云南省中小學校舍安全工程領導小組辦公室關于進一步規范和完善全省中小學校舍安全工程檔案室建設與管理的通知

各州、市校安辦：

為進一步規范和完善我省中小學校舍安全工程檔案室建設與管理工作，根據《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法(試行)》和全國校安辦關于中小學校舍安全工程檔案室建設的相關要求，結合我省實際，現就有關要求通知如下：

一、各州、市及所轄縣(市、區)校安辦必須嚴格按照國家和省校安辦的要求，規范和完善中小學校舍安全工程檔案室建設和管理，設立獨立檔案室，指定專人負責，建立和完善各項管理辦法，并上墻。省校安辦制定了檔案管理的部分規章制度(見附件1、2)，現印發各地試行，請各地校安辦在試行中不斷總結、修改、完善，并把修改意見報省校安辦。

二、各級校安辦必須制作安裝統一的“中小學校舍安全工程檔案室”標示牌(標示牌樣式及規格見附件3)。

三、各州、市及所轄縣(市、區)必須于2010年4月30日(星期五)前完成以上兩項工作，并于2010年4月30日17：00點以前將工作落實情況的照片由各州市校安辦收集后用電子郵件的方式上報省校安辦。

聯系人：張云川

聯系電話：0871-5103568

電子郵箱iynsxab@126.com

附件：1.云南省中小學校舍安全工程檔案管理規程(試行)

2.云南省中小學校舍安全工程檔案管理工作人員崗位職責(試行)

3.中小學校舍安全工程檔案室標示牌樣式及規格(略)

4.附表(略)

云南省中小學校舍安全工程檔案管理規程(試行)

第一章 總則

第一條 為加強中小學校舍安全工程檔案的收集和管理，提高檔案工作的管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為校舍安全工程服務，根據《云南省檔案管理條例》及《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法(試行)》要求，特制定本規程。

第二條 中小學校舍安全工程檔案工作是中小學校安工程的重要基礎工作之一，是衡量各級校舍安全工程管理水平的重要依據和標志。各級校安辦和成員單位的工作人員都有保護和移交檔案的義務。

第三條 中小學校舍安全工程檔案，是指工程在實施過程中各個階段所形成的，與校舍安全工程有關的，具有保存價值的文本、圖表、聲像等各種載體材料。校安辦應按要求建立完整的紙質檔案及電子檔案系統。任何單位或個人不得據為己有或拒絕歸檔。

第四條 全省校安工程檔案資料按“屬地管理，分級實施”的原則進行管理，各級校安辦負責對本級檔案資料進行收集、整理、檢查、驗收和保存歸檔工作，并負責對下級校安辦檔案工作進行指導、監督、檢查和驗收，確保檔案的完整、準確、系統、安全和更好地開發利用。

第五條 各州(市)、縣(市、區)教育行政部門都應設立中小學校舍安全工程檔案室，指定專職檔案管理人員進行管理，并按要求建立完整的紙質檔案和電子檔案。

第二章 檔案室管理

第六條 各地中小學校舍安全工程檔案室要求具備防盜、防強光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等功能，并配置專人管理。

第七條 檔案管理人員應做好檔案室內的溫濕度和檔案蟲害的檢測工作，積極采取“以防為主、防治結合”的措施，發現有破損、蟲蛀、鼠咬、變質或字跡褪變的檔案要及時進行修復、復制或其他技術處理。

第八條 防止霉菌、蟲害侵入檔案室，檔案入室前要進行檢查并作必要的除塵、殺蟲、殺菌處理。

第九條 建立檔案臺賬，做好收存、移交、借閱登記和檔案統計，借出檔案要定期催還、銷號。

第十條 保持檔案室的清潔和整齊，無關人員不得進入檔案室，檔案室無人時要關好門窗，切斷電源。

第十一條 中小學校舍安全工程檔案管理人員及檔案使用人員應遵守各項制度，檔案管理人員不得違反規定。擅自對外提供、公布、復制檔案材料。檔案必須妥善保管，避免造成遺失。設有密級的檔案，應按《保密法》的有關規定管理和使用。

第三章 檔案的收集、整理和歸檔

第十二條 校舍安全檔案資料是校舍安全工程歷史的真實記錄和寶貴財富。由于其原始性和唯一性，決定了檔案資料的不可代替性，各部門都必須依法歸檔。

第十三條 項目檔案的歸檔工作應與項目實施同步進行。校安辦應在項目竣工驗收后一個月內向校舍安全檔案室移交該項目的檔案資料。

第十四條 嚴格按照《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法(試行)》對校舍安全工程檔案資料進行分類、編號、排列及歸檔管理。

第十五條檔案材料在立卷歸檔時，發現破損、褪色時，應及時修復或復制后，方可立卷歸檔。

第十六條 立卷歸檔時，要做到材料齊全，分類清楚，卷內排列系統條理，保管期限劃分準確，案卷標題簡明扼要，目錄和卷皮書寫工整，裝訂整齊牢固，案卷之間排列規范，編號正確。

第十七條 立卷歸檔時，要拆除卷內所有金屬物，禁止出現鉛筆、圓珠筆、紅藍墨水的字跡材料。

第四章 檔案的查閱和借閱

第十八條 查閱、借閱檔案時需認真填寫《查借閱登記表》。校安辦以外的人員需查閱、借出時，須持單位證明或介紹信，并經本級校安辦領導同意后，方可在批準的范圍內查閱、借閱檔案。

第十九條 檔案原則上在閱覽室查閱，若需摘抄，其摘抄內容須經檔案管理人員按摘抄范圍核實后方可帶出檔案室；若需借出使用，須經管理人員準許，使用中要保證檔案的完整安全，并限期歸還。

第二十條 使用檔案時應精心愛護，不準拆散、抽出、圈畫、調換、轉借他人，嚴禁涂改、偽造、竊取、泄密以及故意損毀檔案。

第二十一條 查閱檔案的人員，只限查閱與所查問題有關的內容，如需復制，須經校安辦領導批準，由檔案管理人員進行復制，并作復制檔案登記。

第二十二條 對查閱和借出的檔案要及時催收，歸還時認真進行檢查，發現案卷被拆、文件材料有缺頁、涂改和污損，要追究當事人的責任。并視其情節輕重給予處理。

云南省中小學校舍安全工程檔案管理工作人員崗位職責(試行)

第一條 認真宣傳貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策和法律法規，不斷提高檔案管理的業務水平和業務技能，努力完成本職工作。

第二條 按照《保密法》《檔案法》和《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法(試行)》的規定，對校舍安全工程檔案資料進行收集、整理、檢查、驗收和保存歸檔工作。并按檔案業務管理規范要求進行立卷歸檔。建立完整的紙質檔案和電子檔案。

第三條 負責對下級校安辦檔案工作進行指導、監督、檢查和驗收。

第四條 定期向領導匯報檔案工作，并提出工作意見。

第五條 做好檔案設施設備以及檔案用品的管理，辦理檔案的出借和查閱，編制必要的檢索工具，積極開展提供利用工作。

責任編輯 王世賦