淺談如何做好干部人事檔案管理工作

摘 要:人事檔案真實(shí)地記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是干部個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，為單位的組織工作、人力資源管理工作的決策提供了可靠的依據(jù)。文章結(jié)合作者幾年來(lái)人事干部檔案管理的實(shí)踐，就如何做好干部人事檔案管理工作談了幾點(diǎn)體會(huì)。

關(guān)鍵詞:人事檔案管理 重要意義 基礎(chǔ)性工作 前提 人才

中圖分類號(hào):C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2010)06-198-01

人事檔案記載了每個(gè)干部的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容，是按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的文字材料，它記錄著個(gè)人成長(zhǎng)的“軌跡”，是歷史地、全面地了解識(shí)別人才和正確選用人才的基礎(chǔ)。人事檔案管理工作是人力資源管理工作中的一個(gè)重要組成部分，也是人力資源管理工作中必不可少的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是做好人力資源管理工作的基礎(chǔ)和前提。搞好人事檔案管理，對(duì)于全面了解人才，正確選拔和使用人才具有重要意義。

本文著重從以下幾個(gè)方面探討如何做好干部檔案管理工作。

一、提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，是做好干部檔案管理工作的關(guān)鍵。因此，要著重提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部檔案管理工作的認(rèn)知程度，使其把檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，并有領(lǐng)導(dǎo)專人分管檔案管理。

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和干部人事部門要以高度責(zé)任心抓好人事檔案的管理工作，堅(jiān)決克服對(duì)這項(xiàng)工作“說起來(lái)重要，抓起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象。定期了解干部檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強(qiáng)督促、檢查與指導(dǎo)。要形成“主要領(lǐng)導(dǎo)重視抓、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)抓、檔案人員具體抓”的良好格局，確保檔案工作有人抓、有人管、有人落實(shí)。要挑選黨性強(qiáng)、作風(fēng)正、有強(qiáng)烈的責(zé)任心，勤于學(xué)習(xí)、忠于職守、嚴(yán)守機(jī)密、甘于寂寞、不計(jì)名利、勤懇工作的人員從事檔案工作，注意保護(hù)和調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性，幫助解決工作中的困難，促進(jìn)檔案管理水平的不斷提高。

二、建章立制，著眼檔案管理制度化

要不斷完善、修訂和健全檔案查(借)閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度、管理人員職責(zé)和送交檔案材料歸檔工作制度等八項(xiàng)制度，做到制度上墻、賬簿成冊(cè)，并且認(rèn)真按照規(guī)定的制度、規(guī)定的程序辦事，堅(jiān)決做到“五不查”，即無(wú)介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯親屬不查、未經(jīng)批準(zhǔn)不查;“四不借”，即未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借、非特殊需要不借、手續(xù)不全不借、親屬檔案不借;“三不轉(zhuǎn)”，即個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)、沒有調(diào)令不轉(zhuǎn)、材料不全不轉(zhuǎn)，有效地提高檔案工作的準(zhǔn)確性和工作效率。

三、拓寬渠道，收集材料

干部人事檔案材料的收集渠道很多，涉及面又廣，收集的難度很大。隨著人事干部制度的不斷改革，要想系統(tǒng)、完整地收集一個(gè)人的全部材料，單靠坐等材料是不行的。要變坐等材料為主動(dòng)索要，千方百計(jì)找材料，想方設(shè)法要材料，不厭其煩催材料，變坐等材料為主動(dòng)索要。同時(shí)通過收集材料、索要材料，提高檔案工作人員及時(shí)做好人事檔案的意識(shí)，切實(shí)做好檔案的歸檔和整理工作。

四、精心分類、整理材料，著眼檔案管理規(guī)范化

對(duì)收集來(lái)的材料要嚴(yán)格按照《干部人事檔案整理規(guī)范》規(guī)定，逐份鑒別，認(rèn)真篩選，并進(jìn)行分類、排序、編目和精心加工，直至裝訂成卷，做到歸檔準(zhǔn)確、手續(xù)完備。在整理檔案材料過程中要做到:(1)對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，仔細(xì)研究，依據(jù)人事檔案材料的內(nèi)容特征分為十大類，做到準(zhǔn)確、清晰、有序且便于利用。(2)對(duì)不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料進(jìn)行技術(shù)加工。大于規(guī)定尺寸的材料或折疊或剪裁，在不影響材料的完整和不損傷字跡的前提下，進(jìn)行剪裁或折疊;對(duì)破損、卷角、折皺的材料進(jìn)行裱糊或壓平;對(duì)過窄的材料，進(jìn)行加邊;對(duì)檔案材料上的金屬物進(jìn)行拆除等，保證加工質(zhì)量。(3)按照類別排列順序，逐份逐頁(yè)輸入目錄，做到材料與目錄相符，材料形成時(shí)間填寫無(wú)誤，材料份數(shù)和頁(yè)碼計(jì)算準(zhǔn)確。(4)裝訂做到四邊齊，保證不壓字、不損傷材料內(nèi)容。經(jīng)過整理后的干部人事檔案，應(yīng)達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。

五、提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

一要增強(qiáng)檔案管理工作者的管理意識(shí)。這就要求檔案管理工作者既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)管理方法管理檔案的基本技能。二要提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)繼續(xù)教育，使其掌握現(xiàn)代管理技能，提高綜合素質(zhì)。因此，要加大對(duì)人事檔案工作人員的培訓(xùn)力度，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上，一方面要組織檔案工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等法律法規(guī);另一方面要有針對(duì)性和計(jì)劃性地舉辦培訓(xùn)班，采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的辦法，邀請(qǐng)長(zhǎng)期從事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)豐富的同志，就如何開展新時(shí)期的檔案工作、如何當(dāng)好一名檔案工作人員等工作進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，通過現(xiàn)場(chǎng)“手把手”傳授檔案整理技能，發(fā)揮檔案人員的“傳、幫、帶”作用，指導(dǎo)檔案工作人員切實(shí)提高實(shí)際檔案操作工作水平，培養(yǎng)出一支思想過硬、作風(fēng)扎實(shí)、樂于奉獻(xiàn)、業(yè)務(wù)精通的復(fù)合型檔案管理人員。

六、完善基礎(chǔ)設(shè)施

加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的技術(shù)保障。干部人事檔案不可再生，萬(wàn)一損毀就無(wú)法補(bǔ)救，維護(hù)干部人事檔案的安全、完整尤為重要。要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》，落實(shí)好檔案庫(kù)房、閱檔室和辦公室，并符合“六防”(防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光)設(shè)施要求。檔案室要配備空調(diào)、去濕機(jī)使庫(kù)房?jī)?nèi)保持規(guī)定的溫度、濕度，并按規(guī)定配置鐵質(zhì)檔案柜和新型檔案夾等保管、整理干部檔案的有關(guān)器械和物品。

七、實(shí)行現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

充分利用計(jì)算機(jī)在干部檔案管理工作中的作用，建立和完善干部檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化管理干部人事檔案信息，使檔案的查閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。在較短時(shí)間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供快速全方位準(zhǔn)確干部人事信息，獲取干部的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)以及“德、能、勤、績(jī)”等方面的綜合信息，根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式，同時(shí)提高人事檔案管理的勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。

總之，要使干部檔案更好地為干部工作，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)就要改變傳統(tǒng)的管理方式，實(shí)行干部檔案管理的現(xiàn)代化、動(dòng)態(tài)化，提高干部檔案的使用效率。同時(shí)還要加強(qiáng)干部檔案規(guī)范化管理，充分發(fā)揮其在實(shí)際工作中的作用，從整體上提高干部檔案管理工作水平，促進(jìn)管理工作規(guī)范化、制度化，以保證人力資源管理工作井然有序地開展。

參考文獻(xiàn):

1.王云慶，苗壯.現(xiàn)代檔案管理學(xué).青島出版社，2002(2)

2.傅華.聚焦人事檔案.中國(guó)檔案，2003(4)

(作者單位:廣州市中心區(qū)交通項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室 廣東廣州 510000)

(責(zé)編:若佳)