淺析中小外貿企業業務流程外包運作模式

摘要:本文通過介紹什么是業務流程外包及中小外貿企業的經營特點，分析了中小外貿企業業務流程中有哪些環節適合哪些不合適外包，重點提出了有針對性的三種典型業務外包運作模式，對當前金融危機下微利時代的中小外貿企業降低成本，整合資源，提高效率有一定的指導意義。

關鍵詞:中小外貿企業 業務流程外包

0 引言

經濟全球化時代，隨著信息技術，現代第三方物流及制造專業化的迅速發展和日臻完善，越來越多的外貿企業選擇將部分業務流程外包，即從傳統的完成一個訂單全程業務流程逐漸轉向將企業核心利益和優勢項目保留，而將非核心利益及非優勢項目外包，以追求利潤最大化為前提，從而達到降低企業成本，加速資金及業務流程運轉效率的目的。在金融危機的大環境下，對于微利時代的中小外貿企業這種運作模式是規避風險，度過難關的最佳選擇。

1 中小外貿企業業務流程外包介紹

1.1 什么是(Business Process Outsourcing，簡稱BPO) 業務流程外包(BPO)就是企業專心經營自己的核心業務，將一些重復性的非核心業務流程外包給第三方供應商。業務流程外包在IT業，物流運輸業，制造業，服務業等領域已廣泛開展并形成一種趨勢，一些跨國公司如IBM，微軟等IT行業的巨頭紛紛采用BPO把80%以上訂單發包給中國、印度等發展中國家來獲得巨額利潤。

1.2 中小外貿企業業務流程中哪些環節適合外包 中小外貿企業大多為私營企業，一般是一些優秀業務員在長期業務過程中積累了一定的經驗和客戶后自立門戶建立起來的，因而存在規模小，運作資金不足，人力資源短缺等問題，而外貿業務涉及的環節和部門很多，需要與工廠，運輸，海關，檢驗檢疫，銀行，外管局，稅務局等多個部門打交道，中小外貿企業在運作中往往難以面面俱到。因此，企業需要將一些非核心業務進行外包，使企業集中精力經營自己的核心業務。

以出口業務中貿易術語為CIF，結算方式為信用證為例，業務流程主要包括:選擇供貨商(生產工廠)，建立對外業務關系，確定出口貿易對象，洽談業務，簽訂對外合同，催證審證改證，簽訂內貿收購合同，履行合同，商檢與報關，安排運輸與保險，制單結匯，外匯核銷與出口退稅。

由于中小外貿企業的業務經理過去大多數是一些大企業的優秀業務員，他們大多數業務素質很高，英語聽說能力很強，專業外貿知識水平高，而且經驗豐富，善于處理緊急事務，具有較強的對外溝通能力和業務操作能力。因此，業務流程中，建立對外業務關系，確定出口貿易對象，洽談業務，簽訂對外合同，催證，審證，改證是他們的強項，也是企業的核心業務，這部分業務不宜進行外包。商檢與報關，安排運輸與保險，制單結匯，外匯核銷與出口退稅屬于重復性的事務，也是企業的非核心業務，可以進行外包。

2 中小外貿企業業務流程外包運作模式分析

2.1 國外進口商資信調查業務外包 外貿企業選擇進口商的渠道較多，主要通過網絡、展覽、專業信息提供商和朋友的介紹等。此外還有到國外市場考察，在市場中發現、提取一些國外專業協會的會員名單，閱讀一些行業雜志等。但如何規避進口商選擇不當的風險呢?目前對進口商資信調查的主要方式是客戶自我介紹、網上搜尋查證、向中國駐當地商務處函電咨詢、通過中國銀行等機構進行資信調查等途徑，以防止有些供應商資信不佳，利用劣質商品、甚至偽造單據，騙取貨款，使進口商受損。但以上方式往往需要花費大量人力物力和財力，而且信息來源并不可靠，因此目前很多外貿企業將該項業務外包給中國出口信用保險公司來完成，從而節省了時間和人力，但若僅對目前打算開展業務的少數進口商委托中國出口信用保險公司進行調查，不僅手續復雜，而且費用高，對中小外貿企業來說也不現實，目前市場上應運而生的新型外貿企業服務機構，專門為國內外中小外貿企業提供國內供貨商和國外進口商的資信調查，為中小外貿企業解決了這個難題。這種模式目前在義烏小商品市場非常盛行，由于國內外客商眾多，但實力、信譽良莠不齊，市場競爭激烈，而大多數商戶與國外進口商都采用T/T或直接D/D方式成交，因此經營戶貨款被騙或采購商資金被騙的事件時有發生，使交易雙方蒙受重大的損失。為了規范義烏小商品市場新的交易秩序，這種全新的資信調查業務外包模式，大大降低了外貿企業的交易風險和交易成本，有效保護了買賣雙方的商業信用及合法權益。

2.2 出口報關、國際物流外包 新型中小外貿企業大多是近幾年隨著國有專業外貿公司改制而成立的，這些企業大多沒有固定的倉庫，也沒有專職的報關員，內陸運輸能力也較弱。因此，企業可以將這些業務外包給專業的貨代公司，貨代公司一般和多家國內外運輸公司有合作關系，在價格上有較強的競爭力，他們能根據客戶的要求，提供合理的報價及運期，并對貨物從內陸運輸，倉儲，到報檢，報關，裝船，取得提單提供一條龍的服務，讓出口商省時又省力。報關作為國際貨運最密不可分的一部分，貨代公司專業報關人員比一般業務員更熟悉報關與國際貨運的操作流程，可代辦外貿企業海關備案;進出口貨物申報、查驗、納稅、清關等手續;申請加工貿易合同備案，變更，核銷;加工貿易企業來料加工，保稅工廠，保稅倉庫等進出境貨物報關、核銷業務等。同時，大多數貨代公司擁有大型規范化的貨運倉庫及裝卸設備，能提供國內外客戶專業化的貨物堆放，裝卸運輸服務，使進出口貨物安全，及時轉移。

2.3 單證業務外包 目前中小外貿企業單證工作量并不大，招聘專職單證員意味著人工成本的上升，單證工作要求單證員不僅要具備國際貿易及國際結算的專業知識以及熟練的計算機操作能力，而且必須非常細心，靈活，速度快。一些公司為了節約成本往往讓行政管理人員兼做單證員，甚至有些跟單員白天在工廠跟單晚上制單，結果單證中各種錯誤層出不窮，嚴重影響了公司運作效率。因此，一些貨代公司或中外資銀行紛紛開辟業務，承接代理外貿企業制作單證。由于銀行審單員，具有多年審單經驗，熟悉ucp600，isbp，urc725等國際貿易相關標準，因此他們制作的單據基本上可以保證無不符點。目前顧客對開辟此項業務的外資銀行滿意度比中資銀行更高，因為外資銀行的服務意識更強，而且他們的客戶經理們的專業知識普遍比中資銀行的要強一點。原因是像匯豐這樣的外資銀行經常舉行各種業務培訓班，內部崗位輪換也非常頻繁，因此從職員到客戶經理此項業務水平都較高。而中資銀行在競爭中也逐步找到自己的薄弱環節，并力爭通過改進業務水平，實現機構重組，利用自己在客戶心目中的信譽度來爭取客戶。例如，2006年中國建設銀行國際貿易單證處理在上海揭牌成立，此舉標志著建行的單證處理業務將由各分支機構分散處理轉變為集約化處理。該系統是建行國際結算業務電子化、集中化的重要步驟，為建行建立國際貿易單證處理中心奠定了基礎。

此外，進口業務申請開證，遠期匯票融資，許可證申請、商檢等環節，出口業務C/O，FORMA，申請、出口收匯、核銷、退稅、投保等環節中小外貿企業均可根據自己的實際情況進行外包。

中小外貿企業要在瞬息萬變的國際經濟大潮中生存發展，惟有不斷超越自我、創新求變，才能在金融危機下的微利時代求得生存。外貿企業業務流程外包是在新的經營理念指導下，順應時代變化進行的外貿企業重組和變革，這種重組和變革，使我國外貿行業分工越來越明細化和專業化，從而促進了整個行業的興旺和發展。

參考文獻:

[1]國國際貿易學會商務專業培訓辦公室.《外貿跟單理論與實務》.中國商務出版社.2008年.

[2]第三方服務.中國外貿通.http://china.53trade.com/cms/detail_196.htm.2009.07.01.