淺析高校科研項目的財務管理

侯利敏

摘要 本文從當前高校科研項目經費的使用和財務管理方面入手,分析了科研項目的現狀及原因并提出了相關的幾點建議,以此促進高校合理有效地提高科研項目資金使用效率,促進高校科研管理與財務管理有機融合,從而使高校科研項目健康和諧發展。

關鍵詞 高校科研項目;預算;財務管理;監督

中圖分類號 G647 文獻標識碼 A 文章編號1674-6708(2009)08-0031-02

1 高校科研項目的現狀及其原因分析

近年來,隨著高等教育事業的蓬勃發展,高校承擔的科研項目和籌措的科研經費均呈現大幅增長趨勢,科研經費已成為高校重要的資金來源之一。在科研經費的管理和使用過程中,大部分高校根據財政部、教育部等部門的要求,加強管理,合理使用,保證了科研項目的順利實施。但從近年來審計、檢查的情況來看,也有少數高校對科研經費管理重視不夠,或管理制度不夠健全,或對已有的管理制度不嚴格執行,致使學校在科研經費管理方面出現以下一些問題:

1)科研項目的預算編制不完善

隨著高校科研經費的不斷增加,科研項目的類別也日趨繁多:國家自然基金、973計劃、863計劃、國家社科基金、省自然基金、橫向課題……面對如此多的科研項目,國家在支出科目、預算定額等方面還沒有制定出科學的預算定額標準,這樣就造成了預算與核算的費用科目不一致,相互之間的可比性明顯降低;另外,科研單位自籌資金的科研有的還沒有納入科研核算體系,以至于造成整體科研費用數據不真實,部分預算費用不能準確歸集到核算當中,出現核算不能準確反映科研實際支出情況甚至超預算支出時有發生;還有,對科研單位中的非財務人員,要求編制準確、可行的項目預算,難度往往很大。雖然經費主管部門要求各項目負責人的成員構成要求有財務人員,也就是財務人員要參與項目預算的編制工作。但在實際執行過程中,由于種種原因,特別是項目負責人沒有認識到經費預算的嚴肅性、重要性,同時,受上報時間、經費總額的限制,最后導致預算編制缺乏科學性、規范性。

2)科研項目管理與財務管理脫節

目前,大多數高校由學校科技處負責科研項目管理及相關費用控制,科研管理部門有他們自己的科研管理系統,而財務管理部門也有自己的財務軟件,這兩套系統并沒有實現對接。如此一來,科研管理部門只注重于合同的制定、項目的爭取和管理費的提取,對科研項目經費使用的合理性、合法性和有效性缺乏進一步的跟蹤,而目前高校財務管理部門對科研項目資金的取得和運用的全過程也缺乏綜合管理和有效監督,財務處辦理核算業務時,并不了解所報的費用是否應該支付。大多數高校的科研經費開支審批是實行的是項目組負責制,項目組自行計劃開支,使得課題項目經費的使用、管理各自為政,從一所高校整體看,因缺乏統一規劃與管理,資金使用綜合效益不高,各課題添置設備大都由自己課題經費支付,其它項目組不能使用,學校難以做到固定資產的合理配置、資源共享,甚至還造成了國有資產的流失。

另外,科研管理部門與財務部門間缺少必要的溝通。從事科研經費管理的財務人員不太熟悉科研管理工作,極易造成項目管理與經費管理嚴重脫節的現象。科研經費的會計核算往往是在不了解科研活動實際情況下進行的,導致對科研經費的管理要么過于寬松、監管不力,要么過于呆板、缺少靈活性。再有,科研項目取得人員認為科研經費由自己爭取來的,經費的所有權歸課題組所有,學校無須過問,學校財務部門更無權干涉。但事實上,因為項目負責人是學術型人才,項目經費管理上缺乏經驗,科研經費使用上缺乏計劃,很容易造成經費使用中的種種違規現象。

3)科研項目經費支出不合理

據有關審計資料表明,高校科研經費日常核算中存在很多問題,真正用于科研項目的經費比重較少,有些項目經費中用于科研的費用競不足10%。首先,從目前情況來看,高校科研項目經費成本不實,費用沒有完全納入經費成本,有些應該由項目支出的費用還沒有從學校公用經費中分離出來;其次,高校科研項目經費還不能完全實現專款專用,有些高校還存在截留資金,存在用專項經費去彌補行政經費的問題;第三,科研經費日常財務報銷中的不規范現象嚴重。筆者是一名從事科研項目管理的財務人員,就近幾年一些經費項目使用的不合理現象列舉如下:

(1)日常經費支出中辦公用品、日用品、禮品、勞務費等一些與科研無關的費用逐年增加;

(2)課題組虛高申報項目經費,在經費支出中用款無計劃,無控制,核算超標購置設備、辦公用品等;

(3)科研取得人員往往項目不止一個,經常出現項目互串的現象。賬面與實際發生不一致,技術外協費管理不夠,沒有嚴格按照預算合同執行;

(4)對已經結項的課題的結余經費任意使用和報銷,如個人乃至家庭旅游,請客吃飯,開支勞務等等;

4)財務監督力度不夠

科研項目財務管理是科研管理的重要環節,高校取得的各類科研經費,不論其資金來源渠道,均為學校收入,必須全部納入學校財務部門統一管理、集中核算,并確保科研經費專款專用,但財務管理部門往往在事前、事中、事后對科研項目的監督不夠。

2 高校科研項目財務管理的幾點建議

2.1 加強科研項目的相關預算

首先,在編制高校科研項目預算時,高校財務管理部門應參加預算的編制,要依據會計的真實性、客觀性和權責發生制的原則,采用概率預算和滾動預算相結合,相對比例法和專家評估法相結合的方法,使科研單位管理層對未來一年的經營活動進行持續不斷的計劃,同時在預算中保持穩定;其次,應將科研預算納入財務管理系統,對高校取得的各類科研經費,不論其資金來源是橫向渠道還是縱向渠道,均是學校收入,必須全額納入學校綜合預算編制中,由學校財務部門統一管理、集中核算、統一課題編號、專款專用。通過完整的預算申報、追加、審批的預算管理系統,實現資金管理的事前計劃、事中控制、事后分析。

2.2 加強科研管理和財務管理等職能部門間的溝通合作

目前,高校科研管理部門和和財務管理部門是兩個獨立的職能部門,各部門各司其職,但兩部門間的缺乏溝通、交流、業務上互相不熟悉給高校科研項目的管理帶來一定的弊端。 因此,首先應考慮科研管理系統的部分模塊與財務管理系統的相關科研項目管理的模塊實現無縫對接,使財務人員在報銷科研經費時能參照預算來執行,科研管理部門也能更及時方便了解科研經費的使用情況,提高自身的工作效率;其次,高校科研管理部門、財務管理部門要加強聯系,密切配合,共同做好科研經費的管理工作。科研管理部門要協同財務部門搞清經費來源及其經費特點,對不同來源和不同特點的科研經費采取不同的管理策略。同時財務部門要協同科研管理部門做好項目管理工作,完善科研經費管理制度,確定科研經費使用范圍,正確使用會計科目和會計方法,保證科研工作的順利進行;第三,項目負責人也要積極配合科研管理部門和財務部門的工作,要重視科研項目與經費的管理,開支要嚴格按項目的預算計劃執行,經常與科研管理部門和財務部門溝通,密切配合,高校應積極創造條件,利用校園互聯網傳遞相關的信息,解決高校內部不同部門之間、上下屬部門之間相互溝通的問題,使科研工作高效有序地進行。

2.3 完善科研項目管理制度,合理開支科研經費支出

首先,要明確與科研項目有關的所有收入都必須納入學校財務統一管理,禁止任何個人、課題組利用學校的設備、資金、技術條件、私自收取橫向收入,防止國有資產流失;其次,要明確科研項目的開支范圍和開支標準,參照預算標準,明確職能部門的經費審批權限,對每個課題經費單獨編號,發放經費本,實行專項管理,防止項目體外運作,真實地反映科研經費狀況;第三,根據國家有關規定,加強科研項目經費支出的管理。科研項目經費支出要嚴格按照批準的預算執行,重點加強對項目管理費、勞務費、國際合作與交流費、協作研究費等支出的管理。根據科研項目管理辦法或項目合同的要求嚴格執行勞務費,助研費,招待費,管理費的列支比例。對要求大篇幅調整科研賬戶的,應明確部門職責,必要時予以拒絕。

2.4 加大財務監督和審計監督力度

高校首先應根據財政部制定的有關內部會計控制規范,建立和健全科研經費使用和管理的監督約束機制,規范科研合同的訂立行為,對科研項目負責人使用科研經費實施事前、事中、事后的監督,擬訂財務收支和資金籌措和使用方案,開辟財源,提高科研資金使用效率;其次,高校要加強對科研經費使用的內部審計與財務驗收工作,建立高校科研經費的內部審計制度,明確項目經費的審計內容。配合學校對科研項目的內部審計,對內部審計檢查中發現的問題,應及時提醒及督導項目負責人,采取有效措施進行整改;第三,高校財務管理部門應自覺接受并積極配合財政部、教育部、審計署等有關部門,依據國家相關法規和科研合同對科研經費的管理和使用情況進行的檢查監督。項目負責人同時對科研經費使用的真實性、有效性承擔經濟與法律責任。

3 結論

高校是我國開展科學研究的一只重要力量,科研項目的財務管理作為一項十分重要的工作,應建立和健全一套完善的科研項目管理制度,加強各職能部門間的互相監督。在日新月異的新形勢下,更新觀念,用專業的知識和現代的管理思想,不斷開拓創新管理模式,提高科研管理工作水平和效率,充分發揮科研項目的新成果。

參考文獻

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