陳鴻橋:開會的“管理學”

開會是我們的日常工作方式，其效率反映了一個組織、一個團隊和個人的基礎管理水平。

開會看似是最簡單、最基本的事情，卻是人們一生參與最多的活動之一，也是衡量現代文明程度最重要、最簡便的標準之一。經常會有人批評我們的“文山文海”現象，據一些學者測算，各級領導參加會議的時間占工作時間的1/5～1/3。如何減少會議、提高會議效率成為共同的呼聲。

就拿證券市場來說，上市公司要做到規范運作，建立健全的公司治理機制，首先就要開會股東大會和董事會，這兩個會開好了，才談得上保障投資者權益、尊重股東意見、確保重大決策的科學性和民主性。證監會就頒布了《上市公司治理準則》、《上市公司股東大會規則》、《上市公司章程指引》等一系列文件，對上市公司如何開股東大會和董事會做了很多細致入微的規定。

當然，工作中的大多數會議，無關政治、法律、法規和公司治理，不涉及權利的保障、伸張和實現。然而，即使是這樣的會議，其低效、無序、重復性錯誤也會屢屢出現。有多少人去總結每一次會議的差錯，認真記錄下來并組織改正?如何改進會議的議事程序、會務組織與執行效率?如何像《羅伯特議事規則》一樣制訂出適應各式各樣會議的標準化手冊或指引?

開會是我們的日常工作方式，開好會自然也是我們的日常技能。在國外的MBA課堂上，會議管理經常作為課程來教授，在職業培訓中，會議管理則是必備項目。如何確定開會的必要性、如何選擇議題和參與人、如何估算會議成本、如何安排發言時間、如何組織討論、如何形成共識、如何表決、如何落實決議等，還有會務工作，都需要認真考慮。維持會議的秩序和紀律，不同意見者的聲音能夠被有效表達，都必須靠穩妥的方式予以規定，并在流程中有效執行，這些都體現著會議程序的必要性和嚴肅性。會議最常見的問題包括會議繁多無實質內容、不能準時開始、缺乏中心和主題、會議時間過長、互相重復空話套話等。開會的效率，反映了一個組織、一個團隊和個人的基礎管理水平。

根據培訓、會議實際運作流程中的環節及問題逐漸形成一個明細的服務手冊樣式，制訂標準化、通用的會議工作手冊或差錯提示。假如每次會議完畢后，要求每人至少提煉出5個差錯，10個人就可總結出50多個差錯，匯集起來以后就會形成一個明細、有效、可操作的工作手冊或差錯指引，在以后類似的活動中，差錯必然逐漸減少。整個團隊能在總結的經驗并在已形成文字而非口頭相傳的標準、流程基礎上學習、修改、完善，工作品質自然提升。

從開會這件事情可以看出，無論看似多么平凡、簡單的事項，都可通過標準、規范避免低水平的循環，從大家司空見慣的開會可以入手訓練科學管理基本方法的運用。標準化、流程化看似古板，不一定每項規定或指引就是正確無疑的表述，但它至少使每個人更容易在此藍本的基礎上發現差錯，總結修改。它不一定保證每個人做得最好，但能幫助每個人達到合格水平。每個人都能做到有序運作，看起來單個人的效率、能動性不是很高，但加起來的效果肯定強于散漫、無序運作，能將低級錯誤的重復減至最低限度。