高校附屬醫院檔案管理狀況及改進措施

1 高校附屬醫院檔案管理工作的意義

高校附屬醫院檔案是高校在開展臨床教學、醫療、科研、管理等各項活動中形成的對高校附院和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是衡量高校附院臨床教學質量、管理水平及醫療技術水平的一個重要標尺，對高校附院的建設發展起著重要助推作用。近年來，隨著我國高等教育評估制度、評估活動的實行和開展，各高校越來越重視檔案工作，檔案管理條件不斷改善，管理水平不斷提高。但是，一些醫學高校仍然存在著只重視校本部檔案管理，忽視其附屬醫院檔案管理的現象，造成附院檔案管理不規范，給附院自身建設造成負面影響，同時也給高校的長遠發展帶來一些新問題。

我校是一所具有50多年辦學歷史、擁有三個附屬醫院的醫學高等專科學校，在檔案集中統一管理和規范化建設方面，起步比較早，但是其附屬醫院檔案管理卻很不樂觀。在學校人才培養工作水平評估和附院“三甲醫院”達標驗收活動中，由于許多重要的原始檔案資料缺失、破損或收集、保存得不齊全、不完整或根本沒保存等原因，使學校人才培養工作水平評估和附院“三甲醫院”達標驗收工作陷入了被動局面，后來經過多方努力，耗費了大量的人力、財力和物力，一些得以彌補，但有些可能已無法彌補。加強附屬醫院的檔案管理，使其能與高校檔案整體工作協調，同步前進，是各醫學高校檔案管理工作的當務之急。

2 高校附屬醫院檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理格局混亂，管理體制不健全、制度不完善、職責不明確。高校附屬醫院檔案管理工作一般歸屬醫院黨辦或行政辦公室負責。黨、政辦公室大多成立有專門的綜合檔案室、配備有專職檔案員，但有一些至今沒有成立專門檔案機構，甚至連單獨的檔案庫房也沒有，所有檔案資料都存放在辦公室的鐵皮柜里，日常管理和使用由辦公室一名成員兼職，管理的范圍也僅限于文書檔案和部分科技、會計及實物檔案，而大量的醫療文書、x線膠片、病理切片及各種影像、圖文檔案等都分屬各有關業務部門保管，既不符合《檔案法》“檔案實行集中統一管理”的規定，也不利于本院檔案的安全管理和有效利用。

2.2 檔案收集不完整、不齊全，整理不系統、不規范。高校附屬醫院檔案管理內容繁多，包括有黨政群類、臨床教學類、醫療技術類、財務會計類、聲像照片類及病史管理類等，涉及附院各個部門方方面面的工作。載體形式有紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)等多種。在日常文件材料收集、整理中往往存在收集不及時、不齊全、不完整，整理不系統、不規范等現象，有些應歸檔的文件材料沒有及時收集歸檔或被遺漏，有些已歸檔文件材料內容不齊全、不完整。例如，有些附院只重視收集各種紅頭文件，而忽視了對醫務活動中學術報告、科研課題及成果、論文論著等材料的收集，造成了庫藏檔案資料不齊全、不完整。有些部門簽署的協議、合同不送交綜合檔案室保存，而是保存在當事人個人手中，時間一長，造成了這部分檔案的永久缺失。有些部門歸檔文件材料中只有請示，沒有批復。此外，在歸檔文件材料的整理、分類上沒有嚴格的規定和統一標準，均由檔案人員自行隨意來完成，為查找利用帶來困難。

2.3 檔案管理隊伍力量不足，人員不穩定。隨著高校附院的快速發展，附院檔案也不斷發生變化，數量多、涉及面廣、載體形式多樣。而檔案管理隊伍不變，專職檔案人員屈指可數，隊伍整體力量不足，人員穩定性差，檔案人員調動換崗現象嚴重，既影響了檔案的整體工作效率，也挫傷了檔案人員工作的積極性。

2.4 檔案管理手段落后，利用效率低。目前，多數高校附院檔案管理還停留在手工管理水平上，檔案信息存儲量小，收集、整理、檢索難，利用率低。有些雖然采用了計算機輔助設備，由于沒有實現信息網絡化，檔案信息資源難以共享，檔案利用效率低。一些高校對附院的檔案管理工作監督指導不到位，檔案人員計算機及網絡技術薄弱，自動化、信息化程度不高。

3 高校附屬醫院檔案管理工作中存在問題的原因分析

3.1 領導不重視。這是造成附院檔案管理格局混亂、管理機構不健全、管理職責不明確的重要原因。有些高校附院領導對檔案管理的重要性認識不足，“重醫療、輕檔案”意識嚴重，有些甚至認為檔案工作可有可無，以致在機構設置、人員配備、資金投入上均未給予足夠的重視和支持。有些高校附院至今還沒有成立專門的檔案機構，有些雖然建立了專門的檔案室或資料室，配有專職檔案員，但檔案管理職責不明確，使日常工作中本應送交綜合檔案室進行集中統一管理的文件資料，隨意存放在個人或本部門辦公室的柜子里，造成了這部分資料歸檔不及時或永久缺失。

3.2 制度不完善。這是造成附院檔案各環節工作質量、效率不高的根本原因。“內容多、涉及面廣，部門多、分布散，載體形式多樣”是附院檔案管理的一大特點，但有些高校附院無論是在檔案收集的內容、整理的范圍、分類的標準上，還是在檔案移交手續、查詢登記上都沒有制定嚴格的規定，造成了日常文件材料收集不齊全、整理不規范，移交檔案不細致，查閱、借閱檔案不登記，歸還不及時，損失現象時有發生，嚴重影響了檔案整體工作的質量和水平。

3.3 檔案人員素質不高，責任心不強，知識、能力欠缺。這是造成檔案收集不齊全、不完整，整理不科學、不規范的直接原因。檔案管理是一項清苦、繁雜而又默默無聞的工作，它要求檔案人員必須具備良好的政治素質、業務素質和心理素質。然而，在實際工作中，大多數檔案人員學歷層次不高，對檔案管理工作的重要性認識不充分，工作積極性、主動性不高，進取心、責任心不強；有些檔案人員平時不注重學習，專業知識貧乏，對檔案工作中的問題不思考，管理能力低下；有些檔案人員功利心重，認為檔案工作太繁瑣、不出成績、沒有前途，產生厭煩心理，工作不認真、不負責任，給日后檔案管理工作埋下許多隱患。

4 對改進高校附屬醫院檔案管理工作的建議

4.1 加強領導，明確責任。要加強對檔案工作的領導，提高各級領導對檔案工作重要性的認識，切實把檔案工作列入高校、附院重要議事日程，納入高校、附院年度工作計劃和目標管理中；清晰劃分學校、附院兩個層次檔案管理的職責范圍，明確學校檔案館(室)主要負責收集、保管校本部及附院產生的有永久保存價值的檔案，工作重心放在檔案信息的研發利用和檔案建設現代化管理水平的提高上，同時負責附院檔案管理的監督和指導，指導的過程既是幫助附院開展檔案規范化管理、維持其良性運轉，也是學校辦學思路、管理理念的融入。要充分認識檔案的重要作用，轉變“檔案與我無關”的思想，樹立“檔案就是效益”的觀念；建立與附院發展規模、狀況相適應的綜合檔案室(館)，選拔政治素質高、事業心強的同志擔任檔案專職干部，及時調整補充檔案管理工作隊伍。

4.2 提升全員檔案意識。要加強檔案工作有關法規的宣傳和教育，努力提升全院人員的檔案意識，逐步形成濃厚的“大檔案”氛圍。要采取各種形式，多途徑向廣大教職員工及醫務人員宣傳檔案的重要價值和作用。一方面要爭取學校宣傳部門的大力支持，在校園廣播站、校報上進行宣傳；另一方面檔案部門要主動出擊、自我宣傳。利用校、院宣傳長廊擺放檔案知識宣傳板、展示重要檔案照片，深入各部門與領導及兼職檔案人員進行溝通、交流。并抓住提供檔案利用服務的有利時機，引經據典，現場宣傳。注重收集檔案利用效果，建立查閱借閱檔案登記、利用效果信息反饋、隨機跟蹤調查等規章制度，發掘利用檔案取得明顯實效的典型事例，廣泛宣傳，激發人們的熱情，形成人人關心并參與檔案管理工作的整體合力。

4.3 建立完善管理制度。從院領導、檔案員到各部門醫務人員及文件資料制作者都必須制定切合實際、便于操作的規章制度加以約束。要制定《文件材料歸檔范圍、歸檔要求》，建立《檔案分管領導責任制》、《專、兼職檔案員責任制》，完善《文件材料的管理和利用制度》，落實《檔案資料傳遞、登記制度》，實行檔案資料動態管理，確保檔案資料的安全和完整。同時，還要建立健全檔案管理工作的檢查、考核制度，明確崗位職責，強化責任意識，提高檔案管理水平。

4.4 加強日常收集與整理。要編制一套切合本院實際的檔案整理分類方案和工作標準，積極主動地開展有目的、有意義的收集工作。確保歸檔范圍內的文件全部歸檔，注意收集日常分散形成的賬外文件材料。加強文件材料的整理與分類，嚴格按照本院文件材料整理、分類方案和工作標準，科學合理地進行整理。

4.5 提高檔案人員的素質和能力。要切實把檔案人員的培養納入附院人才培養計劃，定期開展檔案業務培訓，豐富、更新檔案人員的業務知識，增強業務技能；采取多種方式加強檔案人員的繼續教育，支持檔案員培訓、進修、學術研究或學習考察等，使他們能適應當前高校附院建設發展的需要；并加強對檔案人員現代化管理技術的培訓，使檔案人員熟練掌握計算機操作技能，逐步從繁瑣的手工勞動中解脫出來，能騰出時間和精力開展檔案資料的研發、利用等工作。

4.6 加強管理和利用。一是要改善現有的管理條件。建立具備溫濕度儀、空調、復印機、計算機、掃描儀及防盜系統，符合“六防”要求的檔案專用庫房，并嚴格實行檔案日常查閱、借閱、登記制度。二是要改進管理方式。隨著科技的進步，檔案管理對象逐漸轉向以電子載體形式為主，檔案信息更多地以圖像、視頻、音頻信息的多媒體形式存儲和利用，檔案管理現代化勢在必行。要加大資金投入建立院內計算機網絡系統，利用計算機檔案管理軟件建立目錄數據庫，運用計算機數據庫建立全院檔案信息系統，使檔案管理工作盡快步入科學化管理軌道。三是要加強研發利用。編制《全宗指南》、《附院組織沿革》、《大事記》、《基礎數據匯編》、《醫學論文論著匯編》等編研資料，并及時增補其內容。為本院各部門、各項工作及醫務人員提供檔案利用服務，使各類檔案資料在服務本院教學、醫療、科研和管理等各項工作中發揮最大效益。