基于協同管理平臺構建企業知識管理系統

知識管理越來越受到企業的重視，但是知易行難，沒有一個看得見摸得著的平臺，知識管理幾乎沒有辦法實現有效地運行。就算是建立了一個知識數據庫，沒有操作平臺的“內存”和處理系統的“引擎”，那也只能是一潭信息堆積的“死水”。企業協同管理平臺則為知識管理提供了一片“內存”處理空間，一個操作平臺和處理引擎，有效地實現知識的公共處理和開發共享。基于協同管理平臺提供的溝通平臺、協作引擎和協同工具，可以方便地構建起企業的知識管理系統。

最適合構造企業知識管理系統的管理平臺

筆者的一位朋友是一家OA軟件公司的售前工程師，負責用戶前期需求信息的收集和選型咨詢服務。他的業績不錯，凡經他溝通咨詢的客戶幾乎都能夠選擇他們公司的協同辦公系統——新的版本叫做協同管理系統平臺。最近，他發現一個問題:他們公司的協同管理系統平臺正越來越多地被用戶要求“改造”成為一個知識管理系統。

把OA辦公系統改造成其他功能系統，在企業用戶中是很常見的。雖說這種要求的提出以中小企業為多，但大型企業組織也不少見。多數情況下就是給辦公系統增加功能或者處理模塊。這種情況不僅發生在OA系統，還發生在其他業務系統之中，如要求在ERP中增加競爭情報功能、營銷信息系統等。比如，廣東移動就在其辦公系統中增加了007模塊，即競爭情報系統。

從事企業知識管理服務的知名咨詢機構AMT也發現，在知識經濟時代，知識管理已經成為促進企業快速成長的關鍵性管理手段，企業越來越重視知識管理，并希望通過咨詢公司的幫助更好地實現知識共享。為此，AMT咨詢結合多年來在知識管理領域的實踐經驗提出了以知識管理為核心、構建共享知識平臺為目的的整體解決方案。那么，什么樣的管理平臺系統最適合構造企業知識管理平臺呢?

對于企業知識管理而言，協同管理系統無出其右。這是由企業知識管理所需要的特殊處理需求和協同管理系統所提供的特征運行機制決定的。

企業組織的知識管理首先需要解決的問題就是變個人知識為組織知識或公共知識，這是說起來簡單但做起來幾乎是實現不了的事情，但這又是知識管理的前提條件。那么，在什么情況下會變個人知識為組織知識或公共知識呢?在人與人的協作和溝通交互情境下，這件事情必然會發生。協同管理系統正是通過流程化、進程控制、角色配置、協同行為觸發、日志生成和管理來實現對這種情境和行為管理的系統平臺。

知識管理的另一個基本要求是知識的信息化，知識可以不同的形式存在，但若希望知識能夠跨越時空的傳遞和共享，必須信息化。協同管理系統通過兩種途徑來實現知識的信息化轉化。人的主動創制和系統的自動記載創制，這又是協同管理系統獨特的功能設計。更值得欣慰的是，協同管理系統對這些信息的協同管理已經達到規制化、自動化。顯然，這正是企業知識管理所必需的。

構建企業知識管理系統的步驟

當然，并不是說有了協同管理平臺，企業自然就有了知識管理系統了。雖然，在協同管理平臺中大多已經內置了類似“知識管理中心”“文檔中心”“知識庫”的“功能區”或者“功能模塊”，但是那只能說是一個“文檔共享區”，有的具備了初級的知識內容交互和管理機制，但管理功能還很弱。

企業知識管理需要一個完整的工作體系。協同管理系統只是為知識管理體系提供了一個有效的支持平臺，在這個平臺上通過策略規劃、詳細設計、系統定制，可以便捷地構建“企業知識管理總體解決方案”。下面，我們參考咨詢機構AMT提出的企業知識管理系統導入方案，提供一個在致遠協創協同管理平臺上構建企業知識管理系統的參考步驟。

企業知識管理系統構造策略規劃。在具備協同平臺支撐、協同引擎驅動、協同機制管控和協同工具配置的系統架構之下，知識管理系統總體規劃的思路主要集中在如何借助現成的體系架構來實現:支持、促進、激發知識的生產，規范化支持知識交互—生產—應用，依據組織應用的需求存儲、架構和配置知識、知識資源、知識流程，面向組織應用構建知識和知識資源體系，通過知識發現、數據挖掘、知識展現來方便知識的應用。借助平臺的流程和資源管控機制實現組織的知識管理。

為此，首先應該了解企業的發展戰略，明確企業發展戰略中對于知識管理的需求，并以此明晰知識管理工作的指導方向，明確符合企業未來發展的知識管理的戰略定位和目標。實際上，這就是要了解特定企業知識生產機制、應用需求和流轉特點，確定知識在企業戰略發展和執行中的作用和定位。

需求調研也是知識管理戰略規劃的基本步驟。通過訪談，問卷調研和研討會等方式對企業目前的知識管理現狀進行評估分析。從知識、人、系統、管理四個方面進行詳細的調研問卷設計，從而對企業知識管理整體水平有一個清晰的認識。在充分了解需求的基礎上，前瞻性的規劃知識管理的目標。根據目標和現狀的差距，從知識體系、管理體系、推行策略、信息系統四個方面，對企業知識管理進行總體規劃，明確“做什么”。

知識過程模型抽取和詳細方案設計。企業知識管理系統的核心是知識體系結構——知識分類、知識數據集、知識過程(流程)、制度和機制。從知識體系、管理體系(組織職責+制度規范)和推行策略三個方面，規劃企業知識管理的整體藍圖，明確企業知識管理的知識分類、知識地圖、管理方法以及知識管理推行策略等內容。作為一個能動的知識系統，知識發生(創造和獲取)、呈現和共享應用過程是核心能動功能，而知識體系結構只是方便這個過程發生并易于管理的框架。

知識體系結構設計的目的就是方便知識聚類和查找應用。通常每一類型的企業由于其行業、規模、業務模式的特征而使其知識的產生、分布、應用都具有了獨特的流程和結構。以往的知識體系結構設計是以建立面向整個企業的知識架構、方便知識的存儲、查詢和應用為目標。而在協同管理環境下，則倡導以激發組織(企業)知識自主發生、協同創造為主要目標。例如，致遠協創協同管理平臺就以其獨有的柔性信息流機制，提供協同引擎支撐的人際知識協同創造過程管理。

協同環境下知識體系的建構主要包括四方面的內容:首先是知識分類體系，分析企業的知識構成，明確知識的各類特征屬性，在體現知識的特點和使用者的習慣的前提下，形成多維度的知識分類目錄，規范知識內容的存儲。知識地圖，即從知識應用者的角度考慮如何更好的進行知識結構化的展現。權限體系，即明確知識管理的知識共享范圍，建立完善的知識權限體系，使各類知識在合適的范圍內共享，保證知識的安全。知識發生過程體系，即企業組織的知識(信息)發生過程分類，企業的運轉中充斥著各種各樣的信息流和人際交互過程，從知識管理的角度來分析都可以視為知識(信息)操作過程，這中間產生大量的知識。以往這些知識具有瞬時性，常常不會被記錄、存儲和復用。協同管理引擎對柔性信息(知識)流的管理為這些信息知識的記錄、存儲和復用提供了必要的條件和工具。為此，需要從知識發生的角度對組織的柔性信息流程進行分類和管理，以知識管理為目的進行過程分類，對過程的“產品”和“副產品”進行再聚類。第四是管理體系，AMT對知識管理體系的設計提供了如下的框架:組織結構設計，知識管理在內部推行中往往會面臨知識創建階段、應用階段和再整理階段三個階段，每個階段的工作內容、管理重點都有所不同和側重，因此需要不同的組織架構進行匹配。管理機制設計，知識管理的推行需要有效的管理機制，在安全的前提下保障知識管理的持續開展。

協同管理平臺上知識管理的推行策略。在協同管理平臺之上，管理體系的設計相對簡化，因為平臺本身提供了核心管理機制和工具——溝通管理、信息管理和流程管理。

為了保證知識管理的實施，總體推行策略從知識體系設計、平臺建設、知識資源整理、組織制度建設、共享文化宣導以及員工轉變六個方面進行系統思考。其中，員工轉變的促成需要其他五部分的共同作用。在協同環境下，由于協同管理本身所提供的企業中人員協同工作模式，“私有”信息和知識的公共呈現(部分是區域公共呈現)問題已經得到較好的解決，因此，知識管理的推行相對容易得多。

構建企業知識管理系統的實現

共享知識平臺是知識管理得以落地的技術支撐，知識分類體系、權限體系、知識地圖、知識發生過程體系以及相應的管理規范都必須切實地落到共享平臺上。共享平臺規劃的重點首先是明確平臺的功能定位，其次是與其他系統集成方式，最后是系統的基礎數據規劃。共享知識平臺需求分析是企業知識管理得以具體實現的前提，是知識管理整體規劃得以落地的保障，是一項重要的系統工程。需要在了解企業知識管理現狀的基礎上，結合企業的發展戰略和關鍵業務對共享知識平臺的需求進行系統規劃，規劃后再制定系統實施的策略及計劃建議。

系統集成應遵循“單一創建，多處引用”原則，避免同一文檔的多處存放和版本管理混亂。共享知識平臺與其他系統的集成規劃需要結合企業自身的特點以及平臺本身的功能定位來選擇合適的系統集成關系。

從上述的分析就可以看出，知識管理平臺已經成為協同管理平臺的一個“模塊”或者組成部分。

實際上，在協同管理環境下，知識管理的系統實現并不僅僅是共享知識平臺，而是更加強勁的協同知識創新平臺。從眾多企業用戶的協同管理導入實施的實踐中，我們也看到眾多企業在其協同管理平臺上“搭建”了自己的知識管理系統。

針對上述導入方案，在協同管理系統環境下，可以采用流程定制、表單開發和資源本地化定制的方法來構建企業的知識管理系統，除必須的數據結構設計和表單——流程綁定設計之外，額外的編碼工作量很小。其中的知識地圖、知識展現和數據挖掘模塊則需要另行引入或者單獨開發，并集成到系統之中。另外，在知識管理平臺中，需要為知識的創造和協作提供相應的資源和工具，比如特定信息源、信息源接口、思維工具(如思維導圖)等，則可以采用MASHUP的模式嵌入到平臺之中。

(本文借鑒了著名咨詢機構AMT的知識管理體系架構，特此致謝)