淺析學(xué)生電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)

摘要:在社會信息化的影響和帶動下，隨著辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大和辦學(xué)質(zhì)量的進(jìn)一步提高， 信息化管理與建設(shè)也與時俱進(jìn)，但學(xué)生電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)還亟待加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞:學(xué)生檔案 電子檔案系統(tǒng)

一、學(xué)生電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

現(xiàn)階段， 學(xué)校的信息化建設(shè)已經(jīng)得到了長足的發(fā)展， 大多數(shù)學(xué)校已經(jīng)建立校園網(wǎng)， 很多學(xué)校也擁有了自己的內(nèi)部辦公網(wǎng)、教務(wù)管理系統(tǒng)， 這些信息建設(shè)的經(jīng)驗為學(xué)生信息庫建設(shè)提供了借鑒。將現(xiàn)代信息技術(shù)運用到學(xué)生工作中去， 不僅可以通過電子檔案系統(tǒng)自動處理各種信息， 把結(jié)果置于網(wǎng)絡(luò)上， 方便師生查詢和處理，提高學(xué)生管理的工作效率和管理水平;而且可以為學(xué)生工作人員及時、靈活地與學(xué)生溝通提供條件，進(jìn)而更加貼近學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活， 更好地為學(xué)生服務(wù)。

二、學(xué)生電子檔案系統(tǒng)的內(nèi)容

學(xué)生電子檔案系統(tǒng)應(yīng)該將學(xué)生的基本信息和在校信息、畢業(yè)離校就業(yè)信息等內(nèi)容全部包含在內(nèi)，具體來說應(yīng)該分成以下幾個組成部分。

1.學(xué)籍、學(xué)分管理分系統(tǒng):學(xué)生學(xué)籍、學(xué)分信息是一個在校生最重要的電子信息記錄。因此要在電子檔案系統(tǒng)中設(shè)立學(xué)籍、學(xué)分管理分系統(tǒng)，方便對學(xué)生選課、學(xué)分管理、成績統(tǒng)計以及學(xué)生的留降級、休復(fù)學(xué)、專業(yè)變動、學(xué)籍異動、學(xué)位審核等進(jìn)行管理。

2.學(xué)生基本信息及就業(yè)去向電子數(shù)據(jù)分系統(tǒng):設(shè)置學(xué)生注冊的基本信息，包括學(xué)生電子照片、指紋、姓名、性別、學(xué)號、班級、民族、身份證號碼、政治面貌、家庭住址、籍貫、寢室號、寢室電話、手機(jī)號碼、愛好特長以及父母姓名、工作單位、聯(lián)系方式等基本信息，同時對離校畢業(yè)學(xué)生就業(yè)基本意向、就業(yè)去向、就業(yè)單位等信息進(jìn)行登記。此部分信息的管理由招生就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)。

3.學(xué)生在校期間活動與獎懲信息分系統(tǒng):由學(xué)生工作處負(fù)責(zé)管理學(xué)生在校期間參加各類活動及獎懲信息記錄，主要是關(guān)于高校學(xué)生參加勤工助學(xué)、學(xué)生社團(tuán)活動，接受社會資助，參加心理健康輔導(dǎo)以及取得榮譽和獎勵或受到處分等情況的信息記錄。

4.學(xué)生學(xué)費等財務(wù)信息分系統(tǒng):由財務(wù)處為學(xué)生提供該學(xué)生的學(xué)費、住宿費、書費的清繳信息。

5.各院系(部)學(xué)生信息更新分系統(tǒng):負(fù)責(zé)學(xué)生的團(tuán)建、黨建工作信息情況以及學(xué)生家庭信息、聯(lián)系方法的更新管理。

三、電子檔案系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題

1.電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的聯(lián)動性與及時更新

電子檔案系統(tǒng)建設(shè)不是一朝一夕的事情，更不是哪一個部門的事情。為此要高度重視，要成立電子檔案建設(shè)管理小組，聯(lián)合管理和及時更新相關(guān)信息。

2.電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的保密性

網(wǎng)絡(luò)的高分散性和信息的易拷貝性以及信息保密意識的薄弱，導(dǎo)致檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理存在疏漏。為此相關(guān)工作人員要樹立高度的保密意識，同時在電子檔案系統(tǒng)中設(shè)置保密程序，防止學(xué)生信息外泄事件的發(fā)生。

3.確保電子檔案信息的權(quán)威性

電子檔案系統(tǒng)中的信息是正常教學(xué)管理的重要數(shù)據(jù)，直接關(guān)系到學(xué)校管理層面出臺的決策，同時也是學(xué)生獲得各類社會考試資格和證書的有效信息。所以從學(xué)生到各個分系統(tǒng)的管理人員要確保每項記錄的準(zhǔn)確性，樹立學(xué)生信息庫的權(quán)威性。

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作者單位:華北科技學(xué)院