南陽市交通系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理狀況調(diào)研

2009年6月，南陽市檔案局、交通局組成“聯(lián)合檢查組”，對(duì)全市交通系統(tǒng)的檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行了全面的檢查與調(diào)研，活動(dòng)分為兩個(gè)階段，第一階段檢查了市交通局、公路局和5個(gè)二級(jí)單位；第二階段檢查了全市13個(gè)縣市區(qū)的交通局、公路局，共檢查了33個(gè)單位。“聯(lián)合檢查組”深入縣市區(qū)調(diào)研的第一站在2008年底曾被認(rèn)證為“河南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理二級(jí)先進(jìn)單位”，但檢查結(jié)果卻出人意外，除懸掛在墻上不久的“先進(jìn)檔案室”的牌匾有點(diǎn)兒“亮”色外，其余皆可用“管理無序”、“臟、亂、差”來概括，尤其是成包、成捆隨便堆放被厚厚塵垢覆蓋的會(huì)計(jì)檔案，更是不堪入目。

通過此次調(diào)研，筆者總結(jié)了幾個(gè)具有代表性的案例：

案例一：某縣公路局三樓財(cái)務(wù)科隔壁，兩間不到30平方米的房間，門口沒有任何標(biāo)志，沒有防盜門。打開房門，七八個(gè)不同樣式、不同材質(zhì)的木柜、鐵柜擺成兩排，地面上布滿灰塵。打開柜門，一股強(qiáng)烈的霉味襲來，成卷的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表沒有裝盒，毫無秩序地胡亂堆放著，塞滿了柜子。逐一翻查后，是該單位1963年至1998年的公路建設(shè)工程會(huì)計(jì)檔案。又在墻角一組鐵柜內(nèi)找到了1989年至1998年的會(huì)計(jì)檔案清冊11本，但遍尋各個(gè)角落也未找到1963年至1988年的會(huì)計(jì)檔案清冊。該房間內(nèi)無任何防護(hù)設(shè)施，對(duì)我們提到的問題，該單位隨行的相關(guān)人員答不出來。

案例二：某縣交通局四樓檔案室，各門類的檔案集中存放在一起，各方面保管條件符合規(guī)范要求，會(huì)計(jì)檔案位于其中，但其數(shù)量明顯不多，僅僅兩節(jié)柜子，顯然是在應(yīng)付綜合檔案室的“綜合”二字。筆者提出質(zhì)疑后，檔案員不得不把我領(lǐng)到該單位一樓財(cái)務(wù)室對(duì)面的兩間房子里。該房間里擺滿了鐵柜，里面裝滿了會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。在墻角、走廊地板上堆放的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表，有用麻袋裝的，有用紙包、繩捆的。堆在地上的會(huì)計(jì)檔案，有的因潮濕，成捆地發(fā)霉粘連、字跡褪變；裝在柜子里的，有些已被蟲蛀。

案例三：某縣交通局二樓檔案室門口懸掛著“省一級(jí)先進(jìn)檔案室”的榮譽(yù)牌匾，里面的柜架標(biāo)引醒目、排放有序。我們很快找到存放會(huì)計(jì)檔案的一組柜子，卻因一把鐵鎖把門而無法查看，經(jīng)詢問檔案員得知，這些會(huì)計(jì)檔案自進(jìn)入檔案室以來，除了相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案保管清冊副本外就一直被鎖著，鑰匙由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人掌管，如果有人利用這些檔案，就由財(cái)務(wù)科人員來打開柜門，利用后立即上鎖，其保管狀況也無人知曉。

1 存在的問題

1.1 管理不到位，沒有很好地落實(shí)“集中統(tǒng)一管理”原則

具體來說，一是13個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案完全由財(cái)會(huì)部門自行管理，占被檢查33個(gè)單位的39.39％。二是有8個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案名義上納入機(jī)關(guān)檔案室管理，實(shí)際上檔案室只保存一套會(huì)計(jì)檔案保管清冊副本，這種情況占24.24％。三是有7個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案全部存放在機(jī)關(guān)檔案室內(nèi)，其中有3個(gè)單位會(huì)計(jì)檔案柜由會(huì)計(jì)部門加鎖，鑰匙由財(cái)會(huì)人員掌管，另外有4個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案密封后存于機(jī)關(guān)檔案室，這種情況占21.21％。四是有5個(gè)單位將一小部分會(huì)計(jì)檔案存放于機(jī)關(guān)檔案室，而大部分留存于單位財(cái)會(huì)部門，這種情況占15.15％。

1.2 整理不到位，沒有很好地落實(shí)會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范

具體來說，一是有7個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案基本上是以會(huì)計(jì)檔案形成的原始狀態(tài)用繩捆、紙包、麻袋裝，占受檢單位總數(shù)的21.21％；二是有8個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案雖然進(jìn)行了整理，但均未裝盒，并且憑證、賬簿內(nèi)均有散頁、訂書針或曲別針等情況，占受檢單位總數(shù)的24.24％。

由于會(huì)計(jì)檔案整理不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案家底不清。所檢查的33個(gè)單位的檔案人員均不知本單位究竟有多少會(huì)計(jì)檔案，即便是會(huì)計(jì)部門也有54.55％即18個(gè)單位因沒有完整的會(huì)計(jì)檔案保管清冊而無從知曉本單位究竟有多少會(huì)計(jì)檔案。

1.3 保護(hù)不到位，沒有很好地落實(shí)“十防”等防護(hù)措施

在所有門類檔案管理中，會(huì)計(jì)檔案的管理顯得極不到位，其防護(hù)措施與“十防”措施嚴(yán)重脫節(jié)。多數(shù)單位保管會(huì)計(jì)檔案的房間無防盜門窗、無窗簾，無消防器材、無溫濕度監(jiān)測調(diào)控設(shè)施，無防蟲、防霉藥劑；會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)有不同程度的塵垢覆蓋、潮濕粘連、破損霉?fàn)€、字跡褪變、蟲蛀鼠咬等現(xiàn)象。

2 原因分析

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視不到位，鑒定銷毀不及時(shí)

一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不夠重視。一是檔案意識(shí)淡薄，對(duì)本單位會(huì)計(jì)檔案或者檔案工作的情況平時(shí)很少過問，不甚了解；二是明知會(huì)計(jì)檔案管理中存在著問題，但不當(dāng)回事，舍不得花錢投資；三是沒有把會(huì)計(jì)檔案管理納入到整個(gè)單位檔案管理乃至目標(biāo)管理中，使得會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全、管理不到位。

會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀不及時(shí)。絕大多數(shù)會(huì)計(jì)檔案自形成之日，如20世紀(jì)五六十年代的長期、短期會(huì)計(jì)檔案都沒有按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，一直保存至今。其主要原因在于領(lǐng)導(dǎo)者不愿承擔(dān)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)：一是“畏懼”心理。由于會(huì)計(jì)檔案與錢、財(cái)、物等經(jīng)濟(jì)問題緊密聯(lián)系在一起的特殊性，使許多單位的領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)會(huì)、檔案人員都輕易不敢提出對(duì)其進(jìn)行鑒定銷毀。二是“怕困難”心理。主要是在人力、物力、財(cái)力等方面存在困難。三是“怕?lián)?zé)任”心理。有相當(dāng)多的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，如果對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定銷毀，二旦出了問題，追查起來，誰也負(fù)不起這個(gè)責(zé)任。這種寧可“一卷不銷，也不能錯(cuò)銷一卷”“以防萬一”的思想，使會(huì)計(jì)檔案自形成之日起便成了“永久牌”。

2.2 指導(dǎo)監(jiān)督不到位，認(rèn)證等級(jí)走形式

指導(dǎo)監(jiān)督不到位。一是由于縣區(qū)檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員數(shù)量偏少，大都是2—3人，相對(duì)于“點(diǎn)多面廣”的眾多業(yè)務(wù)指導(dǎo)對(duì)象來說，難免出現(xiàn)“顧此失彼”的情況。二是由于傳統(tǒng)思維定勢的原因，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中普遍存在只注重對(duì)文書檔案的指導(dǎo)，而忽略了對(duì)會(huì)計(jì)檔案等其他門類檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。不少縣區(qū)，每年開展的歸檔文件整理工作，僅僅是對(duì)各單位上年度形成的文書檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，很少或根本不過問其他檔案的形成與管理工作。

認(rèn)證等級(jí)走形式。一是在機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案的目標(biāo)管理認(rèn)證工作中，基層檔案部門為了完成上級(jí)下達(dá)的目標(biāo)任務(wù)，往往是選擇一些經(jīng)濟(jì)條件好、有一定檔案工作基礎(chǔ)的單位，因?yàn)樽ミ@些單位既不費(fèi)多大工夫，工作又容易“出彩”，長此以往，就造成了一些單位的檔案工作“好的越好、差的越差”，兩極分化，發(fā)展極不平衡。二是由于人情、面子、業(yè)績等原因，在評(píng)審認(rèn)證工作中存在有“走過場”的現(xiàn)象。

2.3 檔案人員兼職多，會(huì)計(jì)檔案意識(shí)薄弱

絕大多數(shù)單位的檔案員都是身兼數(shù)職，專業(yè)知識(shí)差，即使懂點(diǎn)行的老檔案員，對(duì)待會(huì)計(jì)檔案也不能像對(duì)待文書檔案那樣“如同己出”，再加上檔案部門的監(jiān)督指導(dǎo)不到位，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案是“領(lǐng)導(dǎo)不問、檔案員不管”，任由會(huì)計(jì)人員自行處置。

3 整改情況

3.1 集中存放，統(tǒng)一管理

由會(huì)計(jì)部門自行管理會(huì)計(jì)檔案的13個(gè)單位，其中：有7個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案已全部移交檔案室管理，有4個(gè)單位正在辦理移交手續(xù)，2個(gè)單位正在調(diào)整庫房。原來名義上實(shí)行了集中統(tǒng)一管理的8個(gè)單位也做到了實(shí)至名歸。3個(gè)單位放在檔案室被鎖的會(huì)計(jì)檔案柜門已被打開，其會(huì)計(jì)檔案保管清冊也同時(shí)交到了檔案室。將一少部分會(huì)計(jì)檔案存放于機(jī)關(guān)檔案室的5個(gè)單位正在調(diào)整庫房，重新編排全部檔案的存放位置。

3.2 規(guī)范整理，建立總賬

規(guī)范整理。7個(gè)會(huì)計(jì)檔案處于原始管理狀態(tài)的單位，按照檢查中指出的問題，都已抽調(diào)人員進(jìn)行了突擊整理，雜亂無章、無人問津的情況基本改觀。

建立總賬。18個(gè)沒有完整會(huì)計(jì)檔案保管清冊的單位，都已指派人員開展會(huì)計(jì)檔案清查和完善保管清冊工作。其中，有9個(gè)單位已完成清查并建立了完整的會(huì)計(jì)檔案保管清冊；有3個(gè)單位完成了清查任務(wù)，正在編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊；有6個(gè)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較多的單位仍在清查之中。

3.3 添置設(shè)備，加強(qiáng)防護(hù)

各被檢單位按照“檢查組”提出的要求，針對(duì)“十防”措施不到位的具體情況積極進(jìn)行整改。據(jù)統(tǒng)計(jì)，已有7個(gè)單位安裝了防盜門和護(hù)窗，有8個(gè)單位添置了窗簾，有6個(gè)單位購買了消防器材，有4個(gè)單位購買了會(huì)計(jì)檔案鐵皮柜，有12個(gè)單位購買放置了防蟲、防霉藥劑和溫濕度計(jì)，有6個(gè)單位購置了會(huì)計(jì)檔案無酸卷盒，從而使會(huì)計(jì)檔案的管理狀況得到明顯改善。

4 幾點(diǎn)啟示

4.1 會(huì)計(jì)檔案意識(shí)提高是基礎(chǔ)

大部分受檢單位的檔案員和財(cái)會(huì)人員不知道有《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，有些檔案員認(rèn)為管好會(huì)計(jì)檔案是財(cái)會(huì)人員的事。因此，加強(qiáng)對(duì)基層檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)其會(huì)計(jì)檔案意識(shí)，提升其檔案業(yè)務(wù)水平，應(yīng)該是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門的一項(xiàng)經(jīng)常性的基礎(chǔ)工作。

4.2 上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

通過這次檢查，會(huì)計(jì)檔案存在問題比較突出的單位，之所以能夠聞風(fēng)而動(dòng)、整改成效明顯，其關(guān)鍵在于市交通局主管領(lǐng)導(dǎo)的重視和全程參與。“抓系統(tǒng)、系統(tǒng)抓”，千方百計(jì)調(diào)動(dòng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持，可以起到事半功倍之效。

4.3 檔案部門監(jiān)督指導(dǎo)是保障

基層檔案局雖然是一個(gè)弱勢部門，但也是名正言順的“一方諸侯”，而且有《檔案法》和各級(jí)政府的檔案管理?xiàng)l例等“尚方寶劍”。一個(gè)地方的檔案工作狀況如何，說到底與當(dāng)?shù)氐臋n案部門是否理直氣壯、積極主動(dòng)地盡職盡責(zé)有著直接關(guān)系。這次檢查中會(huì)計(jì)檔案暴露出的問題，其根本原因就在于有些縣區(qū)的檔案部門監(jiān)督不及時(shí)、指導(dǎo)不到位。

縣區(qū)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，平時(shí)應(yīng)認(rèn)真思考一下“以其昏昏、使人昭昭”、“上梁不正下梁歪”、“上行下效”的思想內(nèi)涵。只有切實(shí)履行檔案行政管理部門的職責(zé)，對(duì)各單位的檔案工作進(jìn)行經(jīng)常性的全方位指導(dǎo)，才能保障轄區(qū)內(nèi)檔案工作規(guī)范化的有效推進(jìn)。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)