談奧運工程檔案的前端管理

摘要:本文從奧運工程檔案管理的實際措施入手，總結出工程檔案前端管理在工程管理中起到的積極作用。前端管理是確保奧運工程檔案同步整理的有效手段，是奧運工程檔案質量的重要保障。

關鍵詞:奧運工程檔案 前端管理

工程檔案的前端管理是指在檔案形成之前，從源頭開始對可能成為檔案的文件資料進行質量控制，避免有價值的檔案或相關背景信息的流失。奧運工程檔案真實記錄了奧運工程建設的全過程，是確保賽時、賽后使用的重要憑證，是奧運文化遺產的重要組成部分。新奧集團在奧運工程建設過程中，對工程檔案采取的有效措施，切實實現了工程檔案的前端管理，把工程檔案幕后工作轉移到前臺管理工作中，使檔案管理與工程管理工作同步進行，協同作戰。

一、健全檔案網絡，完善制度建設，確保檔案管理的前端控制

1、組織機構、明確責任、落實到人

強大的組織體系、健全的規章制度是檔案管理工作開展的有利保障和依據。針對奧運工程規模龐大、復雜的檔案管理情況，我們首先與北京市檔案局、北京市“2008”工程建設指揮部辦公室檔案主管部門、市城建檔案館建立起行政管理和專業指導聯系，保證檔案的合法與專業。其次在集團內部建立以法人代表為主要領導，部室經理、部室檔案員負責的檔案管理網絡，落實了各總包、監理單位以項目經理、總監為負責人，總工、技術負責人、現場檔案管理員管理的檔案管理網絡，實行層層管理，落實責任。領導負責制的檔案管理網絡，為檔案工作的順利開展提供了堅實有力的組織保障。

2、完善奧運工程檔案新制度

為保證奧運工程檔案高質量、高標準，必須實現與施工進度同步進行的要求，我們向各參建單位轉發了《奧運工程檔案管理指南》、《奧運工程檔案管理實施細則》及《奧運工程檔案檢查標準》等管理辦法，使參建單位檔案管理人員明確奧運工程檔案的特殊要求，做到了有據可依、有據可循。同時編制了《新奧公司奧運工程檔案歸檔范圍和保管期限》、《新奧公司聲像檔案管理辦法》等新制度，并監督、幫助奧運中心區新奧集團各參建單位建立、健全各自的奧運工程檔案管理制度，并要求把這些制度懸掛于墻上，時刻提醒現場施工人員、檔案管理人員保證照章辦事，為高質量完成奧運檔案管理工作提供制度保障。

二、實行動態監管，強化檔案管理與施工管理同步

1、檔案工作計劃與工程施工計劃緊密結合

檔案工作計劃是實現奧運中心區工程檔案整理進度與施工進度同步實施的前提。在實際工作中，要求參建各總包單位根據工程施工進度表，制定各自檔案收集、整理計劃;集團檔案部門與工程部、安全質量部緊密配合，根據中心區總體施工進度、竣工工作安排制訂《竣工工程檔案工作時間安排》，這樣把檔案管理工作與工程管理工作緊緊地結合在一起，把工程后期檔案工作提前到工程管理前臺來做，為檔案及時收集、整理，為保證檔案的齊全、準確，為工程竣工發揮了保障作用。

2、工程分部分項劃分措施，從源頭解決檔案收集問題

奧運中心區工程規模大、工期緊、任務重，交叉施工現象非常嚴重，因此給工程檔案的收集工作帶來困難。但我們發現，工程項目分部分項劃分標準是檔案收集的基礎。如果不清楚工程項目分部分項的劃分，檔案收集就會出現雜亂無序的情況，與施工同步進行便無從談起，因此，要求各總包單位提供工程的分部分項劃分標準，根據分部分項劃分標準，確定檔案的形成時間和收集內容，從源頭上解決檔案收集內容、依據規程、完成時間等問題，使檔案技術人員很快進入收集狀態，有效解決了檔案收集入手難的問題。

3、動態監管保證檔案同步收集

(1)有效的監督檢查是保障同步收集的有力手段

按照施工計劃堅持每周到施工現場一線檢查檔案的收集整理情況，如施工單位何時進場，何時土方開挖，何時物資進場，何時進行相關試驗，哪項工程進行隱蔽，哪天進行分項驗收，哪天進行分部工程驗收等。針對施工進度，集團檔案部門要求施工單位提供相應的設計交底、施工物資進場檢驗記錄、主要材料的試驗記錄、有關測量、釬探記錄、隱蔽工作檢查記錄、工程驗收記錄等檔案文件，真正達到同步管理的目的。

(2)有效監督設計變更通知單整改

工程前期，大量的設計變更通知單不符合《建筑工程資料整理規程》(以下簡稱《規程》)要求，設計單位按照各自單位貫標要求打印的設計變更通知單，只有設計單位自己內部各管理層的簽字，即在這張設計變更通知單上沒有建設單位和施工單位的簽字確認，這樣的設計變更通知單在現場將被視為無效文件，給工程責任各方和結算都將會帶來很大麻煩，檔案部門積極與設計院進行協調，提出按《規程》整改的建議，并在工程實施過程中有效監督其整改。從檔案工作中提出文件形成的不足，實現檔案的前端控制，保證了工程質量與責任。

檔案工作計劃的制定，分部分項的劃分，動態的監督檢查，把施工單位檔案工作量化，增加了可操作性，使檔案管理工作更具針對性，從真正意義上達到同步整理的目的，實現工程檔案的前端控制。

三、建立風險管理機制

1、成立檔案檢查小組，實行全過程把關

在集團網絡制度下，成立檔案檢查小組，由公司副總經理擔任組長，由主管檔案的經理辦公室及與工程前期規劃設計相關的規劃設計部、與工程施工管理關系密切的工程管理部、與工程竣工相關的安全質量部等部室成員組成，有效實行從規劃到竣工的全過程把關。

2、成立檔案驗收小組，保證高質量竣工檔案的移交

為保證工程竣工檔案接收移交工作的順利進行，集團成立檔案驗收小組，編制了《新奧公司建設工程檔案驗收申請表》，在這張表里創新加入監理、業主代表、安全質量部等主要負責工程驗收部門的意見，使檔案業務保持和主要業務人員、業務部室的緊密聯系。在檔案竣工領導小組的共同審核過程中，把與工程實際竣工情況有出入、檔案資料缺少的情況一一記錄在案，填寫《新奧集團有限公司奧運工程檔案驗收情況書面告知單》，讓總包單位按檢查要求進一步整改，合格后填寫《檔案移交書》、《移交目錄》等，辦理移交手續，使檔案驗收、移交工作做到程序化，進一步保證了竣工檔案的準確性與完整性，體現了奧運工程檔案的歷史價值。

3、建立檔案防汛應急預案機制，保證施工現場檔案安全

檔案防汛預案管理開創了檔案安全管理先河。奧運工程檔案首先形成、保存于施工現場，由于條件的限制，每年汛期的到來都會對檔案實體安全產生嚴重威脅，為保證現場施工技術文件的完好與安全，集團堅持對施工單位現場檔案室進行檔案安全渡汛檢查。一方面制訂《檔案防汛工作應急預案》，從制度上保證公司檔案和施工現場檔案安全渡汛。另一方面根據北京市氣象局提供的氣象預報資料，提前對現場檔案保管情況進行監督檢查，檢查檔案設施、設備、裝具，檢查各單位檔案防汛預案等。2007年夏季，施工現場雨水倒灌的現象時有發生，然而由于我們提前采取了架高檔案柜，柜上加蓋防雨布等措施，沒有出現一例檔案損毀的現象。此舉提高了檔案人員安全風險意識，實現了檔案安全工作的前端管理。

四、加強檔案培訓，提高檔案管理人員業務水平

1、強化檔案意識

強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用。只有頭腦中有很強的檔案意識，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工資料時注意符合歸檔要求、方便存檔立卷、便于今后的利用。也就是說，檔案意識越強，越有利于檔案材料的有效收集，從而越能使形成的檔案材料具備及時、準確、完整的特點，最大限度地滿足利用者的需求。為此，我們利用工程檔案例會，第一時間把各級檔案管理辦法、制度及時進行宣貫，強化各級管理人員的檔案意識。

2、加強檔案業務人員專業培訓

作為奧運工程業主單位，盡管我們要求進場的檔案管理人員都必須持有檔案管理上崗證書和工程資料管理員證書，但每個施工單位的檔案管理人員的水平還是有很大的差別。由于集團奧運中心區建設專業多，新型技術應用廣泛，加上特殊的施工管理，對檔案人員專業及組織管理水平提出很高的要求，如果檔案人員自己不具備較高的專業水平，對檔案的管理也就無從下手。為了保證工程檔案管理的科學性與規范化，面對施工單位檔案人員專業水平參差不齊的狀況，集團一方面聘請奧運主管部門、檔案局、城建檔案館專業人員開展有針對性的專業培訓，另一方面在施工內容相同的施工單位之間，進行現場交流，相互學習，保證了檔案人員能夠較早地進入檔案管理角色，促使他們能夠有效地進行檔案的前端管理。

總之，隨著工程檔案種類的日益豐富、數量的不斷增加，管理的程度不斷復雜，實行檔案超前管理是保證檔案質量的重要手段。

作者單位:北京新奧集團有限公司