電子文件管理標準體系參考模型構建與實施

摘要：在分析電子文件管理標準建設現狀、標準體系現狀的基礎上，討論現狀的成因。基于電子文件管理標準體系概念模型構建視角的分析，從管理流程、資源、技術支撐等方面構建出電子文件管理標準體系參考模型，進一步映射出體系的層級內容，尤其是一級模塊。最后結合我國現狀，提出機械使用標準體系表并不能達到預期的效果，需要綜合采取多種策略，有效保障標準體系的實施環境、實施效果、實施程序等。

關鍵詞：電子文件管理；標準體系；體系架構

1 我國電子文件管理標準體系現狀

國家檔案局及政府有關部門近年來制定的電子文件管理主要標準和管理辦法包括5項國家標準，2項行業標準，2008年又有3項標準進入征求意見階段，2項國際采標進入送審階段。2009年由全國文獻影像技術標準化技術委員會報送2項國家標準擬今年施行。就當前頒發的正式標準規范的情況來看，這些規范對于實現以確保電子文件真實性、完整性、可靠性、可用性為目標的電子文件管理產生了重要的推進作用。但總體上看，我國電子文件管理標準的現狀還是不容樂觀的。存在的問題主要表現為電子文件管理相關標準缺失(如電子文件術語標準、元數據標準、電子文件管理功能需求標準等)、標準質量較差、電子文件管理標準分散、采用國際標準比例低、當前電子文件管理標準性質混雜等。

按照標準體系的嚴格定義，我國現在還談不上具備“電子文件管理標準體系”，因為有不少標準屬于實踐需求驅動，在設計之初是缺乏體系規劃的，標準之間的內在聯系也沒有充分體現。但隨著電子文件管理標準以及其他相關規范的逐年積累，標準之間的聯系也開始日益顯現并受到各方重視。雖然目前并無特指的“電子文件標準體系”的說法，但也開始形成“電子文件標準集合”，并向“標準體系”的方向演進。因而我們可用“準體系”的概念來描述我國電子文件標準集合的狀態。目前該體系的特點主要在于：標準體系本身還缺乏科學規劃和設計；現有標準之間的內部關系處理不妥，缺乏標準協調機制，不能滿足當前我國電子文件管理發展的需要；外部關系考慮不周，與其他領域標準化協調不夠；標準內容逐步拓展；基礎性標準已出臺，核心標準研制進行中。

究其原因，主要有以下幾個方面：

1.1 標準制定程序缺乏科學性。目前，標準的制定受時間和經費的限制，制修訂標準往往被簡化成“查資料—擬初稿—函審—送批”的單純文字工作，部分已出臺的標準沒有嚴格按照標準制定程序規范進行，許多關鍵問題未進行深入的探討和研究，缺乏嚴密論證，影響了標準的可行性、合理性和行業適用性。

1.2 缺乏有效的標準維護機制。目前，電子文件標準化工作還沒有比較完備的維護機制，不能根據信息技術、管理科學、實際工作的變革進行標準內容的調整修訂，對出現的問題反應遲緩，更新換代比較緩慢。

1.3 缺乏標準協調機制。由于沒有標準體系的系統研究和規劃，造成不同部門、不同時間立項研制的標準缺乏協調性，出現重復立項、內容交叉、標準矛盾、協調困難的現象；沒有建立與國內其他行業標準體系及國外先進標準體系間正常的溝通交流渠道。這些都導致國內外一些先進的標準和理念，無法及時與電子文件管理標準相結合，制約了標準水平的提高。

1.4 監督機制存在缺陷。標準缺少明確的監管部門，“有標不依，執標不嚴”，沒有明確的監督部門，再加之電子文件管理工作剛剛起步，使得電子文件管理標準的執行力度不夠。

2 電子文件管理標準體系架構

2.1 電子文件管理標準體系概念模型

標準體系的形成將包括若干環節：首先，應形成電子文件管理活動的整體概念模型，形成對電子文件管理活動的內部結構與工作原理特定的表達；其次，對較為抽象的概念模型進行結構化表達，形成邏輯模型或者邏輯結構，這也是任何概念模型在“實例化”過程中不可或缺的環節。邏輯模型將構成電子文件管理活動的中觀層次，反映了電子文件管理活動的主要構成部分。最后，在邏輯模型的基礎上進行標準體系架構的搭建，可以多種形式進行表達，如標準體系結構分類表，并可據此形成為標準體系明細表。

電子文件管理活動從管理流程、資源、技術支撐等方面進行描述。按照GB/T17628-2008《信息技術開放式EDI參考模型》(等同采用SO/IEC14662：2004《信息技術開放式電子數據交換參考模型》)的觀點，電子文件管理標準體系架構概念模型可概括業務抽象(包含信息資源與管理流程)和技術抽象?；陔娮游募芾砀拍钅Ｐ蜆嫿ㄒ暯堑姆治觯瑯嫿娮游募芾順藴鼠w系參考模型如下。

2.1.1 管理視圖

管理視圖主要是從管理流程、生命周期視角對電子文件管理活動的集中抽象。目前電子文件管理流程設計中，或多或少都已經采用生命周期的觀點，其流程變動的時間屬性基本與生命周期循環吻合。像OAIS功能模型所展示的六大功能實體，就是以收集(ingest)為起點，以利用(access)為終點進行安排的，一般的流程設計也大多以“收管用”為基礎設計，這些都與信息生命周期的基本環節雷同。因此，二者在管理視圖中可以進行整合統一。

課題組將管理視圖劃分為統分兩個層次。其中以“全程管理”統合層次的設計來貫徹電子文件全程管理的基本原則。并以“形成捕獲”、“組織處置”、“檢索利用”、“長久保存”作為電子文件管理核心業務活動，以符合生命周期時間屬性為序進行排列。

2.1.2 資源視圖

資源視圖是從資源視角對電子文件管理進行抽象的視圖，電子文件的描述與管理是電子文件管理活動的中心活動，具體的管理活動與信息技術的支撐都是為了實現對電子文件資源的有效管理。其中， “資源描述”主要是從資源粒度的角度，從數據元、元數據、交換格式等角度對電子文件進行全方位、多層次的描述?！百Y源管理”則從電子文件類別的角度進行劃分。其作用在于指導電子文件資源的建設，明確電子文件的基本數據元，確立各類電子文件的元數據規范，提供必要的交換格式規范，保證其信息資源共享。

2.1.3 技術視圖

技術實現視圖是從電子文件管理系統構建的角度，根據普遍的信息系統分析框架得來的，大體可分為基礎層、支撐層、應用層。

2.2 電子文件管理標準體系邏輯架構設計

我國電子文件管理標準體系邏輯架構的設計將本著頂層設計、逐級分解、立足現實的原則進行搭建與展開。

2.2.1 頂層設計

電子文件管理標準體系的架構應遵循頂層設計的思想。所謂“頂層設計”，就是利用系統的觀點，按照科學的理論方法和步驟，多角度、多視圖地對該領域進行分析、描述和設計，建立總體架構。以電子文件管理標準體系概念模型作為總體框架，能夠涵蓋業務流程、信息資源、技術功能等諸多方面，為我國電子文件管理標準的制定提供基本指針和發展藍圖。

2.2.2 逐級分解

頂層設計提供的電子文件管理標準體系概念模型主要是從概念上對標準體系進行構建，是抽象程度較高的視圖，必須對總體概念框架進行細化，逐級分解得出具體的標準。細化的方法有兩種，一種是邏輯細化，也就是內涵具體化；一種是擴展細化，也就是列出對構成總體有意義的構成部分。對總體框架進行邏輯細化，就可形成框圖模型。再對其進行擴展細化，明細表就是對框圖模型進一步分解的最終結果。

2.2.3 立足現實

電子文件管理標準體系架構的確立只有立足現實才具有可操作性和指導作用。在進行頂層設計和框架模型逐級分解的過程中，需要充分考慮我國目前的實際情況。比如電子文件標準體系邏輯模型的設計應當綜合考慮我國當前的相關法律規范的情況、文件管理和檔案管理標準規范的現實等，具體包括電子文件管理的標準現狀、標準化工作現狀、技術水平、管理水平、管理體制等方面的現實約束，從而設計出符合實際、留有余地的邏輯框圖。

2.3 電子文件管理標準體系邏輯框架頂層內容

根據上述設計思想，將模型可以映射為電子文件管理標準體系的層級內容。電子文件管理標準體系邏輯框架由總體、形成捕獲、組織處置、檢索利用、長久保存、資源描述、資源管理、應用系統、技術支撐等九大模塊組成，亦可將其視為標準體系的一級模塊。再對該一級模塊根據需要進行多層級分解，就形成電子文件的框架結構圖與標準體系明細表。明細表中既有國家標準、行業標準，也有指導性文件；既有基礎標準、通用標準，也有專業標準，并將這80余項標準明確了優先級別。

3 電子文件管理標準體系實施策略

3.1 加快相關法律法規和配套政策性指導文件的制定

歐美等地區和國家政府非常重視電子文件管理，出臺了一系列法律法規、政策和指導文件，從法律上確立了標準的地位。或在法律法規和標準尚未正式出臺以前，先行發布了一些政策性指導文件，規范、管理和引導了電子文件管理標準體系建設。

我國的電子文件管理標準體系建設，需要以強有力的相關法律及配套政策為依據。我國應當加快信息資源法律體系的建設，特別是與電子文件管理相關的法律法規的建設，充分發揮其宏觀指導作用，進一步構筑以國家標準為基礎的電子文件管理標準體系。

3.2 分階段進行電子文件標準體系建設

待制定、修訂的電子文件標準很多，而制標資源相對有限，建設電子文件管理標準體系是一個長期的過程。為了實現制標資源的高效利用，在建設過程中必須準確界定電子文件標準化的階段，確定各階段目標，區分不同標準的輕重緩急，分階段、按步驟進行。

我國電子文件標準體系的建設可分為三個階段：創建階段，著重基礎性標準的制定，固基護本、架橋清障；發展階段，充實擴展；維護階段，修訂更新。

3.3 嚴格執行標準制定程序

根據調研表明，國外的標準建設都需要按照嚴格的程序制定，保證了標準的高質量。我國國家標準GB/T 16733-1997《國家標準制定程序的階段劃分及代碼》，要求國家標準制定程序劃分為九個階段：預階段、立項階段、起草階段、征求意見階段、審查階段、批準階段、出版階段、復審階段和廢止階段，因此，我國在標準制定過程中也應該按照嚴格的程序進行，來保證電子文件管理標準的高質量，進而保證標準體系的整體質量。

3.4 建立有效的標準體系維護機制

標準體系本身是動態的。隨著科學技術的發展，格式規范標準與元數據標準都需要不斷修訂，其中一些標準需要復審，部分將被廢止，需要建立新的標準，我們需要逐步建立和完善電子文件管理標準體系的長效工作機制，建立一個和諧、有效的標準維護機構，保證電子文件管理標準體系的可持續發展。

3.5 建立標準制定主體的準入機制

標準制定主體對于標準質量有著深刻的影響，提高標準質量和標準體系的整體質量必然對制定標準的主體提出更嚴格的要求，必須建立標準制定主體的準入機制。

第一，實現標準制定主體的多元化，充分發揮多

方面的積極性。放寬對標準制定主體性質的限制，不僅行政機關、研究機構可以制定標準，擁有標準制定實力的其他機構，如企業等，也可以參與標準的制定。但商業機構的參與不能在標準中引入商業利益，如將標準與產品、專利捆綁或掛鉤。

第二，標準制定主體必須有大量與標準相關的實踐基礎，避免盲目制定。

第三，尤其需要注意在標準制定過程中避免對個別企業利益的保護。

3.6 合理確定標準的級別形式

在標準體系屬性中，設置了國家標準、行業標準以及指導性文件等三種主要形式。在實施過程中需要仔細研究各具體標準在不同時期最適當的表現形式。由于電子文件管理需要著重考慮前端控制與全程管理的要求，對于涉及非檔案領域的重點控制點以及強交換意義的標準建議以國家標準為主，控制行業標準的數量。而對于目前技術以及實踐發展不成熟、不充分的事物，則可考慮以指南等指導性文件的形式頒布。否則，不成熟的內容成為標準，反而有負面效果。

3.7 以推薦性標準為主

電子文件管理標準體系表的標準將以推薦性標準為主。依靠標準體系及標準自身的科學性引導標準化工作的展開，比單純依靠行政強制手段的效果要更好、更持久，標準監督控制成本也更低。

3.8 根據標準需求設定不同類型標準修訂周期

電子文件管理標準體系表是一個相對穩定的框架，隨著時間的發展，可以根據實踐需要進行擴展，而體系表內的標準則需要根據其不同屬性分別設定修訂周期。一些基礎性標準如術語表等需要長期穩定，應當延長修訂周期；此外，一些必需的、技術不成熟的標準需要縮短修訂周期。

注：本文是2008年國家社科基金青年項目“電子文件管理標準體系研究”(項目編號08CTQ016)的研究成果之一。