檔案工作者個人知識管理淺析

摘要:本文首先介紹了在信息技術環境下， 檔案工作者個人知識管理的概念、內涵及意義，進而闡述了檔案工作者知識的分類，然后從實際操作角度重點探討了檔案工作者個人知識管理的策略。

關鍵詞:檔案工作者 個人知識管理

一、檔案工作者個人知識管理的內涵及意義

所謂檔案工作者個人知識管理就是指檔案工作人員為了提升自己的專業知識和實踐能力，利用現代信息技術來獲取、存儲、創新、交流、利用、管理知識，并通過各種服務渠道進行傳播，以促進檔案人員自身教育知識共享和創新的過程。檔案工作者個人知識的類型有以下兩種:第一種是理論性知識，主要包括檔案專業系統知識和基本信息素養;第二種是實踐性知識，主要包括檔案管理與服務的實踐能力及研究能力、積極的情感和高尚的人格。

檔案工作者實施個人知識管理，可以實現顯性知識的系統化，能在較短時間內增進其個人經驗和知識積累，提高管理服務效能;可以將隱性知識顯性化，促進知識的保存和分享，提升知識的應用程度;可以幫助檔案工作者自覺進行專業省思，促進其專業成長。

二、檔案工作者個人知識管理的實施策略

1.獲取知識，建立個人知識庫

檔案工作者個人知識管理的第一步就是根據檔案工作的發展目標獲取有價值的知識。隨著檔案工作信息化的需要，個人知識在數量上急劇增多，這就需要構建個人知識倉庫去容納這些知識。

(1)檔案工作發展的知識需求分析

知識需求分析是個人知識管理的基礎，如果沒有個人知識需求分析，那么個人知識管理將缺乏目的性和計劃性。檔案工作者在生涯的不同發展階段中，將會有不同程度的知識、能力與專業技術，并有不同的需求， 檔案工作者可以根據自身的需求，確定要學習哪方面的知識，應該采用哪些途徑來實現。

(2)提高檔案工作者信息素養

隨著信息技術的發展，越來越多的信息可以從網上直接獲得，這就要求檔案工作者具有較高的信息能力。其中主要包括:檢索信息的能力、評價信息的能力、分析信息并轉化為個人知識的能力。然后，通過對大量數據的分析、校對、提煉，得出對于工作或學習有用的信息，實現數據的增值。

(3)收集信息，獲取知識

檔案工作者明確了個人需求之后，可以選擇合適的途徑來獲得與檔案工作或自身相關的知識。一般來講， 檔案工作者顯性知識一般通過講座或進行自主學習獲得，隱性知識是在專業實踐中不斷生成的，比如個人的實際工作等途徑，具有較高的情境適應力。對檔案工作者的業務工作具有實質的應用價值，是內在的難以言傳的。

(4)組織知識，構建個人知識倉庫

當信息轉化為個人知識后，積累多了， 檔案工作者就要對自己所得到的知識進行管理。在進行知識存儲之前，個人要先建立一個符合個人需要的知識系統構架，應至少建立兩方面的信息網絡:媒體網絡和Internet資源網絡。媒體網絡是一種實時與廣度的信息來源，結合自身學習、工作的需要，將經常用到的媒體信息進行分類鑒別。密切關注主要媒體，讓信息的收集成為系統，使主要媒體來源的數據訊息及時到達自己的工作桌前，促進個人知識結構良性發展。Internet是檔案工作者學習的重要工具，要充分利用互聯網的強大功能提高自己，有效地建立網絡資源清單，善用搜索引擎工具，充分利用IE的收藏夾，定期備份信息。

2.進行知識的整理和儲存

個人知識庫建立以后，就可以把分類的知識按目錄分批放入知識庫中。目前廣泛流行的網絡日志、博客，就是建立個人知識庫可以借鑒的方案。Blog以個人為中心，極具人本主義、建構主義，可以方便進行訪問、管理，還可以廣泛地進行共享和交流，非常適合檔案工作者構建知識倉庫?？梢詫⒛切簳r不用或來不及進行分類的信息和知識存放在臨時目錄中。命名的文件名應該盡量簡單明了，便于快速而準確的查詢。同時，應該注意建立文件的定期更新、備份、刪除、交流和共享原則，以文件的形式妥善保存，并在以后的工作和實踐中逐步完善和發展。

3.個人知識的應用與共享

(1)在具體的工作實踐中應用知識

知識管理的使用原則已經成為知識經濟時代個人知識管理的核心原則。如果只是一味地積累材料，而不去理解、應用、反思，是沒有多大價值和效益的。因此，檔案工作者有效地管理個人知識的目的，是要更好地應用于業務工作之中，這樣才能檢驗其正確與否。根據知識轉化理論，通過知識的實踐應用，可以增長個人解決實際問題的經驗，有效地促進顯性知識轉化為隱性知識，完成知識內化。同時，在這個過程中，通過觀察、模仿、體驗，一方面可以從別人身上學到寶貴的隱性知識，另一方面可以把個人隱性知識傳授給別人，從而完成知識的社會化，使所學的知識充分創造價值，讓所學的知識成為個人發展的重要能力。

(2)合理利用網絡工具，實現個人知識的共享與交流

通過知識的共享和交流， 檔案工作者可以吸收更多的顯性知識充實到自己的知識庫中，完善自己的知識結構;檔案工作者可以把自己的隱性知識表述為顯性知識，進行分享，完成知識的外化;通過深層次的交流，個人可以從其他檔案工作者那里獲得啟發，感悟出新知識，增加自己的隱性知識。在檔案工作者個人知識管理過程中，可通過Blog和虛擬學習社區實現知識的共享和交流并獲得收益。

(3)構建個人知識管理的雙模型結構

搭建個人知識管理模型有利于檔案工作者對個人知識管理系統的構建形成一個比較完整的概念模型，從而更有效地對個人知識進行管理。個人知識管理的模型有兩種“信息——知識”模型和“獨立模型”。在“信息——知識”模型中，知識的產生是依據“數據——信息——知識”的順序進行的，知識解決方案處在數據、信息、知識結構的最頂層，將信息綜合之后得到知識，反之知識分解為信息。在“獨立模型”中，不需要信息層作鋪墊就能得到一個知識管理解決方案。在實際應用中“獨立模型”注重創造一個人與人之間直接交流以及分享知識的環境;“而信息——知識”轉換模型則注重建立一個人與信息系統之間的聯系。如果要獲取隱性知識，應選用“獨立模型”;如果要獲取顯性知識，則應選擇“信息——知識”轉換模型。

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作者單位:河南省南陽師范學院