檔案館零散文件整理

guodongsheng：20世紀90年代，臨清市檔案館升級，館內(nèi)3000個“待銷卷”中有2000個案卷是中央和省、市文件，時間跨度為“建國”至“文革”期間。文件仍有留存價值，應(yīng)繼續(xù)保存。但這些文件已經(jīng)被拆零，有三四萬份。它們原屬縣市并存期的“中共臨清縣委”、“市委”、“中共清平縣委”等多個全宗，想讓它們各歸原全宗都有很大難度。如果完全用《文書檔案案卷整理格式》整理，工作量相當大，檔案館在一定時間里力不從心。既然不判銷，就應(yīng)整理，更要盡力而為。于是我設(shè)計了一個整理方案：首先，將這批文件不分全宗，黨政分開，各按“年度——責(zé)任者——時間”分類。年度內(nèi)先分級別，同級別內(nèi)，先機構(gòu)再同級別領(lǐng)導(dǎo)人；同一責(zé)任者下，按時間排列；部委順序在整理方案相應(yīng)分類層次中一一列出。文件全部以“件”為單位裝盒；文件以盒為單位編件號；重復(fù)件在同一件后編副號；文件依序裝盒，盒盒裝滿；每盒盒內(nèi)前置責(zé)任者目錄，項目只列責(zé)任者與其文件件數(shù)。檢索工具配置責(zé)任者目錄，其項目設(shè)年度、責(zé)任者、件數(shù)。這樣做，不再按問題分類，不再著錄文件標題、不再編頁、不再裝訂，簡便易行。局館上下齊上陣，很快完成了整理任務(wù)。

我以為，有些館藏零散文件的整理，是適用于“簡便易行”原則的。其理由至少有兩個：一是上述文件近期利用率很低，簡單整理對檢索利用影響不大；二是在遠期利用率到來時，檔案館有足夠的時間和精力做補充整理的應(yīng)急工作，且在國家、省、地普遍建設(shè)目錄中心、全國檔案目錄統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫的大趨勢下，上三級文件在其上三級各為其本身文件，文件題名早就著錄好了，下級檔案館與其重復(fù)者，一點鼠標也就補定一個項目，是十分便利的事。

一井水：按照現(xiàn)在的文書檔案保管期限規(guī)定，這些文件中重要的永久保存，一般的保管10年。據(jù)我了解，能夠永久保存的都是涉及編制、任免等方面方針、政策性的文件，不如從中鑒定挑出永久保管的，其余的銷毀，既減輕了整理任務(wù)，又節(jié)省空間。

guodongsheng：國家綜合檔案館與機關(guān)性質(zhì)是很不相同的。檔案館檔案的存毀鑒定應(yīng)不受《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的約束。因為國家綜合檔案館是一個地方行政區(qū)的檔案資料存儲基地和檔案信息資源利用基地，而機關(guān)單位是沒有這一功能的。從歸檔、鑒定的角度看，機關(guān)單位檔案工作職能的著重點在于維護檔案的自身面貌。因此，檔案館檔案的存毀鑒定標準只有一個，那就是看它還有沒有價值。曾三同志20世紀五六十年代關(guān)于“檔案整理、檔案價值”的講話，給我留下了極深的印象。上世紀90年代，他的《檔案工作文集》出版，本館所存的他的許多資料沒有收錄在內(nèi)，我覺得這些所存遠比他的文集價值高，即使如此，本館仍購買了他的文集。銷毀檔案而購存其檔案資料文集是違背檔案存毀邏輯的。不僅檔案，上述文件反映了中央、省、地“建國”至“文革”幾十年歷史縱橫，對研究同時期臨清地方史極具參考價值。如果研究當時臨清，就應(yīng)對當時全國、省、地的情況有所了解。2006年，本市有人要研究我國“農(nóng)業(yè)合作化”，我就指點他去查這批檔案。 “建國六十周年”大慶，聊城市委宣傳部等四部門聯(lián)合舉辦“理論征文”，其中的不少參考題目，這批檔案都是用得上的好資料。

滄海一粟：guodongsheng提出的“檢索項目只設(shè)年度、責(zé)任者件數(shù)，不再按問題分類、不再著錄文件標題、不再編頁、不再裝訂”的檔案館零散文件整理的“簡便易行”原則，很有實際意義，尤其是對于上級零散文件和下級零散文件來說更是如此。但如果是本級文件，我想最好還是不采用這種“簡便易行”原則為宜。

guodongsheng：提出“簡便易行”原則的理由之一，是感覺現(xiàn)行檔案整理原則似乎還不夠完整。“保持文件之間的歷史聯(lián)系、充分利用原有的整理基礎(chǔ)”的原則頗具理想色彩，畢竟實際操作起來，是會與其存在一定差距的。之所以要把“充分利用原有的整理基礎(chǔ)”也用做原則，就是讓我們承認理論與實際的差距。“簡便易行”原則主要是對完全雜亂無章的文件材料整理現(xiàn)實的一種應(yīng)對。

savvy：個人認為：對文件的整理，花時間最多的是編目和文件的有機組合。guodongsheng負責(zé)的這些文件的整理，真正節(jié)省時間的也恰恰是簡化了編目過程。其整理的實質(zhì)，仍舊是區(qū)分了全宗(按“責(zé)任者”或者稱“發(fā)文方”進行了區(qū)分)而非按收文方區(qū)分全宗，形成的結(jié)果，就類似于發(fā)文方(責(zé)任者)的發(fā)文匯編，節(jié)約了有機組合的大量時間。對于一般性文件的查找不成問題，但是在有交叉、有往有復(fù)的情況下，這種整理方法就會凸顯弊端。我曾經(jīng)思考過：如果遇到如此大量的文件我該怎么辦?應(yīng)該：①按數(shù)量適當區(qū)分檔案，分成若干組(堆)；原則是如果一個人干得確保在要求的時間內(nèi)完成編號；②每組(堆)由一個人負責(zé)在每份(組)文件上編號；③編號由幾部分(節(jié))構(gòu)成，如：機構(gòu)代碼—年度—月份—流水號—整理人代碼，如果遇到密切聯(lián)系的幾份文件，可以用長尾夾夾在一起算1件；④每個整理人把自己手頭的標有編號的文件全部錄入電腦，可用excel；⑤將檔案實體按組織機構(gòu)代碼重新排列文件，分成若干組；⑥給每個整理人分配代碼段，在同一代碼段內(nèi)按時間排列文件，區(qū)分成若干年度；⑦對錄入電腦的文件目錄匯總成一張表，首先按組織機構(gòu)代碼、時間進行排序。⑧文件裝盒，對應(yīng)的目錄完善標題；⑨按時間、組織機構(gòu)進行排序，重點關(guān)注無內(nèi)容關(guān)聯(lián)的請示或批復(fù)類文件(跨機構(gòu)內(nèi)容有聯(lián)系的文件)；⑩調(diào)閱文件，確認文件間是否有關(guān)聯(lián)關(guān)系：若有，采用在目錄內(nèi)列明參見號的方法備注；11將涉及的組織機構(gòu)代碼替換成責(zé)任者，對目錄按檔案工作標準修改，隱藏整理者代碼；12打印好最終目錄放入檔案盒。

浪花兒：過去，有一個單位30多年的檔案，需重新清理，其中大部分檔案是整理成卷的，少部分是零散文件，我采取以下方法整理：一是先將零散文件分類，即先區(qū)分出永久、長期、短期三堆文件，然后再將它們按不同年度區(qū)分后放好，待整理；二是在對該單位柜內(nèi)所存的檔案按先整理末年度最后整理起年度的方法依次清理，剔除不需保存的文件材料；三是將第一步已整理好的同一年度的和第二步清理好了的同一年度的有保存價值的檔案合在一起組卷、排列，寫好卷內(nèi)目錄和案卷標題，放入早先規(guī)劃好了的柜子中，待編號；四是編案卷號；五是編基本的檢索工具(全引目錄和案卷目錄)。

guodongsheng：零散文件材料整理的一個大問題就是重新鑒定。如我開頭所述文件，按機關(guān)文件材料保管期限表，它們都該銷毀了，可它們中的多數(shù)仍有繼續(xù)保存價值，當然，各文件間的價值又是不一樣的。如此一來，我們?nèi)缭僖獏^(qū)分其存毀價值，再在繼續(xù)保存文件內(nèi)分等級，至少得再把文件看一遍，那要很大的工作量的。況且，它們的價值在歷史研究，對研究者來說，每份文件都需要看，哪份文件都可能用得著。我們不如不鑒定，將其定為一個保管期限，簡便易行，又便于保管和利用。試想，如在責(zé)任者內(nèi)再分保管期限，把一年度同一責(zé)任者文件再分幾處，不是給保管利用添麻煩嗎?

追夢人：零散文件基本上每個檔案館都有，只是數(shù)量多少而已。在檔案移交時產(chǎn)生得比較多，破產(chǎn)改制企業(yè)移交或領(lǐng)導(dǎo)變動時交出的文件材料居多。我們可以先對文件的價值進行鑒定，看是否值得保存，有價值的根據(jù)移交單位的情況歸入該全宗，能插卷的盡量插卷，歸入同一年度，并且在備考表中注明。沒有價值和一些到保管期限的待鑒定后銷毀。

guodongsheng：破產(chǎn)改制企業(yè)移交文件材料等情況，其數(shù)量有時是很可怕的。在檔案館人力、物力和財力不及之時，如能接受、認同“簡便易行”的整理原則，整理起來便可利用，把“簡便易行”作為檔案整理的一個原則，檔案界應(yīng)產(chǎn)生共識。

浪花兒：其實檔案館中的零散文件比較少，整理相對來說還不難。檔案室的零散文件那才叫多，我們在整理過程中發(fā)現(xiàn)，文件重份多，辦公時的無用的草稿也多，鑒定工作很麻煩。

guodongsheng：“館室一體”，我覺得檔案室應(yīng)在檔案館具體指導(dǎo)下運用“簡便易行”原則。

成長中的小樹：就目前而言，檔案館與檔案室之間并沒有指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，檔案館也沒有指導(dǎo)檔案室的職責(zé)。“館室一體”，說說容易，真正實施恐怕還有很多工作要做。

秋葦：我來保管利用科時間不很長，但已經(jīng)體會到了這里工作的繁冗。除去有些零散檔案需要整理，而更多的則要做大量的基礎(chǔ)性工作。比如，館藏民生檔案信息在整合過程中建立專題數(shù)據(jù)庫。大量的信息需要進行錄入，隨時移交進館檔案的整理入庫工作。每年還要進行一些檔案數(shù)字化工作，征訂的報刊資料、征集進館檔案等的整理工作，人少、工作量大，如果整理中能有簡便易行的辦法我舉雙手贊成，只是再簡便易行，程序、步驟一個也不能少。

guodongsheng：我在整理中就把鑒定程序省了。編目，其項目也只有兩個，一個是“責(zé)任者”，另一個是“檔號”。“簡便易行”與“保持文件之間的歷史聯(lián)系”之間有時是存在矛盾的，但這并不能說“簡便易行”不符合檔案整理原則。比如，充分利用原有的整理基礎(chǔ)與保持文件之間的歷史聯(lián)系之間有時也是存在矛盾的。曾三同志最先看到這一矛盾，并對這一矛盾進行剖析。他提出的解決辦法是將充分利用原有的整理基礎(chǔ)列入檔案整理原則。館藏零散文件整理保持文件之間歷史聯(lián)系帶來的巨大工作量與館整理能力有時也是存在矛盾的，我看解決方法之一就是將“簡便易行”列入檔案整理原則。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)