淺談高校二級學院檔案的建立與管理

摘要:隨著高校規模的不斷擴大，高校的檔案管理工作由原來的學校統一管理逐步發展成為學校、學院二級管理。本文通過分析二級學院建立檔案的必要性和檔案構成，認真總結了二級學院檔案管理中容易出現的問題，進一步對規范二級學院檔案管理工作提出了相應的對策。

關鍵詞:二級學院 檔案管理 對策

1 二級學院建立檔案的必要性

學校將各類工作逐步下放到各二級學院的同時，要求各級單位對相關工作內容的檔案資料進行長期保管，改變了之前將各類檔案全部上交學校的檔案管理方式。這就要求所有二級學院對各類檔案的管理工作高度重視。

1.1 二級學院建立完善的檔案，是一所高校檔案管理工作能夠順利進行的前提 二級學院的檔案管理是學校檔案管理工作的重要基礎，二級學院檔案建設是校級檔案建設的來源和延伸。二級學院作為學校相對獨立的教學單位，在學校的統一部署下，擁有自己獨立的管理方式，形成的諸多管理文件，作為檔案材料充分客觀的記載了學院的歷史，反映了二級學院的發展過程和取得的成就，是二級學院成就的見證。二級學院檔案管理與校級檔案管理共同構成學校檔案的完整體系。

1.2 科學的管理檔案，是二級學院進一步做好教學科研工作的前提和保障 二級單位的檔案管理工作，不僅僅是學校檔案管理工作的一部分，還是各二級單位實施教學、科研活動期間重要的參考資料。教學是二級學院的工作重點，每個部分的教學檔案從不同視角嚴謹客觀的記錄了一個二級學院教學工作的開展過程。科研是二級學院的工作難點，科研檔案作為二級學院科研活動的基礎，真實記載了本單位的的學術水平和科研實力。行政工作包括內部人事調度與經費分配情況或是其他日常事務的管理，這些工作在二級學院工作中貫穿始終，為其建立完整的檔案是行政工作能夠順利進行的前提。

2 二級單位檔案管理涉及的主要檔案材料

二級學院的主要工作內容包括教學、科研和日常行政工作。對應產生的檔案材料也分為教學檔案、科研檔案和行政檔案三個部分。

2.1 教學檔案 大多數二級學院把教學檔案分為三個部分:教學管理基本檔案、學生管理與學風建設檔案、教學建設與教學改革檔案。其中:①教學管理基本檔案包括課務檔案、考務檔案、學籍檔案、畢業實習/論文檔案、教學管理/評價檔案等檔案材料。②學生管理與學風建設檔案包括學生管理檔案、學生活動/獲獎檔案和學生就業檔案等。③教學建設與教學改革檔案包括教學研究檔案、學科專業建設檔案、課程建設檔案、師資隊伍建設檔案等檔案內容。

2.2 科研檔案 在二級學院的科研工作中，需要歸檔的材料范圍包括:課題/項目申請、實施、鑒定的相關材料;課題/項目工作總結報告、論文、專著的相關材料;科研投資和經費預、算決算的相關材料;課題/項目的成果樣本、成果鑒定證書、數據、測試/檢測報告等相關材料;實驗室、實驗基地購置的儀器、材料等出入庫清單等。

2.3 行政檔案 二級學院的行政管理工作任務繁重，頭緒眾多，由此產生的檔案材料種類的范圍也相對較廣，諸如學院的規章制度、財務賬目、固定資產明晰、上級下發的各類文件、學院各類會議的記錄及通過的辦法等等。

3 二級單位檔案管理中容易出現的問題

3.1 缺乏完善的規章制度，機構設置不健全 雖然越來越多的高校將檔案管理工作下放到二級學院，但是并沒有對二級學院的檔案管理工作沒有提出明確的工作要求和工作標準。由于缺乏完善的規章制度，各二級學院的檔案管理工作有很大的隨意性。再加上學院自身承擔著繁重的教學和科研工作，大多沒有為檔案管理配置專門的合理的機構，基本上是誰收集使用材料，誰管理這部分檔案，歸檔范圍及管理要求也沒有明確的規定，檔案管理很不規范。這就導致了實際工作中出現集中管理檔案難、歸檔難、檔案開發利用難等被動局面。

3.2 檔案意識薄弱，設備資料管理混亂 受傳統習慣的影響，二級學院在日常工作中往往都只認識到教學、科研的重要性，而忽視教學、科研過程中形成的檔案材料的管理工作。目前，一些二級學院的檔案管理工作僅限于日常教學、科研所產生的文件的存取，缺乏系統的檔案意識。檔案管理散亂、不集中，檔案分類不科學、組卷不標準、借取不規范。在檔案管理上基本上是“誰收集誰管理”，相關工作人員管理自己工作范圍內的檔案資料，設備資料管理混亂，甚至出現檔案缺失。

3.3 檔案管理員業務素質不高，檔案的管理流程不規范 大多數在二級學院從事檔案管理工作的人員并非專業人員，而是從事相關工作的行政人員兼職管理檔案，比如教學檔案由教學秘書管理，學生檔案由輔導員管理，行政文檔由行政秘書管理，部分材料和上級文件直接由分管領導管理等。作為檔案管理的基礎工作，檔案的收集與整理、立卷與歸檔工作既費工費力而且專業性又強。因為業務水平欠缺，又不是專職的檔案管理人員，兼管的人員沒有足夠的能力和精力對各類檔案進行專業管理。同時，由于檔案管理分散，無法統一規范檔案管理流程，這就直接影響到二級學院檔案管理工作的質量。

3.4 管理手段落后，工作效率底 二級學院檔案建設起步較晚，很多地方并沒有將其作為學院工作重點，更沒有計劃為檔案工作的管理設備和現代技術進行更新。在檔案管理中仍實行原始的手工處理方式，這在很大程度上影響了教學檔案管理效率。

4 規范二級學院檔案管理的對策

4.1 建立健全二級學院檔案管理制度 管理制度化是加強二級學院檔案工作的關鍵。二級學院應在遵守學校檔案管理制度前提下，結合自身實際，逐步制定和完善本學院的檔案管理制度，對管理過程中的各個環節制定標準，用以規范本單位檔案管理各環節的工作，依法科學管理學院檔案。建立制度的同時還應當加強對檔案工作人員的監督檢查工作，及時了解其歸檔文件的收集、整理和管理情況，使檔案工作的規范化從源頭就把好關。

4.2 強化檔案意識，推進檔案管理的科學化、規范化 要加大對檔案管理工作的重視程度，在學院各級領導、檔案管理人員和專任教師中強化檔案意識，明晰檔案管理的工作職責，規范檔案管理工作的標準、范圍和職能，推進檔案管理的科學化、規范化建設。要充分強調檔案管理的重要性，明確檔案管理的意義，使全體教職工積極支持檔案管理工作人員的管理工作，增強檔案管理人員的事業心和使命感，從而為二級學院檔案的規范管理奠定扎實的基礎，不斷提高檔案管理的水平。

4.3 提高檔案管理員的業務水平，加強檔案管理隊伍建設 檔案管理人員的業務能力和管理技術直接影響到二級學院檔案管理工作的質量。針對檔案管理人員非專職化、專業化這一現狀，學院領導應當加強對檔案管理人員的專業培訓和業務指導，讓檔案管理人員有機會系統地學習檔案專業基礎知識，努力提高自身的業務素質。檔案管理人員也應當加強《檔案法》的學習，了解上級部門的管理規定，積極提升自身專業水平，樹立服務意識，增強法制觀念。

4.4 實現檔案數字化管理，加強檔案信息化建設 網絡背景下，信息技術日趨成熟，檔案管理信息化成為二級學院檔案管理的必然趨勢。二級學院應從實際出發，充分發揮現代化辦公技術在檔案管理中的運用，為檔案管理工作配置具備優良安全性的硬件設備，建立完善各類檔案的數字化信息數據庫，并對其進行有效的備份、更新和維護。依托校園現有的成熟的網絡環境和網上辦公系統，各二級學院應根據自身的實際需要將信息化檔案的貯存、檢索和傳遞工作搭建到網絡平臺上來。針對不同用戶釋放不同的權限和時限，實現檔案信息共享，提高檔案利用效率。

參考文獻:

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