基于NoteExpress的三大檢索信息管理系統(tǒng)

[摘 要]NoteExpress是一款文獻(xiàn)管理的軟件平臺(tái)，具備文獻(xiàn)采集、管理及應(yīng)用等功能。本文通過(guò)將三大檢索數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索結(jié)果導(dǎo)入NoteExpress，建立一個(gè)新的信息管理系統(tǒng)，通過(guò)使用表明該信息管理系統(tǒng)可成為評(píng)估高?？蒲兴健⒄莆兆钚驴蒲袆?dòng)態(tài)、提高情報(bào)服務(wù)效率的有效輔助工具。

[關(guān)鍵詞]NoteExpress;SCI;EI;ISTP;信息管理系統(tǒng)

[中圖分類號(hào)]G354 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1008-0821(2010)05-0140-04

NoteExpress-based Information Management System of Three Major RetrievalLi Mao Xu Ziyuan

(Library，Yanshan University，Qinhuangdao 066004，China)

[Abstract]The NoteExpress is a document management software platform with the functions of documents retrieval，management and application.This paper aimed to establish a new information management system through importing retrieval results from the three important databases of SCI，EI and ISTP.Through the application of that the new system will be an excellent assistant tool for the evaluating university scientific research level，mastering the newest research development and increasing the efficiency of information service.

[Keywords]NoteExpress;SCI;EI;ISTP;information management system

《科學(xué)引文索引》(SCI)、《工程索引》(EI)、《國(guó)際會(huì)議錄索引》(ISTP)為世界著名的三大科技文獻(xiàn)檢索系統(tǒng)，是國(guó)際公認(rèn)的進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計(jì)與科學(xué)評(píng)價(jià)的主要檢索工具，其中以SCI最為重要。這三大檢索系統(tǒng)在衡量一個(gè)國(guó)家，一個(gè)科研機(jī)構(gòu)，一所大學(xué)的科研實(shí)力以及評(píng)估科研工作的社會(huì)效果等方面，發(fā)揮著重要的作用[1]，也因此得到了從國(guó)家、學(xué)校到科研人員的高度重視。

隨著高校對(duì)三大檢索系統(tǒng)的利用率及查詢數(shù)據(jù)的需求量逐年升高，有必要建立一款信息管理系統(tǒng)為評(píng)估高校專業(yè)科研水平、掌握最新科研動(dòng)態(tài)以及情報(bào)服務(wù)人員開(kāi)展工作提供輔助工具。筆者在對(duì)NoteExpress(以下簡(jiǎn)稱NE)文獻(xiàn)管理軟件的使用中發(fā)現(xiàn)，因其在采集、管理、分析文獻(xiàn)等方面均具有較完備及多種獨(dú)特功能，以其為軟件平臺(tái)構(gòu)建三大檢索信息管理系統(tǒng)，能夠方便有效的對(duì)超量信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)處理，應(yīng)該得到推廣和廣泛使用。鑒于此，筆者就如何利用三大檢索查詢結(jié)果與NE軟件相關(guān)技術(shù)搭建信息管理系統(tǒng)作簡(jiǎn)要介紹。

1 查詢結(jié)果導(dǎo)出

三大檢索系統(tǒng)均包括印刷版、光盤(pán)版及網(wǎng)絡(luò)版等3種出版形式[2]，且因查詢結(jié)果導(dǎo)出方法基本相同，所以筆者以更新周期短(每周1次)，利用率高的SCI網(wǎng)絡(luò)版(SCI Expanded)為例進(jìn)行研究。

首先進(jìn)入SCI Expanded網(wǎng)址http:∥isiknowledge.com/(只有訂購(gòu)用戶有權(quán)使用)，選擇“Web of Science”檢索平臺(tái)，如圖1所示，在搜索框中鍵入“yanshan univ*”(以燕山大學(xué)為例)，檢索范圍選擇“地址”，如需限制年限，可以在“入庫(kù)時(shí)間”中選擇所需年限范圍，然后點(diǎn)擊“檢索”按鈕進(jìn)行檢索。這里需要注意的是，因ISTP現(xiàn)已集成到Web of Science檢索平臺(tái)中，所以在“引文數(shù)據(jù)庫(kù)”列出的5個(gè)選擇范圍中，要取消對(duì)ISTP數(shù)據(jù)庫(kù)的選擇，以免造成數(shù)據(jù)混淆。圖1 SCI檢索平臺(tái)

在檢索結(jié)果中，會(huì)列出符合檢索條件的所有文獻(xiàn)信息列表，其下方的“輸出記錄”一欄可以方便用戶按步驟導(dǎo)出所需的相關(guān)文獻(xiàn)信息記錄，如圖2所示。第一步就檢索結(jié)果進(jìn)行有針對(duì)性的選擇或批量選擇，SCI檢索平臺(tái)要求批量選擇一次最多可以導(dǎo)出500條記錄(EI為400條);第二步為選擇記錄輸出字段，為了追求信息的全面性，這里選擇“全紀(jì)錄”并勾選“包含引用的參考文獻(xiàn)”;第三步就所選記錄進(jìn)行本地保存，因?yàn)楣P者是利用NE管理軟件進(jìn)行管理，所以在下拉菜單中選擇“保存到其他參考文獻(xiàn)軟件”并點(diǎn)擊“保存”即可完成查詢結(jié)果的導(dǎo)出。圖2 檢索結(jié)果輸出記錄

2010年5月第30卷第5期基于NoteExpress的三大檢索信息管理系統(tǒng)May，22 獲取題錄信息

在NE安裝完畢后第一次運(yùn)行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)加載“示例庫(kù)(sample)”[3]。為了建立三大檢索信息系統(tǒng)，規(guī)范相關(guān)文獻(xiàn)信息，用戶可以通過(guò)NE界面上方主菜單【文件】的【新建數(shù)據(jù)庫(kù)】新建一個(gè)命名為三大檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)。在左側(cè)目錄樹(shù)的題錄文件夾下，可以建立3個(gè)名稱分別為SCI、EI、ISTP的文件夾，以便存儲(chǔ)各系統(tǒng)題錄信息。NE提供了強(qiáng)大的題錄導(dǎo)入功能，其導(dǎo)入文獻(xiàn)資料的速度比國(guó)外同類軟件快10倍以上[4]，且由于各大數(shù)據(jù)庫(kù)提供商導(dǎo)出的文獻(xiàn)信息格式不盡相同，所以NE設(shè)計(jì)了包括三大檢索系統(tǒng)文獻(xiàn)信息格式在內(nèi)的181個(gè)國(guó)內(nèi)外數(shù)據(jù)庫(kù)過(guò)濾器，用戶可以根據(jù)自身需求新建、修改、刪除相應(yīng)的過(guò)濾器，并將題錄信息經(jīng)過(guò)“過(guò)濾”后置入NE中。

SCI導(dǎo)出的題錄全紀(jì)錄信息中包括AU(作者)、AF(作者全稱)、TI(題目)等在內(nèi)的32個(gè)英文標(biāo)識(shí)，而NE自帶SCI過(guò)濾器有效標(biāo)識(shí)僅有22個(gè)，且其中某些英文標(biāo)識(shí)與中文字段相對(duì)不符，為了更加全面及準(zhǔn)確的顯示題錄信息，在導(dǎo)入題錄信息前，需要對(duì)過(guò)濾器進(jìn)行字段及標(biāo)識(shí)的添加或修改。

點(diǎn)擊NE主菜單【工具】→【選項(xiàng)】→【自定義】，選擇“字段自定義”會(huì)彈出自定義字段對(duì)話框，選擇相應(yīng)的題錄類型后，即可對(duì)相應(yīng)類型字段進(jìn)行操作。系統(tǒng)提供了添加字段、添加分組、移除、重命名、上移和下移等6個(gè)功能，用戶可以根據(jù)需求進(jìn)行操作。如SCI中另有ISI文獻(xiàn)傳遞號(hào)，可以利用添加字段功能予以添加。自定義字段中的字段顯示順序即為NE主界面右下方題錄相關(guān)信息中“細(xì)節(jié)”的字段預(yù)覽順序，為了使導(dǎo)入的三大檢索系統(tǒng)基本信息實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化預(yù)覽，可以利用刪除、上移或下移等功能對(duì)主要字段區(qū)域進(jìn)行合理化設(shè)置，方便用戶快速預(yù)覽和查找相關(guān)字段信息。

對(duì)字段進(jìn)行相關(guān)操作后，便可以到過(guò)濾器編輯器中對(duì)相應(yīng)字段與英文標(biāo)識(shí)進(jìn)行針對(duì)性的關(guān)聯(lián)。點(diǎn)擊NE主菜單【工具】→【過(guò)濾器】→【過(guò)濾器編輯器】，在彈出的對(duì)話框中查找并雙擊標(biāo)題為“Web of Science”項(xiàng)，此時(shí)便打開(kāi)了“Web of Science”過(guò)濾器編輯器，在“字段”欄目中，顯示了當(dāng)前過(guò)濾器字段與標(biāo)識(shí)的關(guān)聯(lián)情況，用戶可以根據(jù)需要雙擊某條字段后查看或者更改關(guān)聯(lián)情況，以確保導(dǎo)入的題錄信息相對(duì)于NE顯示的字段準(zhǔn)確無(wú)誤。為了盡量統(tǒng)一三大檢索導(dǎo)入題錄信息中作者名稱的寫(xiě)法，“Web of Science”過(guò)濾器中的“作者”字段要更改為與“AF”(作者全稱)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，方便用戶對(duì)信息更有效的管理和分析。

上述工作完畢后，用戶便可以利用NE自帶的導(dǎo)入題錄功能將三大檢索輸出記錄快速的導(dǎo)入到NE題錄指定的文件夾下，初步的完成了三大檢索信息管理系統(tǒng)的建立。

3 管理題錄信息

NE參考文獻(xiàn)管理軟件具有比較全面的文獻(xiàn)管理功能，不僅包含如添加、刪除、編輯、排序等一般性管理[5]，也包括自動(dòng)分組、統(tǒng)計(jì)分析、形成統(tǒng)計(jì)圖表等智能化管理，并且隨著技術(shù)的發(fā)展和軟件的成熟，管理功能將得到進(jìn)一步加強(qiáng)和完善。

31 統(tǒng)一格式

由于三大檢索系統(tǒng)錄入題錄信息格式各不相同，如作者有全程、簡(jiǎn)稱、大小寫(xiě)之分，以wang guoqiang為例，SCI基本錄入格式為wang gq，EI主要錄入格式則有wang guoqiang、guoqiang wang、wang gq、gq wang等6種，為了實(shí)現(xiàn)三大檢索題錄信息統(tǒng)一化管理，且方便用戶統(tǒng)計(jì)分析，需要將作者名稱進(jìn)行統(tǒng)一更改為wang guoqiang形式。點(diǎn)擊NE主菜單【工具】→【批量替換】，利用批量替換功能將作者字段中的空格和“-”替換成縮進(jìn)，“，”替換成空格，并且全部更改為小寫(xiě)字母，易于組織和統(tǒng)一檢索。其他如wang gq等簡(jiǎn)寫(xiě)方式，需要用戶與該作者確定后利用手動(dòng)錄入功能進(jìn)行修改。

32 組織功能

NE獨(dú)有的組織功能提供了作者、關(guān)鍵詞及作者機(jī)構(gòu)的枚舉視圖，排序方式均以英文首字母從A～Z排序，“作者”子節(jié)點(diǎn)將數(shù)據(jù)庫(kù)中所有作者名稱一一列出，方便科研人員及時(shí)掌握自身發(fā)表文章情況及跟蹤某課題領(lǐng)域其他主要科研人員發(fā)表文章現(xiàn)狀;“關(guān)鍵詞”子節(jié)點(diǎn)列出了所有導(dǎo)入文獻(xiàn)的關(guān)鍵詞，有助于科研人員準(zhǔn)確、有針對(duì)性的查找涉及某一關(guān)鍵詞的相關(guān)文獻(xiàn)信息并進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析;“作者機(jī)構(gòu)”子節(jié)點(diǎn)枚舉了所有文獻(xiàn)作者機(jī)構(gòu)名稱，該功能方便科研人員了解某一機(jī)構(gòu)發(fā)表文章情況，及掌握某高校各個(gè)研究機(jī)構(gòu)發(fā)表文章現(xiàn)狀以用于評(píng)估專業(yè)科研水平。

33 站內(nèi)檢索

由于三大檢索題錄信息數(shù)量多，無(wú)法通過(guò)手動(dòng)方式快速準(zhǔn)確的尋找某條或某類記錄，用戶可以通過(guò)NE的快速檢索或本地高級(jí)檢索功能進(jìn)行查找。在默認(rèn)情況下，NE會(huì)保留最近5次(次數(shù)可更改)的檢索歷史，并可直接在數(shù)據(jù)庫(kù)的樹(shù)形結(jié)構(gòu)“檢索→最近檢索”文件夾中查看。如果用戶需要進(jìn)行多次的相同檢索條件下的本地檢索，特別是高級(jí)檢索，在歷史保存中，用戶只需要打開(kāi)以往的記錄就可以查看到相應(yīng)的檢索結(jié)果，省去了重復(fù)設(shè)置的麻煩，由于該文件夾的內(nèi)容會(huì)自動(dòng)更新，以后新添加到系統(tǒng)的題錄如果滿足該搜索條件，即會(huì)自動(dòng)在該文件夾出現(xiàn)，這對(duì)于追蹤某一專題的發(fā)展趨勢(shì)非常有用[6]。此功能方便科研人員對(duì)某類檢索條件下的文獻(xiàn)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，掌握最新研究動(dòng)態(tài)。

34 文件夾統(tǒng)計(jì)功能

在某一專題研究中，常常要對(duì)研究該專題的文獻(xiàn)進(jìn)行定量分析，如統(tǒng)計(jì)文獻(xiàn)的年度分布、作者分布、期刊分布的情況等，以把握該專題的研究狀況和發(fā)展趨勢(shì)。利用系統(tǒng)的“文件夾信息統(tǒng)計(jì)”功能可以快速地實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)。用戶只需單擊指定文件夾右鍵選擇“文件夾信息統(tǒng)計(jì)”，就可以按照“年份”、“期刊”、“作者地址”等字段內(nèi)容分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，結(jié)果瞬間可得，把其另存為一個(gè)新的文本文件后轉(zhuǎn)入Excel中，即可利用Excel的作圖功能對(duì)結(jié)果進(jìn)行直觀的分析，找出信息間的內(nèi)在聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的遷移和轉(zhuǎn)化，有助于用戶做文獻(xiàn)調(diào)研的定量分析，從而快速了解某一領(lǐng)域的研究概況。

除上述功能外，系統(tǒng)的查重功能可以幫助情報(bào)服務(wù)人員快速的查找并統(tǒng)計(jì)三大檢索同時(shí)收錄情況，標(biāo)記用以區(qū)分某篇文獻(xiàn)被三大檢索收錄情況，題錄更新可以幫助科研人員不定期對(duì)某篇文獻(xiàn)的信息進(jìn)行更新，下載全文功能可以方便科研人員就某篇感興趣文獻(xiàn)一鍵下載，等等。

4 題錄信息導(dǎo)出

科研人員在對(duì)NE建立的三大檢索系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析比較時(shí)可能需要將數(shù)據(jù)庫(kù)中的題錄信息導(dǎo)出或與他人分享，情報(bào)服務(wù)人員利用此系統(tǒng)開(kāi)展信息推送或開(kāi)具檢索證明等工作，如遇到此類問(wèn)題用戶不必再進(jìn)入Web網(wǎng)站重新檢索保存結(jié)果，只需利用NE提供的樣式編輯器按照格式編輯出指定的樣式并將題錄導(dǎo)出即可完成，大大降低了用戶手動(dòng)編輯的工作，也提高了準(zhǔn)確性。不過(guò)目前NE自帶的樣式編輯器是以GB/T 7714-2005《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》為基礎(chǔ)[7]，并沒(méi)有針對(duì)三大檢索系統(tǒng)題錄導(dǎo)出格式進(jìn)行編輯，所以需要用戶新建特定的如SCI題錄導(dǎo)出樣式編輯器。筆者對(duì)SCI題錄導(dǎo)出格式及NE樣式編輯器進(jìn)行了詳細(xì)的研究，并設(shè)計(jì)出了針對(duì)于SCI的樣式編輯器，如圖3所示，通過(guò)實(shí)際導(dǎo)出后與SCI題錄導(dǎo)出樣式進(jìn)行對(duì)比，無(wú)太大差別，可以滿足用戶的實(shí)際需要。

圖3 SCI樣式編輯器

5 討 論

NE參考文獻(xiàn)管理軟件通過(guò)對(duì)三大檢索結(jié)果實(shí)現(xiàn)合理化的導(dǎo)入、管理及導(dǎo)出等操作建立信息管理系統(tǒng)，把不方便直接使用的網(wǎng)頁(yè)信息分解成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，在NE系統(tǒng)平臺(tái)上對(duì)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢、排序等工作，能夠輔助科研人員快速鎖定研究方向并對(duì)研究課題進(jìn)行跟蹤調(diào)研，也是情報(bào)人員開(kāi)展信息服務(wù)工作的得力助手。當(dāng)然，此款系統(tǒng)的搭建也存在著許多不足之處，例如尚無(wú)法實(shí)現(xiàn)三大檢索系統(tǒng)題錄字段格式的完全統(tǒng)一、數(shù)據(jù)更新功能還不夠完善等問(wèn)題依舊存在，不過(guò)通過(guò)開(kāi)發(fā)人員對(duì)技術(shù)不斷的改進(jìn)和升級(jí)，NE的獨(dú)特功能將會(huì)越來(lái)越全面，其與三大檢索系統(tǒng)的融合也會(huì)越來(lái)越緊密。

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[7]NoteExpress輸出樣式制作教程[EB/OL].http:∥www.reflib.org/supportcn/cgi-bin/topicshow.cgi?id=1459h=1bpg=1age=0，2010-03-14.