安陽(yáng)市房產(chǎn)檔案館數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀調(diào)查

1 安陽(yáng)市房產(chǎn)檔案館數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 安陽(yáng)市房產(chǎn)檔案館概況

1.1.1 隸屬關(guān)系：安陽(yáng)市房產(chǎn)檔案館，是一個(gè)以房屋權(quán)屬檔案為主的專(zhuān)業(yè)性檔案館，隸屬于安陽(yáng)市房產(chǎn)管理局，于1992年底組建(前身是安陽(yáng)市產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍交易處檔案管理科)。

1.1.2 館舍建造：1993年房產(chǎn)管理局投資100多萬(wàn)元，建成了建筑面積1600平方米的檔案樓，由于檔案制度健全、管理規(guī)范，嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)管理利用檔案，1996年被國(guó)家檔案局認(rèn)定為“國(guó)家二級(jí)”科技事業(yè)檔案管理單位。是我省同行業(yè)中第一個(gè)被國(guó)家檔案局認(rèn)定為“國(guó)家二級(jí)”科技事業(yè)檔案管理單位。

1.1.3 歷年投資情況：2001年安陽(yáng)市房產(chǎn)管理局向房產(chǎn)檔案館投資50余萬(wàn)元，購(gòu)買(mǎi)了密集型檔案柜200余組，高速掃描儀存儲(chǔ)服務(wù)器、打印機(jī)、電腦等20余臺(tái)設(shè)備，同時(shí)學(xué)習(xí)外地市先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，更新知識(shí)儲(chǔ)備，將先進(jìn)的電子技術(shù)與我市工作實(shí)際相結(jié)合，開(kāi)發(fā)了房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，即把檔案原件(紙檔)進(jìn)行圖像掃描、壓縮、存儲(chǔ)，且有兩套電子檔案作備份。截至2003年10月30日，房產(chǎn)檔案館將庫(kù)存和新增共20余萬(wàn)卷產(chǎn)權(quán)檔案，全部納入數(shù)字化管理，結(jié)束了繁瑣、沉重、復(fù)雜的手工作坊式管理，現(xiàn)代化房產(chǎn)檔案管理破繭而出，從此房產(chǎn)檔案的管理和利用工作進(jìn)入一個(gè)全新的狀態(tài)。

2004年～2005年為適時(shí)進(jìn)行技術(shù)革新，安陽(yáng)市房產(chǎn)管理局向房產(chǎn)檔案館再次投資11萬(wàn)元，購(gòu)買(mǎi)了磁盤(pán)陣列柜、熱插拔、服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對(duì)房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化軟件進(jìn)行升級(jí)。從根本上解決了系統(tǒng)硬件技術(shù)過(guò)時(shí)問(wèn)題，把儲(chǔ)存在8臺(tái)計(jì)算機(jī)上的電子檔案集中存儲(chǔ)在一臺(tái)設(shè)備上，減少了設(shè)備故障，提高了工作效率。同時(shí)增加了法院查封、房屋抵押的軟件部分及檔案注銷(xiāo)、整理的軟件升級(jí)和增設(shè)打印檔案目錄的功能。這就大大提升了服務(wù)質(zhì)量，從而為安陽(yáng)市發(fā)證工作的順利展開(kāi)提供了重要保證。使社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益得到進(jìn)一步的提高。

2008年12月，安陽(yáng)市房產(chǎn)管理局會(huì)同安陽(yáng)市財(cái)政局共同出資165萬(wàn)元，再次對(duì)安陽(yáng)市房屋產(chǎn)權(quán)交易管理處、安陽(yáng)市金鼎估價(jià)公司、安陽(yáng)市測(cè)繪中心、安陽(yáng)市房產(chǎn)檔案館進(jìn)行數(shù)字化軟件升級(jí)換代。

1.1.4 全新的服務(wù)模式：目前安陽(yáng)市房產(chǎn)檔案的綜合利用已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案圖文一體化。數(shù)字化管理系統(tǒng)不僅可滿足用戶多項(xiàng)查詢要求，并且查詢時(shí)間由原來(lái)的幾天，縮短為現(xiàn)在的幾秒，查閱檔案可隨意在觸摸屏上翻頁(yè)查檔，如需檔案內(nèi)任意一頁(yè)圖表，即可用激光打印機(jī)打出，為安陽(yáng)市實(shí)現(xiàn)當(dāng)日發(fā)證(房產(chǎn)證)工作奠定了基礎(chǔ)，是在河南省同行業(yè)中率先達(dá)到數(shù)字化管理的房產(chǎn)檔案館，為查閱房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的群眾，提供了高效、快捷、便利的服務(wù)。

1.1.5 館藏檔案數(shù)量：目前館藏紙質(zhì)檔案28.9萬(wàn)卷，現(xiàn)存電子檔案269032萬(wàn)卷，電子檔案容量達(dá)900G，4424075頁(yè)。各種門(mén)類(lèi)檔案齊全，新增了抵押檔案、預(yù)告登記檔案。

1.1.6 全館業(yè)務(wù)工作流量：隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)如雨后春筍，迅猛發(fā)展，每年的房產(chǎn)交易量也以驕人的業(yè)績(jī)急劇增加。以2009年安陽(yáng)市房產(chǎn)檔案館業(yè)務(wù)工作流量為例：

房產(chǎn)檔案注銷(xiāo)查閱：12528卷；其中為產(chǎn)權(quán)人、公、檢、法、司出具各種房產(chǎn)證明1613卷；檔案接收19373卷，檔案整理14311卷；辦理法院查(解)封206卷；房屋預(yù)告登記5200余卷；全年完成查閱檔案12810卷，為社會(huì)創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)效益80余萬(wàn)元。

1.2 機(jī)構(gòu)健全，布局合理

館內(nèi)設(shè)有館長(zhǎng)、副館長(zhǎng)、支部書(shū)記三人領(lǐng)導(dǎo)班子。下設(shè)科室有綜合利用科、微機(jī)中心、檔案整理科、綜合辦公室4個(gè)科室。

1.2.1 人員構(gòu)成基本情況。全館共有人員23人。專(zhuān)職檔案人員15人，微機(jī)管理人員2人，兼職檔案人員1人，內(nèi)退2人，退休3人。

1.2.2 性別。現(xiàn)從事檔案工作人員：女性19人，約占83％；男女比例為1比5。

1.2.3 學(xué)歷?，F(xiàn)從事檔案工作人員本科以上學(xué)歷6人，占26％；大專(zhuān)學(xué)歷15人，占65％；中專(zhuān)及高中學(xué)歷3人，占0.1％。

1.2.4 年齡。現(xiàn)從事檔案工作人員年齡50歲以上的2人，占8％；40～45歲5人，占2l％；30～35歲11人，占47％。

1.2.5 職稱(chēng)?，F(xiàn)從事檔案工作專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員11人，其中副研究館員1人(退休1人)，館員1人，助理館員5人，檔案管理員4人。

2 存在的問(wèn)題

2.1 資金投入不足。安陽(yáng)市房產(chǎn)檔案館屬于事業(yè)性自收自支單位，隸屬于安陽(yáng)市房產(chǎn)管理局，雖然歷屆黨委、領(lǐng)導(dǎo)都十分重視，但畢竟資金有限，后勁不足。伴隨著館藏?cái)?shù)量、種類(lèi)的與日劇增，檔案整理、階段性數(shù)字化建設(shè)工作完成后的機(jī)器維修、正常機(jī)器的升級(jí)換代、物價(jià)和工作成本的上漲，每年的經(jīng)費(fèi)只能維持最低限度保障性的工作(包括每年的專(zhuān)項(xiàng)保障性經(jīng)費(fèi))，沒(méi)有其他拓展性、開(kāi)發(fā)性工作的能力。

2.1.1 目前的檔案樓已不適應(yīng)工作需要，面積狹小，該進(jìn)的檔案只能打捆堆放。如前所述，安陽(yáng)市房產(chǎn)檔案館前身為安陽(yáng)市產(chǎn)權(quán)交易處的一個(gè)科室，后改為安陽(yáng)市房產(chǎn)管理局綜合檔案室、安陽(yáng)市房產(chǎn)管理局綜合檔案館，并于1992年底正式掛牌成立。1993年檔案樓正式落成。2004年1月安陽(yáng)市房產(chǎn)管理局綜合檔案館正式更名為安陽(yáng)市房產(chǎn)檔案館。當(dāng)時(shí)安陽(yáng)市房產(chǎn)管理局綜合檔案館無(wú)論從管理還是軟、硬件等各方面的存儲(chǔ)條件都很先進(jìn)，名列安陽(yáng)市檔案管理之榜首，在我省同行業(yè)中為第一家。

星移斗轉(zhuǎn)，伴隨著一輪又一輪改革發(fā)展的浪潮，人民的物質(zhì)、文化生活水平不斷提高，老百姓買(mǎi)房熱情日益高漲，一旦小區(qū)建成交工，買(mǎi)賣(mài)成交，產(chǎn)權(quán)人入住，辦理各種類(lèi)型的房產(chǎn)所有權(quán)證的一系列的法定程序完成后，檔案館面對(duì)的就是將各種類(lèi)型的房產(chǎn)檔案接收入庫(kù)進(jìn)行分類(lèi)管理，以便給產(chǎn)權(quán)人能夠及時(shí)提供便捷、高效的利用服務(wù)。我們常見(jiàn)的如：商品房按揭(貸款)轉(zhuǎn)抵押、商品房預(yù)告登記、抵押、典當(dāng)、交易、法院查(解)封、贈(zèng)與、繼承、子女上學(xué)等，利用房產(chǎn)檔案進(jìn)行生產(chǎn)自救、生活活動(dòng)。房產(chǎn)檔案存放、管理問(wèn)題雖說(shuō)事小，卻關(guān)乎千家萬(wàn)戶的切身利益，如若房產(chǎn)檔案管理有誤，房產(chǎn)檔案的再利用問(wèn)題就將成為一大難題。以安陽(yáng)市為例：房產(chǎn)檔案的存放空間與當(dāng)年開(kāi)工建設(shè)居民小區(qū)住宅量、辦理房產(chǎn)證的數(shù)量成正比。

截至目前，我館打捆堆放、新接收安陽(yáng)市原郊區(qū)房產(chǎn)檔案3萬(wàn)余卷，并在以平均每年2萬(wàn)～3萬(wàn)卷房產(chǎn)檔案數(shù)量遞增。一旦房產(chǎn)檔案管理發(fā)生混亂，勢(shì)必造成產(chǎn)權(quán)不清、權(quán)利不明、增加產(chǎn)權(quán)人權(quán)利界定費(fèi)用，導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)重組或發(fā)生產(chǎn)權(quán)變遷，最終影響到產(chǎn)權(quán)主體的行為績(jī)效和資源的配置效率。

2.1.2 容量有限，力保重點(diǎn)，導(dǎo)致館藏檔案結(jié)構(gòu)單一。由于資金與館舍的制約，已有的庫(kù)容只能保障必須進(jìn)館的重點(diǎn)檔案，這樣一部分文書(shū)檔案、聲像檔案、普查資料、新中國(guó)成立前的檔案等只能異地存放，得不到應(yīng)有的保護(hù)，更談不上整理、研究、開(kāi)發(fā)和利用。

2.1.3 數(shù)字化工作流程不暢。受資金短缺的影響，無(wú)法徹底進(jìn)行數(shù)字化軟件升級(jí)換代，導(dǎo)致新工作流程在檔案入庫(kù)上架后，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)無(wú)法更正。

3 對(duì)策

3.1 適當(dāng)增加房產(chǎn)檔案的管理成本或增加收費(fèi)項(xiàng)目。房產(chǎn)檔案的日常保管成本非常高，因此以自籌模式管理的房產(chǎn)檔案只能以適當(dāng)增加房產(chǎn)檔案的管理成本或增加收費(fèi)項(xiàng)目，來(lái)維持檔案的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2 轉(zhuǎn)變房產(chǎn)檔案管理體制的運(yùn)轉(zhuǎn)模式。結(jié)合現(xiàn)有的政治變革理念——善治、親民、為民，房產(chǎn)檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)模式面臨兩種選擇：國(guó)家財(cái)政全供、財(cái)政供給與自籌結(jié)合。

3.3 擴(kuò)容檔案庫(kù)房。為了更好地保存、保管房地產(chǎn)權(quán)檔案，促進(jìn)房地產(chǎn)權(quán)檔案的持續(xù)發(fā)展和再利用，安陽(yáng)市房產(chǎn)檔案館已著手?jǐn)U容庫(kù)房，并將擴(kuò)容檔案庫(kù)房編入安陽(yáng)市房產(chǎn)管理局年度重大工作目標(biāo)中。

3.4 提高檔案工作者的綜合素養(yǎng)。隨著信息社會(huì)化的逐步深入，房產(chǎn)檔案逐步實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)化、管理網(wǎng)絡(luò)化和服務(wù)現(xiàn)代化，這就從技術(shù)和管理上對(duì)檔案工作者提出更高的要求。要搞好檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，不斷提高檔案隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)。

3.5 制定與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相配套的管理制度。及時(shí)制定與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相配套的管理制度，確保網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全，配置的設(shè)備、器材管理到位，責(zé)任到人，制度健全。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前以自籌為主的房產(chǎn)檔案管理部門(mén)，要想生存與提供優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)統(tǒng)籌并舉，就必須一是爭(zhēng)取政府在經(jīng)濟(jì)政策上的支持，出臺(tái)政策性相關(guān)文件。二是全方位把握社會(huì)發(fā)展信息，研究新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)，在最大限度地為人民群眾提供信息服務(wù)的過(guò)程中，爭(zhēng)取贏得社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益的雙豐收。