淺析會計電算化存在的問題及對策

　　
　　我國的會計電算化工作起步較晚，從20世紀70年代末才開始，經歷了嘗試階段、自發發展階段和有組織、有計劃的穩步發展階段，到目前的管理型會計軟件發展階段。在這20多年的發展過程中，已取得了長足的進步，商品化、通用化的財務軟件得到了廣泛的應用。許多會計軟件的開發已經走向專業化、商品化、社會化的軌道。但由于財務工作本身的特點，以及網絡的迅速發展、電子商務的迅速興起等等，一些先進的、現代化的事物不斷出現，對會計電算化系統提出了更高的要求，使建立符合現代企業發展需求的新型財務系統變得刻不容緩。由于會計電算化是一項系統工程，在發展過程中有許多工作要做，有許多問題要及時解決，否則將嚴重阻礙我國會計電算化向更深層次的發展。
　　
　　 1會計電算化應用中存在的問題
　　
　　1.1 人們對會計電算化的思想認識不夠
　　會計電算化，是電子計算機在會計工作中應用的簡稱，就是把以電子計算機為代表的現代化數據處理工具和以信息論、系統論、控制論、數據庫以及計算機網絡等新興理論和技術應用于會計核算和財務管理工作中，以提高財務管理水平和經濟效益，進而實現會計工作的現代化。
　　我國電算化事業起步較晚，人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用于代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性，使現有會計提供的信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務。同時，在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，更不用說建立企業內部局域網以及注冊自己的網站，根本沒能利用信息技術優勢來提高企業運作效率。這種認識對會計電算化的發展十分不利。
　　1.2 缺乏對傳統手工模式的改造，對會計信息系統設置的調整不夠
　　手工模式下的突出弱點是管理效率低下、信息不能及時處理和反饋、處理流程重復等問題，一些企業在實施會計電算化時，沒有對手工系統進行分析，這樣就不能減少中間環節、合并和調整簡單重復的業務流程，無法按照計算機管理的特點重新規劃業務流程。同時，不同的企業有不同的管理要求和運行模式，但企業沒有對會計信息系統作個性化的調整和設置。而在實際工作中只有兩方面結合起來，才能找到最佳的人機結合方式，即以最小的成本，重新確定業務的處理流程，哪些環節應完全由計算機代替，為適應計算機處理，又需增加哪些環節。
　　1.3 財會專業人員對計算機知識的欠缺
　　目前，不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來，他們所掌握的知識、理論能滿足手工會計核算，但會計電算化的應用，對會計人員提出了更高的要求。要求會計人員既要掌握一定的會計專業知識，還要掌握相關的計算機知識、財務軟件的使用技術以及保養和維護。一般會計人員業務經驗豐富，但計算機專業知識卻很貧乏，難以勝任計算機處理會計業務工作。表現較為突出的是財務軟件的應用方法掌握的不夠透徹和熟練，對軟件的認識有局限性，對軟件運用過程中出現的故障不能及時排除，導致系統不能正常運行。這個問題已經成為企業快速實現會計電算化的障礙。
　　會計電算化，給會計工作增添了新內容，從各方面要求會計人員提高自身素質，更新知識結構，一方面為了參與企業管理，要更多地學習經營管理知識，另一方面還必須掌握電子計算機的有關知識，好的會計基礎工作和規范的業務處理程序，是實現會計電算化的前提條件，所以會計電算化也要求促進會計工作的規范化。
　　會計電算化促進會計工作職能的轉變，引起會計人員知識結構的變化和會計人員素質的提高。電算化會計使會計工作效率提高、會計人員勞動強度降低，會計人員有更多的時間參與企業經營管理，促進會計工作職能發生轉變。從而，引起會計人員知識結構的變化和素質的提高。電算化會計下的人員除會計專業人員外，還有計算機專業人員。應盡快成為復合型人才，以適應進一步發展的需要。
　　1.4 重視會計功能，忽視管理功能
　　長期以來，我國會計電算化還處于會計核算電算化的水平，或者說，現在僅僅實現了財務會計的電算化。財務會計電算化還不是完整意義的會計電算化，因為企業會計包括財務會計和成本與管理會計兩大分支，所以完整意義的會計電算化應該是財務會計和管理會計的全面電算化，我們不能因為目前管理會計在企業應用還不普及或者有困難而停止不前。
　　
　　管理會計在企業推廣困難的重要原因之一是其規范性和可操作性不如財務會計以及財務會計與成本管理會計的分離。但是，管理會計電算化是以財務會計電算化為基礎的，因為它們的數據同源，財務會計電算化能為管理會計電算化提供所需的財會信息。因此，企業應在實現財務會計電算化的基礎上不失時機地推進管理會計電算化，解決管理會計手工操作難的問題，這里應特別強調會計電算化不是簡單的財務會計電算化加管理會計電算化，而應該是財務會計與管理會計結合后的電算化，這樣才能促進管理會計在企業中的推廣應用，真正實現會計的核算職能、管理職能和控制職能。
　　1.5會計軟件存在的缺陷
　　會計軟件的質量是會計電算化工作的物質基礎，決定著電算化工作的深入程度，也關系到能否順利地做好“甩賬”工作。但目前一些企業使用的軟件還存在著諸多的問題和不足。
　　安全性與保密性差。許多軟件缺乏操作日志記錄功能，對操作人、操作時間和操作內容沒有具體記錄，出現問題不便于追究責任。另外，數據庫缺少必要的加密措施，可以很方便地從外部打開修改。還有一些商業軟件為了占領市場，為用戶提供修改以前年度賬目等功能，這些都為會計資料的真實可靠埋下了隱患。
　　各核算模塊缺乏銜接?？傎~、固定資產、工資等模塊間數據不能順利地相互傳遞，以實現自動轉賬、相關查詢等功能，不能做到“無縫連接”，因此也就無法充分發揮計算機在數據處理上的先進性。
　　會計軟件通用性差，集成化程度低。通用會計電算化軟件的優點是非常明顯的：投資集中、設計周到、便于交流、售后服務較易管理。但在近幾年我國會計電算化軟件的應用逐漸暴露出了難以克服的弱點，如系統初始化工作量較大，系統定義較抽象，系統體積較大，企業難以增加自己需要的功能等等。而僅就會計電算化系統看，其材料、銷售、工資、固定資產、成本等各核算子系統之間又彼此分隔，缺乏會計數據傳輸的實時性、一致性和系統性。而不同公司的會計軟件無法聯系在一起，使會計電算化系統往往獨立于其他子系統，無法進行數據交換，不能融為一體，很難形成整個企業管理信息系統。
　　
　　2 針對會計電算化存在問題的對策措施
　　
　　2.1 更新認識，轉變觀念
　　我們必須認識到會計電算化不僅改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法，擴大了會計數據領域，提高了會計信息質量，而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術，因而推動了會計理論與會計技術的進一步發展完善，促進了會計管理制度的改革，是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。
　　從表面上看，會計電算化只不過是將電子計算機應用于會計核算工作中，減輕會計人員的勞動強度，提高會計核算的速度和精度，以計算機替代人工記賬。而實際上，會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進，而且必然會引起會計工作組織和人員分工的改變，促進會計人員素質和知識結構、會計工作效率和質量的全面提高，節省會計人員的時間和精力，轉變會計工作職能，推動理論和會計技術的進步，提高整個會計工作水平，大幅度增加企業的經濟效益，將使會計理論和實務的方方面面發生前所未有的深刻變化。例如具有數據集中存放和管理特征的“電算化會計”，采用先進的數據庫及數據倉庫技術，實現了數據分類集中存放，完全取消了各種會計明細分類賬和對賬操作，各種報表數據均能通過數據共享及時而準確地取得。
　　
　　
　　2.2 運用科學的理論和方法做好系統實施工作
　　在確定系統目標與規模的基礎上，編制實施策略和方案，制定具體規劃、實施的步驟與進度安排、實施機構的設置、實施各階段的任務、實施經費預算等。對手工模式下的業務流程進行調整和優化，制定解決方案，對各個處理環節的功能、數據處理特點、權限和職責作出規劃，從而提高實施的成功率，充分體現現代信息技術的力量。
　　2.3 培養復合型的會計人才，適應會計電算化工作的要求
　　會計電算化要求財會人員不僅應掌握扎實的會計知識和技能，還應對計算機和財務管理知識有比較深刻的了解。只有掌握了比較豐富的管理知識，才能根據本單位的自身特點，利用電算化會計的特點，為單位預測、決策和控制等管理工作服務。
　　因此，在各單位實行會計電算化的過程中，更應立足于國際水準，注意培養“會計—計算機—管理”型的復合型人才，他們能夠掌握國際先進技術，精通信息技術，熟練應用會計電算化，推動企業電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，維護軟件正常運行，掌握計算機先進技術，培養復合型人才，為本單位盡快甩賬及建立高效的會計信息系統創造條件。
　　2.4 改善和提高會計軟件功能，向財務管理方面過渡
　　現行的單位會計軟件雖然已開始從核算型向管理型過渡，但總體上講，模塊并不能適應管理需要，要真正充分發揮會計電算化的優勢，為單位管理服務，必須將其納入管理信息系統，提高會計軟件功能，增加具有管理型功能的模塊。
　　與物資供應、產成品銷售、庫存管理、勞資管理等管理業務子系統接軌，并最終成為整個企業MIS的內核，在數據保密的基礎上有條件地反饋給各子系統需要的數據信息。
　　電算化會計系統是由會計核算系統、財務管理系統和決策支持系統組成。由會計核算層進一步向管理層和決策支持層邁進，可以從應收賬款、應付賬款、現金管理、財務指標分析、評價以及全面預算管理等幾個方面進行。簡單地說，可以從以下幾個方面做些文章：⑴應收賬款管理。在用計算機自動處理時，首先根據企業與市場競爭對手的具體情況，選擇適當的信用標準(如客戶最長、最短付款周期及平均付款周期)，建立相應的信用標準信息庫；利用信用標準對用戶信用質量加以分析、歸類，輔助決定對客戶是否賒欠款及額度等。⑵全面預算管理。預算是計劃與控制的工具和前提。計算機可以根據近期數據分析，作出銷售預算，進而作出生產、成本等方面的預算，最后編成預算報表提供給管理部門參考。⑶財務指標分析及評價。它是對會計核算層所得數據的分析與總結。建立計算機財務系統指標分析系統，可根據計劃與實際或連續若干時期某項指標執行情況的對比分析，揭示其變動趨勢；另外也要動用各種分析方法，進行指標完成情況分析，從而為決策層提供決策和評價依據。以上方式它們所共同的基礎，就是保證基礎數據的標準化。
　　2.5 企業必須改進自身系統功能和提高網絡技術，迎接電子商務時代的到來
　　2.5.1 加強會計信息系統的安全性、保密性
　　對于重要的計算機系統應加電磁屏以防止電磁輻射和干擾。制定計算機機房管理規定，制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施，以及突發事件的應急對策等。
　　
　　2.5.2 建立健全內部控制
　　在操作系統中建立數據保護機構，涉及計算機機密文件時應登錄戶名、日期、使用方式和使用結果，修改文件和數據必須登錄備查。系統應有自動識別有效的終端入口，當有非法用戶企圖登錄或錯誤口令超限額使用時，系統應鎖定終端，凍結此用戶標識，記錄有關情況，并立即報警。采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密存儲通訊、身份認證、授權等，增強網絡安全防范能力。
　　 2.5.3 加強數據的保密與保護
　　在進入系統時加一些諸如用戶口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，另外還可以考慮硬件加密、軟件狗或把系統作在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度，如專機專用、專室專用等。
　　2.5.4 加強磁介質載體檔案的管理
　　為確保檔案的真實性和可靠性，實行紙質檔案和新型載體檔案雙套保管，并逐漸向完全保管新型磁介質載體過渡。
　　2.5.5 建立一致的會計電算化協議
　　應由相關的上級組織部門協調各單位情況，提供一個適應大多數單位情況的會計電算化協議，各單位遵照執行，使各單位有共同的工作方式。同時，企業管理電算化軟件的良好運行，不僅需要具有豐富實踐經驗的財會人員有效應用系統，還需要生產技術人員、企業管理人員以及企業高層領導參與和配合，特別注意企業管理電算化各子系統之間的有機銜接，以保證數據的共享。
　　(河南省中牟縣農業局)