談奧運(yùn)工程檔案的前端管理

摘要:本文從奧運(yùn)工程檔案管理的實(shí)際措施入手，總結(jié)出工程檔案前端管理在工程管理中起到的積極作用。前端管理是確保奧運(yùn)工程檔案同步整理的有效手段，是奧運(yùn)工程檔案質(zhì)量的重要保障。

關(guān)鍵詞:奧運(yùn)工程檔案 前端管理

工程檔案的前端管理是指在檔案形成之前，從源頭開(kāi)始對(duì)可能成為檔案的文件資料進(jìn)行質(zhì)量控制，避免有價(jià)值的檔案或相關(guān)背景信息的流失。奧運(yùn)工程檔案真實(shí)記錄了奧運(yùn)工程建設(shè)的全過(guò)程，是確保賽時(shí)、賽后使用的重要憑證，是奧運(yùn)文化遺產(chǎn)的重要組成部分。新奧集團(tuán)在奧運(yùn)工程建設(shè)過(guò)程中，對(duì)工程檔案采取的有效措施，切實(shí)實(shí)現(xiàn)了工程檔案的前端管理，把工程檔案幕后工作轉(zhuǎn)移到前臺(tái)管理工作中，使檔案管理與工程管理工作同步進(jìn)行，協(xié)同作戰(zhàn)。

一、健全檔案網(wǎng)絡(luò)，完善制度建設(shè)，確保檔案管理的前端控制

1、組織機(jī)構(gòu)、明確責(zé)任、落實(shí)到人

強(qiáng)大的組織體系、健全的規(guī)章制度是檔案管理工作開(kāi)展的有利保障和依據(jù)。針對(duì)奧運(yùn)工程規(guī)模龐大、復(fù)雜的檔案管理情況，我們首先與北京市檔案局、北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室檔案主管部門、市城建檔案館建立起行政管理和專業(yè)指導(dǎo)聯(lián)系，保證檔案的合法與專業(yè)。其次在集團(tuán)內(nèi)部建立以法人代表為主要領(lǐng)導(dǎo)，部室經(jīng)理、部室檔案員負(fù)責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)了各總包、監(jiān)理單位以項(xiàng)目經(jīng)理、總監(jiān)為負(fù)責(zé)人，總工、技術(shù)負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場(chǎng)檔案管理員管理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行層層管理，落實(shí)責(zé)任。領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為檔案工作的順利開(kāi)展提供了堅(jiān)實(shí)有力的組織保障。

2、完善奧運(yùn)工程檔案新制度

為保證奧運(yùn)工程檔案高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)，必須實(shí)現(xiàn)與施工進(jìn)度同步進(jìn)行的要求，我們向各參建單位轉(zhuǎn)發(fā)了《奧運(yùn)工程檔案管理指南》、《奧運(yùn)工程檔案管理實(shí)施細(xì)則》及《奧運(yùn)工程檔案檢查標(biāo)準(zhǔn)》等管理辦法，使參建單位檔案管理人員明確奧運(yùn)工程檔案的特殊要求，做到了有據(jù)可依、有據(jù)可循。同時(shí)編制了《新奧公司奧運(yùn)工程檔案歸檔范圍和保管期限》、《新奧公司聲像檔案管理辦法》等新制度，并監(jiān)督、幫助奧運(yùn)中心區(qū)新奧集團(tuán)各參建單位建立、健全各自的奧運(yùn)工程檔案管理制度，并要求把這些制度懸掛于墻上，時(shí)刻提醒現(xiàn)場(chǎng)施工人員、檔案管理人員保證照章辦事，為高質(zhì)量完成奧運(yùn)檔案管理工作提供制度保障。

二、實(shí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，強(qiáng)化檔案管理與施工管理同步

1、檔案工作計(jì)劃與工程施工計(jì)劃緊密結(jié)合

檔案工作計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)奧運(yùn)中心區(qū)工程檔案整理進(jìn)度與施工進(jìn)度同步實(shí)施的前提。在實(shí)際工作中，要求參建各總包單位根據(jù)工程施工進(jìn)度表，制定各自檔案收集、整理計(jì)劃;集團(tuán)檔案部門與工程部、安全質(zhì)量部緊密配合，根據(jù)中心區(qū)總體施工進(jìn)度、竣工工作安排制訂《竣工工程檔案工作時(shí)間安排》，這樣把檔案管理工作與工程管理工作緊緊地結(jié)合在一起，把工程后期檔案工作提前到工程管理前臺(tái)來(lái)做，為檔案及時(shí)收集、整理，為保證檔案的齊全、準(zhǔn)確，為工程竣工發(fā)揮了保障作用。

2、工程分部分項(xiàng)劃分措施，從源頭解決檔案收集問(wèn)題

奧運(yùn)中心區(qū)工程規(guī)模大、工期緊、任務(wù)重，交叉施工現(xiàn)象非常嚴(yán)重，因此給工程檔案的收集工作帶來(lái)困難。但我們發(fā)現(xiàn)，工程項(xiàng)目分部分項(xiàng)劃分標(biāo)準(zhǔn)是檔案收集的基礎(chǔ)。如果不清楚工程項(xiàng)目分部分項(xiàng)的劃分，檔案收集就會(huì)出現(xiàn)雜亂無(wú)序的情況，與施工同步進(jìn)行便無(wú)從談起，因此，要求各總包單位提供工程的分部分項(xiàng)劃分標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)分部分項(xiàng)劃分標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的形成時(shí)間和收集內(nèi)容，從源頭上解決檔案收集內(nèi)容、依據(jù)規(guī)程、完成時(shí)間等問(wèn)題，使檔案技術(shù)人員很快進(jìn)入收集狀態(tài)，有效解決了檔案收集入手難的問(wèn)題。

3、動(dòng)態(tài)監(jiān)管保證檔案同步收集

(1)有效的監(jiān)督檢查是保障同步收集的有力手段

按照施工計(jì)劃堅(jiān)持每周到施工現(xiàn)場(chǎng)一線檢查檔案的收集整理情況，如施工單位何時(shí)進(jìn)場(chǎng)，何時(shí)土方開(kāi)挖，何時(shí)物資進(jìn)場(chǎng)，何時(shí)進(jìn)行相關(guān)試驗(yàn)，哪項(xiàng)工程進(jìn)行隱蔽，哪天進(jìn)行分項(xiàng)驗(yàn)收，哪天進(jìn)行分部工程驗(yàn)收等。針對(duì)施工進(jìn)度，集團(tuán)檔案部門要求施工單位提供相應(yīng)的設(shè)計(jì)交底、施工物資進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)記錄、主要材料的試驗(yàn)記錄、有關(guān)測(cè)量、釬探記錄、隱蔽工作檢查記錄、工程驗(yàn)收記錄等檔案文件，真正達(dá)到同步管理的目的。

(2)有效監(jiān)督設(shè)計(jì)變更通知單整改

工程前期，大量的設(shè)計(jì)變更通知單不符合《建筑工程資料整理規(guī)程》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)程》)要求，設(shè)計(jì)單位按照各自單位貫標(biāo)要求打印的設(shè)計(jì)變更通知單，只有設(shè)計(jì)單位自己內(nèi)部各管理層的簽字，即在這張?jiān)O(shè)計(jì)變更通知單上沒(méi)有建設(shè)單位和施工單位的簽字確認(rèn)，這樣的設(shè)計(jì)變更通知單在現(xiàn)場(chǎng)將被視為無(wú)效文件，給工程責(zé)任各方和結(jié)算都將會(huì)帶來(lái)很大麻煩，檔案部門積極與設(shè)計(jì)院進(jìn)行協(xié)調(diào)，提出按《規(guī)程》整改的建議，并在工程實(shí)施過(guò)程中有效監(jiān)督其整改。從檔案工作中提出文件形成的不足，實(shí)現(xiàn)檔案的前端控制，保證了工程質(zhì)量與責(zé)任。

檔案工作計(jì)劃的制定，分部分項(xiàng)的劃分，動(dòng)態(tài)的監(jiān)督檢查，把施工單位檔案工作量化，增加了可操作性，使檔案管理工作更具針對(duì)性，從真正意義上達(dá)到同步整理的目的，實(shí)現(xiàn)工程檔案的前端控制。

三、建立風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制

1、成立檔案檢查小組，實(shí)行全過(guò)程把關(guān)

在集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)制度下，成立檔案檢查小組，由公司副總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，由主管檔案的經(jīng)理辦公室及與工程前期規(guī)劃設(shè)計(jì)相關(guān)的規(guī)劃設(shè)計(jì)部、與工程施工管理關(guān)系密切的工程管理部、與工程竣工相關(guān)的安全質(zhì)量部等部室成員組成，有效實(shí)行從規(guī)劃到竣工的全過(guò)程把關(guān)。

2、成立檔案驗(yàn)收小組，保證高質(zhì)量竣工檔案的移交

為保證工程竣工檔案接收移交工作的順利進(jìn)行，集團(tuán)成立檔案驗(yàn)收小組，編制了《新奧公司建設(shè)工程檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表》，在這張表里創(chuàng)新加入監(jiān)理、業(yè)主代表、安全質(zhì)量部等主要負(fù)責(zé)工程驗(yàn)收部門的意見(jiàn)，使檔案業(yè)務(wù)保持和主要業(yè)務(wù)人員、業(yè)務(wù)部室的緊密聯(lián)系。在檔案竣工領(lǐng)導(dǎo)小組的共同審核過(guò)程中，把與工程實(shí)際竣工情況有出入、檔案資料缺少的情況一一記錄在案，填寫(xiě)《新奧集團(tuán)有限公司奧運(yùn)工程檔案驗(yàn)收情況書(shū)面告知單》，讓總包單位按檢查要求進(jìn)一步整改，合格后填寫(xiě)《檔案移交書(shū)》、《移交目錄》等，辦理移交手續(xù)，使檔案驗(yàn)收、移交工作做到程序化，進(jìn)一步保證了竣工檔案的準(zhǔn)確性與完整性，體現(xiàn)了奧運(yùn)工程檔案的歷史價(jià)值。

3、建立檔案防汛應(yīng)急預(yù)案機(jī)制，保證施工現(xiàn)場(chǎng)檔案安全

檔案防汛預(yù)案管理開(kāi)創(chuàng)了檔案安全管理先河。奧運(yùn)工程檔案首先形成、保存于施工現(xiàn)場(chǎng)，由于條件的限制，每年汛期的到來(lái)都會(huì)對(duì)檔案實(shí)體安全產(chǎn)生嚴(yán)重威脅，為保證現(xiàn)場(chǎng)施工技術(shù)文件的完好與安全，集團(tuán)堅(jiān)持對(duì)施工單位現(xiàn)場(chǎng)檔案室進(jìn)行檔案安全渡汛檢查。一方面制訂《檔案防汛工作應(yīng)急預(yù)案》，從制度上保證公司檔案和施工現(xiàn)場(chǎng)檔案安全渡汛。另一方面根據(jù)北京市氣象局提供的氣象預(yù)報(bào)資料，提前對(duì)現(xiàn)場(chǎng)檔案保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查檔案設(shè)施、設(shè)備、裝具，檢查各單位檔案防汛預(yù)案等。2007年夏季，施工現(xiàn)場(chǎng)雨水倒灌的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，然而由于我們提前采取了架高檔案柜，柜上加蓋防雨布等措施，沒(méi)有出現(xiàn)一例檔案損毀的現(xiàn)象。此舉提高了檔案人員安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)了檔案安全工作的前端管理。

四、加強(qiáng)檔案培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

1、強(qiáng)化檔案意識(shí)

強(qiáng)化檔案意識(shí)對(duì)檔案工作有巨大的推動(dòng)作用。只有頭腦中有很強(qiáng)的檔案意識(shí)，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工資料時(shí)注意符合歸檔要求、方便存檔立卷、便于今后的利用。也就是說(shuō)，檔案意識(shí)越強(qiáng)，越有利于檔案材料的有效收集，從而越能使形成的檔案材料具備及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的特點(diǎn)，最大限度地滿足利用者的需求。為此，我們利用工程檔案例會(huì)，第一時(shí)間把各級(jí)檔案管理辦法、制度及時(shí)進(jìn)行宣貫，強(qiáng)化各級(jí)管理人員的檔案意識(shí)。

2、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員專業(yè)培訓(xùn)

作為奧運(yùn)工程業(yè)主單位，盡管我們要求進(jìn)場(chǎng)的檔案管理人員都必須持有檔案管理上崗證書(shū)和工程資料管理員證書(shū)，但每個(gè)施工單位的檔案管理人員的水平還是有很大的差別。由于集團(tuán)奧運(yùn)中心區(qū)建設(shè)專業(yè)多，新型技術(shù)應(yīng)用廣泛，加上特殊的施工管理，對(duì)檔案人員專業(yè)及組織管理水平提出很高的要求，如果檔案人員自己不具備較高的專業(yè)水平，對(duì)檔案的管理也就無(wú)從下手。為了保證工程檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范化，面對(duì)施工單位檔案人員專業(yè)水平參差不齊的狀況，集團(tuán)一方面聘請(qǐng)奧運(yùn)主管部門、檔案局、城建檔案館專業(yè)人員開(kāi)展有針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)，另一方面在施工內(nèi)容相同的施工單位之間，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交流，相互學(xué)習(xí)，保證了檔案人員能夠較早地進(jìn)入檔案管理角色，促使他們能夠有效地進(jìn)行檔案的前端管理。

總之，隨著工程檔案種類的日益豐富、數(shù)量的不斷增加，管理的程度不斷復(fù)雜，實(shí)行檔案超前管理是保證檔案質(zhì)量的重要手段。

作者單位:北京新奧集團(tuán)有限公司