,確定學校符合韋伯科層組織模式的程度,如圖一所示:

(圖一:學?？茖踊潭却_定圖)

一般來說,層次高、規模大的學校,其韋伯科層組織模式的符合程度就高,層次低,規模小的學校韋伯科層組織模式的符合程度要低一些。在韋伯科層組織模式的符合程度高的學校里,規則化程度高,規章制度完善程度也高。

學校規章制度,對于建立和維護學校的正常秩序,提高學校管理效率,完成學校的各項教育教學任務,具有重大的理論意義和現實意義。在學校管理中,特別是韋伯科層組織模式的符合程度高的學校管理中,管理者特別依賴完善的規章制度,這一點很符合高校的管理特點。但是,規章制度本身的缺陷和負功能以及新情況的出現,使得學校管理者們在面對新情況的時候,疲于制定和完善規章制度,而新的規章制度的不完善又使得他們陷于制定完善更新規章的泥淖中,從而形成惡性循環,導致管理效率的低下和師生員工的不滿。由此可見,學校的管理者一味依賴學校規章制度進行管理是不可取的。

學校規章制度的功能

學校規章制度在學校管理中有著重要的地位,但規章制度本身遠非管理的全部。正如人們對韋伯模式的批判一樣,組織中規章制度的功能也受到人們的質疑。學校規章制度的功能并不是只有正功能,也有負功能,對于學校管理而言,這一點往往是被忽略的。

1.學校規章制度在學校管理中的正功能

學校規章制度的正功能,指其積極功能,具體來說有以下四個功能。

①說明功能。規章制度對學校中每個職位的職責和權利進行具體的說明,使得不需要通過重復的命令來指導常規工作,而且精心制定的規章制度的確立也比匆忙的口頭命令更為明確。規章制度對學校教職員工的個體表現起到了引導作用。

②緩沖功能。規章制度成為了學校管理者和教職員工之間的緩沖器,因為,規章制度本身有“制度面前,人人平等”的意味。基于“制度面前,人人平等”,學校管理者就可以理所當然否決教職員工的某些要求。這樣,教職員工的不滿指向的是規章制度。規章制度使得學校管理者獲得指導、命令教職員工的威權,也使得教職員工在接受這些指導、命令的時候不會產生背叛“人人平等”的感覺,因為“我是在服從規章制度的指導和命令,而不是服從學校管理者個人,我和學校管理者是平等的?！?/p>

③使懲罰合法化。當教職員工被明確告知什么樣的行為會受到懲罰和懲罰的實質是什么,懲罰就得到了合法化。在我們的觀念中,“不知者無罪”是理所當然的,那種事后再來制定規章制度進行懲罰的行為是不得人心的。規章制度不僅使學校管理中的懲罰合法化,也使得管理行為中的懲罰非人格化。

④回旋余地功能。把規章制度作為討價還價的工具,使得學校管理者可能得到教職員工的各種非正式合作。不一味強加規章制度,隨著學校管理者在教職員工中親和力的提高,學校管理者的威權就可以得到擴展,從而能更有效地把管理決策貫徹下去。

2.學校規章制度在學校管理中的負功能

上述對學校規章制度的正功能進行了探討,但是,我們也應該注意到基于規章制度本身的屬性產生的負功能,主要有以下四個方面。

①使教職員工對工作產生冷漠。規章制度雖然很明確地說明了學校中每個職位的權利和職責,但是也使得教職員工知道了哪些是規章制度對他們所在職位的最低要求,這使得部分教職員工對工作表現產生冷漠,因為只需要達到職位所在的最低要求就可以保證安全。當這種冷漠和敵意結合在一起,服從的是規章制度的字面含義,冷漠行為就會變成蓄意破壞。

②目標轉移。雖然學校規章制度可以在學校管理者和教職員工之間起到緩沖器作用,但是這種緩沖可能是消極的,產生目標轉移,即規章制度變成了學校管理目標本身,學校管理者基于此做出決策時可能會重點考慮規章制度本身,通常犧牲了其他更重要的目標。

③守法主義的產生。雖然規章制度能使管理中的懲罰行為合法化,但是卻會產生守法主義,當規章制度和懲罰相當普遍的時候,教職員工將變成守法主義者。更有甚者,在規章制度沒有覆蓋到的領域,因為規章制度總是不完善的,部分教職員工會利用守法主義作為實施不道德行為的借口。

④放縱現象的產生。雖然規章制度可以作為學校管理者和教職員工之間討價還價的工具,但是這種討價還價并不能一定確保學校管理者和教職員工之間非正式合作的產生,因為這種合作只是可能產生。所以這種討價還價會導致放縱的危險。在這種情況下,上下級之間雖然很友好,但是管理卻沒有效率。學校規章制度的正功能和負功能可以通過圖二表示:

(圖二:學校規章制度的雙重功能)

理性認識、科學利用學校規章制度

在規模大、層次高的學校里,作為學校的管理者,特別是校長,依靠規章制度管理是學校管理的一種有效手段,但沒能看到學校規章制度的正負功能,完全依靠學校規章制度進行管理卻是不可取的,應該理性看待學校規章制度在學校管理中的功效,通過以下策略,提高學校管理的有效性。

1.正確看待學校規章制度的正負功能

觀念是行動的先導,作為學校的管理者,必須要了解規章制度的正功能,也必須了解其負功能,這樣,才能在學校管理實踐中,不會忽略其他有效的管理手段,不過分依賴學校規章制度進行管理。

2.多途徑拓展學校管理者的威權

學校管理者在管理過程中,威權的大小非常重要,總的說來,管理者在實際的管理中有五種威權。

①獎勵威權。這是學校管理者通過獎勵來影響教職員工行為的能力,這種威權的大小取決于獎勵品對教職員工的吸引程度和學校管理者對獎勵的控制。

②強制威權。這是學校管理者通過懲罰來影響教職員工的能力,這種威權的大小取決于懲罰的嚴重程度和逃脫懲罰的可能性大小。

③合法性威權。這是學校管理者因為其職位緣故影響教職員工行為的能力,教職員工承認學校管理者在其職責范圍內有權指導,而他們有義務服從,即在教職員工心里形成了一個“不關心地帶”,在這個地帶之內,他們會毫不猶豫服從,而超出這個地帶,這種威權的效力很快就會消失。

④指示威權。這是學校管理者基于教職員工對學校管理者的喜愛和認同來影響教職員工行為的能力,擁有這種權力的學校管理者受到教職員工的尊敬和愛戴,這種威權源自學校管理者自身的人格魅力和人際技巧。

⑤專家威權。這是由于學校管理者自身擁有專業知識和技能而影響教職員工行為的能力,教職員工聽從學校管理者的指導,因為他們相信學校管理者擁有的知識和技能是學校管理者管理行為的先決條件,這也是他們自身所缺少的知識和技能。

作為學校的管理者如何運用這五種威權,如何樹立這些威權相當關鍵,成功的學校管理者,應該慎用獎勵威權,太少或太頻繁的獎勵都會失去獎勵應有的作用;盡量少用強制威權,因為強制威權使用的結果往往產生敵意和疏遠;合理使用合法性威權,不要超過領導職權范圍使用合法性威權,超出職權范圍使用這種威權,教職員工只會冷漠應對;努力擴大指示威權,因為這種威權的使用能使教職員工和學校管理者之間產生信任和認同,能使學校管理工作更為順暢;努力樹立學校管理者的專家威權,學校管理者應全面展現自身的專業素質和管理能力,讓教職員工對學校管理者產生信心,增加學校的凝聚力,使學校管理效能最大化。

3.塑造開放、健康的學校管理氛圍

開放的學校,不僅指的是學校對外界環境的開放,同時也指學校內部教職員工與學校管理者、教職員工之間、師生之間和學生之間的開放,這種開放氛圍的塑造不是短期就能達到的,這和學校管理者的管理理念是分不開的,過分依賴學校規章制度來進行管理,將無助于塑造開放的學校氛圍,為此,學校管理者應該科學使用五種威權,教職員工與學校管理者、教職員工之間、師生之間和學生之間形成相互信任、相互認同的關系,保證管理的順暢,才能塑造一個開放、健康的學校氛圍,這樣才能提高學校管理的有效性。

總之,學校管理不僅是一門學問,也是一門藝術,藝術的實質使得學校管理具有很強的可變性,在學校的管理過程中,應科學理性認識學校規章制度在學校管理中的功能,不過分依賴學校規章制度,科學利用學校規章制度,塑造開放健康的學校管理氛圍,才能最大限度地提高學校管理效能。

(作者單位:四川理工學院人文學院)