關于改革人事檔案管理制度的思考

摘要:本文針對我國人事檔案管理工作現狀，提出了改革人事檔案管理制度四點意見:強化人事檔案作為人力資源管理工具的社會服務功能、賦予用人單位以“建檔權”和“管理權”、 重構人事檔案的內容和檔案館內建立人事檔案中心。

關鍵詞:人事檔案 檔案管理 制度改革

近些年來，隨著經濟體制改革的不斷深入，合資、民營等企業的蓬勃發展，自謀職業、個體經營的大量涌現為就業開辟了新渠道，社會上提供了較多的就業機會使人們已經不再對某一單位“從一而終”了，人員流動變得更加頻繁。曾經非常受人們重視，被人視為“香餑餑”的人事檔案逐步淪為“食之無味、棄之可惜”的“雞肋”而遭受人們的冷落。諸如“棄檔”、“自揣檔案”、“掛檔”、“克隆檔案”、“虛假檔案”、“人質檔案”等“失范現象”大量出現， 原有的作為當時計劃經濟時代產物的人事檔案管理制度必須進行相應的改革。

一、強化人事檔案作為人力資源管理工具的社會服務功能

黨中央、國務院提出“實施人才強國戰略是黨和國家一項重大而緊迫的任務”，而實現人力資源的科學管理是實現這一目標的必然要求。作為人才信息縮影的人事檔案，對于人力資源管理的重要意義就在于它能夠對人力資源管理發揮很大的促進作用。我們應當充分認識到人事檔案對于人力資源管理的重要意義，想盡一切辦法把人事檔案為人力資源管理服務的功能發揮出來。

同時，通過對以往人事檔案管理和利用服務實踐的考察，我們不難發現，某些單位或部門由于人事檔案對于該單位人力資源管理提供了很好的服務，促進了本部門或單位的發展，嘗到“甜頭”后，這些單位和部門自然愿意投入更多的人力、物力來促進自己人事檔案體系的建設，這又會進一步促進該單位或部門的發展，形成一個正相關循環。相反，如果人事檔案不能為人力資源管理提供好的服務，沒有什么業績可言，單位或部門就不愿為人事檔案建設投入人力、物力，這會導致人事檔案建設滯后，更無法為人力資源管理提供好的服務，單位或部門更不愿意為人事檔案投入人力、物力，形成了一個負相關循環。因此，強化人事檔案人力資源管理的服務功能，意義重大，在提供了好的人力資源管理服務的同時，反過來又會促進人事檔案事業的發展。

二、賦予用人單位以“建檔權”和“管理權”

作為我國現行人事檔案管理的一項典型制度就是“檔隨人走”，相對人在組織之間的工作調動發生時，其人事檔案也要轉到相應的有人事檔案管理權的組織或單位集中管理。“檔隨人走”這一制度的設計初衷是為了給用人單位提供一套完整的反映相對人以往歷史經歷的記錄材料，然而在實際執行的過程中，該制度規定卻已經暴露出諸多問題。這些問題歸納起來主要有:第一，人事檔案成為一些單位限制人才合理流動的工具。第二，人事檔案被一些“棄檔”者視為“雞肋”，成了事實上的“無頭檔案”。第三，由于一些人員在辦理出國手續、醫療與社會保險、子女就學等事項的過程中發現自己的人事檔案還有用，所以到有關單位或人才交流服務中心及社會勞動保障部門去尋找相關政策所要求提供的“人事檔案證明”材料，卻發現本人的人事檔案已經被轉到了原籍所在地的檔案館或街道，而且記錄不全;一些人找到了自己的人事檔案后卻發現原來人事檔案中的相關證據材料根本就沒有存在過;一些相對人即使找到了自己人事檔案的下落，也被人才交流服務中心所要求補交的巨額管理費嚇倒，不得不無功而返;一些出國回來報效祖國的留學人員也發現自己的人事檔案內容匱乏，無法給用人單位提供相對完整的人事檔案證明材料。

從目前我國人事檔案管理改革實踐所面臨的諸多問題來看，“建檔權”的規則要求尚未脫離原來的“單一管理模式”和“層級管理體制”束縛，缺乏彈性和靈活性。按照這些規則的規定，一些用人單位沒有為本單位員工建檔的權利。這種規則的實施結果之一就是造成了有關人員人事檔案記錄的缺失，使人事檔案的動態性管理要求不能順利實現。絕對化的集中，并不意味著絕對有效和絕對安全。相反，在一些情況下還會造成人事檔案內容的“貧瘠”，如一些人員的人事檔案中只有幾張“登記表”和“履歷表”等，根本無法滿足現代人事管理、干部管理和員工管理的需要，也無法讓用人單位和組織全面了解有關人員的歷史表現、工作業績、能力表現、業務專長及身體健康狀況。所以，放寬人事檔案的“建檔權”，使每個用人單位都能有權根據員工在本單位中的工作表現建立人事檔案，是有效保證人事檔案信息內容的動態性和連續性，提升人事檔案利用價值的理想選擇。這對于維護人事檔案相對人數據的完整性，保障相對人的合法權益，提高人事檔案信息資源的整體品質，促進我國人力資源管理實踐的健康發展，都具有一定的積極意義。

而放開人事檔案的“建檔權”和“管理權”，讓每個用人單位都能有權利為所任用或聘用的人員建立反映員工在本單位工作活動中的能力表現和工作業績的新型人事檔案，可以從根本上克服上述矛盾，充分調動人才的工作積極性，體現社會公平原則，并使人才為國家的各項建設事業做出更大的貢獻，減少不必要的后顧之憂。因此，在人事檔案管理體制的變革方面，改變“一元管理”制度設計的內容，實行“多元管理”的新制度，即堅持人事檔案管理的“屬地原則”(檔案在哪個單位形成，就保存在哪個單位)和用人單位的建檔原則(每個用人單位都可以建立人才或員工的人事檔案)，不僅可以有效地保證公民的人事檔案記錄的完整性，而且可以充分體現黨和國家鼓勵人才合理流動的政策要求。

三、人事檔案的內容重構

依據《干部人事檔案收集歸檔規定》，傳統人事檔案中包含的“十大類”材料中，比較受重視的是體現較強政治性的政審材料，考察、考核等材料，而這些材料對于人事檔案根本價值所在的人力資源管理作用有限。所以，人事檔案管理部門應當淡化人事檔案包含內容的政治性色彩，充實那些有利于人力資源管理功能實現的信息，促進實現其對人力資源管理的重要意義。即我們要從適應現代化人力資源管理發展需要的角度出發，通過撥云見日，淡化千篇一律的“組織意見”等政治性內容，充實學績、業績等內容，更好地為人力資源管理服務。

在人事檔案中，增加學績檔案的內容是十分重要的。人才檔案包括學績和工作業績兩個部分。學績，即關于一個人學習成績方面的記錄，包括人們工作前在學校學習和工作后在職學習的成績兩個部分。當然，這里的學習是一個廣義的概念，不僅指文化課的學習，也包括文藝、體育等方面的成果。人的學習成績，雖然不能代表能力的全部，但也可以在很大程度上反映一個人的能力，特別是學習能力強弱，對于人員的評價有著非常重要的參考作用。業績檔案是動態反映人才職業經歷、職業能力、職業信譽等的記錄，主要包括人才的基本信息、教育培訓經歷、工作履歷、工作業績、成果榮譽和業績評估等。

四、檔案館內建立人事檔案中心

人事檔案與其他專門檔案一樣，有其獨特性，但仍為檔案的一種。依照相關法律法規，不能游離于檔案館之外，還是應該保存在檔案館中。

人事檔案雖然名義上叫作檔案，事實上游離于檔案體系之外，由組織人事部門管理，但由于沒有執法權，是一種軟管理，導致多頭管理、無人管理等一系列的混亂。同時，我國目前有大量的人事檔案長期滯留在各級人才流動服務中心，中國人民大學陳兆祦教授認為，這也并不是一個好辦法，還是應該充分發揮各級國家綜合檔案館的作用。可以參考借鑒現行文件利用中心的一些成功經驗，將已形成的傳統意義的人事檔案，放在檔案部門的人事檔案管理中心，集中提供利用服務，非傳統意義上的履歷、業績，各單位可建電子式檔案按人頭管理，實體檔案集中到各級檔案館。檔案館下建立人事檔案中心，國外已有成熟的經驗可以借鑒。如加拿大的公共檔案館下面有八個文件中心，其中一個就是全國性的人事文件中心，負責保管離職及死亡的政府工作人員的人事文件資料。美國國家檔案與文件署設置國家人事文件中心，是專門保管所有離職人員的人事檔案的部門，內設文職人員人事文件部和軍職人員文件部。

參考文獻:

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2.陳兆祦.應當改革人事檔案的“終身”制.檔案學通訊，2003(9).

3.鄧紹興.改革干部人事檔案業務工作的思考.北京檔案，2005(7).

4.鄧紹興.人事檔案教程.北京:中國傳媒大學出版社，2008.

作者單位:湖南省懷化學院