小議會計電算化教學中的記賬憑證修改

摘要：記賬憑證是賬務處理系統的唯一數據源點，記賬憑證的錯誤必然影響系統核算的結果。多數會計軟件提供了修改記賬憑證的強大功能，在會計電算化教學中。應分主次、有選擇地介紹這些功能，使學生正確掌握“無痕跡”修改和“有痕跡”修改的方法，慎用“反記賬、反結賬”功能。

關鍵詞：記賬憑證；會計電算化；無痕跡修改；有痕跡修改

記賬憑證是登記賬簿的依據，在電算化方式下，是賬務處理系統的唯一數據源點。記賬憑證的錯誤必然影響系統核算的結果，比如會直接導致賬簿錯誤，從而導致會計報表出錯。因此必須保證記賬憑證的輸入要準確完整。盡管在輸入記賬憑證時，賬務處理系統提供了多種控制錯誤的措施，但錯誤是難免的，為此，系統必須具備對錯誤憑證進行修改的功能。記賬憑證修改這部分內容比較靈活，是會計電算化教學的重點之一。如無特殊說明，本文所述憑證均指記賬憑證。

目前，許多財務軟件都具有“反審核、反記賬、反結賬”功能，這三項功能的使用實現了錯誤記賬憑證的“無痕跡”修改。所謂“無痕跡”，即不留下任何曾經修改的線索和痕跡。以用友總賬系統(賬務系統)U8.50為例，對不同類型的錯誤憑證一般可采用以下方法進行修改。

第一種情況是已輸入憑證，但尚未審核或審核未通過時發現錯誤。這種情況下可由制單人員利用憑證編輯功能直接在“填制憑證”窗口對錯誤憑證進行修改并保存。

第二種情況是已輸入憑證并已審核，但尚未記賬時發現錯誤。這種情況下不能直接在記賬憑證上進行修改，首先應由審核人員在“總賬系統”／“憑證”／“審核憑證”窗口中，單擊“取消”按鈕取消審核，然后由制單人員進入總賬系統，在“填制憑證”窗口中，調出該張錯誤憑證進行修改并保存退出；最后由審核人員再次進入總賬系統，在“憑證”／“審核憑證”窗口中，重新對該張已修改過的憑證進行“審核”操作。

第三種情況是發現已記賬但未結賬的憑證有錯。對于此情況，欲實現無痕跡修改，可利用系統的“反記賬、反審核”功能，即取消“記賬”、“審核”后直接修改。具體而言，首先在“總賬系統”窗口中，單擊“期末”／“對賬”菜單項，打開“對賬”操作窗口，此時按下快捷鍵“Ctrl+H”鍵，即可激活“恢復記賬前狀態”功能。然后退出“對賬”窗口；單擊“憑證”／“恢復記賬前狀態”菜單項(此功能平時不顯示，待退出“總賬系統”后將隱蔽而不顯示出來)，彈出“恢復記賬前狀態”操作窗口，在“恢復方式”中選擇“月初狀態”項，輸入主管口令，然后單擊“確定”按鈕，系統將恢復為記賬前狀態-最后，按照上述第二種情況的方法，取消審核，調出錯誤憑證進行修改并保存，再進行“審核憑證”和“記賬”功能的操作。

第四種情況是結賬后發現憑證有錯。對于這種情況，欲實現無痕跡修改，可通過系統提供的。反結賬、反記賬、反審核”功能，即取消“結賬”、“記賬”、“審核”后直接修改。具體而言，在“結賬”向導的選擇月份窗口中，首先單擊要取消結賬的月份，然后按“Ctrl+Shift+F6”鍵，系統彈出“確認口令”窗口，讓擁有結轉權限的用戶，在該窗口中輸入口令，然后單擊“確認”按鈕，系統將快速地取消結賬操作，使各種賬簿記錄恢復到未結賬前的狀態。最后按上述第三種情況的方法，進行反記賬、反審核，調出錯誤憑證進行修改并保存，再進行“審核憑證”、“記賬”和“結賬”功能的操作。

雖然會計軟件所提供的“反結賬、反記賬、反審核”功能為修改記賬憑證提供了很大方便，并且實現了無痕跡修改，但是筆者認為，在會計電算化教學中，“反記賬、反結賬”功能不應做為記賬憑證修改的主要方法來進行講解。其原因有以下幾點：

1.與現行會計(會計電算化)法規相違背

《會計核算軟件基本功能規范》第十六條規定會計核算軟件應提供對已經輸入但未登記會計賬簿的機內記賬憑證進行修改的功能；第十七條規定會計核算軟件應當提供對已經輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過后即不能再提供對機內憑證的修改。會計核算軟件應當分別提供對審核功能與輸入、修改功能的使用權限控制，第十八條規定發現已經輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補充憑證法進行更正；記賬憑證輸入時，紅字可用“一”號或者其它標記表示。由此可見，上述四種修改方法中只有第一種是完全合法的。

2.“反記賬、反結賬”為做假賬、提供虛假會計信息等經濟違法犯罪行為提供了技術支持

由于“反記賬、反結賬”功能的使用，使得會計電算化人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會計報表變得輕而易舉，為他們利用電算化會計信息系統作弊提供了極為方便的手段。由于實現了無痕跡修改，大多數財務軟件對更改的會計事項沒有提供完整的、真正意義上的有痕跡的記錄，這樣就給會計、審計監督工作和防范違法犯罪增加了技術難度。

3.“反記賬、反結賬”可能導致系統數據錯誤，賬務混亂

在使用“反記賬、反結賬”功能時，由于會計電算化人員業務水平及對軟件功能理解的偏差，特別是在運用跨年度反結賬功能時，不同年份會計科目體系可能發生了變化，如果操作有誤，很可能產生系統數據錯誤、財務混亂，甚至導致整個賬務系統的癱瘓，造成不應有的損失。

4.從財務軟件設計者的角度而言，開發“反記賬、反結賬”功能的目的并非用于記賬憑證的修改

例如，在用友U8.50的總賬系統幫助中明確指出，在實際記賬過程中出現以下情況的，需要“恢復記賬前狀態”：

(1)記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統將自動調用“恢復記賬前狀態”恢復數據，然后您再重新記賬。

(2)在記賬過程中，不得中斷退出。

(3)在第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統將不允許記賬。

(4)所選范圍內的憑證如有不平衡憑證，系統將列出錯誤憑證，并重選記賬范圍。

由此可見，反記賬功能主要是用于意外情況發生而導致無法正常完成全部記賬過程時使用的，并不是用于日常工作中修改錯誤記賬憑證的。并且只有賬套主管才具有反記賬、反結賬的權限，一般制單、審核人員無此權限，不能隨意用其修改記賬憑證。

通過以上分析，第二種情況下錯誤憑證進行無痕跡修改，雖然不完全符合相關法規的具體規定，但從數據庫技術角度看，“取消審核”完全是在一個憑證數據庫中操作，即將庫中“審核”字段的值清空，再對該庫其他相關字段的值進行修改。這和“反記賬、反結賬”操作有本質區別，“反記賬、反結賬”操作往往涉及到兩個或兩個以上數據庫的操作，在這個過程中容易導致賬務數據的混亂或系統的崩潰。所以筆者認為，在會計電算化教學中，前述第二種情況下錯誤憑證采用無痕跡修改方式方法是可行的，而第三、四種情況下錯誤憑證不能利用賬務系統提供的“反記賬、反結賬”功能，而應采用有痕跡修改的方法。

基于以上原因，筆者認為在會計電算化教學中應采取以下方式進行記賬憑證修改的講解。

首先啟發學生總結上機過程中都是在哪些環節發現憑證錯誤，指導其按照發現憑證錯誤的環節分類，具體可分為以下幾種類型：

(1)已輸入憑證，但尚未審核時發現錯誤。

(2)已輸入憑證并已審核，但尚未記賬時發現錯誤。

(3)記賬后發現憑證錯誤。

然后針對不同的錯誤類型詳細講解憑證修改的方法。對前兩種類型的錯誤，應采用“無痕跡”的修改方法，前文已詳細敘述。對第三種類型的錯誤憑證，不論其是否“結賬”均應采用“有痕跡”的方法進行修改。“有痕跡”修改是指留下曾經修改的線索和痕跡，通過保留錯誤憑證和更正憑證的方式留下修改的痕跡。

具體可采用紅字沖銷法和補充登記法。

①發現已記賬憑證的會計科目名稱寫錯或應借、應貸方向記錯或所記載的金額大于經濟業務的實際金額，需采用紅字沖銷法。首先增加一張與錯誤憑證完全相同的“紅字”憑證將其全額沖銷，再編制一張正確的“藍字”憑證。如：用友總賬系統在“填制憑證”操作窗口中，單擊“制單”／“沖銷憑證”命令，系統打開“沖銷憑證”操作窗口，輸入相關信息，單擊“確定”按鈕，系統將自動制作一張紅字沖銷憑證l再填制一張正確的記賬憑證。其次由審核人員進行“審核憑證”操作；然后由記賬人員進行“記賬”操作，才能達到對該張錯誤憑證進行沖銷和更正。

②發現已記賬憑證的會計科目、應借、應貸方向沒有錯誤，只是所記金額小于應記金額，可采用補充登記法，即按照少記的金額，填寫一張與原記賬憑證會計科目、應借、應貸方向完全相同的記賬憑證。然后由審核人員進行“審核憑證”操作，由記賬人員進行“記賬”操作。

③可以啟發學生比較手工方式與電算化方式下對憑證修改和錯賬更正的不同處理，做好基礎會計與會計電算化兩門課程的銜接。使學生理解憑證修改和錯賬更正實質上是兩種會計處理方式從不同起點入手要解決的同一問題，即保證會計賬簿能夠準確、完整、連續地記錄經濟業務。手工方式下強調錯賬更正，發現賬簿錯誤，追溯錯誤原因，錯賬的主要原因是由錯誤記賬憑證引起的，這就轉化為憑證修改的問題，電算化方式下強調憑證修改，因為記賬憑證是賬務處理系統的惟一數據源點，錯誤的記賬憑證必然導致賬簿的錯誤，憑證修改必然涉及到錯賬更正。“有痕跡”修改方法實際上就是《基礎會計》中學過的“紅字沖銷法”和“補充登記法”在電算化方式下的具體應用。在此基礎上簡單介紹會計軟件的“反記賬、反結賬”功能，增強學生對會計軟件功能的了解，同時要讓學生理解“反記賬、反結賬”功能不能做為憑證修改的主要方法。

綜上所述，多數會計軟件提供了修改記賬憑證的強大功能，為會計工作提供了極大的方便，但是在教學過程中，對這些功能要分主次、有選擇地介紹給學生，使之能夠正確使用“無痕跡”修改和“有痕跡”修改的方法，慎用“反記賬、反結賬”功能。