主營業務成本的錯誤查找及修改

[摘 要]“主營業務收入”賬戶數量及其方向的錯誤將殃及期末自動結轉“主營業務成本”的數據;會計軟件的缺陷也會給用戶帶來不便。本文就上述兩個問題以用友軟件為例進行討論。

[關鍵詞]主營業務收入;銷售數量及其方向;主營業務成本;會計軟件缺陷 

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.16.003

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2009)16-0012-01

一、問題的提出

自動結轉銷售成本的前提是:“庫存商品”、“主營業務收入”、“主營業務成本”3個賬戶的結構相同，且明細賬為數量金額式賬戶結構，定義時只需輸入上述3個賬戶的總賬科目編號。然而，銷貨退回業務，銷售數量及其方向輸入如若不當，則引起“主營業務成本”和“庫存商品”賬戶的數據錯誤。例:銷貨退回時，若借記“主營業務收入”賬戶(現象1)，則使“主營業務成本”賬戶長賬為銷貨退回的數量×庫存單價，“庫存商品”賬戶則短賬為銷貨退回的數量×單價;若紅字貸記“主營業務收入”賬戶，數量為“正數”(現象2)，則使“主營業務成本”和“庫存商品”兩賬戶長、短賬各為銷貨退回的數量×庫存單價的2倍。業務相同，結果有別。

二、錯誤的成因

自動結轉銷售成本定義的數據來源為:主營業務收入賬戶本月數量貸方發生數×庫存商品單價。對于銷貨退回業務，若按現象1處理，則“主營業務收入”賬戶的借、貸雙方同有銷貨退回業務數量的虛數，其銷售數量貸方得不到沖減，故，“主營業務成本”正好多出本期銷貨退回的數量與庫存商品單價的積，一倍也;若按現象2處理，在系統彈出的原始憑證錄入框中輸入的數量為“正數”、在記賬憑證的“貸方”輸入“紅數”(系統承認)，則“主營業務收入”賬戶原本的貸方銷售數量非但未被沖減，反而增加了一倍，故，二倍也。

三、例題的舉證

例:某企業本月銷售商品100件，本月退回10件，“庫存商品”單價為100元。若按現象1處理，“主營業務收入”賬戶貸方數量仍為100，則“主營業務成本”本期發生額為100×100=10 000(元)，“庫存商品”賬戶減少10 000元，實際為9 000元;若按現象2處理，“主營業務收入”賬戶貸方數量為110，則“主營業務成本”本期發生額為11 000元，“庫存商品”賬戶減少11 000元。

四、軟件的缺陷

1.記賬憑證錄入模塊中彈出的原始憑證中的單價輸入框雖不允許輸入“負號”，但在數量輸入框中輸入“正數”，單價輸入框為空，直接在記賬憑證的“貸方”輸入“紅數”，就等于單價為“負數”。而經濟現象中單價是不能為負數的，如果“單價”項沒有“負數”校驗功能，就會出現如現象2的錯誤，從而造成數據錯誤。若有此檢測項，用戶就可以及時發現錯誤并糾正。

2.銷售成本結轉定義界面中的“主營業務收入”項沒有“方向”選項，不靈活，只能接受系統定義的取數為其本期貸方發生數。

五、解決的辦法

1.對于現象1，第一步反記賬，第二步紅字沖銷原記賬憑證(反記賬后的憑證系統不允許刪除)，第三步再編制同方向紅字憑證(數量應為負數)，再次審核、記賬。

2.對于現象2，反記賬后，修改憑證中“主營業務收入”分錄的數量為“負數”，并審核、記賬。

3.使用自定義設置，“主營業務收入”賬戶為“SQM()”函數，方向為“默認”，如:主營業務成本=SQM(600101，月) *QM(140501，月)/SQM(140501，月) 或定義公式為:主營業務成本(SQM(600101，月，貸)-SQM(600101，月，借)) *QM(140501，月)/SQM(140501，月)。其中， 6001為主營業務收入，1405為庫存商品。

六、軟件的建議

1.設置“主營業務收入”數量參數，并設其“方向”選項按鈕為“空、借、貸”三項，“空”即為借、貸相抵后的數量。

2.憑證編制模塊的原始憑證輸入框的“單價”項增設“負數”校驗功能，不允許負數直接通過，也不允許現象2變相通過，并通過人機對話報告錯誤。

七、注意的問題

使用系統定義進行主營業務成本自動生成業務，現有軟件只接受“主營業務收入”賬戶的“貸方”發生數，故，銷貨退回業務只能為同方向紅字沖賬，且一定使“數量”為“負數”，別無他法。現象1的業務處理方法只能通過自定義生成。

八、后 記

本文根據發生現象2的會計電算化單位的求援分析寫就，現象1是作者根據教科書進行的實驗。文中公式已經過驗證，盡可放心使用。