淺析學生電子檔案系統的建設

摘要:在社會信息化的影響和帶動下，隨著辦學規模不斷擴大和辦學質量的進一步提高， 信息化管理與建設也與時俱進，但學生電子檔案系統的建設還亟待加強。

關鍵詞:學生檔案 電子檔案系統

一、學生電子檔案系統建設的重要作用

現階段， 學校的信息化建設已經得到了長足的發展， 大多數學校已經建立校園網， 很多學校也擁有了自己的內部辦公網、教務管理系統， 這些信息建設的經驗為學生信息庫建設提供了借鑒。將現代信息技術運用到學生工作中去， 不僅可以通過電子檔案系統自動處理各種信息， 把結果置于網絡上， 方便師生查詢和處理，提高學生管理的工作效率和管理水平;而且可以為學生工作人員及時、靈活地與學生溝通提供條件，進而更加貼近學生的學習、生活， 更好地為學生服務。

二、學生電子檔案系統的內容

學生電子檔案系統應該將學生的基本信息和在校信息、畢業離校就業信息等內容全部包含在內，具體來說應該分成以下幾個組成部分。

1.學籍、學分管理分系統:學生學籍、學分信息是一個在校生最重要的電子信息記錄。因此要在電子檔案系統中設立學籍、學分管理分系統，方便對學生選課、學分管理、成績統計以及學生的留降級、休復學、專業變動、學籍異動、學位審核等進行管理。

2.學生基本信息及就業去向電子數據分系統:設置學生注冊的基本信息，包括學生電子照片、指紋、姓名、性別、學號、班級、民族、身份證號碼、政治面貌、家庭住址、籍貫、寢室號、寢室電話、手機號碼、愛好特長以及父母姓名、工作單位、聯系方式等基本信息，同時對離校畢業學生就業基本意向、就業去向、就業單位等信息進行登記。此部分信息的管理由招生就業指導中心負責。

3.學生在校期間活動與獎懲信息分系統:由學生工作處負責管理學生在校期間參加各類活動及獎懲信息記錄，主要是關于高校學生參加勤工助學、學生社團活動，接受社會資助，參加心理健康輔導以及取得榮譽和獎勵或受到處分等情況的信息記錄。

4.學生學費等財務信息分系統:由財務處為學生提供該學生的學費、住宿費、書費的清繳信息。

5.各院系(部)學生信息更新分系統:負責學生的團建、黨建工作信息情況以及學生家庭信息、聯系方法的更新管理。

三、電子檔案系統建設應注意的問題

1.電子檔案系統建設的聯動性與及時更新

電子檔案系統建設不是一朝一夕的事情，更不是哪一個部門的事情。為此要高度重視，要成立電子檔案建設管理小組，聯合管理和及時更新相關信息。

2.電子檔案系統建設的保密性

網絡的高分散性和信息的易拷貝性以及信息保密意識的薄弱，導致檔案信息網絡化管理存在疏漏。為此相關工作人員要樹立高度的保密意識，同時在電子檔案系統中設置保密程序，防止學生信息外泄事件的發生。

3.確保電子檔案信息的權威性

電子檔案系統中的信息是正常教學管理的重要數據，直接關系到學校管理層面出臺的決策，同時也是學生獲得各類社會考試資格和證書的有效信息。所以從學生到各個分系統的管理人員要確保每項記錄的準確性，樹立學生信息庫的權威性。

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作者單位:華北科技學院