BALIS原文傳遞系統淺析

摘要:本文從讀者和館員兩個角度，分析了北京地區高校圖書館文獻資源保障體系即BALIS原文傳遞系統的優、缺點，同時參照CALIS、CASHL等文獻傳遞系統的若干功能優勢和成功經驗，對BALIS原文傳遞系統提出改進的建議。

關鍵詞:BALIS原文傳遞系統 功能改進

0 引言

BALIS原文傳遞系統是北京地區高校圖書館文獻資源保障體系(Beijing Academic Library Information System)在服務模塊中的兩項重要內容之一，其直接面向最終用戶的服務模式、快速便捷的文獻獲取方式以及長期免費的宣傳推廣策略，受到首都高校讀者的廣泛歡迎。自2008年4月正式開展服務以來，發展態勢良好。經歷近兩年服務實踐的考驗和不斷改進，BALIS原文傳遞系統已日臻完善，但仍存在明顯的不足。本文擬從讀者和館員兩個角度，分析BALIS原文傳遞系統的優、缺點;同時參照CALIS、CASHL等文獻傳遞系統的功能優勢和成功經驗，對BALIS系統的改進提出幾點建議。

1 BALIS原文傳遞系統的優點

1.1 從讀者的角度來看

1.1.1 堅實的文獻資源保障體系 BALIS原文傳遞系統現有包括清華大學、北京師范大學、中國人民大學等重點高校在內的成員館63家，其文獻資源體系的實力已不容小覷。除此之外，它還與NSTL、CALIS、CASHL等國內最具影響力的文獻傳遞系統，或已經建立、或著手洽談不同程度的共建、共享合作，其文獻資源體系建設正日趨完備。堅實的文獻資源體系，是該系統吸引讀者參與的根本因素。

1.1.2 方便快捷的文獻獲取方式 BALIS原文傳遞系統采取目前最先進的面向最終用戶的服務模式，讀者只需在系統中注冊成為合法用戶后，即可自行在網上提交原文傳遞申請，然后在電子郵箱中獲取原文，整個過程無須任何第三方的介入。文獻獲取方式方便、快捷，尤其符合信息化飛速發展環境下讀者的信息獲取習慣。

1.1.3常年免費的宣傳策略 由于有北京市高校圖工委穩固的經費支持，自2008年推出迄今，對BALIS系統各成員館館藏普通文獻，在遵守知識產權等相關規定的前提下，BALIS原文傳遞管理中心堅持采取常年免費的宣傳策略，2010年上半年仍將實行免費服務。免費服務廣受歡迎，已被CASHL文獻傳遞系統的實踐所證實。BALIS這一宣傳策略，可謂“正中讀者下懷”。

1.2 從館員的角度來看 BALIS原文傳遞系統提供的館員操作界面——管理系統功能較為完善，具體表現在如下方面:

1.2.1 “讀者管理”簡便、高效 BALIS原文傳遞管理系統中，提供“讀者管理”這一模塊，下面包括:處理讀者注冊、讀者帳號管理、讀者財務管理、給讀者發消息、給讀者發郵件、批處理讀者有效期、批處理讀者預存費用等7大功能。其中給讀者發消息或郵件的設置便于向已注冊用戶做宣傳，而后兩項批處理功能無疑大大提高了館員的工作效率。

1.2.2 “統計分析”功能強大 BALIS原文傳遞管理系統的“統計分析”提供了“費用統計”、“用戶統計”、“發送請求統計”、“接收請求統計”等模塊，特別是后三個統計功能的設計可謂獨具匠心。其中“用戶統計”提供對結果從用戶學歷、職稱、類型、總開戶人數、利用或未利用人數多個維度的分析、栓選;而“發送或接收請求統計”模塊，不僅可以統計本館發送或接收請求的數量，還提供詳細的處理結果——滿足、未滿足以及未滿足的具體原因、服務的完成時間、收費情況等。這樣便于館員深入了解本館申請的處理情況、對外館的服務情況，從中挖掘問題，進而為本館的館藏資源建設、讀者培訓及與外館的溝通交流等各項工作的開展提供依據。

1.2.3 “系統幫助”菜單欄有助于館員快速自學和掌握各子模塊的功能 BALIS原文傳遞管理系統主菜單“系統幫助”中提供“事務處理”、“讀者管理”、“統計分析”、“日志查詢”、“參數管理”、“個人信息維護”等各主要模塊的功能說明及操作方法。這應是BALIS系統的人性化設計所在，充分考慮館員操作的便利。

2 BALIS原文傳遞系統的缺陷

2.1讀者的角度

2.1.1 缺乏統一、準確的文獻資源檢索目錄系統 原文傳遞服務中讀者需求量最大的文獻類型是期刊，而目前的BALIS原文傳遞系統為讀者提供的期刊聯合目錄主要是《CALIS西文期刊目次數據庫》、《全國期刊聯合目錄》等本系統之外的目錄檢索平臺，BALIS尚無統一的包括所有成員館館藏的期刊檢索聯合目錄。為BALIS量身設計的虛擬聯合目錄存在先天的局限——它使用嵌套的各個圖書館的Web OPAC，雖然便于讀者查看到文獻收藏館的實時館藏借閱狀態，但同時也受制于各館OPAC的局限，無法查看大多數成員館的電子館藏及其他特色館藏資源，因為目前北京地區多數高校的OPAC檢索系統只提供本館館藏普通紙質文獻的目錄。缺乏統一、準確的聯合檢索系統直接影響了讀者對該服務的使用效果。

2.1.2 遞交申請過程復雜且缺乏明確引導 由于前期檢索的問題，讀者在向BALIS系統遞交申請時還需要對檢索結果做進一步地選擇，如果館藏地有BALIS成員館，就直接向該館遞申請;如果沒有，還要選擇向系統內的學科服務館提交代查代借申請;如果以上幾個目錄系統均查不到所需文獻，讀者只能選擇直接填寫原文傳遞申請表單，這一環節又有諸多細節如文獻出處、題名、著者、語種、年卷期等信息，還要選擇服務館、傳遞方式等等，稍有疏漏即無法成功提交申請。上述這幾種情況，對于已經熟悉系統的讀者而言還比較清楚具體操作流程;而對初次接觸者來說，由于系統本身也缺乏明確的引導，如不經專人指導，很難快速掌握。

2.1.3 跨系統的文獻傳遞服務響應速度較慢 對BALIS系統本身缺藏的文獻，它通過學科服務館從NSTL或CALIS或CASHL獲取。一方面這類申請屬于收費服務，讀者需要承受部分費用;另一方面，申請的處理周期較長，這是很多讀者對該服務最不滿意之處。

2.2館員的角度

2.2.1 事務處理操作流程效率低下 現有普通申請的“事務處理”操作流程可分解為:查看申請信息——查找本館館藏——下載電子版或掃描紙質文獻——發送電子郵件——核實計費并運送。每找到一篇文獻，館員就要給讀者發送一封電子郵件，這一環節尤其費時費力，導致整個操作流程效率低下。

2.2.2 “委托代查”申請缺乏明確標識 對于特殊的“委托代查”申請，雖然系統在查看申請單環節已有明確提示，但在“事務處理”的首頁只有申請單號，而無任何區分。館際互借員需要先將這類申請手工提交到NSTL或CASHL系統中，等對方傳來文獻后再返回BALIS系統，重新查找對應的申請，再給讀者發郵件。由于此類申請完成時間較長，新的申請又進入系統，導致館員再次查找之前的“委托代查”申請更為費力。

3 BALIS原文傳遞系統改進建議

3.1在聯合檢索平臺建設上，提供不同類別、準確詳細的一站式檢索 BALIS 原文傳遞近期的建設目標是將各成員館的外文期刊數據進行整合，將這部分資源添加到文獻傳遞提供的資源范圍中，使各成員館均成為可提供原文傳遞服務的服務館。我們希望BALIS能借鑒CASHL、CALIS、NSTL等系統的目次庫建設經驗，提供基于圖書、期刊等不同類型的檢索目錄，同時對文獻目次信息進行深加工:圖書提供內容提要頁、目錄頁等信息，期刊提供目錄、標題、作者、年卷期、摘要等詳細信息。在此基礎上，將二次文獻檢索與原文傳遞集成為一站式服務平臺，用戶在文獻檢索后即可直接點擊申請原文，無需再輸入相關文獻信息。這樣既操作簡便、節省時間，還能減少盲目申請。

3.2在資源揭示上，既分門別類又有所側重 吸收CASHL在資源揭示方面的成功經驗，通過BALIS原文傳遞中心的門戶網站集中報導BALIS各成員館的文獻資源，并按照學科類別、館藏資源特色等多角度進行深入揭示。既方便用戶使用，又提高了資源的利用率，還分散了各學科服務館的工作壓力。

3.3 在系統功能上，完善“事務處理”及“代查代借”模塊的設計開發 一方面借鑒CALIS系統在這方面的優點，優先開發“事務處理”模塊的“文獻批量上傳”及“代查代借”模塊的特殊標識及區別統計等功能;另一方面，向廣大館際互借員征集意見，集思廣益，力爭在CALIS基礎上有所創新。

4 結語

盡管BALIS 原文傳遞系統在目錄檢索平臺、資源揭示、功能設計等方面尚待完善，但其中也不乏技術創新和宣傳推廣策略的閃光點。相信隨著BALIS 項目的建設和進一步發展，它的前景會更加美好。

參考文獻:

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