試析流動人員人事檔案的管理

摘要:人才的流動促進了社會的進步和發展，相伴而生的流動人員的人事檔案管理工作一定要引起高度重視，可通過提高對其重要性的認識、規范各環節的管理及實現其信息化管理等一系列措施來進一步完善。要通過科學的途徑，促進人才的合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍的素質，使之更有利于社會的發展。

關鍵詞:流動人員 人事檔案 規范管理

隨著市場經濟與人事制度改革的深入，我國人員的流動越來越頻繁。人才的流動促進了社會的進步和發展，與流動人員相伴而生的就是流動人員的人事檔案管理問題。人事檔案是組織、人事、勞動部門在人事管理活動中形成的，記述和反映人員經歷、德能勤績和工作表現，以個人為單位集中保存備查的各種方式和載體的歷史記錄。中共中央組織部、國家人事部在1996年就聯合發布了《流動人員檔案管理暫行規定》，流動人員人事檔案管理工作一定要引起高度重視，要通過科學的途徑，使之更有利于社會的發展，保障人才合理的流動。

一、適應改革發展新形勢，提高對流動人員人事檔案工作重要性的認識

流動人員人事檔案管理工作，是伴隨著改革開放以來人事制度改革的不斷深化而發展起來的。它關系到勞動者的切身利益，關系到人事檔案工作體系的完整，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰略的具體實施。

1、流動人員人事檔案的有效管理，推動了人才資源的合理配置與使用，一方面促進了單位用人自主權和人才擇業自主權的落實，另一方面有利于人才能進能出的渠道暢通，消除了人才流動中的體制性障礙，促使企事業特別是國有企業用人制度的改革，推動了政府人事部門的職能轉變與服務空間拓展，這是對傳統人事管理體制和制度的歷史性突破。

2、流動人員人事檔案為單位選人用人提供了依據，具備重要的憑證價值。它是用人單位準確選擇、正確評價、科學管理與使用人才的可靠依托，是流動人員從學校到工作各階段諸多情況得到權威性證明的最有效保障。它不僅保證了用人單位與流動人員雙方的合法權益，而且使雙方構成了合理而緊密的新型人事關系。

3、流動人員人事檔案管理為人才由“單位人”轉變為“社會人”創造了條件。傳統體制下的人事檔案對人才的流動有較大的制約作用，會產生“人走檔不走”的情況，這給流動人員的工作、生活、待遇、戶籍等方面帶來麻煩，但是流動人員在身份認定、工齡計算、求職就業、出具證明、職稱評審、計劃生育、辦理保險、退休審批等方面都需要人事檔案，這就要求進一步加強流動人員人事檔案的管理工作。

二、加強流動人員人事檔案在各個環節的規范化管理

1、加強收集工作，完善檔案內容。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質對象，是提供利用的前提。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。為有利于工作的順利開展，應采取一系列切實可行的措施:建立健全流動人員檔案材料收集網絡，根據材料形成的規律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法;與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同，以契約的形式明確雙方的責、權、利，并嚴格執行，確保形成的材料及時歸檔;流出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出檔案。接收人員在驗收時，如發現材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明，確保檔案材料齊全、完整，提高檔案的利用價值。

2、全面普查案卷，改進和完善檔案功能。對接收到的流動人員的人事檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷，使其記錄內容全面、客觀、動態。同時對檔案的功能應進行重新定位，檔案的內涵要進一步豐富和擴大，如涉及養老保險、醫療保險、失業保險等內容，側重對工作業績的評價，增加一些其他諸如勞動技能、學習獎懲、專業特長等方面的材料，以便使所具有的功能更加適合用人單位對人才的需求，補充一些其他有關求職者和用人單位都十分需要的功能，從而更好地為選拔人才服務，減少“棄檔”現象。

3、加強自身學習，提高檔案管理人員素質。流動人員人事工作面臨許多新問題，同時也給流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，充分認識到流動人員人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好流動人員人事檔案這一信息資源。

三、推動流動人員人事檔案的信息化管理

在信息化程度日益深化的現代社會，檔案作為一種特殊的重要信息，對其進行現代化管理是必然的發展方向，流動人員人事檔案管理也是如此。利用計算機技術對流動人員人事檔案進行信息存儲、檢索等，進而實現網絡化管理，是當前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題。流動人員人事檔案管理的信息化建設可從以下三個方面著手:

1、檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現代設備和技術，將檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，使檔案數字化、信息化，在檔案查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機操作。同時也保證了檔案的真實性與可靠性，減少人員流動導致人事檔案轉移過程中的修改、涂改、偽造等違法違紀行為的發生，從而充分發揮人事檔案的作用。

2、檔案庫管理現代化。檔案庫的管理，需要以科學的手段來扭轉“看堆守攤”的局面，以適應檔案管理信息化的對內要求，可以建立人事檔案信息的專用數據庫，通過網絡鏈接形成開放的分步式數據庫群。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。

3、檔案服務網絡化。利用局域網、互聯網、黨政網等網絡平臺，建立人事檔案信息化服務系統。在人事檔案專用數據庫建立后，還要有一定的專門網絡和專門網站才能實現人事檔案信息的交換、流通，才能實現人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。通過網絡，可以實現不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。

總之，只有人才服務機構、用人單位以及流動人員個人共同努力，才能管理好、利用好流動人員的人事檔案，促進人才的合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質，為社會經濟的發展提供強有力的保障。

作者單位:河北省唐山市第二醫院