檔案裝訂與檔案利用交互發(fā)展考略

裝訂是檔案整理工作的一項內(nèi)容。歷史上的檔案裝訂不僅繁瑣而且十分考究，藝術(shù)性的裝訂成為檔案室藏的“臉面”，又是檔案整理水平的重要標(biāo)志之一。筆者通過對檔案裝訂歷史的簡短考證，展示出了其與檔案利用工作的交互發(fā)展關(guān)系，由此得出了規(guī)律性的解釋。

一、裝訂方法與檔案利用交互發(fā)展歷程

1.上個世紀(jì)五十年代至八十年代中期。上個世紀(jì)五十年代開始，檔案一般都采用硬卷皮以卷為單位將文件(拆除金屬釘后)合訂的裝訂方法。此種裝訂方法是基于檔案工作“重管理輕利用”的特點，并出于檔案利用兩點情況的考慮。其一，那個年代對檔案利用限制得很嚴(yán)格。檔案室作為企事業(yè)、機關(guān)機要部門，不是一般人可以隨便涉足之地。除機關(guān)工作人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以去檔案室利用檔案之外，大多數(shù)職工，尤其是生產(chǎn)一線工人，利用檔案簡直是破天荒的事情。直到1985年，北京木材防腐廠一名老工人即將退休了，別人問他檔案室在何處，他竟茫然不知。精心保管多年但很少得到利用的檔案在庫房沉睡一個時期(一般至少二十年)之后鑒定銷毀，如同古代深宮幽禁多年的女子，一世青春如流水，落紅無情歸西去。其二，該裝訂方法是出于那一歷史階段檔案利用方式的需要。那時的檔案原件一般不外借，利用者在檔案管理人員監(jiān)督下用筆抄錄所需內(nèi)容，經(jīng)審核后拿出檔案抄件利用，之后還需將抄件交換檔案室。那時檔案利用的特點是手續(xù)繁雜，責(zé)任重大，利用效率十分低下。

2.上個世紀(jì)八十年代中期至世紀(jì)末。檔案一般采取單份文件線訂(然后裝盒保管)方法。此階段檔案工作呈現(xiàn)出“管用并舉”的特點，并逐漸向“檔案管理便于利用”方向發(fā)展。當(dāng)時的檔案利用工作發(fā)生了重大變化:一是檔案利用環(huán)境逐漸寬松，檔案利用效率大幅上升;二是可以將檔案原件借出檔案室利用;三是復(fù)制檔案方式逐步由手工抄寫變成機器復(fù)印。而以卷為單位合訂文件的檔案除了不適宜復(fù)印之外，還可能出現(xiàn)一卷檔案外借后他人無法利用該卷的狀況;四是卷內(nèi)文件不合訂，某一卷內(nèi)雖有密級文件但不限制該卷其他非密文件的利用。顯然，該種檔案裝訂方法適應(yīng)了當(dāng)時的檔案利用工作需要。

3.21世紀(jì)初至今。檔案采取的裝訂方法是:以單份文件為單位將文件簡單裝訂(或固定)。這種歸檔文件裝訂方法除了適應(yīng)中小機關(guān)和為數(shù)眾多的中小企事業(yè)單位檔案人員身兼多職，工作繁雜狀況之外，更主要的是考慮了檔案利用工作發(fā)生的變化:其一，大型企業(yè)集團化跨省跨國管理，外地或境外子公司需要遠程快速高效系統(tǒng)利用地處北京的公司總部檔案，在公司總部全部檔案未能實現(xiàn)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理之前，大多數(shù)檔案利用是通過傳真方法實現(xiàn)的，而過去文件合訂案卷或線訂考究的單份文件，不拆分成單頁文件，是無法傳真的。其二，是基于企業(yè)經(jīng)濟實力壯大，檔案保管條件大為改觀，過去的金屬釘受潮銹蝕文件現(xiàn)象不易發(fā)生，文件中留存少量金屬釘無礙檔案保管，而用曲別針或大頭針“固定”文件，在文件復(fù)印傳真需要反復(fù)拆頁時，對文件紙張的損傷亦不明顯，即使將來永久保管檔案需要進館，在移交之前只將這些少量文件線訂即可。其三，電子歸檔文件的網(wǎng)絡(luò)查詢逐漸減少了紙質(zhì)檔案利用次數(shù)。以中國鐵路物資總公司系統(tǒng)企業(yè)為例，2008年與1998年相比較，紙質(zhì)檔案利用登記次數(shù)由90%減少到10%以下，而電子檔案查詢已經(jīng)占到全部檔案利用登記數(shù)量的90%以上。紙質(zhì)定期檔案只需固定不再線訂，保管10年(筆者所在單位規(guī)定定期檔案一律保存10年)之后鑒定銷毀，是合乎時宜又合乎檔案簡約管理原則的好的裝訂方法。

二、從檔案裝訂與檔案利用互動關(guān)系中得到的啟示

1.檔案裝訂方法受到多種社會因素制約。人們采用何種方法裝訂檔案并不是由自己的主觀愿望決定的，而是受到政治、經(jīng)濟、科技和人文等多種社會因素制約。上個世紀(jì)五十年代，采取硬卷皮以卷為單位合訂文件方法，一是因為當(dāng)時檔案全宗形成單位經(jīng)營效益水平低下，需要減少檔案裝訂費用;二是重管理輕利用，檔案保密責(zé)任重大的政治原因;三是受科技發(fā)展水平制約(包括檔案盒生產(chǎn)高成本影響)，無法制造出物美價廉耐用的“輕薄”檔案盒來。1983年筆者剛剛從事檔案工作時，本單位使用的檔案盒是在丹東制作的，這種檔案盒每個8元，重達350克，是牛皮紙裱糊，內(nèi)用粗糙紙板，受潮后變形，必須將文件裝盒并保存在密封的鐵皮柜內(nèi)，另行具備良好的防潮防霉變措施，投入到檔案裝訂和保管上的費用很大，且效果不好。時過境遷，今天的政治、經(jīng)濟、科技和人文諸方面進步，使得檔案文件紙質(zhì)、字跡形成材料和保管條件日趨理想，物美價廉質(zhì)地輕薄堅固耐用的檔案盒普遍使用，以及多種載體文件的有效預(yù)期保管，更是增加了檔案安全系數(shù)。這種情況下，采用簡便高效的裝訂(固定)方法，自然是可取的。

2.檔案利用決定著檔案裝訂方式。回顧歷史不難發(fā)現(xiàn)，檔案利用形式的轉(zhuǎn)變必定使得檔案裝訂形式發(fā)生變化。上個世紀(jì)五十年代，各種因素制約了檔案利用，以安全保密為重心的檔案管理，可以忽略檔案利用便利與否，只求易于保管即可。硬卷皮以卷為單位將文件合并線訂的案卷，便是那個時代的產(chǎn)物。如果人們至今還堅持那種檔案裝訂方法，是無論如何也適應(yīng)不了現(xiàn)在的檔案利用工作局面的。頻繁的、多方位的、遠程的檔案信息傳輸功能，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理以及數(shù)字檔案的普遍利用，使得紙質(zhì)檔案利用相形見絀，日益被冷落。新的檔案利用工作局面，必將推動檔案裝訂工作產(chǎn)生歷史性和根本性的變化。

3.檔案裝訂最終將退出歷史舞臺，符合一般事物的發(fā)展變化規(guī)律。世界上，乃至宇宙間的任何事物，都是在某一歷史過程中產(chǎn)生，又在經(jīng)歷了或長或短的時間后滅亡，檔案裝訂這一事物也必然遵循這一客觀規(guī)律。2009年，筆者因參與編修《中國鐵路志》去歷史檔案館查閱相關(guān)案卷，所提供的全部為電子檔案，按照檔案館現(xiàn)行規(guī)定，檔案原件一律不再提供查閱。筆者又聞，在中國鐵道建筑總公司、西安飛機制造公司等許多大型國有企業(yè)的檔案館，檔案數(shù)字化工程在近幾年基本完成，紙質(zhì)檔案利用將成為歷史。在檔案利用發(fā)生如此巨大變化，檔案裝訂工作將如何動作呢?筆者在此作出的預(yù)見是:在將少數(shù)確無保存價值的文件從中剔除后，本單位形成的文件以年代為保管單位，以文號大小為次序，打捆放入檔案柜中保存，外來文件經(jīng)過鑒定后也是如此處理。在紙質(zhì)檔案利用活動退出歷史舞臺之后，紙質(zhì)檔案的裝訂工作也必然一同退出歷史舞臺。取而代之的是，全天候、全方位、虛擬的數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)查詢利用。人們足不出戶，便可在計算機網(wǎng)絡(luò)語音互動系統(tǒng)中利用到所有向社會開放的檔案信息。作者單位:中國鐵路物資總公司