我國副省級城市檔案網(wǎng)站調(diào)查

摘要：檔案網(wǎng)站的主要功能在于宣傳、服務(wù)與交流。在分析相關(guān)研究成果的基礎(chǔ)上，筆者構(gòu)建了涵蓋宣傳、服務(wù)與交流三大塊的檔案網(wǎng)站評價指標體系，并據(jù)此對全國15個副省級城市檔案網(wǎng)站的建設(shè)狀況進行了較為全面的調(diào)查分析。認為應(yīng)當(dāng)從強化網(wǎng)站服務(wù)的個性化、開發(fā)人性化檢索工具、制定檔案網(wǎng)站建設(shè)標準等方面改進我國檔案網(wǎng)站的建設(shè)與服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：副省級城市；檔案網(wǎng)站；功能性評價指標

檔案是人類歷史和實踐活動的最真實記錄，對公眾有著極為重要的憑證、參考利用價值，而實現(xiàn)檔案價值的根本途徑就在于最大限度地開發(fā)檔案信息資源，為盡可能多的公眾提供利用服務(wù)。檔案網(wǎng)站的建立使檔案信息機構(gòu)從傳統(tǒng)、封閉的工作環(huán)境和工作方式走向開放性、多元化的社會大舞臺，融入信息時代的大環(huán)境，通過與公眾交流互動，準確地掌握了檔案信息需求方向，提高了自身的形象與影響力。

1 前言

1.1 評價指標體系的采用

現(xiàn)在檔案網(wǎng)站的評價角度有兩種，一種是從檔案部門自身出發(fā)的角度進行評價，這種評價體系比較側(cè)重于網(wǎng)站技術(shù)與網(wǎng)站管理，其包括內(nèi)容評價指標、技術(shù)評價指標、管理評價指標、效用評價指標；另一種是從社會公眾的角度評價檔案網(wǎng)站，這種評價體系不看重后臺的基礎(chǔ)設(shè)施投入，只從檔案網(wǎng)站上展示的功能角度，評價檔案網(wǎng)站對于公眾的作用與意義，它包括宣傳功能指標、服務(wù)功能指標、交流功能指標。

筆者以傅榮校、韓云云提出的基于功能角度的檔案網(wǎng)站評價指標體系為基礎(chǔ)，并結(jié)合副省級城市檔案網(wǎng)站的具體特點，提出了包括宣傳、服務(wù)、交流3個一級指標、8個二級指標、19個三級指標的副省級城市檔案網(wǎng)站評價指標體系，并以此為基礎(chǔ)，對我國副省級城市檔案網(wǎng)站的功能進行較為全面的調(diào)查分析。

1.2 調(diào)查對象

15個副省級城市為：哈爾濱、長春、沈陽、大連、濟南、青島、南京、杭州、寧波、廈門、廣州、深圳、武漢、成都、西安。

1.3 調(diào)查時間

2009年10月4日～2010年1月5日。

2 檔案網(wǎng)站的具體調(diào)查與分析

2.1 宣傳功能指標

網(wǎng)絡(luò)媒體正在成長為最強勢的宣傳媒介，檔案網(wǎng)站作為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案工作的宣傳媒介，其在介紹館藏資源、樹立檔案職業(yè)形象、增強社會檔案意識等方面發(fā)揮著不可替代的作用。宣傳功能指標主要包括了宣傳欄目的設(shè)置、宣傳手段、個性化三個方面。

2.1.1 宣傳欄目的設(shè)置

主要考察局館簡介、館藏資源宣傳欄目的設(shè)置。通過筆者的調(diào)查，15個副省級城市都設(shè)置了局館簡介，通過其公眾可以了解城市檔案館的組織沿革、性質(zhì)、組織機構(gòu)及其主要職能。館藏資源宣傳欄目的考察包括是否設(shè)置欄目、宣傳介紹館藏資源欄目的數(shù)量以及這些欄目設(shè)置的級別等三個指標。所調(diào)查的15個網(wǎng)站均設(shè)置了館藏資源的宣傳，但欄目設(shè)置的數(shù)量和級別則各不相同。欄目數(shù)量設(shè)置在3個以下的網(wǎng)站有9個，所占比例為60％，3個以上者為6個，所占比例為40％；欄目級別為一級類目的有10個網(wǎng)站，二級類目為5個網(wǎng)站，所占比例分別為67％和33％。

2.1.2 宣傳手段

主要指檔案網(wǎng)站應(yīng)用文字、圖片、多媒體等多種手段對其內(nèi)容進行宣傳，以達到增強感染力、表現(xiàn)力的目的。15個檔案網(wǎng)站100％實現(xiàn)了圖文并茂的展示，一改過去檔案網(wǎng)站嚴肅、呆板的形象。但是，在多媒體表現(xiàn)方面，網(wǎng)站做得并不盡如人意。在15個網(wǎng)站中，只有沈陽、濟南、青島、杭州、寧波、武漢6個城市的檔案網(wǎng)站提供了多媒體鏈接，所占比例為40％。但在這些網(wǎng)站中多媒體提供的是關(guān)于城市新聞和特色景觀的介紹，并未涉及館藏檔案信息資源的宣傳。

2.1.3 個性化

主要包括網(wǎng)頁設(shè)計、特色檔案介紹、版本設(shè)置三個評價標準。

檔案網(wǎng)站的網(wǎng)頁設(shè)計應(yīng)該體現(xiàn)出較強的知識氛圍和文化氣息，同時還應(yīng)體現(xiàn)出以公眾為導(dǎo)向的服務(wù)意識，比如把館藏信息資源檢索服務(wù)(包括開放檔案、現(xiàn)行文件、政務(wù)公開信息三方面)、網(wǎng)站導(dǎo)航等設(shè)為一級類目并放置在網(wǎng)站醒目的位置，為瀏覽者提供便捷，以最快的速度找到搜尋的信息，以達到節(jié)省利用時間、提高利用效率的目的。筆者對15個網(wǎng)站進行了相關(guān)的調(diào)查，館藏信息資源檢索為一級類目的有13個，所占比例為86.7％，但設(shè)置網(wǎng)站導(dǎo)航的僅為5個城市，分別是哈爾濱、濟南、南京、寧波、青島。

特色檔案是指檔案館所藏的具有很高的歷史文化價值的獨一無二的檔案資料，它包括這一地區(qū)有關(guān)自然、地理、人文、歷史、社會等方面的展示。由于檔案館一直處于相對封閉的狀態(tài)，因此公眾對于特色檔案知之甚少。而檔案網(wǎng)站的出現(xiàn)，為特色檔案走向公眾提供了一個良好的契機。對特色檔案的介紹不僅是對檔案部門自身的宣傳，提高了公眾的檔案意識，而且特色檔案也是愛國主義教育的一個重要組成部分。在調(diào)查的15個檔案網(wǎng)站中均有關(guān)于珍貴館藏、名人檔案等特色檔案的介紹。比如武漢市檔案信息網(wǎng)的“珍檔薈萃”，南京檔案網(wǎng)的“金陵神韻”，杭州檔案網(wǎng)的“杭州老照片”等。

在版本設(shè)置上，信息時代的檔案部門也需要“走出去”，在維護國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的前提下，使檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)與利用。同時，檔案網(wǎng)站作為檔案信息以及檔案學(xué)術(shù)交流的窗口，外文版本、繁體版本的設(shè)置已成為必然。表1為具體調(diào)查情況。

2.2 服務(wù)功能指標

檔案網(wǎng)站是開展檔案服務(wù)的新平臺，也是拓寬檔案服務(wù)的新渠道，服務(wù)是檔案網(wǎng)站的動力所在，因此，服務(wù)功能也是此次調(diào)查重點，包括了信息檢索查詢、行政事務(wù)、鏈接服務(wù)、教育服務(wù)4個二級評價指標。

2.2.1 信息檢索查詢

信息檢索、查詢的實際效果以兩個條件為前提：一是檔案館豐富的數(shù)字化信息資源；二是科學(xué)實用的信息檢索工具。檔案網(wǎng)站作為網(wǎng)上“檔案館”，它能否提供高質(zhì)量的檢索服務(wù)成為評價其服務(wù)功能的最重要的指標。

檢索類型分為三大類，即站內(nèi)檢索、復(fù)合式檢索和站外檢索。站內(nèi)檢索提供對本站后臺數(shù)據(jù)庫的查詢利用；復(fù)合式檢索是站內(nèi)檢索的延伸，它可以提供對本專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)其他檔案網(wǎng)站后臺數(shù)據(jù)庫的信息查詢；站外檢索主要是提供一些專業(yè)的搜索引擎入口(如Baidu、Google等)，使用戶在利用本站信息之余，可以方便地從互聯(lián)網(wǎng)上得到相關(guān)的背景信息和輔助材料。檢索深度分為著錄信息、全文信息兩大類。筆者從開放檔案、現(xiàn)行文件兩個角度進行了調(diào)查。

在檢索類型方面，除了廈門市和廣州市檔案網(wǎng)站之外，其余13個網(wǎng)站可以提供站內(nèi)檢索，所占比例為80％，包括了對現(xiàn)行文件和開放檔案的檢索查詢，以及城市新聞等站內(nèi)其他信息的檢索；而具有復(fù)合式檢索功能的網(wǎng)站則沒有；提供站外檢索的網(wǎng)站只有長春市檔案信息資源網(wǎng)。

而在檢索深度方面，所調(diào)查的15個城市中，有濟南、青島、南京、杭州、寧波、廈門、武漢、成都、西安、哈爾濱、長春、大連12個城市的檔案網(wǎng)站，可以提供開放檔案的目錄查詢以及現(xiàn)行文件的全文信息查詢，所有網(wǎng)站均可以實現(xiàn)現(xiàn)行文件的目錄查詢。但是可以提供開放檔案全文信息查詢的網(wǎng)站僅有杭州、大連和寧波3個城市的檔案網(wǎng)站。在檔案信息化的背景之下，能否提供開放檔案的全文信息搜索已經(jīng)成為衡量一個網(wǎng)站服務(wù)質(zhì)量的主要指標。但是從上述分析可以得知，大多數(shù)城市的公眾仍然需要親自到檔案館進行查閱，這與檔案網(wǎng)站以公眾需求為導(dǎo)向的服務(wù)模式相悖。

檢索結(jié)果處理分為查閱／復(fù)制，下載兩類。在所調(diào)查的15個網(wǎng)站中均能夠提供查閱／復(fù)制，而提供下載的僅有大連、哈爾濱、西安、成都、杭州5個城市，所占比例為33.3％，下載的格式主要為PDF。

2.2.2 行政事務(wù)

通過檔案局(館)職能上網(wǎng)、信息及日常工作上網(wǎng)實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，提高行政辦事效率，把檔案網(wǎng)站打造成為政府信息公開的窗口。主要考察檔案網(wǎng)站是否為公眾提供檔案工作新聞、網(wǎng)上辦公、政策法規(guī)等服務(wù)功能。

檔案工作新聞主要向公眾提供最新的檔案工作動態(tài)，是公眾了解檔案部門職能和服務(wù)的重要信息來源。因為新聞具有時效性的特征，因此更新的及時性成為本次調(diào)查的重點。更新速度為3天以內(nèi)的為10個網(wǎng)站(沈陽、廣州、南京、杭州、寧波、武漢、西安、深圳、濟南、青島)，所占比例為67％；3到5天的為2個網(wǎng)站(大連、長春)，所占比例為13％；5天以上的為3個網(wǎng)站(廈門、哈爾濱、成都)，所占比例為20％。

網(wǎng)上辦公是一項系統(tǒng)性工作，它涉及內(nèi)容建設(shè)和網(wǎng)站建設(shè)多個方面，既包括行政事務(wù)的網(wǎng)上辦理，如網(wǎng)上收發(fā)文、行政審批等，還包括公眾事務(wù)的處理，如預(yù)約調(diào)卷受理、檔案寄存受理等。15個網(wǎng)站中，只有哈爾濱、杭州、寧波3個網(wǎng)站具有部分網(wǎng)上辦公的職能，所占比例為20％。雖然現(xiàn)在檔案網(wǎng)站的網(wǎng)上辦公內(nèi)容少，功能也不完善，但是它代表了未來的發(fā)展趨勢，是網(wǎng)站努力的方向。

檔案政策法規(guī)是發(fā)展檔案事業(yè)的法律保障和指南，依法治檔也是建設(shè)法制社會的必然要求。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，檔案法規(guī)欄目均設(shè)置為一級類目，同時令人可喜的情況是，15個網(wǎng)站均提供了國家級、省級、市級三級檔案政策法規(guī)，很好地體現(xiàn)了檔案部門依法治檔的理念。

2.2.3 鏈接服務(wù)

作為評價網(wǎng)站質(zhì)量的一個指標，友情鏈接一直被廣大網(wǎng)站所重視，是網(wǎng)站提高點擊率的重要舉措。在調(diào)查的15個網(wǎng)站中，均設(shè)置了友情鏈接。鏈接基本上可以分為檔案部門具體包括國內(nèi)各省市檔案網(wǎng)站、大學(xué)檔案網(wǎng)站、國外檔案網(wǎng)站等；政府門戶網(wǎng)站主要包括省內(nèi)城市、市政府各部門等；新聞媒體類如新華網(wǎng)、人民網(wǎng)、新浪網(wǎng)等門戶網(wǎng)站。同時需要特別指出的是中國廣州檔案網(wǎng)提供了一個便民信息查詢的鏈接，它提供了包括學(xué)歷鑒定查詢、學(xué)歷網(wǎng)上查詢、入戶查詢、住房公積金查詢等17項與公眾生活密切相關(guān)的信息。這一細節(jié)很好地體現(xiàn)了網(wǎng)站為民服務(wù)的宗旨，值得推廣和借鑒。15個副省級城市均提供了國內(nèi)檔案網(wǎng)站和政府門戶網(wǎng)站的鏈接，沈陽、廣州、南京、大連、成都、杭州、深圳、濟南8個檔案網(wǎng)站提供了國外檔案網(wǎng)站的鏈接，而提供新聞媒體鏈接的網(wǎng)站則有長春、深圳、杭州、寧波、大連、廣州6個網(wǎng)站。

響應(yīng)速度即是指從瀏覽器發(fā)出請求至網(wǎng)站服務(wù)器響應(yīng)的時間差，是衡量一個網(wǎng)站鏈接服務(wù)效率的重要指標。通常網(wǎng)站的響應(yīng)速度越快，用戶需要等待的時間就越短，網(wǎng)站也就越受用戶歡迎。統(tǒng)計結(jié)果顯示，點擊域名之后，網(wǎng)站響應(yīng)速度如表2所示。

2.2.4 教育服務(wù)

檔案網(wǎng)站的教育服務(wù)主要包含兩個方面，一是對檔案工作者的專業(yè)教育，二是對公眾的愛國主義教育。專業(yè)教育是指網(wǎng)站提供的關(guān)于檔案學(xué)會、檔案學(xué)術(shù)動態(tài)、業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)三個方面；愛國主義教育是指網(wǎng)站通過提供有關(guān)民族歷史、反抗侵略戰(zhàn)爭、革命先烈、建設(shè)祖國、對外交往等方面的檔案材料對公眾進行教育。

在15個城市檔案網(wǎng)站中均設(shè)置了檔案學(xué)會、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等欄目。但是在學(xué)術(shù)交流方面除個別網(wǎng)站(寧波檔案網(wǎng)、長春檔案信息網(wǎng))能夠成為檔案學(xué)術(shù)交流的平臺之外，其他網(wǎng)站一部分未設(shè)置相關(guān)欄目，另一部分有學(xué)術(shù)交流欄目但是并沒有實質(zhì)內(nèi)容，只是一些關(guān)于檔案學(xué)會召開的新聞報道。

另外，15個檔案網(wǎng)站較好地承擔(dān)了愛國主義教育的功能，每一個網(wǎng)站均設(shè)有網(wǎng)上展廳，公眾可以通過網(wǎng)上展廳提供的圖片、文獻資料對這個城市的歷史和日新月異的發(fā)展有更加深入的認識，從而激發(fā)起心中的愛國情懷。

2.3 交流功能指標

網(wǎng)站的交流功能是指其為檔案部門之間，公眾與檔案部門，以及公眾之間架起一座信息流通的橋梁，從而不斷提高檔案管理與服務(wù)的水平。

網(wǎng)站的信息反饋欄目包括檔案論壇、網(wǎng)上答疑、局長信箱、在線反饋、留言板等。15個網(wǎng)站都設(shè)置了信息反饋的欄目，通過與公眾的交流溝通，一方面不僅可以為公眾答疑，解決實際問題；另一方面，通過與公眾的交流可以發(fā)現(xiàn)其需求的方向與特點，進而研究反饋得來的信息及時發(fā)現(xiàn)問題，改進網(wǎng)站的服務(wù)質(zhì)量，使網(wǎng)站始終保持一種親和力。

用戶訪問量的統(tǒng)計可以反映網(wǎng)站用戶參與度，體現(xiàn)了網(wǎng)站的影響力和回應(yīng)力，在一定程度上是對信息交流實現(xiàn)程度的考察。筆者對于15個網(wǎng)站的訪問量進行了調(diào)查(截止日期為2009-12-30)，如表3所示。

3 檔案網(wǎng)站發(fā)展的建議

綜上所述，目前我國15個副省級城市的檔案網(wǎng)站建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成就，在宣傳、服務(wù)、交流等方面發(fā)揮了較好的作用。但是筆者在調(diào)查分析過程當(dāng)中也發(fā)現(xiàn)了一些問題，如，網(wǎng)站個性化服務(wù)意識淡薄，數(shù)字化資源缺乏，網(wǎng)站建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和標準等，因此提出了以下幾點發(fā)展建議，以資參考。

3.1 與時俱進，推行個性化服務(wù)

個性化服務(wù)是檔案網(wǎng)站發(fā)展的必然趨勢有其客觀動因。首先，在現(xiàn)代的經(jīng)濟和文化背景之下，公眾的信息需求是多元化的；其次，網(wǎng)絡(luò)時代信息的爆炸式增長以及檔案信息檢索系統(tǒng)的日益完善，公眾需要解決的難題不再是如何查找檔案信息，而是如何快捷有效地從檔案信息的海洋中找到自己最需要的信息。而個性化服務(wù)就是針對公眾需求的發(fā)展提出的一種服務(wù)新理念，它標志著檔案館正在利用網(wǎng)上平臺擴展自己的專業(yè)性服務(wù)，是實施高層次個性化服務(wù)的重要舉措。在調(diào)查的15個網(wǎng)站中能夠提供個性化服務(wù)的很少，公眾的信息需求不能得到充分的滿足。因此，推行個性化服務(wù)成為檔案網(wǎng)站今后努力的方向，也是構(gòu)建其網(wǎng)站核心競爭力的關(guān)鍵所在。

3.2 加強館藏資源的數(shù)字化建設(shè)，開發(fā)人性化的檢索工具

信息查詢與檢索是檔案網(wǎng)站服務(wù)質(zhì)量高低的重要指標，如前所述，它是以豐富的數(shù)字化資源和科學(xué)的檢索工具為前提。筆者以美國國家檔案與文件署網(wǎng)站(NARA)為例做一下對比。目前，NARA已經(jīng)有總數(shù)為2720765立方英尺的館藏數(shù)字化資源(包含了520個全宗，102598個全宗匯集，3265988份案卷，292887個類目)，同時還包括了6354765793個元數(shù)據(jù)以及153000份數(shù)字化檔案資料復(fù)制件。NARA還有最重要的兩個檢索工具，即為：“檔案研究目錄”(Archival Research Catalog，簡稱為ARC)；“檔案數(shù)據(jù)庫通道”(Access To Archival Databases，簡稱為AAD)。以AAD為例，AAD提供“按類別檢索”(Browse By Subjects)以及“高級檢索”(Advanced Search)兩種檢索途徑。在“按類別檢索”中，檔案按照內(nèi)容被分成172類(于2009年12月28日登錄http://www.nara.gov)，按照字母順序排列，利用者可找到所需檔案所在類，找到所需檔案后點擊檔案題名，即可閱讀檔案原文。與之相比，被調(diào)查的15個網(wǎng)站大多數(shù)雖可以進行目錄檢索，但是進行全文檢索的則很少，更不要說進行跨庫檢索了。究其原因，數(shù)字化資源的匱乏是一個很重要的原因。同時國內(nèi)網(wǎng)站的檢索工具缺乏人性化，檢索手段相對單一，而美國NARA網(wǎng)站給我們提供了一個可資借鑒的思路。

3.3 規(guī)范檔案網(wǎng)站建設(shè)標準

目前國內(nèi)檔案網(wǎng)站各自為政，檔案信息資源缺乏整合，普遍存在“信息孤島”的現(xiàn)象，重復(fù)建設(shè)問題嚴重，缺乏管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準規(guī)范。因此，理順信息管理體制，制定統(tǒng)一規(guī)范的網(wǎng)站建設(shè)標準成為當(dāng)務(wù)之急。管理性標準規(guī)范包括國家檔案行政部門制定并統(tǒng)一推廣實施的相關(guān)政策和法規(guī)。如，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T 31-2005)。業(yè)務(wù)性標準規(guī)范是對檔案部門建立檔案網(wǎng)站的具體指導(dǎo)性標準，是對建站模式的規(guī)范和細節(jié)的規(guī)定，包括對各項硬性指標的最低設(shè)限規(guī)定和對一些形式、內(nèi)容、功能的基本要求(如圖案、顏色、類目設(shè)置等)。技術(shù)性標準規(guī)范是對檔案網(wǎng)站的建立和完善過程中所要運用的專門技術(shù)的開發(fā)和使用的規(guī)定，如網(wǎng)站資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)標準，在線歸檔的信息安全技術(shù)。這些標準規(guī)范都需要國家的宏觀指導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，為將來建成全國統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫奠定良好的基礎(chǔ)。