淺議中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)

一、中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化是學(xué)校發(fā)展的必然

隨著中等職業(yè)學(xué)校工作中計算機普遍使用，產(chǎn)生大量的電子文件和電子資料，在檔案管理中需要對其進行歸檔，另一方面學(xué)校網(wǎng)絡(luò)化辦公中也需要檔案部門及時提供檔案的電子信息。因此中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化既是檔案管理工作的需求，也是學(xué)校工作的需求，同時學(xué)校檔案的信息化也體現(xiàn)了學(xué)校對信息資源的掌控和應(yīng)用能力。

檔案信息化建設(shè)是一項宏大的工程，內(nèi)容涉及軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源管理標準規(guī)范建設(shè)、檔案信息資源管理專門人才建設(shè)、檔案信息管理系統(tǒng)的安全管理等諸多方面。《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中提出，檔案信息化是一個“以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程。”檔案信息化的目標具體體現(xiàn)在檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化這三個方面。對于中等職業(yè)學(xué)校而言，檔案信息化就是要利用信息技術(shù)手段實現(xiàn)室藏檔案的數(shù)字化，現(xiàn)有電子文檔管理一體化，檔案信息提供利用網(wǎng)絡(luò)化。

檔案信息提供利用網(wǎng)絡(luò)化，就是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為利用檔案的人們提供檔案信息的查閱使用。檔案信息的查閱使用可分為三種情況：非保密的、公開的檔案信息。在公眾信息平臺上自由查閱：日常辦公所需的內(nèi)部檔案信息，利用辦公網(wǎng)絡(luò)實行個人授權(quán)方式在專用服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中查閱：保密檔案信息，通過檔案管理部門信息管理人員對有權(quán)查閱的對象在檔案專用服務(wù)器中調(diào)用和提供。檔案的真正價值在于利用，檔案信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供前所未有的便利。

二、中等職業(yè)學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

筆者所在的中等職業(yè)學(xué)校，其檔案管理，于1997年達到科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理省級標準，于2003年啟動檔案的計算機化管理。實現(xiàn)了檔案目錄級的單機式的計算機化管理，于2006年達到檔案工作規(guī)范化管理省二級標準。雖是如此，依然存在諸多問題，與當前檔案的信息化建設(shè)要求差距較大。筆者走訪了鄰近幾所中等職業(yè)學(xué)校，檔案管理的大概情況如下：1、現(xiàn)代化管理手段并沒有充分利用。雖然有的學(xué)校已使用檔案管理系統(tǒng)軟件，也僅僅是簡單地錄入一些案卷目錄，能進行簡單的目錄查詢，進行目錄級管理，將目錄由原來手工抄寫的變?yōu)闄C器打印，仍以手工管理為主，并沒實現(xiàn)檔案信息的全文錄入。2、現(xiàn)有電子文件沒有歸檔為電子檔案，而任由其產(chǎn)生部門自生自滅。收集的歸檔材料仍然是紙質(zhì)的。3、檔案管理隊伍人力缺乏，尤其缺乏懂計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才。所走訪的幾所學(xué)校的綜合檔案室無專職檔案管理人員，均為兼職工作者，有的身兼多項工作。4、檔案工作者對檔案信息化的意識不到位、信息化技術(shù)水平低。有的檔案人員對手工管理模式很滿意，自認為檔案業(yè)務(wù)“熟練”，于是就沾沾自喜、不求進取，抱有混日子的思想：有的檔案管理人員自身素質(zhì)較差，文化程度較低，對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化管理和信息化應(yīng)用知識的了解幾乎為零，不想了解，也不想接觸。更沒能力掌握，依賴性較強，存在安于現(xiàn)狀、不講求社會效益和經(jīng)濟效益等舊觀念。5、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視不到位。部分領(lǐng)導(dǎo)對不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益的檔案管理工作忽視，認為只要把每年的檔案按期收集保存就足夠了，缺乏檔案信息化意識和對檔案信息化建設(shè)應(yīng)有的重視，從而忽視對檔案管理經(jīng)費的投入。

三、培養(yǎng)和提升檔案管理者信息素養(yǎng)，加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)

人才是檔案信息化的建設(shè)者，更是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。培養(yǎng)和提升檔案管理者信息素養(yǎng)是實現(xiàn)中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化的關(guān)鍵。其理由之一：沒有檔案管理者的信息化，即使擁有再多、再先進的檔案信息化設(shè)備，檔案信息化也很難實現(xiàn)：離開檔案信息化人才，檔案的基礎(chǔ)設(shè)施將成為“無魂之尸”，難以發(fā)揮作用。其理由之二：檔案信息化設(shè)備在資金具備的前提下有可能在短短的幾天就能實現(xiàn)，但是檔案管理者的信息化需要有一個較長的過程，不可能在短短的幾天實現(xiàn)。檔案管理者的信息化讓人感到既緊迫又任重道遠。針對中等職業(yè)學(xué)校檔案管理人才缺乏、信息化意識差的現(xiàn)象，筆者認為：中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化，重在先化人，后化物。具體來說就是先培養(yǎng)出具有信息素養(yǎng)的檔案管理人員，具備運用信息科學(xué)知識對檔案進行信息化處理的能力：然后再進行檔案信息化的軟硬件設(shè)施建設(shè)。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案信息化人才隊伍建設(shè)，優(yōu)化組合檔案工作者隊伍。首先應(yīng)配備檔案信息化專門技術(shù)研發(fā)方面的信息專業(yè)人才，負責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計、建設(shè)，給檔案信息化建設(shè)提供強有力的智力支持：其次立足現(xiàn)有人員的培養(yǎng)提高，培養(yǎng)從業(yè)人員信息化管理的基本知識、現(xiàn)代信息意識、信息管理能力；重點學(xué)習(xí)與信息化相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)字化加工與管理、標準化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫運行管理等。再次，應(yīng)建立檔案管理人員的激勵和約束機制，促使檔案管理人員必須掌握檔案信息化管理技術(shù)。

四、電子文件的即時歸檔。是中等職業(yè)學(xué)校檔案信息資源建設(shè)的當務(wù)之急

檔案信息資源建設(shè)有兩個方面：一方面是將原有室藏紙質(zhì)檔案、其它載體檔案數(shù)字化。另一方面是將現(xiàn)有的電子文件、電子資料及時歸檔，形成電子檔案信息。對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化工作既耗錢又費功夫，在中等職業(yè)學(xué)校本身人力財力匱乏情況下。推行此項工作難度大、效益不高；對于現(xiàn)有電子文件即時歸檔，在現(xiàn)有計算機辦公條件下是順手可辦之事，目前卻被各中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理所忽視，任其電子文件自生自滅，只按傳統(tǒng)的做法建立紙質(zhì)檔案：日后得對當前本應(yīng)有電子檔案的紙質(zhì)檔案重新數(shù)字化，這給檔案信息化工作帶來的損失是巨大的，阻礙了信息化的進程。

電子文件的歸檔是電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。中等職業(yè)學(xué)校當前應(yīng)切實做好電子文件的歸檔工作，檔案室在接收紙質(zhì)資料時接收相應(yīng)的電子資料，做好紙質(zhì)資料和電子資料雙雙歸檔，形成兩者介質(zhì)的“雙套制”檔案，為檔案的利用提供方便，為檔案的信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。

五、“文檔一體化”應(yīng)作為中等職業(yè)學(xué)校信息化建設(shè)的近期建設(shè)目標

現(xiàn)行中等職業(yè)學(xué)校的文秘工作和檔案工作形成了分塊管理的體制，這種體制拉大了文秘工作和檔案工作的距離，導(dǎo)致文秘工作與檔案工作在銜接過程中出現(xiàn)許多脫節(jié)之處：加之目前學(xué)校使用的辦公自動化系統(tǒng)與檔案自動化管理系統(tǒng)是相互獨立的兩個系統(tǒng)，兩者兼容性少。導(dǎo)致檔案收集、鑒定、歸檔的工作量大。重復(fù)勞動多。鑒于此，學(xué)校應(yīng)推行當今檔案界提出的“文檔一體化”管理模式。

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，使用“文檔一體化”計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)從文件生成、辦理到歸檔的全程管理。保證文件內(nèi)容的完整性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。一次輸入。多次利用，從文件產(chǎn)生到運轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)上，特別是在文件向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，使文檔實體生成一體化、規(guī)范一體化、管理一體化、利用一體化。實現(xiàn)文秘工作和檔案工作信息共享。規(guī)范銜接。文檔一體化可以減少人力物力的浪費，提高對檔案的利用率。便于文件和檔案的檢索，是信息化建設(shè)的重要組成部分。

目前多數(shù)中等職業(yè)學(xué)校已普及計算機辦公、建立校園網(wǎng)絡(luò)，國內(nèi)已開發(fā)出較高質(zhì)量的“文檔一體化”計算機管理系統(tǒng)軟件，因此中等職業(yè)學(xué)校施行文檔一體化的條件已初步具備。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、文秘工作者及檔案工作者應(yīng)樹立文檔一體化觀念，積極推行文檔一體化，將學(xué)校的信息化建設(shè)推向一個新的里程碑。